Så balanserar du ett kassaregister perfekt varje gång
Att balansera en kassa kan verka som en liten uppgift, men när det inte görs på rätt sätt kan det snabbt bli rörigt – poster som inte stämmer överens, förvirring och onödig stress.
Som tidigare revisor med flera års erfarenhet vet jag hur viktiga goda rutiner för kontanthantering är för en smidig verksamhet och förtroende inom teamet. Därför har jag satt ihop den här enkla steg-för-steg-guiden som hjälper dig att hålla ordning på allt. Oavsett om du är ny på området eller bara behöver fräscha upp minnet gör den här genomgången det enklare att balansera kassan, med större noggrannhet och betydligt mindre stress.
Vad är en kassa?
En kassa, även kallad kassalåda, är en maskin som används inom detaljhandeln och andra kontantbaserade verksamheter för att registrera försäljningar. Den består av en låda för förvaring av sedlar och mynt, ett tangentbord eller pekskärmsgränssnitt samt en kvittoskrivare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den här typen av system skiljer sig från kassasystem (POS-system). Kassasystem använder till exempel hårdvara och programvara för att genomföra transaktioner, medan kassor i allmänhet är mekaniska. De flesta moderna verksamheter använder ett kassasystem eller en kombination av båda, vilket gör det enklare att hantera transaktioner och balansera ekonomin.
Vikten av att balansera kassan
Oavsett om du använder ett kassasystem tillsammans med kassan eller inte är det viktigt att veta hur man balanserar kassan. Detta är avgörande av två skäl:
- Överblick över kassaflödet: Genom att balansera kassan kan du beräkna hur mycket kontanter du har. Det är viktigt eftersom du, som grundprinciperna för kassaflödeshantering lär ut, alltid vill ha tillräckligt med kontanter till hands, men aldrig för mycket.
- Ansvarsskyldighet: Det bidrar till att tydliggöra ansvaret, vilket gör det enklare att hitta den person som är ansvarig för fel eller stöld. Om det någon gång saknas kontanter upptäcker du det snabbare om du balanserar kassan regelbundet.
Inledande tips för att balansera kassan
Innan du börjar använda din regelbundna balanseringsprocess finns det två fasta punkter som du bör fastställa.
Fastställ det bästa startbeloppet
Den första fasta punkten är hur mycket pengar du vill ha i kassalådan i början av dagen. Att ha för mycket kontanter i kassalådorna kan medföra alternativkostnader, särskilt om du har hundratals kassor på olika platser.
Det finns även andra risker att ta hänsyn till. Om kassalådorna till exempel är överfulla med kontanter kan sedlar glida ut när personal hanterar kontanter eller fastna i springor längst bak i kassan.
När du har ett önskat belopp i åtanke bör du se till att det i början av dagen är fördelat i valörer på ett sätt som täcker behovet av växel under hela dagen.
Utse en medarbetare per kassa
Den andra fasta punkten bör vara medarbetaren. När du börjar balansera kassorna bör du se till att endast en medarbetare tilldelas varje kassa under ett visst arbetspass. Om medarbetare byter mellan kassor ökar utrymmet för fel.
Den här strategin tydliggör också ansvaret. Om det uppstår avvikelser i kontanthanteringen kan de enkelt spåras till en enskild medarbetare, vilket effektiviserar verksamheten och förbättrar den övergripande överblicken.
Steg-för-steg-guide för att balansera en kassa
Nu när du har fastställt de fasta punkterna går vi igenom processen för att balansera en kassa.
1. Räkna kassalådan i början av arbetspasset
Innan arbetspasset börjar bör medarbetaren som ansvarar för kassalådan göra en fysisk räkning av kontanterna i lådan. Saldot i kassan bör vara detsamma varje dag.
2. Hämta en försäljningsrapport vid skiftets slut
Vid slutet av varje skift måste den anställda ta fram POS-rapporten för det specifika skiftet. Rapporten innehåller vanligtvis uppgifter om alla transaktioner som genomförts via POS-systemet under skiftet. Uppgifterna i rapporten kan variera mellan olika POS-system, men omfattar i allmänhet den anställda som medverkade, kundens namn, sålda artiklar och det betalda beloppet.
3. Räkna de fysiska kontanterna
När du har POS-rapporten räknar du kontanterna i kassalådan. Detta omfattar fysiska kontanter, checkar, kreditkortskvitton och kuponger. Om du tar emot mycket kontanter varje dag kan det vara värt att investera i en räknemaskin – den hjälper dig att räkna snabbare och eliminerar risken för fel under processen.
Dra sedan av startsaldot från det totala kontantbeloppet som togs emot under skiftet.
Anta till exempel att du har $500 i kontanter i kassalådan i början av varje skift. Under det senaste skiftet tog den anställda emot $1,000 i kontanter, och varor för $1,500 betalades med digitala betalningsmetoder som kredit- och betalkort.
Det innebär att kassalådan ska innehålla $1,500 vid skiftets slut, medan POS-systemet visar en total försäljning på $2,500 ($1,000 + $1,500).
4. Stäm av eventuella differenser
Differenser är vanliga, särskilt i små företag. Du kan ha ett underskott eller extra kontanter (kallat överskott) i följande fall:
- Felaktig räkning: Post-it-lappar eller en hastig räkning kan leda till att kontanterna räknas fel. Att räkna om kontanterna bör vara ditt första försvar.
- Förlorade kontanter: Den anställda har antingen tappat bort en eller två sedlar eller gett en kund mer växel än vad kunden skulle ha fått. Kontrollera kassalådan igen för att leta efter borttappade kontanter.
- Stöld: Den anställda eller någon annan kan ha stulit kontanterna.
- För lite växel: Att ge kunderna för lite växel är den enda orsaken till överskott.
5. Registrera kontanttransaktioner
Om du kunde lösa alla avvikelser registrerar du kontanttransaktionerna i bokföringen. Se till att du registrerar mottagna kontanter och inte det totala kontantsaldot i kassalådan, eftersom det inkluderar startsaldot ($500 i vårt exempel ovan).
6. Lägg tillbaka startsaldot i kassalådan
Nu kan du tömma kassalådan och lämna startsaldot där inför nästa skift. Se till att du har tillräckliga interna kontroller och en tydligt definierad process för att hantera kontanter efter detta, så att du förebygger stölder från anställda och förlust av kontanter.
Bästa praxis för kontanthantering
Genom att följa bästa praxis skyddar du dig mot stöld, bidrar till ansvarsskyldighet och förebygger stölder. Låt oss gå igenom tre bästa metoder att ha i åtanke vid hantering av kontanter i kassalådor.
Fastställ ett lämpligt startsaldo
Genom att fastställa en bestämd växelkassa skapar du konsekvens i processen. Vid dagens eller skiftets slut kan den ansvariga anställda enkelt fastställa vilket belopp som ska ligga kvar i kassalådan.
Du kan även överväga att ange vilka valörer som ska ingå i växelkassan för att säkerställa att det finns tillräckligt med växel till kunderna under nästa skift.
Det är lättare att spåra underskott eller överskott när du har ett fast startbelopp. Det hjälper dig att identifiera om problemet uppstod under skiftet eller om växelkassan var felaktig redan från början.
Gör kontantuttag
Överfulla kassalådor gör kontanthanteringen svårare – anställda kan tappa en eller två sedlar när de lämnar tillbaka växel till kunder, eller så kan vissa sedlar fastna längst bak i lådan.
Så snart kassalådan börjar fyllas till brädden bör den anställda som hanterar lådan manuellt ta ut kontanterna ur lådan och lämna dem på en säker plats. Se till att den anställda signerar kontantuttaget för att säkerställa ansvarsskyldighet.
Säker plats för räkning
Själva räkningen bör ske på en säker plats. Detta är en viktig intern kontroll som skyddar dina kontanter mot risker som förskingring. Platsen bör vara övervakad med kameror och endast behörig personal bör få tillträde.
När den anställda räknar kontanter ska du se till att en annan anställd är närvarande. Denna tvåpersonskontroll hjälper till att verifiera att räkningen stämmer och minskar risken för stöld. Om du hanterar stora mängder kontanter dagligen kan du överväga att införa eskorterade överföringar med regelbundna intervall för maximal säkerhet.
Felsökning av vanliga avvikelser i kassalådan
Om en ny räkning inte löser en avvikelse som du upptäckte när du stämde av kontanterna mot POS-rapporten finns det några alternativ du bör prova.
Verifiera dagens transaktioner
Felregistrerade transaktioner, oregistrerad försäljning och felaktiga återbetalningar är vanliga orsaker till avvikelser. Kontrollera alla försäljningskvitton, fakturor och POS-poster för att verifiera att alla transaktioner har registrerats korrekt och att eventuella makuleringar, rabatter eller återbetalningar har hanterats på rätt sätt.
Granska rutinerna för kontanthantering
Processen för kontanthantering börjar med att lämna rätt växelinsats i kassan vid skiftets slut. Se till att alla anställda, inklusive nyanställda, känner till vilket belopp som ska lämnas i kassalådan vid skiftets slut. Kontrollera om dina anställda har fått utbildning i att använda POS-systemet korrekt och förstår de vanliga fallgropar som kontanthanteringen kan medföra.
Undersök fel begångna av anställda
Fel begångna av anställda är den vanligaste orsaken till avvikelser, och det är helt okej. En avstämning kan bekräfta om detta orsakade avvikelserna. Om fel begångna av anställda verkar vara den vanligaste orsaken till avvikelser bör du leta efter sätt att minimera dem. Du kan till exempel överväga att investera i ett automatiserat POS-system eller program och erbjuda ytterligare utbildning i hur kontanter hanteras mer effektivt.
Ta itu med större problem
Återkommande avvikelser tyder ofta på ett mer djupt rotat problem. Ineffektiv eller otillräcklig utbildning, otydliga processer eller slappa riktlinjer kan leda till frekventa avvikelser som tar tid att lösa.
Använd teknik för kontanthantering
Teknik kan förenkla hanteringen av kassor avsevärt och göra processen effektivare, mer exakt och säkrare. De flesta av dessa funktioner finns i ett POS-system. Så här kan användning av teknik för kontanthantering eller ett POS-system hjälpa dig:
- Automatisera processer: Moderna POS-system hjälper dig att integrera kassor och annan hårdvara med programvara för att automatisera försäljningshantering, lageruppföljning, rabatthantering och rapportgenerering.
- Behörighetshantering: Ett POS-system kan hjälpa dig att konfigurera åtkomstkontroller. Endast anställda med behörighet kan styra kassan och utföra uppgifter som att öppna den, återbetala pengar och ta ut kontanter.
- Kontantövervakning i realtid: Vissa POS-system erbjuder en funktion för kontantövervakning i realtid. Funktionen gör det möjligt att övervaka kontantnivåerna i lådan och varnar chefen när kontantnivån är för hög eller för låg.
- Integration med bokföringsprogram: Ledande bokföringsprogram erbjuder integrationer för POS-system som automatiskt överför försäljningsdata, inklusive kontanttransaktioner, för en felfri bokföring.
- AI-baserad bedrägeribekämpning: AI-baserade verktyg är mycket bra på att upptäcka ovanlig aktivitet i kassaregister. AI kan upptäcka frekventa makuleringar, återbetalningar eller rabatter som avviker från normala mönster. Det är också ett utmärkt tillskott till dina säkerhetsverktyg och gör det betydligt enklare att förebygga och upptäcka bedrägerier.
Välj ett av de bästa POS-systemen på marknaden för att få tillgång till ett omfattande funktionsutbud. Dina bästa alternativ inkluderar:
More Articles
Utbilda personalen i effektiv kassahantering
Att utbilda personalen i att genomföra processen för kassahantering effektivt är avgörande för att minimera mänskliga fel. Här är två saker du kan göra för att utbilda personalen:
Utveckla utbildningsprogram
Utveckla utbildningsprogram som hjälper personalen att förstå såväl processen som vikten av effektiv kassahantering. Det anses ofta att det kan bidra till att förbättra personalens engagemang om man kopplar det arbete personalen utför till verkliga konsekvenser för företaget. Håll dessutom utbildningstillfällen med jämna mellanrum och gör utbildning till en del av introduktionsprocessen för nyanställda.
Övning och återkoppling
Vissa medarbetare kan behöva öva innan de behärskar processen fullt ut. Ge dem tid att öva och ge konstruktiv återkoppling för att hjälpa dem att åtgärda eventuella brister. Om de fortfarande har svårt att få det att fungera är det där utbildningsprogrammet kan hjälpa dem att fräscha upp sina kunskaper om hur man hanterar kassan effektivt.
Vad händer nu?
Letar du efter insikter som kan hjälpa dig att utveckla din karriär inom ekonomi? Prenumerera på vårt kostnadsfria nyhetsbrev.
