Key Takeaways
At acceptere forandring: Vi mennesker er fejlbarlige og har en tendens til at holde fast i tabere længere, end vi burde. Anerkend behovet for forandring, og tag fordelene ved en opgradering til dig.
Planlægning fremad: Forbered overgangen ved at opstille mål, fastlægge en tidsplan og sikre datakompatibilitet, så skiftet til ny regnskabssoftware bliver mere problemfrit.
Søg support: Kontakt kundesupport, deltag i undervisningssessioner, og involver teammedlemmer for at gøre processen med at skifte regnskabssoftware lettere.
Afprøv mulighederne: Afprøv den nye regnskabssoftware, før du beslutter dig endeligt, for at sikre, at den opfylder virksomhedens behov og passer til dine økonomiprocesser, så du opnår optimal ydeevne.
Omfavn vækst: Grib muligheden for at udvikle og strømline processer ved at skifte til cloudbaseret regnskabssoftware, så du opnår større effektivitet og skalerbarhed i virksomhedens drift.
At forsøge at skifte regnskabssoftware kan nogle gange føles som at forsøge at komme ud af et dårligt forhold. Måske fungerer det ikke for dig, måske er du vokset fra det, eller måske har du brug for at opgradere til cloudbaseret regnskabssoftware. Men at tage springet til noget nyt føles bare så… svært.
Jeg er her for at vise dig præcis, hvordan du skifter regnskabssoftware på en måde, der gør processen så smertefri som muligt.
Før du skifter: Forberedelserne
Så du ved, at du er nødt til at skifte. Men før du springer på den første nye softwareudbyder i dine søgeresultater, skal du lægge grundlaget for overgangen.
Her er de forberedelser, du skal gennemføre for at gøre skiftet problemfrit:
1. Identificér dine udfordringer
Der er en grund til, at du undersøger, hvordan du skifter til et nyt regnskabssystem. Måske fungerer bestemte dele af dit nuværende system ikke, som de skal, måske mangler der funktioner, du har brug for, supporten er utilstrækkelig, eller der er en række andre årsager.
Det første vigtige skridt er at identificere og kvantificere disse problemer så detaljeret som muligt. Gør ikke listen vag; vær målrettet og specifik.
Dårligt eksempel: Dårlige rapporteringsmuligheder
Godt eksempel: Kan ikke oprette en tilpasset rapport, som automatisk genererer centrale KPI-målinger til kvartalsvis rapportering til bestyrelsen
Det er også værd at undersøge nye funktioner, der bliver mere udbredte, og som du måske ikke har brugt før, såsom automatiseringsværktøjer, der kan være med til at effektivisere processerne for kreditorer og debitorer. Nogle er tilgængelige online, mens andre installeres lokalt.
2. Tal med interessenterne
Et skift af regnskabssoftware påvirker ikke kun økonomiteamet. Der vil sandsynligvis være en række interessenter i virksomheden, som vil opleve ændringer som følge af skiftet, og det er vigtigt at få deres input.
Det kan være brugere fra andre afdelinger, som administrerer de data, der føres ind i den nuværende regnskabssoftware, ledende medarbejdere, som fortolker de rapporter, softwaren genererer, eller FP&A-teams, som bruger regnskabsdataene som grundlag for at udarbejde deres prognoser.
Når du har identificeret, hvem disse brugere er, skal du drøfte den potentielle ændring med dem og indhente input om, hvad de gerne vil se i en ny softwareløsning.
Have an account? Log In
3. Undersøg alternativer
Med en detaljeret liste over alle de problemer, du skal løse, og de personer, du skal holde tilfredse, er det tid til at begynde at undersøge alternativer. Der findes mange vejledninger til den bedste regnskabssoftware online, og det er næsten med sikkerhed her, din søgning begynder.
Muligheder at overveje
Vores team har evalueret mulighederne på markedet, og disse er fremstået som de bedste regnskabsværktøjer:
- 8. Reckon One
Men det behøver ikke slutte der.
En af de bedste informationskilder er eksisterende brugere. Det kan være tidligere kolleger, LinkedIn-kontakter eller medlemmer af branchebaserede Slack-grupper, du er en del af. Der er stor sandsynlighed for, at andre har stået med de samme problemer.
Find ud af, hvad de har gjort, og se, om den regnskabssoftware, de har valgt, kunne være den rigtige for dig.
4. Kontrollér integrationsmulighederne
Når du har indsnævret listen over konkurrenter, skal du kontrollere integrationsmulighederne med resten af din eksisterende teknologiske platform. Det giver dig ikke kun de bedste muligheder for at få succes med den nye software på lang sigt, men gør også datamigreringsprocessen langt mere enkel.
Ideelt set vil du undgå at skulle overføre alt via CSV-filer, da det gør fremskridtene sværere at følge og øger risikoen for menneskelige fejl.
Sørg for ikke kun at kontrollere, hvordan integration fungerer for nye data, men også hvordan de forskellige regnskabssoftwareudbydere håndterer historiske data.
5. Planlæg din tidslinje
Nu hvor du har besluttet dig for den nye regnskabssoftware til virksomheden, som du vil skifte til, skal du udarbejde en detaljeret tidsplan for overgangen. Den skal beskrive de forskellige trin i processen (mere om det nedenfor) samt den omtrentlige tid, hvert trin vil tage.
Det er et godt tidspunkt at tage kontakt til de interessenter, der blev identificeret tidligere, så de er opmærksomme på ændringen og kan begynde på de forberedelser, de har brug for at foretage.
Sæt en deadline
En specifik deadline for, hvornår skiftet finder sted, holder projektet på sporet og sikrer, at alle er enige om planen. En vag dato for skiftet vil uundgåeligt føre til gentagne udskydelser af implementeringen, mens der i mellemtiden opstår fortsat forvirring og ineffektivitet.
Alle systemer er klar: Udskiftning af software
Tiden er kommet til at foretage skiftet.
Hele ideen er at afværge potentielle problemer, før de opstår. Vent ikke, til det hele ramler. Gå i stedet metodisk og gennemtænkt til værks med overgangen for at sikre, at processen forløber problemfrit, og at alle holdes informeret.
1. Udvælg de data, der skal migreres
Det første trin i gennemførelsen af overgangen er at udvælge de data, du ønsker at migrere. Det oplagte svar kan være at overføre alt, hvad der ligger i din eksisterende database, hvilket er fint, hvis alle dataene kan bruges og overholder databeskyttelsesreglerne.
Et skift af regnskabssoftware er dog en god mulighed for at gennemgå din praksis for datahåndtering.
- Opbevarer du data, som du ikke har brug for?
- Er der kategorier af data af dårlig kvalitet, som bør fjernes?
Hav de lovgivningsmæssige krav til opbevaring af data i tankerne, så du ikke sletter oplysninger, som du er juridisk forpligtet til at gemme.
2. Overfør og test dine data
Nu hvor dit eksisterende datasæt er organiseret og normaliseret til den nye software, er det tid til at foretage overførslen. Din nye leverandør bør kunne hjælpe med denne proces, som vil variere afhængigt af både det nye og det gamle system, du bruger.
I nogle tilfælde kan det være muligt at forbinde datakilderne direkte via API'er. Ellers skal du sandsynligvis eksportere dataene til et Excel-regneark og derefter importere dataene i det nye system.
Når overførslen er gennemført, er det meget vigtigt, at du kører testrapporter for at kontrollere, at overførslen er gennemført korrekt. Du kan for eksempel udvælge nogle få vigtige opgaver, køre dem i den gamle software og derefter køre dem igen i det nye system for at kontrollere, at resultaterne stemmer overens med dine forventninger.
3. Træn brugerne i den nye software
Nu hvor du ved, at systemet kører korrekt, kan du begynde udrulningen. Der bør være en omfattende oplæringsproces på plads, så dit team kan komme godt i gang med den nye software.
Forsøg ikke at forcere dette trin. Du bør afsætte tilstrækkelig tid til, at alle kan blive fortrolige med det nye system, før du forventer, at de bruger det i den daglige drift. Den ekstra tid, du bruger i starten, vil spare dig for betydelige problemer i fremtiden.
Som en del af denne oplæringsproces skal der være løbende adgang til et kundesupportteam, enten internt eller hos selve leverandøren. Det sikrer, at brugerne fortsat kan få support, efter at deres indledende oplæring er afsluttet.
4. Kør begge systemer parallelt
Endelig bør du ikke have for travlt med at lukke det eksisterende system ned. Der vil helt sikkert opstå nogle indkøringsproblemer ved skift af regnskabssoftware, så hvis du holder den gamle software aktiv, har du en sikkerhedskopi.
Gennem hele skifteprocessen skal du sørge for at udnytte forholdet til din nye leverandør for at gøre overgangen så problemfri som muligt. Det er i deres egen interesse, at det går godt, og selvom du måske kun foretager denne type ændring én gang, gennemgår de processen regelmæssigt.
Du bør fastsætte en dato for udfasningen af den gamle software. Når du til sidst lukker den gamle tjeneste ned, skal du sørge for at oprette en arkiveret sikkerhedskopi af tilpasningerne fra værktøjet, hvis du nogensinde får brug for at skifte tilbage til det.
Almindelige fejl ved migrering af regnskabssoftware
Den bedste læring kommer naturligvis af at begå fejl, men ideelt set kan du lære af en andens fejl. Jeg har samlet nogle af de mest almindelige fejl ved migrering af regnskabssoftware fra eksperter på området.
At betale unødigt for meget
Med teknologi som API'er er der ikke nødvendigvis nogen grund til at betale en høj pris for en softwareløsning, der fra starten har alle tænkelige funktioner til rådighed.
Mange regnskabsprogrammer har nu API’er og understøttende apps, som virksomheder nogle gange ikke tager i betragtning, når de vurderer en ny leverandør.
Det kan betyde, at virksomheder betaler for meget for software med “alle klokker og fløjter,” fordi de har en omfattende liste over krav, selvom nogle af disse funktioner bedre kan håndteres af en specialiseret leverandør uden for det centrale regnskabsprogram.
More Articles
Manglende kontinuitet i regnskabsprincipper
Fra et regnskabsmæssigt perspektiv handler det ikke kun om at overføre de rigtige data, men også om at sikre kontinuitet i, hvordan disse data kategoriseres i det nye system.
Gennemgå jeres kontoplan og regnskabsprincipper grundigt, før I migrerer, for at undgå principfejl, der kan forvrænge jeres økonomiske rapportering.
Når man skifter regnskabsprogram, er en kritisk fejl ikke at knytte sine data korrekt til det nye systems struktur. Principfejl opstår, når transaktioner klassificeres eller behandles forkert i henhold til GAAP. Det kan for eksempel være forkert kategorisering af udgifter, forkert anvendelse af reglerne for indregning af omsætning eller fejlagtig angivelse af periodiseringer. Disse tekniske fejl kan vokse sig større og forvrænge dine regnskaber.
For at forebygge dette bør du omhyggeligt undersøge det nye programs funktioner og rådføre dig med din revisor for at sikre, at opsætningen afspejler dine eksisterende regnskabsbøger. Investering i ordentlig planlægning og udførelse fra starten sparer problemer senere, når det gælder overholdelse af regler og beslutningstagning baseret på fejlagtige tal.
Valg af implementeringspartner udelukkende ud fra pris
For større virksomheder er det almindelig praksis at engagere en ekstern specialist til at hjælpe med at implementere en ny regnskabsløsning. Hvis jeres virksomhed er stor nok til at retfærdiggøre dette, advarer eksperterne om, at I bør være omhyggelige med, hvem I samarbejder med.
Virksomheder, der vælger den billigste partner, får en dårlig implementeringsoplevelse og ender enten med at bruge flere penge på at rette problemerne fra den første implementering eller kommer aldrig i drift med deres nye software.
Abonnér på flere indsigter om regnskabsteknologi
Klar til at tage det næste skridt?
Uanset om du er det eneste medlem af økonomiteamet i en lille virksomhed, økonomidirektør i en multinational virksomhed eller befinder dig et sted midt imellem, har vi alt, hvad du behøver for at holde dig orienteret om de nyeste teknologiske innovationer, der påvirker dig.
Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev for at få ekspertrådgivning, vejledninger og indsigter fra økonomiledere, der former teknologiindustrien.
