Intuit QuickBooks Workforce AI til lønadministration: Dybdegående gennemgang af funktioner & sådan fungerer det

Lønnen skal udbetales i morgen, og halvdelen af teamet har stadig ikke indsendt deres arbejdstimer. Et par timesedler ser forkerte ud, nogen har glemt at registrere overarbejde, og nu er forberedelsen af lønnen ved at udvikle sig til endnu en sidsteøjebliksindsats i stedet for en hurtig gennemgangsproces.

Intuit QuickBooks Workforce løn-AI er udviklet til at hjælpe med at automatisere en stor del af det manuelle arbejde med lønforberedelsen ved at indsamle medarbejdernes arbejdstimer, identificere problemer, før lønkørslen gennemføres, og forberede lønudkast til gennemgang. 

I denne vejledning gennemgår vi, hvordan det fungerer, hvilke funktioner det tilbyder, og hvordan du konfigurerer det i QuickBooks Workforce.

Hvad er QuickBooks Workforce' løn-AI?

QuickBooks Workforce' løn-AI er en AI-drevet lønassistent, der hjælper virksomheder med at indsamle medarbejdernes arbejdstimer, identificere lønproblemer og forberede lønnen før lønningsdagen. 

I stedet for manuelt at rykke medarbejderne for timesedler og gennemgå indsendelser én efter én hjælper AI'en med at automatisere en stor del af arbejdsgangen før lønkørslen. Den fungerer sammen med QuickBooks Workforce, QuickBooks Time og QuickBooks Online for at holde medarbejdernes arbejdstimer, lønberegninger og regnskabsdata forbundet i ét system.

Sådan fungerer det

QuickBooks Workforce' løn-AI hjælper med at automatisere det manuelle arbejde, der normalt udføres, før lønnen behandles.

1. Løn-AI'en kontakter medarbejderne via SMS eller QuickBooks Workforce-appen for at indsamle arbejdstimer, overarbejde og lønoplysninger for lønperioden.
2. AI'en gennemgår de indsendte løndata for usædvanlig aktivitet, herunder manglende timesedler, uventet overarbejde og uoverensstemmende indsendelser af arbejdstimer.
3. Når lønoplysningerne er valideret, udarbejder AI'en et lønudkast ved hjælp af de indsendte medarbejderdata og lønindstillingerne.
4. Lønadministratorer modtager en meddelelse om at gennemgå markerede problemer, kontrollere lønoplysningerne og godkende lønnen, før den indsendes.

Denne arbejdsgang hjælper med at reducere det manuelle arbejde med lønforberedelsen, samtidig med at lønadministratorerne bevarer kontrollen, før lønnen afsluttes.

Fremtrædende aspekter ved QuickBooks Workforce' løn-AI

QuickBooks Workforce' løn-AI er udviklet til at reducere det manuelle arbejde, der normalt udføres, før lønkørslen gennemføres. Nogle af de funktioner, der får den til at skille sig ud, omfatter:

Proaktiv indsamling af timesedler via SMS

Løn-AI'en kan automatisk kontakte medarbejderne via SMS eller QuickBooks Workforce-appen for at indsamle arbejdstimer, overarbejde, drikkepenge og lønoplysninger baseret på din konfigurerede tidsplan.

Registrering af afvigelser før lønkørslen

AI'en gennemgår de indsendte lønoplysninger for usædvanlig aktivitet, herunder manglende timesedler, uventet overarbejde eller indsendelser af arbejdstimer, der afviger fra normale lønmønstre, før lønnen behandles.

Opdateringer til lønadministratorer via SMS

Lønadministratorer kan modtage lønoversigter, statusopdateringer om lønnen og meddelelser om markerede lønproblemer via SMS under forberedelsen af lønnen.

Integration med QuickBooks Time og QuickBooks Online

Medarbejdernes tidsdata kan synkroniseres direkte til lønsystemet via QuickBooks Time-integrationen, mens lønoplysninger overføres til QuickBooks Online for synkronisering med regnskabet.

AI-drevet automatisering af lønarbejdsgange

Ifølge Intuit er AI-drevne Workforce-automatiseringer udviklet til at hjælpe virksomheder med at reducere gentaget administrativt arbejde med løn og HR gennem hele processen med at forberede lønnen.

Hvordan adskiller QuickBooks' løn-AI sig fra traditionel lønsoftware?

Traditionel lønsoftware begynder normalt først at arbejde, efter at løndataene allerede er blevet indsamlet. 

Det betyder, at lønadministratorer stadig manuelt skal rykke medarbejderne for timesedler, gennemgå arbejdstimer, rette manglende poster og dobbelttjekke lønoplysningerne, før lønnen behandles.

QuickBooks Workforce' løn-AI anvender en mere aktiv tilgang, før lønarbejdet overhovedet begynder. I stedet for udelukkende at være afhængig af manuel opfølgning hjælper AI'en med at indsamle medarbejdernes arbejdstimer, identificere usædvanlige indsendelser, følge op på uoverensstemmelser og forberede et lønudkast til gennemgang.

Med enkle ord hjælper traditionel lønsoftware primært virksomheder med at behandle løn, mens QuickBooks Workforce’s Payroll AI også er designet til at strømline arbejdet op til lønkørslen.

Sådan opsætter du QuickBooks Workforce’s Payroll AI

Sådan opsætter du QuickBooks Workforce’s Payroll AI og konfigurerer din arbejdsgang for indsamling af lønoplysninger.

Trin 1: Opret en Payroll AI-plan

Gå til Feed i QuickBooks Workforce, vælg Payroll AI, og begynd opsætningen. Systemet gennemgår din lønhistorik, medarbejderdata og virksomhedsopsætning for at generere et foreslået lønprogram.

Trin 2: Gennemgå og tilpas din plan

Gennemgå dit foreslåede lønprogram, og tilpas, hvordan Payroll AI interagerer med medarbejdere og lønadministratorer. Under opsætningen kan du:

• gennemgå tilmeldte medarbejdere
• tilføje manglende medarbejderoplysninger
• vælge, hvornår medarbejderne modtager anmodninger om lønoplysninger
• forhåndsvise medarbejderbeskeder
• vælge opdateringer via SMS eller QuickBooks Workforce-appen

Trin 3: Anmod om medarbejdernes samtykke

Når opsætningen er fuldført, modtager medarbejderne en anmodning om samtykke, før AI’en begynder at indsamle lønoplysninger automatisk.

Trin 4: Indsaml og gennemgå lønoplysninger

Når medarbejderne har givet deres samtykke, begynder Payroll AI at indsamle lønoplysninger baseret på din konfigurerede tidsplan. Medarbejderne kan også rette indsendte timer før fristen for lønkørslen, hvis det er nødvendigt.

Trin 5: Gennemgå og godkend lønkørslen

Når lønoplysningerne er indsamlet, udarbejder AI’en et lønudkast til gennemgang, før lønkørslen indsendes til godkendelse.

Hvem kan få gavn af QuickBooks Workforce’s Payroll AI?

Byggevirksomheder og entreprenører

Byggeteams arbejder ofte på tværs af flere byggepladser med skiftende tidsplaner og varierende arbejdstider. Payroll AI hjælper med at strømline indsamlingen af timesedler, markere usædvanlige indsendelser og reducere manuel opfølgning på løn før lønudbetalingen.

Virksomheder inden for feltservice (HVAC, landskabspleje, rengøring, levering)

Medarbejdere, der arbejder ude hos kunder, bevæger sig konstant mellem forskellige opgaver og glemmer måske at indsende deres timer til tiden. Lønindsamling via SMS og understøttelse af mobilappen gør det nemmere at indsamle lønoplysninger uden at være afhængig af adgang til en computer.

Restauranter og detailvirksomheder med timelønnede medarbejdere

Restauranter og detailvirksomheder håndterer ofte skiftændringer, overarbejde og stor medarbejderudskiftning. Payroll AI hjælper med at forenkle lønforberedelsen ved at identificere manglende timesedler, usædvanlige timeindberetninger og uoverensstemmelser i lønnen, før lønkørslen gennemføres.

HR-teams i voksende SMV’er

Efterhånden som virksomheder vokser, bliver lønadministrationen mere tidskrævende. Payroll AI hjælper med at reducere gentagne opgaver i lønforberedelsen ved at automatisere indsamling af medarbejdernes timer, lønvalidering og udarbejdelse af lønudkast.

Selvstændige virksomhedsejere, der selv håndterer løn

For virksomhedsejere, der selv håndterer lønnen, hjælper Payroll AI med at reducere den tid, der bruges på at rykke medarbejdere for deres timer, gennemgå indsendelser og forberede lønnen manuelt i hver lønperiode.

Virksomheder i flere stater

Virksomheder med medarbejdere, der arbejder på tværs af flere stater, håndterer ofte mere komplekse lønprocesser og skattekrav. Payroll AI hjælper med at centralisere indsamling og validering af lønoplysninger, før lønnen behandles.

Virksomheder, der administrerer både medarbejdere og kontrahenter

QuickBooks Workforce understøtter både W-2-medarbejdere og 1099-kontrahenter i samme lønworkflow. Løn-AI hjælper virksomheder med at indsamle lønoplysninger via de samme kommunikationskanaler, så forberedelsen af lønnen bliver mere overskuelig i ét system.

Konklusion

QuickBooks Workforces løn-AI er udviklet til at hjælpe virksomheder med at reducere det manuelle arbejde før lønkørsler ved at samle lønindsamling, lønforberedelse og medarbejderkommunikation i ét workflow.

Hvis du vil udforske platformen yderligere, kan du se nærmere på QuickBooks Workforce-appen på deres websted.

Held og lykke med dine fremtidige lønkørsler og opsætningen af dit workflow.