Hvordan ser et succesfuldt ERP-implementeringsteam ud?

Det kan gøre en stor forskel for en problemfri planlægning og gennemførelse af dit nye system at bruge tid på at sammensætte det perfekte team til implementering af virksomhedsressourceplanlægning (ERP). 

I denne artikel fremhæver jeg de vigtigste roller og ansvarsområder, der er nødvendige for effektivitet inden for ERP (og organisationen), og gennemgår nogle af de største udfordringer, virksomheder står over for under ERP-implementeringer.

Hvad er et ERP-implementeringsteam?

Et ERP-implementeringsteam er en gruppe personer, der er ansvarlige for at planlægge, koordinere og gennemføre implementeringen af et ERP-system i en organisation. 

Dit ERP-implementeringsteam bør bestå af kernemedlemmer med forskellige kompetencer og ekspertiseområder. Men det er ikke alt – det handler også om at have de rigtige personlighedstyper, som hjælper med at koordinere implementeringen og opnå optimale resultater.

Vigtigheden af at vælge det rigtige ERP-implementeringsteam

Jeg har brugt 20 år på at udfylde forskellige roller i erhvervslivet og har set forskellige personligheder involveret i ERP-implementeringsprocessen samt, hvordan disse personligheder påvirkede implementeringsresultaterne.

Her er, hvad jeg lærte om at sammensætte et succesfuldt ERP-implementeringsteam: 

1. At have de rigtige tekniske kompetencer og den nødvendige viden er kun begyndelsen.
2. Teams med de rigtige egenskaber præsterer bedre og har færre problemer og konflikter.
3. Sammenhængende teams med fokus på resultater har større sandsynlighed for at holde sig inden for projektets omfang.

De 6 centrale roller i ERP-implementeringsteams

Et velfungerende ERP-implementeringsteam er afgørende for implementeringen af enhver type ERP-system. Dit team har brug for den bedste kombination af kompetencer, viden, erfaring og egenskaber for at sikre, at alle aspekter af ERP-implementeringsprocessen håndteres effektivt og på en hensigtsmæssig måde. 

Det anslås, at næsten 30 % af de kritiske roller ikke besættes af de bedst egnede personer. Hvis din virksomhed planlægger en ERP-implementering, kan du se nærmere på nogle af de kritiske roller, egenskaber og ansvarsområder i succesfulde ERP-implementeringsteams.

1. Ledende sponsor

Dette er en intern leder på højt niveau, som støtter ERP-implementeringsprojektet i organisationen.

Ansvarsområder

• Sikring af de nødvendige ressourcer 
• Strategisk vejledning
• Sikring af, at projektet er i overensstemmelse med virksomhedens mål
• Fremdrift i projektet med opbakning fra de vigtigste interessenter
• Facilitering af kommunikationen mellem implementeringsteamet og resten af organisationen

Centrale egenskaber

• Strategisk
• Inkluderende
• Samarbejdende
• Indflydelsesrig
• Støttende
• Visionær

2. Implementeringspartner

En tredjepartsorganisation eller konsulent, der specialiserer sig i ERP-implementeringer.

Ansvarsområder

• Systemdemonstrationer, vejledning i implementeringsprocessen og ERP-konfiguration
• Rådgivning om bedste praksis for brug af systemet
• Tæt samarbejde med det interne team
• Hjælp til at navigere gennem kompleksiteten i ERP-løsningen
• Sikring af en vellykket implementering og datamigrering inden datoerne for idriftsættelse

Centrale egenskaber

• Velfunderet
• Samarbejdende
• Pålidelig
• Nysgerrig
• Troværdig
• Kompetent

3. Projektleder

En intern eller ekstern projektleder, som har det overordnede ansvar for hele ERP-implementeringsprojektet.

Ansvarsområder

• ERP-projektplanen
• At lede projektteamets arbejde
• At sikre, at opgaverne bliver færdige til tiden, at ressourcerne fordeles effektivt, og at risici håndteres
• At være et centralt kontaktpunkt for implementeringsteamet, den øverste projektsponsor og implementeringspartneren
• At spille en afgørende rolle i at holde projektet på rette spor, løse problemer og kommunikere fremskridt til interessenterne
• Koordinering af forandringsledelse

Vigtige egenskaber

• Resultatorienteret
• Faciliterende
• Teknologisk kompetent
• Støttende
• Ansvarlig
• Kommunikerende

4. Slutbruger, også kaldet superbruger

Slutbrugere, også kaldet superbrugere, er personer i organisationen, som aktivt vil bruge ERP-systemet på daglig basis.

Ansvarsområder

• At have en dyb forståelse af organisationens processer, arbejdsgange og krav
• At fungere som bindeled mellem implementeringsteamet og resten af organisationen
• At give feedback for at sikre, at ERP-systemet opfylder organisationens behov
• At oplære og støtte andre medarbejdere under og efter implementeringsprocessen

Vigtige egenskaber

• Velfunderet
• Praktisk orienteret
• Kommunikerende
• Samarbejdende
• Brutalt ærlig
• Iterativ

5. Tværfunktionelle teammedlemmer

Interne teammedlemmer fra forskellige afdelinger og funktioner i organisationen.

Ansvarsområder

• At bidrage med unikke perspektiver, ekspertise og viden
• At sikre, at implementeringsprocessen tager højde for og imødekommer behovene i hele organisationen
• At hjælpe med proaktivt at identificere og løse potentielle problemer

Vigtige egenskaber

• Engageret
• Samarbejdende
• Kommunikerende
• Repræsentativ
• Resultatorienteret
• Støttende

6. Rapportudvikler

Rapportudvikleren er en intern eller ekstern person, der er ansvarlig for at udvikle tilpassede rapporter i ERP-systemet.

Ansvarsområder

• At arbejde tæt sammen med slutbrugerne og andre interessenter for at forstå deres rapporteringsbehov
• At oprette rapporter, der opfylder rapporteringsbehovene og giver organisationen datadrevet indsigt
• At sikre, at organisationen kan udnytte det fulde potentiale i ERP-systemets rapporteringsfunktioner

Vigtige egenskaber

• Omhyggelig
• Organiseret
• Analytisk
• Støttende
• Velfunderet

Sådan sikrer du, at dit team får succes

At tage sig tid til at læse denne artikel er et godt første skridt; der er dog andre konkrete ting, du kan iværksætte for at øge sandsynligheden for, at din implementering forløber problemfrit, herunder:

Overlappende egenskaber

Uanset om de kommer fra HR, dit IT-team eller er medlemmer af projektteamet, skal dit implementeringsteam have visse fælles egenskaber, som danner grundlaget for jeres adfærdskodeks.

Som du sikkert så i rollebeskrivelserne ovenfor, er de mest almindelige egenskaber:

• Inkluderende
• Ansvarlige
• Støttende
• Samarbejdende 

En anden egenskab, der ikke var nævnt så meget tidligere, men som bør være til stede i så mange af disse roller som muligt, er teknisk forståelse. Det er et must for projektledere og implementeringspartnere, da de er fageksperter i udvælgelsen og implementeringen af den bedste ERP-software.

Adfærdskodeks

Jeg har været involveret i mange ERP-implementeringer og fundet ud af, at de mest succesfulde havde et adfærdskodeks, der som minimum beskrev disse elementer:

• Implementeringens mission og vision
• Teammedlemmernes ansvar
• Teamets værdier 
• Teamets etiske standarder og integritetsstandarder
• Uacceptabel adfærd 
• Muligheder og roller i forbindelse med konfliktløsning

Klar og hyppig kommunikation

Det er afgørende at etablere klare kommunikationskanaler og skabe et samarbejdsmiljø, hvor teammedlemmer frit kan dele idéer, bekymringer og statusopdateringer. Stærke kommunikationsevner er nødvendige under regelmæssige teammøder, statusopdateringer og feedbacksessioner for at holde alle afstemt og informerede gennem hele implementeringsprocessen.

Løbende oplæring og support

Et område, som jeg ofte oplever bliver overset, er oplæring og support, især efter implementeringen, hvor brugerne har brug for at vide, hvordan man bruger ERP-systemer. Det er her, slutbrugere og andre interessenter oftest får problemer og derfor mister engagementet. 

Det er afgørende at tilbyde teamet tilstrækkelig oplæring og support. Investering i omfattende oplæringsprogrammer og workshops kan give teammedlemmerne den nødvendige viden og de nødvendige færdigheder til at udnytte ERP-systemet effektivt fuldt ud – og opnå fordelene.

Målsætning

Det er afgørende for teamets succes at opstille realistiske mål og forventninger. Ved at opdele implementeringsprocessen i overskuelige faser og milepæle bliver det lettere at følge fremskridtene, og du får mulighed for at fejre resultater undervejs. 

Anerkendelses- og belønningssystem

Anerkendelse og belønning af teammedlemmer for deres bidrag kan styrke moralen og motivationen og føre teamet mod succes.

De mest almindelige personlighedstyper i et implementeringsteam

Jeg ved, at det måske lyder mærkeligt, men det hjælper faktisk projekter med at lykkes at vælge teammedlemmer ud fra personlighedstyper. Ligesom Michael Jordan havde brug for Scottie Pippen, har du brug for at skabe et afbalanceret team, der kan hjælpe dit projekt med at vinde.

Ud fra min erfaring er her nogle af de mest almindelige personlighedstyper, du vil møde i et implementeringsteam:

Thomas, der tager styringen

Selvom Thomas er afgørende for at sætte retningen og motivere andre, kan folk synes, at han er for meget og til tider ligefrem udmattende at være sammen med. 

💡Tip:

Thomas’ succes med at skabe opbakning og motivere interessenter afhænger af, at han lægger sit ego til side og udviser ydmyghed og inklusion.

Ingrid, der går i detaljer

Ingrid ved, at djævelen ligger i detaljerne, og hvad der skal gøres for at reducere risici. Hun gennemgår logisk og metodisk alle punkter og er fremragende til at analysere komplekse problemer for at skabe praktiske løsninger. 

Trods sin værdi kan Ingrid nogle gange sænke tingene for meget, hvilket frustrerer teamets fartglade medlemmer, som bare gerne vil nå i mål. 

💡Tip:

Ingrid skal mindes om vigtigheden af projektets tidsplaner og sætte tempoet op efter behov for at nå implementeringsmålene.

Isaac innovatoren

Alle virksomheder ønsker sig Isaac, innovatoren. Han er kreativ, nytænkende og leder altid efter nye måder at forbedre processer og maksimere fordelene ved ERP-systemet på. 

Isaac er fantastisk, men vi har bemærket, at han har lidt af et Steve Jobs-kompleks og nogle gange har tendens til at stjæle rampelyset—okay, det meste af tiden, hvilket virkelig kan irritere resten af teamet. 

💡Tip:

Isaac skal give andre den anerkendelse, de fortjener, og give plads til, at andre kan være innovative og stråle, hvis han forventer, at hans bidrag bliver godt modtaget.

Rådgiveren Christine

Et andet yndet teammedlem, rådgiveren Christine, er dygtig til at opbygge relationer, fremme samarbejde og facilitere effektiv kommunikation blandt teammedlemmer og interessenter. Hun kan bruge for meget tid på at få alle til at føle sig inkluderede og værdifulde og ikke nok tid på at få arbejdet gjort. 

Christines altid nærværende omsorgsfulde side vil sandsynligvis få hende på Thomas, der tager styringen, liste over medlemmer, der ikke præsterer.

💡Tip:

Christine skal indimellem holde op med at drage omsorg, smøge ærmerne op og blive en aktiv bidragyder.

Frank problemløseren

Frank problemløseren elsker at blande sig i alles sager og finde måder at redde dagen på. Han mener det godt, men—som jeg er sikker på, at du kan forestille dig—sætter ikke alle pris på hans meninger. Han spiller dog en vigtig rolle i at løse konflikter, styre forventninger og sikre, at alles holdninger og bekymringer bliver hørt og håndteret. 

For at være effektiv og få sine bidrag værdsat skal Frank vide, hvornår han skal træde til, og hvornår han skal lade andre løse deres egne problemer.

💡Tip:

For at undgå at blive betragtet som en plage skal Frank vurdere behovet for at træde til ud fra den potentielle indvirkning på et projekt og ud fra, hvordan hans involvering bliver modtaget.

Vejlederen Seth

Seth er drevet af ønsket om at lykkes og har altid styr på implementeringskøreplanen. Han er yderst organiseret, effektiv og fokuseret på eksekvering og sikrer, at opgaver bliver afsluttet til tiden, og at leverancerne bliver opfyldt. 

Problemet er, at han bliver så fokuseret på at lykkes, at teammedlemmerne, især rådgiveren Christine, opfatter ham som en irriterende opgaveleder. Ja, præstation og resultater er afgørende i ERP-implementeringer, ligesom det er vigtigt at opbygge relationer og fremme samarbejde.

💡Tip:

Seth skal erkende behovet for at skabe balance mellem præstationer og mennesker—at gennemføre et projekt bør ikke ske på bekostning af trivslen hos dit team og andre interessenter.

Nøglen til at matche personlighedstyper med projekter på en vellykket måde er at sikre, at alle er engagerede i hele teamets succes og er på samme side—ikke kun fokuserer på det, de selv er gode til. 

Det er afgørende for hele projektets succes at strukturere et vellykket ERP-implementeringsteam. Ved at genkende og udnytte hvert teammedlems styrker skabes et alsidigt team med høj ydeevne, som er rustet til at håndtere alle aspekter af og udfordringer ved din ERP-implementering.

Abonnér for at få flere indsigter om ERP-implementering

Er du klar til at udbygge dine kompetencer som implementeringsleder? Abonnér på vores gratis nyhedsbrev for at få ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter fra de finansledere, der former teknologibranchen.