Implementeringsprocessen for et salgssystem (POS) involverer alle fra den administrerende direktør til dine kunder. Hvis det går galt, påvirker det kundeoplevelsen, medarbejdernes produktivitet, virksomhedskulturen og dermed også dit overskud. Hvis det derimod lykkes, vil du i stedet se forbedringer på alle disse områder.
I denne artikel gennemgår jeg trinene til en vellykket implementering af et POS-system sammen med al den baggrundsinformation, du får brug for.
Hvorfor er POS-implementering vigtig?
Et dårligt implementeret POS-system kan føre til lavere medarbejderproduktivitet, dårlige kundeoplevelser, fejlplaceret dokumentation og cybersikkerhedsrisici.
Salgssystemer består af den software og hardware, virksomheder bruger til at modtage kundebetalinger. Det er det bankende hjerte, der holder din virksomhed kørende optimalt.
POS-systemer fungerer som regel ikke korrekt på grund af dårlig wifi-forbindelse, beskadiget hardware, forældet cybersikkerhed eller inkompatibel software. Men der gemmer sig en femte mistænkt i baggrunden, som skaber grundlaget for, at disse problemer kan vokse.
Jeg taler om dårlig POS-implementering.
En standardiseret proces er den bedste måde at få POS-systemer til at fungere problemfrit på alle lokationer, både nu og fremover. Men selv med en idiotsikker plan for POS-implementering skal du stadig have nogle mennesker med om bord.
Vores anbefalinger til POS-systemer
Når du er her, går jeg ud fra, at du allerede har et POS-system, men hvis ikke, er her \u003ca href=\u0022https://theretailexec.com/tools/best-pos-system/\u0022\u003enogle fremragende systemer\u003c/a\u003e, som teamet hos The CFO Club har testet og evalueret:
Hvem er involveret i POS-implementering?
Implementering af et POS-system er ikke en enmandsopgave. Det er en fælles indsats, der kræver støtte fra alle niveauer i virksomheden, begyndende med:
#1: Dit ledelsesteam
Det er de øverste beslutningstagere, som du skal overbevise, fordi:
- De afgør, om POS-systemet er investeringen værd.
- De kan hjælpe med at fremme anvendelsen blandt tøvende medarbejdere og dermed sikre en mere problemfri overgang.
De fleste virksomheder har flere ledere, der træffer beslutningerne. Jeg taler om driftsdirektører, økonomidirektører og andre bestyrelsesmedlemmer. Du kan også få brug for at involvere ledere og tilsynsførende for at muliggøre medarbejderuddannelse.
De primære bekymringer drejer sig typisk om omkostninger, kompatibilitet og forstyrrelser af den daglige drift. Tag hånd om alle bekymringer, men bed også om deres input. På den måde bliver de involveret i processen fra begyndelsen, samtidig med at du kan tilpasse dine planer til virksomhedsejerens vision.
#2: Din IT-afdeling
POS-løsninger medfører ny software, hardware, integrationer og processer. For at sikre en korrekt implementering har du brug for støtte fra dit IT-team, som kender din eksisterende teknologistak ud og ind.
De kan rådgive dig om tekniske krav, softwarekompatibilitet og integration af POS-systemet med eksisterende systemer. På den måde kan du sikre en problemfri overgang, samtidig med at dit IT-team har de nødvendige oplysninger til at fejlfinde eventuelle problemer.
#3: Dine medarbejdere
Efter ledelsen er dine medarbejdere den næste gruppe, du skal have opbakning fra. Det er dem, der skal bruge platformen hver dag. Uden deres opbakning vil du opleve lavere produktivitet og medarbejdertilfredshed.
Tættere på implementeringen bør du begynde at afholde træningssessioner for at lære medarbejderne, hvordan POS-systemet bruges. Indsaml også feedback fra medarbejderne om, hvordan systemet kan forbedres. Når alt kommer til alt, vil fordelene ved din POS-implementering blive halveret, hvis de ikke bryder sig om at bruge systemet (eller ikke bruger det fuldt ud).
#4: Din POS-leverandør
Mens medarbejdere og ledelse kan vejlede dig ud fra et forretningsmæssigt perspektiv, vil POS-leverandører vejlede dig om alt, der vedrører produktet.
De forstår softwaren bedre end nogen andre og kan hjælpe dig med at integrere POS-systemet med succes ved at give dig indsigt og bedste praksis, så du undgår fejl.
Når du vælger et POS-system, skal du sikre dig, at udbyderen har et godt ry for kundesupport, så du undgår problemer med betalingsbehandlingen i fremtiden.
Have an account? Log In
Sådan implementerer du et nyt POS-system
At implementere et POS-system er lidt som at gennemføre et kup (men uden risikoen for fængselsstraf).
Du har identificeret det bedste POS-system. Nu skal du undersøge stedet, organisere dit team og handle ud fra din plan for implementering af POS-systemet.
Selvom POS-systemer er løsninger, der kan tilpasses i høj grad, er der stadig nogle almindelige trin til en vellykket implementering af et POS-system:
1. Rekognosceringen: Fastlæg virksomhedens behov
Du skrev sandsynligvis disse ned, mens du valgte et POS-system. Brug dem som en guide til, hvordan du konfigurerer POS-systemet.
Hvis du f.eks. driver en lille e-handelsvirksomhed, har du sandsynligvis brug for en enkel POS-software til kassen. Men hvis du driver en foodtruck, har du brug for et mobilt POS-system til at modtage betalinger på farten. Nogle faktorer, du bør overveje, når du fastlægger dine krav til POS-systemet, er:
- Antal transaktioner
- Nuværende lagerstyringssystem
- Antal medarbejdere
- Kundeoplevelse
- Integration med regnskabssystemet og
- Krav til udstyr
Når du har afklaret kravene, er det tid til det, der sandsynligvis er det sværeste trin: at få opbakning.
2. Opbakningen: Få dit team med
Kan du huske interessenterne? De er dit kupteam, og det er afgørende at holde dem opdateret om projektstatus og forventede deadlines, fordi:
- Det er dem, der bruger POS-systemet. Især medarbejderne på gulvet, som har daglig kontakt med kunderne. Hvis de ikke er med på vognen eller ikke forstår systemet, kan du forvente, at det også påvirker implementeringen af POS-systemet.
- De forstår virksomhedens særlige forhold bedre og kan give værdifuld feedback, der kan føre til en mere vellykket implementering. Eksempelvis er det kun IT-afdelingen, der kan fortælle dig, om POS-systemet vil skabe problemer i din teknologistak, mens ledelsen kan rådgive dig om budgettet.
For at sikre, at alle holdes orienteret, kan du:
- Sende regelmæssige opdateringer via e-mail,
- Invitere interessenter til at afprøve POS-systemer,
- Organisere ugentlige opdateringsmøder eller
- Give relevante interessenter visningsadgang til projektstyringsværktøjet.
Valget er dit. Du skal dog være tilgængelig for at besvare spørgsmål og lytte til feedback. På den måde vil dine medarbejdere føle sig involveret, hvilket gør overgangen nemmere for alle.
3. Udstyret: Find det rigtige udstyr
Nu er det tid til at finde det rigtige udstyr til din POS-terminal. Det kan variere afhængigt af dine eksisterende tjenester og processer.
Pop-up-butikker kan f.eks. have brug for iPads, tablets eller mobile enheder til at være vært for din cloudbaserede, mobile POS-software. Detailvirksomheders POS-systemer kan derimod have brug for kasseskuffer, stregkodescannere, printere og selvbetjeningsterminaler.
Kontrollér hardwarekompatibilitet
4. Planen: Opsætning af dit POS-system
Du kan vælge mellem to implementeringsmetoder:
- Gør-det-selv-forløbet. Dette er bedst til en enkel POS-opsætning med få terminaler og produkter. Brug platformens vejledninger, hjælpeartikler og dokumentation til at lære, hvordan du gør det selv. Du kan også kontakte kundesupport for at få hjælp.
- Det assisterede forløb. Hvis du har et større katalog eller flere salgssteder, kan du få hjælp fra din POS-leverandør. Sørg for, at POS-udbyderens kundesupport er pålidelig og kompetent, før du forpligter dig, så du undgår frustrerende interaktioner.
Når implementeringsmetoden er fastlagt, er resten enkelt.
Aktivér din konto
Al POS-software har en kontoaktiveringsproces. Den bruger dine virksomhedsoplysninger, KYC- og bankkontooplysninger til at validere din virksomhed og kontrollere, om POS-systemet lovligt kan behandle betalinger på din lokation.
Opsæt dit område
Dette omfatter opsætning af enheder som din stregkodescanner, kortlæsere, betalingsterminaler osv. Du kan få hjælp fra din POS-udbyder for at fremskynde processen.
Spild ikke din indsats
Før du tager hardwaren i brug, skal du sørge for at teste opsætningen først.
Upload dit katalog
Dette er det mest tidskrævende (og vigtige) trin i implementeringen af dit POS-system. I dette trin uploader du dine produkter, deres specifikationer, variationer, priser, tilbud og eventuelle rabatter. Du kan spare tid ved at uploade disse oplysninger samlet, men husk at organisere dataene i det format, POS-softwaren kræver.
5. Testkørslen: Afprøvning af din POS-software
Test af din POS-opsætning kan hjælpe med at identificere eventuelle problemer, før den lanceres for offentligheden. Dette omfatter test af hardwaren, lagerintegrationen og sikkerheden i betalingsgatewayen.
Hvis overholdelse af regler er en stor bekymring
Under testen kan du gå et skridt videre og gennemføre en grundig virksomhedsrevision for at sikre, at alle dine systemer overholder lokale bestemmelser.
Det betyder dog ikke, at alt vil fungere perfekt. Der kan stadig være fejl, som skal løses — mere om det i næste afsnit!
Hvornår skal du optimere dit POS-system?
Det er uundgåeligt, at du på et tidspunkt skal optimere dit POS-system. Men det er vigtigt at gøre det på det rigtige tidspunkt, ellers kommer du til at bruge ressourcer unødvendigt og forstyrre driften.
Her er nogle tilfælde, hvor du kan overveje at opdatere dit POS-system.
Når transaktionsgebyrer begynder at tære på overskuddet
Ligesom dødsfald og skatter er transaktionsgebyrer en uundgåelig omkostning ved at drive POS-software. Hvis du ikke passer på, kan disse gebyrer hobe sig op og langsomt udhule dit overskud. Nogle gange kan selv gebyrer fra tredjeparter, såsom gebyrer for betalingsgateways eller betalingstjenester for virksomheder, øge omkostningerne.
Sørg for, at du får den bedste aftale, ved regelmæssigt at kontrollere dine aktuelle transaktionsgebyrer og sammenligne dem med konkurrerende udbyderes vilkår. Vær ikke bange for at skifte til en ny udbyder, hvis det giver bedre økonomisk mening.
Når du skalerer din virksomhed
At skalere din virksomhed betyder forskellige ting afhængigt af virksomhedstypen. Det kan være at tilføje flere produkter, åbne flere butikker eller ansætte flere medarbejdere. Målet er dog som regel det samme: at skabe mere trafik til din butik.
Du har brug for en todelt tilgang for at skalere dit POS-system optimalt:
- Opdater din POS-software. Sørg for, at specifikationerne for din POS-software kan håndtere den forventede stigning i transaktionsmængden.
- Træn dine medarbejdere. Du skal oplære nye medarbejdere i at bruge POS-systemet, herunder vise dem de tilgængelige betalingsmuligheder, relevante rabatter og tilbud osv.
Ved at gennemføre disse to enkle trin kan du give kunderne den bedst mulige oplevelse, hvilket tilskynder til genbesøg og positive anmeldelser.
Når dit POS-system er forældet
Ældre POS-systemer understøtter muligvis ikke de nyeste betalingsmetoder, loyalitetsprogrammer eller andre forventede funktioner — hvis disse mangler, risikerer du at give kunderne en dårlig oplevelse, som får dem til at vælge konkurrenterne.
For at undgå dette skal du holde dit POS-system opdateret. Og vær klar til at skifte udbyder, hvis andre POS-systemer kan tilbyde en bedre kundeoplevelse.
Tips og tricks til en vellykket POS-implementering
Hvis du gør dette for første gang, får du her nogle tips til at sikre en problemfri POS-implementering.
1. Brug et privat netværk
POS-systemer håndterer følsomme oplysninger som transaktionsdata, kundedata, betalingsoplysninger og meget mere. Hvis du hoster dit POS-system på et åbent netværk, udsætter du disse data for hackere og bringer dine kunders privatliv i fare.
For at minimere uautoriseret adgang og datatab bør du overveje at hoste dit POS-system på et privat netværk. Det begrænser adgangen til POS-systemet til de enheder og brugere, der har tilladelse til at bruge netværket.
Lokalt installeret kontra cloud
Lokalt installerede løsninger tilbyder et mere sikkert miljø, men implementeringen kræver tid og ressourcer. Samtidig er cloudbaserede SaaS-løsninger billigere, men datasikkerheden ligger hos softwareudbyderen.
2. Få et grundigt kendskab til dit POS-system
Det handler ikke kun om at vælge det rigtige POS-system, men også om at udnytte alle de muligheder, dit POS-system tilbyder.
Understøtter det kuponer? Er der nogen begrænsninger? Tag dig tid til at forstå disse detaljer, så du kan skabe bedre forretningsprocesser og strømline driften.
More Articles
Fejl ved POS-implementering, du bør undgå
Her er nogle vigtige fejl ved POS-implementering, som du bør undgå:
1. Ikke at inddrage medarbejderne i frontlinjen i integrationen
Jeg ved, at nogle af jer har læst mit afsnit om at inddrage medarbejderne og tænkt: “Nej, det er unødvendigt”, men det er en stor fejl at betragte POS-implementering som en opgave, der kun vedrører IT. Det er en forandring, der omfatter hele virksomheden, og som kræver, at alle er på samme side, især medarbejderne i frontlinjen.
- Inddrag dem i udvælgelsesprocessen. Deres opbakning er din bedste chance for at få fuldt udbytte af systemet.
- Uddan dit personale grundigt i systemet for at undgå fejl og fald i produktiviteten.
- Mens de bruger systemet dagligt, bør du bede dine medarbejdere om feedback til forbedring af systemet.
2. Ikke at have en backupplan
Dit POS-system kan svigte på grund af dårlig forbindelse, forældede integrationer eller hardware, der ikke fungerer korrekt. Uanset årsagen kan en backupplan hjælpe med at minimere økonomiske tab eller datatab.
Du kan få brug for flere planer til forskellige scenarier. Hvis din lagerintegration for eksempel svigter, kan det være nødvendigt at sende regelmæssige opdateringer til lagerteamet manuelt. Eller hvis du ikke kan modtage kortbetalinger, kan du oprette alternative betalingsmetoder for at sikre, at transaktionerne kan fortsætte, mens du løser problemet.
Tilmeld dig for at få flere indsigter om POS
Dit POS-system forbinder alle aspekter af din virksomheds arbejdsgang. Det effektiviserer dine betalingsprocesser, forenkler lagerstyringen og giver indsigt i kundernes præferencer.
Derfor er implementering af et POS-system en indsats, der involverer hele virksomheden, fra IT-teamet til de medarbejdere, der er i direkte kontakt med kunderne. Men jo flere kokke der er, desto større er også risikoen for fejl under implementeringen.
Ved at følge trinnene i denne artikel – fastlæggelse af krav, opbakning fra interessenter, opsætning af hardware, test og løbende optimering – kan virksomheder maksimere fordelene ved POS-systemet og samtidig undgå kostbare fejl.
Vil du vide mere om, hvordan POS-software kan forbedre kundeoplevelsen? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev med ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter fra erhvervsledere, der former teknologibranchen.
