De 3 gyldne regnskabsregler & sådan bruger du dem

De tre gyldne regnskabsregler er grundlæggende for dobbelt bogføring.

Luca Pacioli, regnskabets fader, kodificerede dobbelt bogføring og de tre gyldne regler i sin matematikbog kaldet Summa de arithmetica.

Disse regler danner grundlaget for det moderne regnskabssystem. I denne guide hjælper jeg dig med at forstå de tre gyldne regnskabsregler fra bunden.

Kontotyper

De tre gyldne regnskabsregler varierer afhængigt af den kontotype, du arbejder med, og dine overordnede politikker. Heldigvis findes der kun tre kategorier af konti. De er:

Nominel konto

Nominale konti er midlertidige konti, hvorfra saldi overføres til en permanent konto ved regnskabsperiodens afslutning. Tænk på dem som et midlertidigt opholdssted for alle dine saldi, før de flytter videre til deres permanente græsgang.

Indtægts- og udgiftskonti er nominelle konti. Andre eksempler på nominelle konti omfatter husleje-, rente- og lønkonti.

Ved regnskabsperiodens afslutning lukkes nominelle konti ved at overføre saldiene til en konto i hovedbogen. Saldiene på hovedbogskontoen omfatter udgifter og indtægter, som derefter overføres til resultatopgørelsen (dvs. resultatopgørelsen).

Realkonto

Realkonti forbliver typisk åbne i længere tid end én regnskabsperiode. De viderefører saldi ved regnskabsårets afslutning og vises på balancen. Alle aktiver og forpligtelser registreres i bogføringen som realkonti.

Møbler, jord og tilgodehavender er eksempler på realkonti. Her er flere eksempler på de typer posteringer, du kan finde på en realkonto:

• Aktivrelaterede udgifter, der skal aktiveres, såsom fragt betalt for at transportere et nyt aktiv til din lokation.
• Afskrivninger på materielle aktiver samt amortisering eller værdiforringelse af immaterielle aktiver.
• Køb og salg af aktiver.
• Optagne eller tilbagebetalte lån.

Personkonto

Personkonti er konti for en fysisk person eller en juridisk person, dvs. en virksomhedsorganisation (ikke en opdigtet ven). Antag for eksempel, at din virksomhed låner penge af en vens virksomhed. Du skal registrere din vens virksomhed som långiver i dine bøger ved at oprette en personkonto for virksomheden.

De gyldne regnskabsregler

Nu hvor kontotyperne er på plads, kan vi tale om de tre gyldne regnskabsregler. Der er én gylden regel for hver kontotype.

Ifølge dobbelt bogføring påvirker hver forretningstransaktion mindst to konti. Konti debiteres eller krediteres baseret på transaktionen og kontotypen, men debetbeløbet er altid lig med kreditbeløbet.

En debetpostering foretages i venstre side af en konto. Debetposteringer øger saldi på aktiv- og udgiftskonti og reducerer saldi på egenkapital-, forpligtelses- eller indtægtskonti.

En kreditpostering foretages derimod i højre side af en konto. Krediteringer øger saldi på indtægts-, egenkapital- og forpligtelseskonti og reducerer saldi på aktiv- og udgiftskonti.

Selvom regnskabssoftware kan foretage regnskabsposteringer for dig, er det vigtigt at lære dem, så du forstår logikken bag, hvordan transaktioner registreres.

Med dette grundlag på plads er her de tre gyldne regnskabsregler:

Regel for nominelle konti: Debiter udgifter og tab, og krediter indtægter og gevinster

Alle udgifter og tab debiteres på en udgiftskonto, mens indtægter og gevinster krediteres på en indtægtskonto.

Her er nogle eksempler:

• Debiter kontoen for kontorartikler, når du bruger 50 USD på kontorartikler til din virksomhed
• Debiter aktivkontoen for at registrere afskrivningsomkostninger
• Krediter rentekontoen, når du modtager 100 USD i renter på virksomhedens bankindskud
• Krediter salgskontoen, når en kunde tilmelder sig et årsabonnement

Regel for reelle konti: Debiter det, der kommer ind, og krediter det, der går ud

Når et aktiv kommer ind i din virksomhed, skal du debitere aktivkontoen. Hvis et aktiv forlader virksomheden, skal du kreditere aktivkontoen.

Antag for eksempel, at din virksomhed (virksomhed X) låner penge af din vens virksomhed (virksomhed Y).

Der kommer kontanter ind i din virksomhed, så du skal debitere kontantkontoen med det lånte beløb.

Her er nogle flere eksempler:

• Debiter aktivkontoen, når du bruger 5.000 USD på et aktiv for at forbedre dets effektivitet
• Debiter kreditoren, når du tilbagebetaler de penge, du har lånt af vedkommende
• Krediter aktivkontoen, når du sælger det pågældende aktiv
• Krediter kassekreditkontoen, når du låner penge ved hjælp af din kassekredit

Regel for personlige konti: Debiter modtageren, og krediter giveren

Når du registrerer posteringer på en personlig konto, skal du debitere pengenes giver og kreditere modtageren.

Lad os bruge det samme eksempel som før.

Virksomhed Y har lånt penge til din virksomhed. For at registrere dette skal du oprette en ny konto i dine bøger for virksomhed Y og kreditere kontoen med det lånte beløb.

Virksomhed Y's konto vil nu have en kreditsaldo og fremgå som en forpligtelse på din balance.

Her er flere eksempler:

• Debiter virksomhed Y's konto, når din virksomhed sælger et aktiv til virksomhed Y, og virksomhed Y lover at betale det følgende år
• Krediter virksomhed Y's konto, når du låner yderligere penge af virksomhed Y
• (I tilfælde af et virksomhedspartnerskab) Krediter din egen konto i partnerskabsvirksomheden, når du indskyder yderligere kapital i virksomheden
• (I tilfælde af et virksomhedspartnerskab) Debiter din konto i partnerskabsvirksomheden, når du hæver kapital fra virksomheden

Eksempel på regnskabets tre gyldne regler

Lad os se på et eksempel, hvor vi anvender alle tre regler sammen.

Antag, at din vens virksomhed (virksomhed Y) skylder din virksomhed 20.000 USD. Du har besluttet at anskaffe brugte møbler fra virksomhed Y for at afregne kontoen. Møblernes aktuelle markedsværdi er 19.750 USD.

Virksomhed Y tilbyder markedsføringstjenester. Da du har brug for hjælp til at køre annoncer, har du besluttet at gennemføre et pilotprojekt på 500 USD med virksomhed Y for at køre annoncer.

Efter at have anskaffet møblerne og benyttet virksomhed Y's annonceringstjenester betaler du virksomhed Y 250 USD (20.000 USD - 19.750 USD - 500 USD) kontant.

Sådan skal journalposteringen se ud:

Møbelkontoen, som er en reel konto, vil fremgå af balancen.

Annonceringsomkostningen vil fremgå af resultatopgørelsen.

Kontantbeholdningen vil blive reduceret med 250 USD på din balance. 

Og endelig vil virksomhed Y ikke længere fremgå som debitor på din balance.

Fordele ved regnskabsregler

Ud over at give en logisk ramme for systemet med dobbelt bogføring har regnskabets tre gyldne regler følgende fordele:

• Universel struktur til registrering af finansielle transaktioner: Alle virksomheder i alle lande verden over anvender det dobbelte bogholderisystem til at føre deres regnskaber; derfor hjælper forståelsen af de gyldne regnskabsregler økonomiske fagfolk over hele verden med at forstå og fortolke finansielle oplysninger.
• Ensartet fortolkning: Ensartethed i regnskabsprocesser og -logik eliminerer tvetydighed. Overholdelse af de gyldne regler sikrer, at enhver, der læser regnskabsposterne, tydeligt forstår transaktionen.
• Sammenlignelighed: De gyldne regnskabsregler gør årsregnskaberne for den samme virksomhed over tid og årsregnskaberne for andre virksomheder sammenlignelige.
• Nøjagtige årsregnskaber: Balancen skal stemme, og resultatopgørelsen skal indeholde et nøjagtigt tal for nettoresultatet. Regnskabsreglerne hjælper med at bogføre korrekte posteringer, så dine årsregnskaber også med større sandsynlighed bliver nøjagtige.

Selvom ikke alle lande verden over følger GAAP (jeg kigger på dig, USA), har de gyldne regler mange ligheder i deres tilsigtede effekt og hjælper med at mindske forskellene i global finansiel rapportering.

Hvem skal overholde regnskabsreglerne?

Regnskabsreglerne gælder for alle virksomheder, der fører regnskaber … altså dem alle. Dette adskiller sig fra andre regnskabskrav, som typisk kræver mindre omfattende rapportering fra små virksomheder end fra børsnoterede virksomheder.

IRS tillader eksempelvis et selskab eller et partnerskab med en gennemsnitlig årlig bruttoindtægt på under $27 million de seneste tre år at anvende kasseregnskab. Afhængigt af din virksomheds størrelse kan det være nødvendigt at følge kasseregnskab, modificeret kasseregnskab eller periodiseringsregnskab.

Alle virksomheder skal dog stadig registrere transaktioner i overensstemmelse med de finansielle regnskabsregler for det dobbelte bogholderisystem.

De tre gyldne regler forenklet

De tre gyldne regnskabsregler er blot en forenklet ramme for nøjagtig registrering af transaktioner. Du har måske brug for lidt øvelse for at lære reglerne, men når du først er fortrolig med dem, er du klar til at lære mere avancerede regnskabskoncepter.

Hvis du vil have flere regnskabskoncepter og indsigtsfulde artikler om økonomi for SaaS-CFO'er direkte i din indbakke, kan du tilmelde dig The CFO Clubs nyhedsbrev.