Tillykke med beslutningen om at strømline din virksomheds drift med et ERP-system—det er et godt første skridt. Nu er det tid til at sikre, at din virksomhed er klar til ERP.
Her er det, du skal vide for at blive klar til implementeringen af et ERP-system, komplet med en tjekliste, så du kan validere din beredskabsstatus.
Hvad vil det sige at være klar til ERP?
Når du er “klar til ERP”, betyder det, at du er fuldt forberedt på at installere og bruge et ERP-system i din organisation. Mere specifikt betyder det at være klar til ERP, at du har gennemført en vurdering af din ERP-parathed og fastslået, at du er klar til systemimplementeringen.
En vurdering af ERP-parathed undersøger din virksomheds nuværende tilstand og hjælper dig med at identificere de ændringer, du skal foretage, før du implementerer et ERP-system. En parathedsvurdering ser på:
- De udfordringer, din virksomhed står over for
- Om et ERP-system vil hjælpe med at løse disse udfordringer
- Om din virksomhed er klar til at implementere et ERP-system; hvis ikke, hvad du skal ændre for at blive klar
ERP-systemer er gode til at gøre en organisation mere effektiv, men du skal sikre, at din virksomhed har de nødvendige menneskelige, økonomiske og teknologiske kapaciteter til at håndtere dette nye ERP-system.
Som telefonens opfinder berømt sagde, “Før alt andet er forberedelse nøglen til succes”.
Tilkald forstærkning
Hvis du ikke har mandskab nok til at gennemføre disse trin, er svaret \u003cem\u003eikke\u003c/em\u003e at springe dem over. I stedet bør du tilknytte en \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/erp-implementation-partner/\u0022\u003eimplementeringspartner\u003c/a\u003e eller, hvis du endnu ikke har valgt et system, en \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/erp-architect/\u0022\u003eERP-arkitekt\u003c/a\u003e.
Hvorfor er ERP-parathed vigtig?
Der er flere fordele ved at gennemføre en vurdering af ERP-parathed. Faktisk bør ERP-parathed være det første trin i din ERP-strategi, hvis du vil komme igennem processen uden at spilde tid, energi og—måske vigtigst af alt—penge.
Når du prioriterer en vurdering af ERP-parathed, eliminerer du de udfordringer, som 75 % af uforberedte virksomheder står over for, ved at skabe klarhed over følgende punkter:
- De udfordringer, du forventer at løse med et ERP-system
- Hvilke systemer der bliver forældede
- Om du har en tilstrækkelig teknologisk infrastruktur
- Medarbejdernes roller og ansvarsområder
- De samlede omkostninger og det forventede investeringsafkast
- Potentielle årsager til modstand
Vigtigst af alt hjælper en parathedsvurdering dig med at afgøre, hvad du skal ændre for at blive klar til ERP før du spilder værdifulde penge på at famle dig gennem ERP-implementeringen.
Tjekliste til ERP-parathed
Nu skal teorien omsættes til praksis—gå denne tjekliste igennem for at afgøre, om du er klar til at implementere systemet, eller om det vil være bedst at vente lidt.
Her er et overblik over tjeklisten:
- Aktuelle forretningsudfordringer
- Mål og målsætninger for implementeringen
- Organisatoriske ressourcer
- Teamets parathed
- Parathed til datamigrering
- Om du bør involvere en ERP-konsulent
Have an account? Log In
1. Forstå de aktuelle udfordringer, din virksomhed står over for
Først og fremmest skal du finde ud af, om du forsøger at løse de rigtige problemer ved at implementere en ERP-løsning. Ligesom sportsbiler (som regel) ikke løser midtvejskriser, er ERP-systemer ikke magiske løsninger.
Nogle af de mest almindelige problemer, som ERP-systemer kan hjælpe med at løse, omfatter:
- Dårlig økonomistyring
- Mangel på tilstrækkelige data til beslutningstagning
- For meget manuelt arbejde
- Dårlig bevægelse af forsyninger inden for din forsyningskæde
- Dårlig koordinering mellem forskellige afdelinger
- Manglende evne til at skalere din virksomheds drift
- Dårlig funktionalitet i eksisterende systemer
- Forsinket rapportering i realtid
- Uensartet styring af kunderelationer
2. Definér dine mål og målsætninger
Hvis du vil have succes med din ERP-implementeringsstrategi, skal du tydeligt definere din virksomheds mål og målsætninger.
Hvis du har taget dig tid til virkelig at forstå de udfordringer, din virksomhed kunne løse med et ERP-system – sådan som trin 1 bad dig om at gøre – er din del allerede klaret.
Men sagen er: Dette trin kan ikke udføres isoleret. Alle relevante beslutningstagere skal deltage i definitionen af målene og målsætningerne for dit ERP-system, så den tid, der bruges på diskussioner og ændringer senere i processen, minimeres.
For at gøre det enklere skal du få dine relevante interessenter til at udfylde følgende spørgeskema:
| Overvejelse | Svar |
| Hvilke overordnede mål og målsætninger ønsker du at opnå med et ERP-system? | |
| Hvilke primære resultater skal opnås gennem ERP-implementeringen? | |
| Er alle interessenter bekendt med forventningerne til ERP-implementeringsstrategien? | |
| Forstår og er alle interessenter enige i målene og de forventede resultater? | |
| Hvor lang tid vil strategien tage? |
Når alle har lavet deres forarbejde, skal I samles igen og drøfte målene. Når alle er enige, kan du fastlægge den ERP-systemtype, der passer bedst til dig, og derefter gå videre til næste trin.
3. Overvej dit budget og dine ressourcer
Overvej, om du har de rette ressourcer til at understøtte dette ERP-projekt.
Hvis du for eksempel kun har 1 eller 2 medlemmer på dit implementeringsteam, kan de måske ikke nå dine deadlines på grund af mangel på tid, hvilket kræver, at du tildeler flere medlemmer til teamet.
Og naturligvis skal du overveje de økonomiske ressourcer , der kræves for at få dette til at fungere. Hvis du ikke er sikker på, at du har – eller hvis du ikke har mulighed for at afsætte – tilstrækkelige midler til at gennemføre dette, vil din implementering være dømt til at mislykkes.
4. Forstå dit teams parathed
Ledelsen bør allerede bakke op om projektet på dette tidspunkt, så din opgave er at sikre, at alle andre teams og potentielle brugere er klar til denne nye teknologi.
Det betyder ikke, at du skal spørge hver enkelt medarbejder, om de glæder sig til at få et nyt system (kan du forestille dig, hvis det faktisk var mit råd?).
Det betyder, at du skal overveje de personer og processer, der vil blive påvirket af implementeringen, og hvordan du bedst tilpasser dig disse ændringer.
For eksempel:
- Hvis du bruger selvstændige kontrahenter til mange af dine processer, bør du overveje de træningsdokumenter og -videoer, du skal udarbejde for at få dem op på niveau, samt hvem der skal udarbejde disse ressourcer.
- Hvis mange medarbejdere skal fungere som slutbrugere af dit ERP-system, bør du overveje at arrangere en formel træningsworkshop for at få dem op på niveau.
5. Forbered dig på datamigrering
Før du installerer et ERP-system, skal du være klar til at migrere data fra forskellige systemer til det nye system.
Du bør udpege en person fra dit ERP-implementeringsteam til at have ansvaret for datamigreringen og kontakte dine nuværende systemleverandører… for det kan være noget af en opgave.
For at undgå forsinkelser fra leverandørernes side skal du få den ansvarlige til at træffe de nødvendige forberedelser på forhånd og sikre leverandørernes opbakning i god tid.
For at gøre datamigreringsprocessen vellykket skal du forstå følgende:
- Hvordan du vil migrere dataene – dette trin er mere kompliceret, end det lyder, og kræver grundige overvejelser.
- De potentielle risici , som din virksomhed kan stå over for på grund af datamigrering, samt hvordan du vil minimere sandsynligheden for, at de opstår, og reagere, hvis de indtræffer.
6. Afgør, om du har brug for en ERP-konsulent
Hvis du ikke kan afsætte arbejdskraft til at gennemføre implementeringen på den rigtige måde, bør du søge professionel hjælp hos en ERP-konsulent.
En ERP-konsulent er en professionel med omfattende viden om ERP-systemer, og vedkommende er godt rustet til at håndtere de fleste af disse kedelige processer på dine vegne.
Jeg er typen, der gør-det-selv-til-jeg-dør, men selv jeg ville overveje at få en ekspert til at overtage dette, når man tager i betragtning, hvor mange penge (og hvor stort et potentiale for hovedpine) der står på spil her.
Problemer, der skal løses før implementering af ERP
Nogle ting virker universelle – frygten for at have glemt at slukke ovnen, glæden ved at forelske sig og det faktum, at virksomheder virkelig kæmper med implementering af ERP-systemer.
Dette er 5 af de mest almindelige problemer, folk står over for ved implementering af ERP, som du, kære læser, heldigvis stort set alle kan løse ved hjælp af tjeklisten ovenfor.
1. Valg af den rigtige ERP-leverandør
Før du går videre med at implementere et ERP-system, skal du vælge en pålidelig leverandør. Men fordi ERP-området er meget konkurrencepræget, har de fleste virksomhedsledere svært ved at vælge den rigtige leverandør.
Du kan løse denne udfordring ved at arbejde sammen med en ERP-konsulent og få deres vurdering, eller ved at finde en liste over de bedste ERP-systemer på markedet, sammenholde deres fordele med dine mål og tale med en softwarekonsulent.
Praktisk, ikke?
2. Utilstrækkelig budgettering
Ifølge ERP Focus er de gennemsnitlige omkostninger ved implementering af et ERP-system $7200. Men ligesom med alt andet kan beløbet variere afhængigt af størrelsen på din organisation.
De fleste virksomheder formår ikke at implementere ERP-systemer fuldt ud, efter at implementeringsprocessen er gået i gang. Den mest almindelige årsag? Dårlig budgettering.
- Gennemgå tjeklisten for parathed
- Indhent tilbud fra leverandører
- Sørg for, at du har tænkt hvert trin i processen igennem, og
- Afsæt en buffer til uforudsete udgifter
3. Dårlig projektstyring
Når du implementerer et ERP-system, skal projektet gennemføres i flere faser. Disse faser omfatter:
- Afklaring og planlægning
- Design
- Udvikling
- Datamigrering
- Test
- Opdateringer efter lancering
For at gennemføre de nødvendige aktiviteter i hver fase med succes har du brug for et stærkt og kompetent implementeringsteam – forhåbentlig med mindst én god projektleder blandt dem.
More Articles
4. Manglende medarbejderengagement i projektet
En grundlæggende fejl, som de fleste virksomhedsejere begår, er, at de ikke holder medarbejderne opdaterede og involverer dem under ERP-implementeringen.
Du bør specifikt informere relevante medarbejdere om det nye ERP-systems funktioner og fordele under forberedelsesprocessen og derefter hjælpe dem med at skifte til og tilpasse sig det nye system.
5. At tro, at implementering er en engangsopgave
Troede du, at du skulle opsætte systemet og derefter være sikret for livet? Selvom jeg ville ønske, at det forholdt sig sådan, er livet ikke helt så enkelt.
Som med ethvert system får du brug for at vedligeholde det. Når det er et så stort system som dette, har du brug for nogen, der virkelig tager ejerskab over opgaven.
Udpeg en produktejer for dit ERP-system, og hjælp derefter vedkommende med at samarbejde med dit projektteam og planlægge regelmæssige revisioner for at løse problemer og integrere nye moduler, efterhånden som din virksomhed udvikler sig.
Når alt kommer til alt: Hvis du ikke planlægger, planlægger du at fejle.
Tilmeld dig for at styrke dine lederevner inden for økonomi
Klar til at udbygge dine evner som økonomileder? Tilmeld dig vores gratis nyhedsbrev med ekspertrådgivning, vejledninger og indsigt fra økonomiledere, der former teknologibranchen.
