Så väljer du programvara för automatisering av kundfordringar

1. Flexibla abonnemang

Flexibla abonnemang gör det enkelt att anpassa din användning av programvaran när dina behov förändras. Med tiden kan företaget växa eller förändras, vilket kan kräva fler eller färre viktiga funktioner – men hos vissa leverantörer kan sådana ändringar medföra extra kostnader. 

Se till att leta efter leverantörer som erbjuder skalbara abonnemang. Fråga under en demonstration hur det går till att uppgradera eller nedgradera och om det tillkommer en avgift för att ta bort eller lägga till funktioner.

2. Dataåtkomst och rapportering

Dataåtkomst och rapportering i realtid ger insikter i processerna för kundreskontra och underlättar strategiskt beslutsfattande. Därför är det viktigt att säkerställa att den programvara du väljer erbjuder anpassningsbara rapporteringsalternativ och enkel åtkomst till finansiella nyckeltal och data. Du kan ofta testa dessa funktioner under en provperiod. 

3. Integration med din tekniska miljö

Precis som med all programvara är det viktigt att programvaran för kundreskontra kan ansluta till din befintliga tekniska miljö. Med rätt integration kan du säkerställa ett smidigt informationsflöde och minska manuell registrering och fel i kassaflödesprocesserna. 

När du provar olika lösningar bör du kontrollera om programvaran integreras med ditt ekonomisystem, kreditkortslösningar, CRM-, ERP-system och andra AI-drivna verktyg. Be också om en lista över befintliga integrationer för att verifiera kompatibiliteten med dina system.

4. Introduktion och support

En bra introduktion och support säkerställer en smidig övergång och fortsatt hjälp. Utan detta kan teamet få svårt att utnyttja programvaran fullt ut. 

Leta därför efter leverantörer som erbjuder avancerad utbildning och support dygnet runt för att optimera användningsgraden. Kontakta supportteamet under en provperiod för att bedöma svarstider och den övergripande kundupplevelsen.

5. Rollbaserade behörigheter

Rollbaserade behörigheter låter dig styra vem som får åtkomst till vad i programvaran. Det förbättrar säkerheten och effektiviserar verksamheten genom att säkerställa att användarna bara ser relevant information. 

Se till att lösningen för automatisering av kundreskontra tillåter anpassningsbara användarroller. Testa funktionen genom att konfigurera olika roller under en demonstration.

6. Branschspecifik efterlevnad

Efterlevnadsfunktioner säkerställer att dina AR-processer uppfyller branschstandarder och regler. Detta är avgörande för att undvika böter och bibehålla trovärdigheten. 

Verifiera att lösningen för hantering av kundfordringar stöder efterlevnad av de regler som gäller för din bransch. Be därefter om dokumentation eller fallstudier som visar att kraven uppfylls.

7. Anpassningsalternativ

Anpassningsalternativ låter dig skräddarsy programvaran efter företagets unika behov, vilket i slutändan förbättrar effektiviteten och användarnöjdheten. 

Leta efter plattformar som tillåter anpassning av gränssnitt, mallar och arbetsflöden för dina AR-team. Försök sedan anpassa ett arbetsflöde under demonstrationen för att se hur intuitiv processen är.

8. Automatiseringsfunktioner

Automatiseringsfunktioner minskar manuellt arbete, minskar flaskhalsar och begränsar mänskliga fel, vilket effektiviserar arbetet med kundfordringar och leverantörsskulder avsevärt. Detta är också en viktig fördel med programvara för leverantörsskulder.

Det är bäst att säkerställa att programvaran erbjuder detaljerade automatiseringsfunktioner, till exempel automatiska påminnelser, prognoser för kassaflödet, betalningspåminnelser för snabbare kundbetalningar, inkasso- och kravprocesser samt fakturagenerering. På så sätt kan du vara säker på att den bidrar till att öka produktiviteten i stället för att hindra den.

9. Stöd för mobil användning eller flera platser

Stöd för mobil användning och flera platser gör att teamet kan komma åt programvaran var som helst. Detta är viktigt för företag med distansteam eller flera filialer. 

Kontrollera om programvaran erbjuder mobilappar eller molnbaserad åtkomst. Försök att använda den från olika enheter under en testperiod eller demonstration för att säkerställa att den fungerar smidigt.

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så väljer du programvara för automatisering av kundfordringar: Ett ramverk i fem steg

Att välja rätt programvara för automatisering av kundfordringar kan göra dina rapporter mer exakta och ditt team mer effektivt. Här är fem steg för att hitta den bästa lösningen för ditt företag:

Steg 1: Identifiera dina behov

Börja med att förstå vad ditt team behöver av programvara för automatisering av kundfordringar. De flesta behöver sannolikt en kombination av antal dagar med utestående försäljning, hantering av förfallna fakturor, kravhantering och fakturaskapande. 

Så här kan du fastställa vad som är viktigt för ditt team och företag:

Samla in synpunkter från berörda intressenter

Innan du köper programvara för automatisering av kundfordringar bör du alltid tala med viktiga intressenter, till exempel ekonomiavdelningen, IT-avdelningen och företagsledningen, för att samla in aktuella insikter. Varje avdelning kan ha olika krav, vilket kan bidra till att informera och vägleda beslutsprocessen. 

Ekonomiavdelningen kan till exempel behöva detaljerad rapportering och fakturahantering, medan IT fokuserar på säkerhet. Skapa en lista över behoven utifrån dessa diskussioner för att säkerställa att alla röster blir hörda.

Lista och prioritera problemområden

Identifiera därefter det nuvarande systemets problemområden genom att fråga teamet om deras dagliga utmaningar. Saktar manuella processer ner arbetet? Kan de snabbt och effektivt samla in ekonomiska data? Behöver de bättre överblick genom instrumentpaneler och kundportaler, eller bättre funktionalitet överlag? 

Lista dessa problem och prioritera dem utifrån deras påverkan. Se till att först åtgärda de hinder som har störst inverkan.

Följ policyer och mål

När du har samlat in allas behovskrav är det viktigt att säkerställa att programvarulösningen också överensstämmer med interna policyer och regulatoriska krav. Ta hänsyn till säkerhetsprotokoll och leverantörspreferenser. 

Om du till exempel arbetar inom sjukvården behöver du sannolikt en lösning för kundreskontra som uppfyller HIPAA samt GAAP och IFRS. Den här typen av överensstämmelse hjälper till att undvika konflikter med tillsynsmyndigheter och säkerställer en smidig implementeringsprocess.

Nödvändiga kontra önskvärda funktioner

I det här steget är det också nödvändigt att skilja mellan nödvändiga och valfria funktioner. Nödvändiga funktioner löser dina största problem, till exempel automatiserad fakturering, alternativ för betalningsinfordran, minskad manuell datainmatning och ökade transaktionsvolymer. 

Önskvärda funktioner, såsom betalningsspårning, maskininlärning och en självbetjäningsportal, kan göra arbetet smidigare men är inte helt nödvändiga. Definiera dessa tydligt i förväg för att förenkla beslutsfattandet.

Ställ dessa frågor:

• Vilka klagomål eller hinder återkommer oftast?
• Vilka behov tillgodoses inte i dag?
• Vilka funktioner skulle lösa dina tre största problem?
• Vilken ROI förväntar du dig av den här investeringen?
• Hur kommer den här programvaran att stödja våra efterlevnadsbehov?

Steg 2: Undersök leverantörer av programvara för automatisering av kundreskontra

Nästa steg är att undersöka och jämföra leverantörer av programvara för automatisering av kundreskontra för att hitta den lösning som bäst passar dina behov:

Undersök leverantörer

Börja med att undersöka leverantörer via recensionssajter, rankningar och fallstudier. Leta efter programvara som konsekvent får positiv återkoppling och var noga med att uppmärksamma användarnöjdhet, kundrelationer och framgångshistorier. Det hjälper dig att kortlista leverantörer som motsvarar dina behov.

Jämför utifrån behoven

Alla företag är olika. Jämför alltid verktyg utifrån företagets storlek, nödvändiga integrationer och om du vill lägga ut arbetet eller bygga lösningen internt. 

Små företag kan till exempel prioritera användarvänlighet och kundsupport, medan större företag kan behöva bättre integrationsmöjligheter eller snabbare betalningsalternativ. Avgör vad som passar bäst med din nuvarande konfiguration för att undvika kostsamma förändringar i framtiden.

Identifiera viktiga särskiljande faktorer

Ett annat sätt att begränsa antalet lösningar är att identifiera vad som skiljer varje leverantör från de andra. Leta efter unika funktioner som implementeringsstöd, självbetjäning, användarupplevelse eller flexibilitet för nischade användningsområden. 

Om du till exempel behöver anpassad rapportering kan du välja en leverantör som är känd för den funktionen, till exempel Xero, QuickBooks eller FreshBooks. Den här typen av särskiljande faktorer kan hjälpa dig att hitta ett verktyg som erbjuder mervärde.

Dokumentera dina resultat

Under hela processen med att köpa programvara bör du dokumentera viktiga punkter för att hålla reda på din efterforskning. En bra utgångspunkt är att skapa en jämförelsetabell som innehåller funktioner, priser och återkoppling från användare. 

Det gör det enklare att utvärdera och diskutera alternativen med ditt team, samtidigt som du ser till att inte förbise specifika krav, såsom betalningsportaler online eller automatiska betalningspåminnelser.  

Ställ dessa frågor:

• Vad gör varje verktyg bäst?
• Passar det din teamstorlek, budget och tekniska miljö?
• Vilken support och dokumentation finns tillgänglig?
• Hur står sig användarupplevelsen i jämförelse?
• Vilka unika funktioner erbjuds?

Bästa programvarorna för automatisering av kundreskontra att överväga

Har du fortfarande kört fast? Eller letar du efter ett snabbt alternativ? Här är min lista över de bästa tillgängliga programvarorna för automatisering av kundreskontra, så att du kan komma igång med din sökning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Melio — Am besten für flexible Zahlungsoptionen
2. 2. Upflow — Am besten für KI-gesteuerten Zahlungseingang
3. 3. EBizCharge — Am besten für B2B-Unternehmen
4. 4. Square Invoices — Am besten geeignet für digitale Rechnungen und Zahlungen
5. 5. BlackLine — Am besten für Kredit- und Risikomanagement geeignet
6. 6. Xero — Ideal für einfache Rechnungsstellung
7. 7. Zoho Books — Am besten für einfache Integrationen
8. 8. Sage Intacct — Am besten geeignet für integrierte Compliance-Unterstützung
9. 9. SoftLedger — Am besten für individuelle Abrechnung
10. 10. Centime — Am besten geeignet für Echtzeit-Prognosefunktionen

Steg 3: Skapa en kortlista över programvaror för automatisering av kundreskontra och ta kontakt

Nu är det dags att begränsa alternativen och börja samtala med potentiella leverantörer. Här är några av mina tips och råd: 

Välj ut 2–4 leverantörer

Välj ut de 2–4 leverantörer som bäst motsvarar dina behov utifrån din undersökning. Ta hänsyn till faktorer som funktioner, integrationer och användarfeedback. I slutändan bör kortlistan spegla de leverantörer som ligger närmast dina verksamhetskrav. 

Skicka en RFI eller RFP

Överväg att skicka en begäran om information (RFI) eller en RFP för programvara för automatisering av kundreskontra för att samla in detaljerade insikter. En RFP kan ge information om exempelvis priser, support och anpassningsmöjligheter och är ett formellt sätt att samla in jämförbara uppgifter. Den här strategin kan hjälpa dig att förstå vad varje leverantör erbjuder och hur det passar dina behov. 

Boka demonstrationer och ställ frågor

Boka demonstrationer med de leverantörer du valt ut för att se verktygen för automatisering av kundreskontra i praktiken. Förbered fokuserade frågor att ställa under mötena, till exempel hur programvaran hanterar specifika problem och om leverantören erbjuder skräddarsydda utbildningsprogram. 

Tveka inte att be om en genomgång av funktioner som är relevanta för ditt team under demonstrationen eller provperioden. På så sätt kan du välja ut de alternativ som bäst motsvarar teamets behov.

Använd konsekventa utvärderingskriterier

Se till att använda samma kriterier för alla leverantörer för att kunna göra en rättvis jämförelse. Det kan omfatta användarvänlighet, supportalternativ och funktionsuppsättningar. Med den här typen av konsekvens kan du bedöma varje alternativ objektivt och göra det övergripande beslutet enklare.

Ställ följande frågor:

• Kan ni berätta om ett verkligt kundfall som liknar vårt?
• Vilka support- eller introduktionsresurser erbjuder ni?
• Vilka funktioner kräver en uppgradering?
• Hur hanterar ni datasäkerhet?
• Hur lång tid tar en implementering vanligtvis?

Steg 4: Ta fram ett beslutsunderlag

När du har all information du behöver är det dags att omvandla din leverantörsundersökning till ett övertygande beslutsunderlag för ledningsgruppen:

Sammanfatta problem och resultat

Beskriv tydligt de problem som ditt team ställs inför och de förväntade resultaten av att implementera programvaran. Använd konkreta exempel, som att minska antalet fakturafel eller påskynda betalningsprocesserna, och lyft fram hur dessa förändringar kommer att gynna företaget. Det gör värdeerbjudandet tydligt och lätt att relatera till, samtidigt som det knyter an till verksamhetens övergripande mål.

Presentera kostnadsuppskattningar och tidsplaner

Samla in grundläggande kostnadsuppskattningar och tidsplaner för implementeringen från din leverantörsundersökning, inklusive initiala kostnader, löpande avgifter och eventuella dolda kostnader. Det är alltid bäst att presentera den här informationen tillsammans med en realistisk tidsplan för driftsättningen för att ge en heltäckande överblick.

Förklara avkastning på investeringen och risker

Förklara avkastningen på investeringen, effektivitetsvinsterna och riskerna med att inte göra något. Kvantifiera även möjliga besparingar i tid och pengar – du kan till exempel visa hur automatisering kan minska personalkostnaderna eller förbättra hanteringen av kassaflöde och inbetalningar. 

Under den här delen är det viktigt att diskutera de operativa riskerna med att behålla nuläget, såsom ökade manuella felfrekvenser eller efterlevnadsproblem, så att ledningen fullt ut kan förstå nackdelarna och fördelarna med automatisering av kundreskontran ur ett operativt perspektiv. 

Ställ dessa frågor:

• Vilket affärsproblem kommer detta att lösa?
• Vilka är riskerna med att inte göra någonting?
• Vilka är de ekonomiska och operativa fördelarna?
• Hur kommer detta att påverka våra nuvarande processer?
• Vilken återbetalningstid förväntas?

Steg 5: Implementera programvaran för automatisering av kundreskontran och introducera användarna

Slutligen måste du säkerställa en smidig introduktionsprocess för din nya programvara för automatisering av kundreskontran. Så här gör du:

Kommunicera lanseringsplanen

Se till att tydligt kommunicera lanseringsplanen till alla användare. Dela tidsplaner, viktiga milstolpar och vad varje teammedlem behöver göra, och använd möten eller e-post för att säkerställa att alla förstår sin roll. Tydlig kommunikation från början förebygger förvirring och skapar tydliga förväntningar framöver.

Utse interna ansvariga

Utse interna ansvariga och kontaktpersoner för projektet. Dessa personer kommer att hantera implementeringen och fungera som kontaktlänkar till leverantören. Det är bäst att välja personer som har goda kunskaper och kan hantera frågor för att ytterligare effektivisera processen.

Säkerställ utbildning och användning

Säkerställ att ditt team genomför utbildningen och använder verktyget konsekvent. Organisera utbildningstillfällen, använd de resurser som leverantören tillhandahåller, följ upp närvaron och kontakta dem som behöver ytterligare stöd. Ju bättre introduktionsprocessen är, desto enklare blir det för ditt team att börja använda lösningen.

Skapa återkopplingsloopar

Skapa återkopplingsloopar under lanseringen för att samla in synpunkter från användarna. Uppmuntra teammedlemmarna att dela med sig av sina erfarenheter och utmaningar och använd leverantörens resurser för att snabbt hantera problem. 

Var det enkelt att genomföra standardiserade ekonomiska åtgärder? Kunde de anpassa betalningsalternativ och påminnelser om försenade betalningar efter behov? Integrerades lösningen väl med andra redovisningssystem? Med regelbunden återkoppling kan du bidra till att förbättra användningen och lösa eventuella problem på ett tidigt stadium.

Ställ dessa frågor:

• Vad är planen för förändringshantering?
• Vem ansvarar för utrullningen?
• Hur kommer ni att följa upp de första resultaten?
• Vilka utbildningsresurser behövs?
• Hur kommer återkopplingen att samlas in och användas?

Vad händer härnäst:

Om du håller på att undersöka programvara för automatisering av kundreskontran kan du kontakta en rådgivare från SoftwareSelect för kostnadsfria rekommendationer.

Du fyller i ett formulär och har ett kort samtal där de går igenom dina behov i detalj. Därefter får du en kortlista med programvara att granska. De hjälper dig dessutom genom hela köpprocessen, inklusive prisförhandlingar.