Revision af forretningsprocesser: Vejledning i 5 trin for finansdirektører

Som CFO er du vant til at have ansvaret for revisioner, hvilket gør dig til den bedste person til også at lede revisionen af virksomhedens forretningsprocesser.

Uanset om du selv udfører revisionerne eller investerer i uddannelse af dine medarbejdere, har undersøgelser vist, at du får et tydeligt afkast af den tid og de penge, du investerer. Faktisk er virksomheder, der investerer i grundig medarbejderuddannelse til programmer for styring af forretningsprocesser (BPM), 2,1 gange mere tilbøjelige til at øge deres ROI end virksomheder, der ikke uddanner medarbejderne grundigt.

Her kan du se, hvordan revisioner af forretningsprocesser fungerer, hvordan du etablerer dem, og hvad du kan forvente bagefter.

Forstå betydningen af revisioner af forretningsprocesser

En revision af en forretningsproces er grundlæggende et dybdegående indblik i din virksomheds sundhed. Den gennemgår alle driftsområder, opgaver og processer, fremhæver det, der fungerer, og markerer det, der måske har brug for en justering.

Ved at gå i dybden med din virksomheds kerne fremhæver revisionen potentielle forbedringsområder, der kan øge effektiviteten og sikre, at din virksomhed og dine teams arbejder som en velsmurt maskine.

Har du nogensinde bemærket, hvordan den oplagte løsning for en afdeling ofte synes at være at ansætte en ny medarbejder? Det kan selvfølgelig hjælpe. Men oftere end ikke er det, der virkelig er brug for, blot et nyt perspektiv.

Denne gennemgang handler ikke bare om at sætte endnu et flueben. Den handler om ægte samtaler med dine teammedlemmer, gennemgang af vejledende dokumenter og observation af den daglige drift. Det er som at sætte alting på pause og zoome ud for at sikre, at helhedsbilledet ser lige så godt ud som detaljerne.

Hele øvelsen kan skabe klarhed over virksomhedens styrker og forbedringsområder. Denne nyttige indsigt kan lede dig mod mere intelligente strategier, mere gnidningsfrie forandringer, gladere medarbejdere og dermed også endnu mere tilfredse kunder.

Her er nogle af de vigtigste fordele ved regelmæssige revisioner:

• Håndterer uregelmæssigheder og fejl direkte, forbedrer pengestrømmen og sikrer præcis dataregistrering.
• Fremmer en tankegang i konstant udvikling og inspirerer teams til at forbedre arbejdsgange i stedet for blot at acceptere status quo.
• Sikrer, at hver opgave og funktion understøtter virksomhedens overordnede mål.
• Strømlinet drift og forbedret effektivitet.
• Styrker risikostyringen ved at fremhæve potentielle hindringer i funktioner og arbejdsgange.
• Identificerer afgørende forretningsprocesser, der skal fungere optimalt for at sikre virksomhedens solvens.
• Nyansatte træder ind i mere intuitive og strømlinede arbejdsgange, hvilket fremskynder indlæringen.
• Udstyrer ledere med dybdegående viden om driften og hjælper dem med at beslutte, hvor ressourcer og investeringer skal kanaliseres.
• Forbedrer forståelsen og tilliden mellem forskellige afdelinger og fremmer et bedre samarbejde.
• Hjælper med at identificere mangler inden for bemanding, procedurer eller teknologi.

Behovet for revision af interne processer

I det moderne erhvervsliv er selvtilfredshed en direkte vej til konkurs; virksomheder er nødt til at tilpasse sig og finde måder at vokse på i et økonomisk og teknologisk landskab i konstant forandring. Men med så mange usikkerheder kan det ofte føles som at navigere i en labyrint med vægge, der hele tiden flytter sig, når man skal udarbejde nye planer. 

Revisioner af forretningsprocesser fungerer som et kompas, der giver dig de oplysninger, du har brug for til at beskytte virksomhedens aktiver, omdømme og penge. Effektive revisioner hjælper dig med at identificere og erstatte langsomme manuelle opgaver med automatiserede opgaver, så teams kan fokusere på vigtige opgaver som at forstå og undgå risici.

Overvej skogiganten Skechers. Midt i en eksplosiv vækst, hvor virksomhedens værdi steg fra $815 million til imponerende $4.5 billion, opnåede Ashwat Panchal, vicepræsident for intern revision, bemærkelsesværdige resultater. Han sparede ikke blot medarbejderne for værdifuld tid og reducerede omkostningerne, samtidig med at han sikrede overholdelse af reglerne på lokalt plan, men gjorde det hele ved kun at øge det interne revisionsteam med to medlemmer. Det var den klare proces, ikke ekstra medarbejdere, der gjorde det muligt.

Men ud over dette kan en ordentlig intern revisionsproces hjælpe CFO'er som dig og dine øvrige ledelseskolleger på følgende måder:

• Beskyt virksomheden: Regelmæssige revisioner af forretningsprocesser vurderer fundamentet for din organisation og undersøger vigtige elementer som forsyningskæder og økonomi.

• Overhold finansielle regler: Det er afgørende, at virksomhedens politikker, især på områder som kreditorbogholderi, er afstemt med de interne finansielle kontroller. I henhold til Sarbanes-Oxley-loven (SOX) er du og andre ledende medarbejdere juridisk forpligtede til at stå inde for nøjagtigheden af de finansielle rapporter. Interne revisioner giver dig denne tryghed og sikrer, at den finansielle rapportering er i orden. 

• Understøt en klar strategi: Revisioner giver en klar, faktabaseret vurdering af, hvordan udfordringer og risici påvirker forskellige områder af din virksomhed, fra drift og IT til økonomi og cybersikkerhed. Denne klarhed baner vejen for datadrevet beslutningstagning.
  
• Sikr et godt afkast: Det kan være vanskeligt at kvantificere de økonomiske gevinster ved revisioner af forretningsprocesser, men se dem som en langsigtet beskyttelse mod risici. Deloitte har fremhævet, at interne revisioner normalt koster mellem 0.026% og 0.126% af omsætningen for Fortune 500-virksomheder. Eftersom det er bevist, at de er mere effektive til at øge din bundlinje, er dette en lille pris at betale. 

Metoden til revision af forretningsprocesser 

Tænk på en revision af forretningsprocesser som at fiske i det vidtstrakte hav af din virksomheds drift. Hver fangst – stor eller lille – fortæller en historie, fremhæver det, der fungerer godt, og peger på det, der måske bevæger sig i den forkerte retning.

Ligesom en fisker kontrollerer sit nets styrke, går en revision i dybden med din virksomheds kerne – dens hjerteslag. Det handler ikke kun om, hvad der sker inden for regnskab og overholdelse af regler, men også om, hvad der sker i de dybere farvande omkring omkostninger, kvalitet, hastighed og den samlede produktivitet.

Så hvad bør du specifikt se efter under disse revisioner?

Struktur

Er processen og dens deltagere afstemt? Overvej at se på jobbeskrivelser, organisationsdiagrammer og politikdokumenter. Uden en klar struktur er der risiko for forvirring omkring roller, ansvar og tidsplaner.

Infrastruktur

Hvilke IT-systemer og hvilket udstyr understøtter hver proces? En grundig gennemgang af deres styrker og svagheder kan fremhæve potentielle problemer eller forbedringer. Uden en stærk infrastruktur risikerer du forvirring, hvilket resulterer i højere omkostninger på grund af fejl.

Viden

Har dine medarbejdere de færdigheder, de har brug for, for at udføre deres arbejde effektivt? Revisioner bør evaluere praksis for ansættelse og oplæring. Når alt kommer til alt, kan du ikke udføre arbejdet, hvis du aldrig er blevet oplært i, hvordan det skal gøres.

Målepunkter

Hvilke KPI'er følger processens succes over tid? Det er afgørende at kende processens mål og vide, hvordan den overvåges. En manglende sammenhæng mellem opgaverne og deres endelige formål kan føre til ineffektivitet, der ikke bliver opdaget.

Ansvarlighed

Hvem er din primære kontaktperson? Der skal være ét teammedlem, som sikrer, at protokollerne overholdes, og at eventuelle problemer under revisionen håndteres effektivt. Fraværet af denne person kan føre til fejl og mangel på en klar vej frem.

Vigtige komponenter i en effektiv revision af forretningsprocesser

En grundig revision af forretningsprocesser finder ikke kun ineffektivitet, men fremhæver også potentielle områder for vækst. Her er nogle vigtige komponenter, der danner grundlag for en vellykket revision.

• Samarbejde: Effektiviteten af en revision afhænger i høj grad af samarbejdet mellem revisionsteams, procesejere og teammedlemmer. Revisionsteams bidrager med ekspertise inden for vurdering og evaluering, mens procesejerne har viden om den daglige drift. Almindelige teammedlemmer, som udfører disse processer, bidrager med uvurderlig indsigt fra den praktiske virkelighed. Sammen dækker de hele din virksomhed og sikrer, at intet falder mellem to stole.

• Brug af værktøjer og skabeloner: Skabeloner tilbyder et struktureret format til dataindsamling og sikrer, at ingen detaljer overses. Informationssystemer giver derimod et digitalt spor af transaktioner og drift, hvilket gør revisioner mere datadrevne og objektive. Hvis du integrerer branchestandarder, tilføjer det endnu et lag af troværdighed og relevans til din revision.
  
• Indflydelse fra ISO og andre ledelsessystemer: Den Internationale Standardiseringsorganisation (ISO) og andre lignende ledelsessystemer tilbyder et sæt kriterier og bedste praksisser for forskellige forretningsprocesser. En revision, der er baseret på ISO-standarder, måler ikke kun organisationen op mod disse bedste praksisser, men forbereder den også på potentielle eksterne revisioner eller certificeringer. Desuden skaber det tillid blandt interessenter at følge sådanne anerkendte systemer, fordi det forsikrer dem om, at virksomhedens drift lever op til globale standarder.

Typer af revisioner og deres betydning

Procesrevisioner kan udføres på forskellige måder, hver med sit eget fokus. Her er de mest almindelige typer, når vi taler om revisioner af forretningsprocesser:

Styring af forretningsprocesser (BPM)

BPM er din panoramiske linse på forretningslandskabet. BPM er ikke kun nyttigt til at finde problemer; det handler også om at se, hvad der fungerer, forstå hvorfor og forbedre processer ud fra denne indsigt. På den måde er BPM en form for revision, der ser det store billede.

Forretningsprocesforbedring (BPI)

BPI fokuserer på at forfine de processer, der allerede er i gang. Målet er at øge effektiviteten, gøre tingene omkostningseffektive og forbedre deres samlede ydeevne markant. Uanset om det handler om at udnytte teknologi bedre eller reducere manuelt arbejde, handler BPI om at opnå mere med mindre.

Optimering af forretningsprocesser (BPO)

Denne revision går i detaljer med, hvordan opgaver udføres på tværs af virksomhedens afdelinger. BPO giver dig et forstørrelsesglas til at identificere potentielle områder med ineffektivitet. Hvis én afdeling for eksempel er belastet med en uforholdsmæssigt stor arbejdsbyrde, kan det afsløre ineffektivitet, såsom medarbejdere, der er begravet i overflødige opgaver, hvilket hæmmer handling dér, hvor der er størst behov for den.

De 5 trin i en vellykket revision af forretningsprocesser

Hvis du vil gennemføre en vellykket revision af forretningsprocesser, skal du følge disse fem trin:

Trin 1: Definer målsætninger

Der er forskellige revisionsmålsætninger for en revision af forretningsprocesser. Nogle af de vigtigste omfatter:

• At være i overensstemmelse med den øverste ledelses vision og mål.
• At håndtere risici effektivt.
• At give ledere mere indsigtsfulde data til beslutningstagning.
• At understøtte omfattende medarbejderuddannelse.
• At evaluere udnyttelsen af it-aktiver.
• At øge den samlede produktivitet.

Trin 2: Planlæg din revision

For at gennemføre en revision med succes er en solid plan afgørende. 

Begynd med at udvælge de vigtigste processer, der skal revideres, med fokus på væsentlige forretningsmål som kundetilfredshed eller omsætning. En e-handelsbutik kan for eksempel fokusere på sin ordreleveringsproces, fordi den har direkte indflydelse på kunderne. 

Når du har fastlagt dit fokus, skal du begynde at indsamle nødvendige dokumenter som proceskort, resultatmålinger og standardprocedurer. De giver indsigt i processernes aktuelle tilstand og områder, der muligvis har brug for forbedring.

Det er vigtigt at inddrage interessenter, der kender de udvalgte processer. Ved at inddrage ledere fra forskellige teams sikrer du, at intet bliver overset. Ved en revision af indkøbsprocessen bør du for eksempel inddrage eksperter fra indkøb, økonomi og lagerstyring. Definer tydeligt revisionens omfang, fastsæt realistiske tidsplaner, og beslut, hvordan du vil indsamle data – gennem spørgeskemaer, observationer eller værktøjer til løbende evaluering.

Trin 3: Indsaml data

Dataindsamling er afgørende i en revision af forretningsprocesser. Begynd med at finde ud af, hvilke oplysninger du har brug for. Det kan være målinger, tidsangivelser, fejl eller endda feedback, afhængigt af revisionens fokus.

Hvis du for eksempel undersøger kundeservice, har du brug for data om, hvor hurtigt de svarer, og om kunderne er tilfredse. Det er også vigtigt at sikre, at dataene er korrekte. Brug af standardiserede skabeloner kan hjælpe med at indsamle data på samme måde hver gang, og kontrol af dataene sikrer, at der ikke er fejl. 

Endelig gør intelligent organisering af de indsamlede data, enten i regneark eller software til revisionsstyring, det langt nemmere at analysere dem senere.

Trin 4: Analysér dine resultater

Efter at have indsamlet data fra en revision af forretningsprocesser er det tid til at se nærmere på dem. Dette trin hjælper dig med at forstå dataene, finde mønstre og se, om der er problemer i dine processer. Se efter ting, der bliver ved med at ske, eller som forsinker arbejdet. Der kan for eksempel være et usædvanligt stort antal fejl i ét trin, eller nogle opgaver kan tage for lang tid, når der er travlt. 

Sammenlign dine data med tilgængelige branchestandarder for at se, om dine processer fungerer godt, og sammenlign dem derefter med dine mål. Du kan bruge statistiske metoder til at få flere detaljer og identificere mønstre eller usædvanlige resultater. Ved at undersøge ting som den tid, en opgave normalt tager, kan du finde uventede forsinkelser. Når du har gennemgået alle dataene, skal du finde ud af, hvilke områder der skal forbedres. Fokuser på dem, der har størst indflydelse på din virksomhed, eller som er nemmest at forbedre.

Trin 5: Præsentér resultaterne

Efter afslutningen af en revision af forretningsprocesser er det vigtigt at dele revisionsresultaterne og andre relevante oplysninger med de øvrige ledere og dit team. Opsummér de vigtigste ting, du har fundet, og fremhæv eventuelle problemer og områder, der kan forbedres. Påpeg eventuelle flaskehalse, fejl eller andre problemer, og forklar, hvordan de påvirker ting som omkostninger, arbejdshastighed eller kundetilfredshed. 

Du kan bruge visuelle elementer såsom diagrammer til at vise dine resultater, da de gør komplekse data lettere at forstå. Giv derefter enkle forslag til, hvordan problemerne kan løses. Opfør dem efter, hvor vigtige de er, og hvor nemme de er at gennemføre. Forklar, hvorfor hvert forslag er nødvendigt, og hvordan det understøtter virksomhedens mål. På den måde forstår og accepterer alle de næste skridt til forbedring.

At tage automatisering til sig i forretningsprocesstyring (BPM)

Et BPM-værktøj som Signavio eller Appian giver dig en enkel, automatiseret tilgang til revisioner, forbedring af arbejdsgange og effektiv håndtering af opgaver som alarmer og dataindsamling. Ved at automatisere disse centrale opgaver bliver dine forretningsprocesser mere smidige og effektive. Uden at kræve masser af manuel tid kan disse værktøjer:

• Identificere processer, der bruger betydelige ressourcer, hvilket kan være tegn på flaskehalse.
• Udføre omfattende analyser og identificere ineffektivitet uden at gå på kompromis med kvalitet eller omkostninger.
• Hjælpe med at identificere flaskehalse og foreslå væsentlige effektivitetsforbedringer.
• Hjælpe med at evaluere resultaterne for serviceniveauaftalen (SLA), vurdere deres indvirkning på kundetilfredsheden og give indsigt i forsinkelser.
• Generere øjeblikkelige rapporter, der giver indsigt i den operationelle kvalitet og områder med forbedringspotentiale. 

At træffe korrigerende foranstaltninger og implementere nye processer

Husk: Intet af dette har nogen værdi, hvis du ikke gør noget ved det. 

Ud over blot at gennemføre procesrevisionerne skal du sikre, at der træffes klare og beslutsomme foranstaltninger for at forbedre de resultater, du har fundet, herunder:

• Automatisering af gentagne opgaver for at øge effektiviteten og frigøre medarbejdernes tid.
• Indførelse af produktivitetsværktøjer og tilføjelse eller fjernelse af regelmæssige teammøder for at styrke kommunikationen mellem afdelinger.
• Revurdering og hensigtsmæssig fordeling af ressourcer for at maksimere produktiviteten.
• Fastlæggelse af ensartede driftsprocedurer og omhyggelig dokumentation af alt.
• Håndtering af kompetencegab gennem specialiseret uddannelse og fremme af et præstationsorienteret læringsmiljø.

CFO'ens rolle i procesforbedring

CFO'en fungerer både som den, der holder regnskab med resultaterne, og som virksomhedens nøgterne ekstra blik. Derfor har CFO'en det særlige privilegium at være bekendt med virksomhedens resultater og mulighed for at dykke ned i dens forskellige dele. Ved at gribe denne mulighed og følge den til dørs kommer du endnu tættere på at bevise, at du er en strategisk CFO i din virksomhed, og du cementerer din værdi både i dag og i fremtiden.

For at få de seneste teknologinyheder, ressourcer inden for regnskab og økonomi samt indsigt fra finansielle ledere kan du tilmelde dig The CFO Clubs ugentlige nyhedsbrev.