Trevägsmatchning i leverantörsreskontran: En komplett guide
Vill du höra något galet?
Företag förlorar i genomsnitt 5 % av sina årliga intäkter på grund av bedrägerier. Med tanke på hur mycket tid vi alla lägger på att försöka få de bästa villkoren i våra avtal är en generell minskning av företagets intäkter med 5 % i utbyte mot absolut ingenting absurd.
En av de enklaste möjligheterna för bedragare att utnyttja är leverantörsreskontran.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I den här artikeln förklarar jag vad trevägsmatchning av fakturor är, vad det innebär och hur du kan implementera den effektivt.
Vad är trevägsmatchning?
Trevägsmatchning är processen att matcha fakturan med inköpsordern och mottagningskvittot (GRN) för att verifiera fakturauppgifterna.
Denna metod jämför olika aspekter, däribland fakturabeloppet, fakturanumret och orderkvantiteterna, med motsvarande inköpsorder (PO) och GRN.
Genom att jämföra uppgifter i tre dokument blir det lättare att identifiera fel och bedrägliga fakturor. Fakturor innehåller förstås ofta mindre fel på grund av avrundning eller andra legitima orsaker. Så länge felen i fakturan ligger inom en godtagbar toleransnivå kan du godkänna den.
Varför är trevägsmatchning viktigt?
Trevägsmatchning hjälper dig att uppnå tre viktiga mål:
- Minimera bedrägerier: Bedrägerier kan vara ett stort problem som, om det lämnas utan tillsyn, kan påverka resultatet kraftigt. Trevägskontroll minskar risken för bedrägliga fakturor genom att verifiera varje faktura två gånger: först mot PO och sedan mot GRN.
- Hantera kassaflödet: Att betala fakturor i tid är avgörande för en effektiv kassaflödeshantering. Genom att behandla betalningar i tid eller tidigare kan du dra nytta av rabatter vid tidig betalning.
- Uppfylla kraven på intern kontroll: Även om trevägsmatchning inte är ett lagstadgat krav hjälper den dig att följa relevanta finansiella skatteregler och upprätthålla korrekta ekonomiska register. Avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act kräver att företagets effektivitet när det gäller intern kontroll över finansiell rapportering (ICFR) bedöms och rapporteras. Dessa interna kontroller måste säkerställa att de finansiella transaktionerna är korrekta, vilket även omfattar verifiering av fakturor. Även om fakturamatchning alltså inte är ett direkt krav hjälper den till att säkerställa efterlevnad av regelverket.
Överväldigar manuella system ditt team? Överväg att låta ‘robotarna hjälpa till. \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/tools/best-accounts-payable-software/\u0022\u003eProgramvara för leverantörsreskontra\u003c/a\u003e finns för att hjälpa dig att implementera trevägsmatchning, betala fakturor bättre och mycket mer — utan att kräva mer av de anställdas uppmärksamhet.
Det här är de bästa verktygen för leverantörsreskontra som vi har hittat:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vad är tvåvägs- och fyrvägsmatchning inom leverantörsreskontra?
Tvåvägsmatchning jämför radartiklarna i PO och fakturan, men inte GRN. Reskontrahandläggaren granskar kvantiteten och priset i PO och verifierar att leverantörens faktura har samma kvantitet och pris. Tvåvägsmatchning verifierar alltså inte att produkten faktiskt levererades.
Fyrvägsmatchning går ett steg längre än trevägsmatchning genom att jämföra fakturor med inspektionsunderlag. Ett inspektionsunderlag visar kvantiteten varor som godkänts efter inspektion. Du måste meddela leverantören om produkter som levererats i oacceptabelt skick, så att de kan skicka en ny leverans eller justera totalbeloppet på fakturan.
Här är en sammanfattning av skillnaderna mellan de tre matchningsprocesserna:
| Dokument | Inköpsorder | GRN | Leverantörsfaktura | Inspektionsunderlag |
| Tvåvägsmatchning | ✓ | - | ✓ | - |
| Trevägsmatchning | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Fyrvägsmatchning | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Vad är skillnaden mellan matchning och avstämning?
Matchning innebär att två dokument jämförs för att hitta överensstämmelser i uppgifterna. Trevägsmatchning innebär exempelvis att fakturan jämförs med PO och GRN för att säkerställa att alla uppgifter stämmer överens.
Å andra sidan är avstämning processen att kontrollera två datauppsättningar för att se om de överensstämmer. Ett kassaflödesanalys som har upprättats med den indirekta metoden är ett utmärkt exempel på en avstämning mellan nettovinsten och kassaflödet.
De tre komponenterna i trevägsmatchning
Trevägsmatchning bygger på tre viktiga komponenter: PO, GRN och fakturan. Genom att granska alla tre dokumenten kan du kontrollera om beställningen har genomförts som avsett och om fakturauppgifterna är korrekta.
Här är lite mer information om vart och ett av de tre dokumenten som du behöver granska:
Inköpsorder (PO)
Dina kollegor på inköps- eller upphandlingsavdelningen utfärdar PO:n.
PO:n godkänner inköpet av de angivna artiklarna och innehåller uppgifter som artiklarnas kvantitet och pris (enligt överenskommelse med leverantören). Varje PO har ett unikt nummer som du kan använda för att hänvisa till och spåra den.
Godsmottagningssedel (GRN)
GRN, som också kallas mottagningsrapport eller leveranskvittens, bekräftar att mottagningsavdelningen har tagit emot leveransen. Den innehåller information om de levererade artiklarna och anger om leveransen var fullständig eller partiell.
Faktura
Vanligtvis skickar leverantören en faktura när du har tagit emot leveransen, men detta kan variera beroende på er relation. Fakturan innehåller uppgifter som leverantörens kontaktuppgifter, ett unikt fakturanummer, eventuella krediter eller rabatter, det totala beloppet att betala och tillgängliga betalningsmetoder.
Processen för trevägsmatchning
Trevägsmatchning är en enkel (men något tidskrävande) process där handläggaren på leverantörsreskontran jämför tre dokument – PO, GRN och fakturan – för att hitta avvikelser samt bedrägliga eller dubbla fakturor.
Verifiering av leverantörsfakturor omfattar tre steg:
1. Verifiering av PO
Bekräfta att PO:n innehåller alla orderuppgifter som krävs när beställningen läggs, inklusive leverantörens namn och adress, artiklarna som ska beställas samt deras kvantitet och pris.
2. Leveransverifiering
När leveransen anländer kontrollerar mottagningsavdelningen varornas skick och jämför den mottagna kvantiteten med den kvantitet som anges i PO:n. Om allt stämmer utfärdar de en GRN som bekräftar varuleveransen och registrerar den i lagerhanteringsprogramvaran.
3. Fakturamatchning
Matcha fakturauppgifterna med PO:n och GRN:n.
- Överensstämmer fakturans totalbelopp med PO:ns totalbelopp?
- Överensstämmer den fakturerade kvantiteten med den mottagna kvantiteten enligt GRN:n?
- Om GRN:n visar att vissa artiklar i leveransen är skadade, har leverantörens faktura då justerats i enlighet med detta?
En enkel match, eller hur? Den här enkla processen kan dock snabbt bli överväldigande när du tar emot tusentals leveranser varje månad.
Du kan alltid anställa fler handläggare, men det finns ett smartare och mer kostnadseffektivt sätt att göra trevägsmatchning skalbar: programvara för automatisering av leverantörsreskontran. Automatisering av leverantörsreskontran hjälper till att skala upp trevägsmatchningen och minimerar risken för mänskliga fel.
Team som deltar i trevägsmatchningsprocessen
Tre avdelningar deltar i trevägsmatchningsprocessen:
- Inköpsavdelningen: Inköpsavdelningen utfärdar PO:n och ser till att den innehåller alla nödvändiga uppgifter, såsom PO-nummer samt artikelpriser och -kvantiteter.
- Mottagningsavdelningen: Mottagningsavdelningen tar emot leveranser, registrerar de nya artiklarna i lagerregistret och utfärdar en GRN.
- Ekonomi- eller redovisningsavdelningen: Leverantörsreskontrateamet tar emot leverantörsfakturor och stämmer av dem mot PO:n och GRN:n. Om allt stämmer godkänner de fakturan.
Exempel på trevägsmatchning
Vi går igenom ett exempel på hur trevägsmatchning fungerar. Anta att ditt programvaruföretag behöver 10 nya bildskärmar. Inköpsavdelningen har beslutat att lägga en beställning hos företag A.
PO:n anger ett totalt värde på $15,000 och innehåller uppgifter som kvantiteten och priset på de beställda bildskärmarna, förväntat leveransdatum och interna redovisningskoder.
När företag A levererar bildskärmarna och skickar en faktura påbörjar reskontrahandläggaren verifieringsprocessen. Handläggaren kontrollerar om inköpet godkändes genom en PO genom att granska priset, kvantiteten och företagsnamnet för att säkerställa att det inte är en falsk faktura.
Därefter korsrefererar reskontrahandläggaren GRN för att verifiera att 10 bildskärmar faktiskt levererades. När handläggaren är nöjd godkänner hen betalningen.
Fördelar med trevägsmatchning
Trevägsmatchning erbjuder följande fördelar:
Förhindrar bedrägerier och överbetalningar
Jag har nämnt det här några gånger redan, så du förstår. Genom att verifiera uppgifterna i tre separata dokument kan man upptäcka avvikelser som kan leda till överbetalningar och identifiera bedrägliga fakturor. Att kontrollera resultaten i tre steg är en effektiv process för leverantörsreskontran som skyddar ditt resultat och ditt kassaflöde.
Snabbare betalningar
Trevägsmatchning bidrar till att effektivisera legitima leverantörsbetalningar, särskilt när du använder ett verktyg för automatisering av leverantörsreskontran. Snabbare betalningar hjälper dig att bygga starkare leverantörsrelationer, där 81 % av betalningsansvariga anser att omedelbara betalningar = bättre leverantörsrelationer.
Snabbare betalningar kan också potentiellt leda till bättre kreditvillkor, prioritet vid beställningar och rabatter vid tidig betalning.
Skapar ett revisionsspår
Trevägsmatchning kräver att du lagrar affärsdokument (och kan hitta dem på ett sätt som inte får dig att vilja slita av dig håret). När det här systemet finns på plats blir det enklare att hitta dokument under en intern revision, vilket gör hela processen snabbare.
Nackdelar med trevägsmatchning
Allt bra har ett pris. Här är nackdelarna med trevägsmatchning:
Arbetskrävande
Trevägsmatchning kan vara en lång och enformig process när du först börjar införa den. Längre handläggningstider i början kan innebära försenade betalningar och försvåra arbetet med att bygga en god relation med leverantören.
Automatisering av leverantörsreskontran är en enkel lösning för att hantera den långa manuella matchningsprocessen. Det automatiserade systemet tar hand om allt, från att matcha uppgifter mot motsvarande PO och GRN till att genomföra betalningen. Om det inte redan framgår tycker jag att automatisering är rätt väg att gå här. Det finns ingen anledning att lägga tid på att bygga ett pussel av företagets information om du inte måste.
Inte idealiskt för tjänster
Du kan inte utfärda en GRN för tjänster eftersom de tillhandahålls löpande. Du behöver en medarbetare som manuellt granskar tjänstens kvalitet och informerar reskontrateamet så att de kan genomföra betalningen. Ganska besvärligt.
More Articles
Hanterar inte alla fel
Trevägsmatchning hanterar fel i fakturan. Den tar inte hänsyn till andra fel, som borttappade dokument eller feltolkade avtalsvillkor.
Dessutom måste du, eller ditt automatiserade system, diskutera felet med inköps- och mottagningsavdelningen när ni upptäcker fel. Det kan ytterligare försena processen, särskilt om teamen arbetar på olika platser.
Med det sagt finns det också en delvis positiv aspekt: genom att upptäcka dessa fel tidigt kan du undvika större missförstånd längre fram, om de annars skulle förbli oupptäckta.
Så implementerar du trevägsmatchning
Manuell trevägsmatchning är arbetskrävande. Om du börjar utan en plan kan den öka handläggningstiderna för fakturor och bli en stor flaskhals i ditt arbetsflöde för leverantörsreskontran. Så här implementerar du trevägsmatchning utan att låta den dra ut på betalningsprocessen:
- Utse en ansvarig: Identifiera en person som ska övervaka trevägsmatchningsprocessen. Det bör vara någon i AP-teamet, helst någon som kan konfigurera AP-systemet så att det matchar fakturor och hanterar de fel som systemet flaggar.
- Fastställ ett minsta fakturabelopp för trevägsmatchning: Det är bäst att inte besvära sig med trevägsmatchning för en faktura på 50 dollar. Begränsa trevägsmatchning till fakturor över ett visst dollarbelopp, eftersom fakturor med höga värden generellt innebär en högre bedrägeririsk.
- Automatisera trevägsmatchningen: Ett automatiserat system eliminerar behovet av att en AP-handläggare manuellt verifierar leverantörsfakturor. Systemet jämför de tre dokumenten utan någon manuell insats. Om det finns avvikelser meddelar systemet AP-handläggaren.
- Fastställ en toleransnivå för avvikelser: Om du använder programvara rekommenderar jag att du fastställer en toleransnivå för avvikelser, så att systemet kan godkänna betalningar med mindre avvikelser så länge de ligger inom ett godtagbart intervall. Detta eliminerar behovet av att undersöka mindre avvikelser på fakturor med höga värden. AP-handläggaren ska till exempel inte behöva lägga tid på att utreda en skillnad på 10 dollar på en faktura på 10 000 dollar.
- Inför förändringen stegvis: Inför trevägsmatchning stegvis genom att förklara för AP-teamet hur viktig trevägsmatchningen är, vilka fördelar den har och vilken roll den spelar i den övergripande redovisningsprocessen.
Framtiden för trevägsmatchning
Om du hade gissat att jag skulle säga ”AI” på din bingobricka är det dags att kryssa för det!
Just nu är programvara det bästa sättet att genomföra trevägsmatchning, men AI-tekniken kommer att driva utvecklingen framåt. AI gör programvarulösningar kraftfullare inom alla branscher och i takt med att de blir smartare kommer de att spara företag stora summor pengar genom ännu högre effektivitet, minskade bedrägerier och automatiserade beslut.
År 2019 till exempel bedrog en Honda-anställd företaget på 750 000 dollar genom att skapa flera inköpsorder. Honda hade kunnat förhindra detta med ett AI-drivet AP-system och sparat 750 000 dollar.
Ett AI-drivet AP-system kan göra mer än att bara identifiera bedrägliga fakturor. Exempelvis kan anomalidetektering baserad på maskininlärning övervaka medarbetares interaktion med AP-processen. Systemet flaggar skadligt beteende så att du kan ingripa innan det är för sent.
Du kan också använda teknik som oskarp matchning för att upptäcka fakturor från falska företag.
”Oskarp matchning omfattar en samling statistiska tekniker som jämför och matchar ungefär likadana strängar. Dessa tekniker använder statistiska regler för att fastställa en relativ grad av sannolikhet för likheten mellan två strängar, i motsats till en boolesk metod, som använder ett separat, hårdkodat format för varje uppgift för att ge svaret Ja/Nej.”
Ett system kan använda oskarp matchning för att genomsöka flera arkiv, slå upp den befintliga leverantörsdatabasen och jämföra olika dokument för att identifiera falska dokument.
Resultatet? Bedrägerier upptäcks även i fall där en människa hade kunnat missa dem.
Förbered dig för framtiden redan i dag
Manuell trevägskontroll är ett 90-talsfenomen. Moderna företag använder programvara för att upptäcka fel och bedrägerier. AI kommer snart att förändra AP-processen, men under tiden kan du spara tid och förbättra säkerheten genom att införa trevägskontroll redan i dag.
Om du tyckte att det här inlägget var hjälpsamt kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The CFO Club för att få fler insikter direkt i inkorgen.
