Sådan bruger du ERP-software effektivt: En komplet guide

Desværre læste du rigtigt – ifølge Gartner mislykkes "55-75 % af ERP-projekterne eller opfylder ikke deres tilsigtede mål."

Når man tager den tid og kapital, der investeres i ERP-implementering, samt de fordele, ERP-software tilbyder virksomheder, i betragtning, er dette en enorm (og skuffende) statistik.

Derfor er det afgørende for økonomimedarbejdere og ledere at lære, hvordan man bruger ERP-software. Som CFO er et ressourceplanlægningssystem et af dine mest effektive værktøjer. En kombination af automatiseret genindtastning af transaktioner, realtidsdata og tilpassede dashboards giver dig mulighed for at opnå en omfattende forståelse af din virksomheds økonomiske sundhed og behov.

Hvad er ERP-software?

Det centrale mål med ERP er at tilbyde et system af integrerede og centraliserede applikationer, der dækker de vigtigste forretningsbehov i alle dine mest afgørende afdelinger. Som CFO kan du for eksempel have størst gavn af de regnskabs-, analyse- og generelle økonomimoduler, som du finder i en given løsning.

Men du er ikke den eneste, der bliver tilfreds; andre afdelinger vil også få betydelige fordele ved ERP-implementering. Det meste ERP-software indeholder for eksempel vigtige funktioner, der er nødvendige for menneskelige ressourcer, forsyningskædestyring og andre afdelingers behov.

ERP-software falder typisk ind under et af tre niveauer baseret på dets omfang og ideelle anvendelsesområder.  

• Niveau 1: Disse ERP-systemer er bedst egnet til store og komplekse multinationale organisationer. Brugere af ERP-systemer på niveau 1 har generelt mere end 1.000 medarbejdere og en årlig omsætning på $500 millioner eller mere. Niveau 1-systemer har høje priser, men tilbyder også ekstremt robuste løsninger og konfigurationer, der passer til de fleste forretningsscenarier. De mest kendte ERP-systemer på niveau 1 omfatter SAP og Microsoft Dynamics 365.
• Niveau 2: For mellemstore og voksende virksomheder kan ERP-systemer på niveau 2 være en god løsning. De kan ikke blot implementeres hurtigere end løsninger på niveau 1, men har også en lavere pris. Oracle NetSuite og Sage Intacct er løsninger på niveau 2, der kan passe godt til virksomheder med færre end 1.000 medarbejdere og en begrænset geografisk udbredelse.
• Niveau 3: Sammenlignet med de tidligere ERP-niveauer findes løsninger på niveau 3 for at løse problemer i meget specialiserede brancher, såsom fødevareproduktion eller farmaceutisk fremstilling. Disse løsninger har en tendens til at have færre funktioner inden for områder som projektstyring, mens de fokuserer på det, disse virksomheder har mest brug for. De er typisk billigere at licensere end løsninger på de højere niveauer. QuickBooks er for eksempel en løsning på niveau 3.

ERP-systemernes historie

ERP-systemer er ærligt talt førende kraftcentre for virksomheder. Men de startede ikke sådan—oprindeligt var ERP-systemer blot beregnet til at organisere fremstillings- og produktionsprocesser. Tænk, hvor langt vi er nået.

Hvad skal et ERP-system bruges til?

ERP-systemer har mange anvendelsesmuligheder i den virkelige verden, så du blandt andet kan:

• Automatisere kedelige rutineopgaver for at spare tid.
• Forbedre din virksomheds forretningsresultater ved at forbedre organisatoriske politikker og værktøjer.
• Strømline arbejdsgange ved at understøtte bedre kommunikation og samarbejde og samtidig sikre, at alle har de værktøjer, de har brug for, så de kan udføre deres arbejde effektivt.
• Øge rentabiliteten gennem tidsbesparelser og bedre funktioner i regnskabssoftware.
• Modtage mere dybdegående data til hjælp med indkøb, prognoser, materialebehovsplanlægning osv.
• Øge virksomhedens skalerbarhed for at fremme vækst (især for små virksomheder).
• Administrere lagerbeholdningen effektivt og strømline forretningsfunktionerne.
• Forbedre beslutningstagning, registrering af kundeemner og konvertering af kundeemner inden for salg og markedsføring.
• Forbedre styringen af menneskelige ressourcer ved at forbinde din medarbejderdatabase med andre rapporterings- og handlingsfunktioner.
• Anvende forretningsintelligens til at træffe datadrevne beslutninger om afgørende emner.

Det er dog vigtigt at bemærke, at et ERP-system ikke er en løsning på alle din virksomheds problemer. Et ERP-system får ikke hurtigt en virksomhed i økonomiske vanskeligheder ud af et underskud. Faktisk kan det have den modsatte effekt. Licensomkostningerne kan beløbe sig til over $20,000 om året (i den billigere ende af skalaen), og de fleste implementeringer kræver hjælp fra specialiserede og dyre virksomheder.

Hvilke typer ERP-systemer vil jeg støde på?

Der er tre mulige typer af ERP-systemhosting, som du kan vælge imellem, og hver type har sine egne fordele og ulemper. Disse omfatter lokale, cloudbaserede og hybride ERP-typer.

Lokalt ERP-system

Et lokalt ERP-system medfører en stor indledende licensafgift og løbende vedligeholdelse. Derudover har du brug for den nødvendige hardware, fordi disse ERP-systemer hostes på dine computere og servere i din egen virksomhed. Fordelen ved disse ERP-systemer er maksimal tilpasning og enestående datasikkerhed. De er dog ikke økonomisk overkommelige for alle virksomheder og kræver tekniske ressourcer med stor viden internt i virksomheden.

Cloudbaseret ERP-system

Cloudbaserede ERP-systemer er udelukkende baseret på en software-som-en-tjeneste-model (SaaS), hvor du betaler et abonnementsgebyr for brugen i en bestemt periode (månedligt, kvartalsvist eller årligt). Softwaren hostes på leverandørens computere, og din virksomhed får adgang til den online.

Selvom cloudbaserede ERP-systemer har mange fordele — blandt andet deres lavere startpris — er deres langsigtede omkostninger sværere at beregne, og deres datasikkerhed er muligvis ikke lige så streng.

Hybridt ERP-system

Et hybridt ERP-system kombinerer elementer fra både cloudbaserede og lokale ERP-løsninger. Fordelene og ulemperne varierer afhængigt af, hvilke aspekter af hver hostingtype der anvendes.

Sådan bruger du ERP-software

Uanset hvilken type du vælger, er køb af ERP-software en betydelig investering for din virksomhed, både hvad angår tid og kapital — investeringer, du ikke har råd til at spilde. For at høste de største fordele ved ERP-software skal du vide, hvorfor du har brug for det, og hvordan du bruger det effektivt.

Følg nedenstående trin for at få de største fordele ud af dit nye ERP-system.

Gennemgå forretningsprocesserne

Når du udarbejder en ERP-strategi, er dette det første, du skal overveje. Hvilke forretningsprocesser har mest brug for forbedring? Hvilke problemer forsøger du at løse ved at indføre en ERP-platform i din virksomhed? Det er afgørende spørgsmål, du bør stille dig selv, når du vælger det rigtige ERP-system til din virksomhed.

Du kan besvare disse spørgsmål ved at foretage en komplet gennemgang af din virksomheds nuværende virksomhedsledelse, processer og nøgletal (både på tværs af hele virksomheden og specifikt for de enkelte afdelinger). Når du har identificeret eventuelle svage punkter, der kan forbedres, skal du udarbejde en rapport, som du senere kan bruge til at vurdere levedygtigheden af det nye ERP-system, du vælger.

Fokusér på datakvalitet

Dit nye ERP-softwaresystem leverer en masse værdifulde data, der kan hjælpe dig med at træffe mere velinformerede forretningsbeslutninger. Men for at dataene kan være helt nøjagtige, skal du bruge noget tid på at finjustere de typer data, dit nye system genererer. Du bør være ekstra opmærksom på sektionen om økonomisk rapportering.

Du bør også sikre, at andre afdelinger i din virksomhed indstiller deres datapræferencer korrekt. Det er en god idé at holde et møde med ledelsen for at drøfte, hvordan nøjagtige dataparametre skal se ud, før du går i gang. Det er langt nemmere at opsætte dataparametre end at rette dem, efter at der er begået en fejl.

Tilpas din ERP-software

Medmindre du har besluttet at åbne pengekassen til et fuldt specialbygget ERP-system, kommer du til at se på en standardløsning eller en onboardingproces med et udvalg af mange forskellige moduler.

Du bør analysere de inkluderede moduler, beslutte hvilke du vil bruge, og derefter tilpasse modulindstillingerne, så de passer til din virksomheds unikke behov. Som CFO bør du især fokusere på modulerne til fakturering, regnskab, lager og indkøb. Jeg har udarbejdet en tjekliste nedenfor med nogle af de vigtigste aspekter, du skal tage hånd om, før du bruger dit ERP-system første gang.

Fakturering

• Konfigurer dine faktureringsmuligheder (og husk at tilpasse virksomhedens fakturaer, så de passer til din branding).
• Hvis du driver e-handel, skal du sikre, at virksomhedens websted er forbundet med dit faktureringssystem.
• Sørg for, at alle relevante administrative medarbejdere har adgang til fakturerings- og betalingsoplysninger.
• Automatiser rutineopgaver som opfølgende e-mails om fakturering eller tilbagevendende betalinger.

Regnskab

• Tilpas sektionen for kreditorbogholderi efter behov.
• Finjuster rapporteringen af finansielle data og analyser.
• Gennemgå virksomhedens regnskaber for at sikre, at de indeholder alle nødvendige oplysninger for at overholde GAAP eller IFRS.

Lagerbeholdning

• Vurder, om du vil bruge en ERP-integration til at oprette forbindelse til eksisterende lagerstyringssoftware, eller om du vil lade ERP-systemet erstatte denne software.
• Tilpas dit kontrolpanel til ordrehåndtering.
• Tilpas, hvordan regneark skal genereres, når de hentes til gennemgang.
• Hvis du driver en e-handelsvirksomhed, skal du sikre, at den aktuelle lagerbeholdning er knyttet til dit aktuelle salg.

Indkøb

• Sørg for, at leverandørsporingen er konfigureret, og tilpas felterne efter behov.
• Sørg for, at indkøb indgår i rapporterne over driftsomkostninger.
• Hvis du har et fysisk produkt, skal du forbinde lagerbeholdning og indkøb, så du ved præcis, hvornår relevante indkøb skal foretages.

Brug af ERP – bedste praksis

Hvis du har fulgt ovenstående trin, vil du skabe et omfattende ERP-system, der gavner dit team; du skal dog sikre, at implementeringen, udbredelsen og systemets langsigtede levetid også tages i betragtning.

Her er nogle af de vigtigste ting, du bør holde øje med, hvis du vil sikre langsigtet succes med dit ERP-system.

Fremtidssikr din ERP-software

Det ERP-system, din virksomhed har brug for i dag, er måske ikke det samme, som du har brug for om 5 år. Det betyder, at du bør lede efter et system til virksomhedsressourceplanlægning, der kan vokse og udvikle sig sammen med din virksomhed – ikke forblive stillestående og blive forældet.

Det er nemmest at afgøre, om din ERP-software er fremtidssikret, ved at stille spørgsmål, før du foretager dit første køb. Tal med en leverandørrepræsentant, og stil følgende spørgsmål:

• Hvilke nye funktioner planlægges eller udvikles? Hvornår kan jeg forvente, at de nye funktioner lanceres?
• Hvordan ser leverandørens plan ud på kort sigt? På lang sigt?
• Hvor ofte opdateres softwaren?
• Planlægger leverandøren at tilføje flere integrationer eller tilpasningsmuligheder i fremtiden?

En god ERP-leverandør bør kunne besvare disse spørgsmål detaljeret. Du bør høre, at leverandøren har planlagt mange fremtidige forbedringer. Du bør også bruge et ERP-system med regelmæssige softwareopdateringer af hensyn til overholdelse af regler og datasikkerhed.

Integrer med eksisterende systemer

Hvis du har systemer, som du planlægger at fortsætte med at bruge efter implementeringen af dit ERP-system, skal du sikre, at de kan integreres. Hvis du eksempelvis ikke erstatter dem fuldstændigt med dit ERP-system, kan du vælge at integrere dit eksisterende system til styring af kunderelationer (CRM), dit system til styring af forsyningskæden eller din marketingsoftware.

Gør det nemt at bruge

En fremragende måde at gøre dit ERP-system nemt at bruge på er at udnytte mobilapps. I dag kan folk godt lide at have alt lige ved hånden – både til arbejdsmæssig og personlig brug. Hvis du sikrer, at din ERP-software kan bruges på mobile enheder, bliver det nemmere for alle involverede interessenter.

Identificer andre interessenter

Uddannelse er noget, du ikke har råd til at overse (men det gør mange virksomheder). Tilgå uddannelsen hierarkisk ved at identificere nøgleinteressenter i specifikke afdelinger og uddanne dem, så de bliver i stand til at oplære alle andre medarbejdere.

Overvåg omkostningsbesparelser og ROI

Som CFO vil du gerne analysere de økonomiske besparelser ved implementering af nye teknologier systematisk, og de data, der udvindes fra dit nye ERP-system, kan hjælpe. Brug dataene fra før implementeringen til at se, hvor mange arbejdstimer og ressourcer der blev brugt på at udføre specifikke opgaver. Sammenlign dette med den tid, der er brugt siden implementeringen af dit ERP-system, for at identificere, hvor meget tid der er blevet sparet, og dermed den løbende marginale fordel, som din virksomhed kan nyde godt af.

Få ERP-software til at arbejde for dig

En korrekt implementering af ERP-software har potentiale til at føre din virksomhed fremad mod en fremtid, hvor stabil vækst og stigende overskud er en realitet. Din virksomhed kan høste fordelene ved omkostningsbesparelser, øget overskud, strømlinede processer, bedre kommunikation, forbedret samarbejde og meget mere.