Endnu en medarbejder har netop sendt en e-mail og bedt om en lønseddel, en anden har brug for sin W-2-formular til skatteformål, og nu gennemgår HR lønregistrene igen for manuelt at sende dokumenterne på ny.
Efterhånden som teams vokser, bliver håndteringen af anmodninger om løndokumenter én ad gangen hurtigt gentagende og tidskrævende. Intuit QuickBooks Workforce hjælper med at forenkle dette ved at give medarbejderne sikker adgang til deres egne lønsedler, W-2-formularer og lønoplysninger via en selvbetjeningsportal.
Denne vejledning gennemgår, hvordan du konfigurerer medarbejderadgang i QuickBooks Workforce, så dit team selv kan få adgang til løndokumenter med mindre manuel frem og tilbage.
Kan medarbejdere få adgang til lønsedler og skatteformularer i QuickBooks Workforce?
Ja. Medarbejdere kan få adgang til deres lønsedler og skatteformularer, herunder W-2-formularer, via QuickBooks Workforce, når de er blevet inviteret og har afsluttet konfigurationen af deres Workforce-konto.
Medarbejdere kan derefter se løndokumenter både via Workforce-webportalen og mobilappen.
Sådan inviterer du medarbejdere til QuickBooks Workforce, så de kan se deres lønsedler og skatteformularer (W-2-formularer)
Sådan kan du invitere medarbejdere til Workforce og konfigurere medarbejderadgang i QuickBooks Payroll.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Trin 1: Bekræft, at medarbejderoplysningerne er komplette
Før du sender Workforce-invitationer, skal du bekræfte, at hver medarbejderprofil indeholder:
- For- og efternavn
- E-mailadresse
- Ansættelsesdato
- Oplysninger om lønprofil
Medarbejdernes e-mailadresser skal være korrekte, da Workforce-invitationer sendes via e-mail.
Trin 2: Kør lønnen, før du inviterer medarbejdere
Medarbejdere kan kun se lønsedler og lønoplysninger, der allerede er blevet behandlet via QuickBooks Payroll. Hvis du kører lønnen først, sikrer du, at medarbejderne straks kan få adgang til lønregistrene, når de har konfigureret Workforce.
Trin 3: Send Workforce-invitationer
Gå til Løn → Medarbejdere, og vælg derefter den medarbejder, du vil invitere. Vælg Inviter til Workforce i medarbejderprofilen for at sende invitations-e-mailen.
Medarbejderne modtager instruktioner til at oprette eller logge ind på deres Intuit-konto, så de kan få adgang til Workforce og se deres lønsedler, W-2-formularer og løndokumenter online. Hvis du har brug for at invitere flere medarbejdere på én gang, giver QuickBooks også mulighed for masseinvitationer.
Trin 4: Konfigurer medarbejdernes selvbetjeningstilladelser
Gå til Indstillinger → Lønindstillinger → Workforce-indstillinger for at administrere, hvilke selvbetjeningsfunktioner medarbejderne kan få adgang til i Workforce.
Administratorer kan tillade medarbejdere at se lønsedler, W-2-formularer og lønoplysninger fra år til dato samt beslutte, om medarbejderne selv kan opdatere oplysninger om direkte indbetaling, oplysninger om W-4-indeholdelse og personlige kontaktoplysninger.
Trin 5: Aktivér papirløs adgang til W-2-formularer
Medarbejdere, der ønsker digital levering af W-2-formularer, skal give samtykke til elektronisk levering under konfigurationen af Workforce-kontoen.
Når det er aktiveret, kan medarbejderne få adgang til:
- W-2-formularer
- W-2c-formularer
- Skattedokumenter
via Workforce-portalen i skattesæsonen.
Medarbejdere, der ikke tilmelder sig, vil fortsat modtage papirudgaver af W-2-formularerne med posten.
Trin 6: Hjælp medarbejderne med at færdiggøre konfigurationen af Workforce
Medarbejderne modtager en e-mailinvitation med instruktioner til at:
- Oprette eller logge ind på deres Intuit-konto
- Få adgang til Workforce via internettet eller mobilappen
- Se lønsedler og W-2-formularer
Medarbejdere med eksisterende Intuit-konti skal bruge den korrekte e-mailadresse, der er knyttet til deres Workforce-invitation.
Trin 7: Send invitationer igen efter behov
Hvis en medarbejder ikke modtager eller accepterer sin invitation, kan administratorer sende Workforce-invitationen igen direkte fra medarbejderadministrationssektionen i QuickBooks Payroll.
Du kan også opdatere medarbejderens e-mailadresse, før du sender invitationen igen, hvis det er nødvendigt.
Trin 8: Gennemgå medarbejdernes adgangsstatus
Når invitationerne er sendt, kan du overvåge status for medarbejdernes invitationer og adgang via Løn → Medarbejdere. Dette giver administratorer mulighed for at bekræfte, hvilke medarbejdere der har accepteret deres invitationer, og identificere medarbejdere, som stadig kan have brug for opfølgende hjælp.
Ting, du skal være opmærksom på, når medarbejdere får adgang til deres lønsedler og W-2s i QuickBooks Workforce
Her er nogle almindelige problemer ved opsætningen, bedste praksisser og forventninger, som du skal være opmærksom på, når medarbejdere får adgang til lønsedler og W-2s via QuickBooks Workforce.
Almindelige problemer ved opsætningen
Medarbejdere modtager muligvis ikke Workforce-invitationer, hvis den registrerede e-mailadresse er forkert eller forældet. Nogle medarbejdere kan også ved en fejl logge ind med en anden Intuit-konto end den, der er knyttet til deres Workforce-invitation.
Bedste praksis
Kør lønnen, før du sender Workforce-invitationer, så medarbejderne straks kan få adgang til lønsedler efter opsætningen. Det er også en god idé at minde medarbejderne om at tilmelde sig papirløs levering af W-2 under opsætningen af kontoen.
Sådan ser succes ud
Når Workforce er fuldt opsat, bør medarbejderne kunne få adgang til lønsedler og W-2s på egen hånd uden gentagne gange at kontakte HR eller lønadministratorer for at få løndokumenter.
Afsluttende bemærkninger
Opsætning af medarbejderadgang til lønsedler og W-2s i QuickBooks Workforce kan være med til at reducere gentagne forespørgsler om løn og samtidig gøre det lettere for medarbejderne at få adgang til løndokumenter året rundt.
Hvis du vil give medarbejderne adgang til løndokumenter på mobilenheder, kan du også udforske QuickBooks Workforce-appen. Du kan også finde flere ressourcer om løn og virksomhedsstyring i QuickBooks og resten af deres ressourcecenter for virksomheder. Held og lykke med din Workforce-opsætning og lanceringen af lønadgangen for medarbejderne.
