3-vejsmatch i kreditorbogholderiet: En komplet guide

Vil du høre noget vanvittigt?

Virksomheder mister i gennemsnit 5 % af deres årlige omsætning på grund af svindel. Når man tænker på, hvor meget tid vi alle bruger på at få de bedste vilkår i vores kontrakter, er en generel reduktion på 5 % af virksomhedens omsætning til gengæld for absolut ingenting absurd.

Et af de letteste mål for svindlere er kreditorbogholderiet.

I denne artikel forklarer jeg, hvad trevejsmatchning af fakturaer er, hvad det indebærer, og hvordan du kan implementere det effektivt.

Hvad er trevejsmatchning?

Trevejsmatchning er processen med at matche fakturaen med indkøbsordren og varemodtagelsesnotaen (GRN) for at verificere fakturaoplysningerne.

Denne tilgang sammenligner forskellige aspekter, herunder fakturabeløbet, fakturanummeret og bestillingsmængderne, med den tilsvarende indkøbsordre (PO) og GRN.

Ved at sammenligne oplysninger på tværs af tre dokumenter kan man identificere fejl og svigagtige fakturaer. Fakturaer indeholder naturligvis ofte mindre fejl på grund af afrunding eller andre legitime årsager. Så længe fakturafejlene ligger inden for et acceptabelt toleranceniveau, kan du godkende dem.

Hvorfor er trevejsmatchning vigtig?

Trevejsmatchning hjælper dig med at nå tre vigtige mål:

• Minimér svindel: Svindel kan være en stor bekymring, som, hvis den ikke kontrolleres, kan have en massiv indvirkning på bundlinjen. Trevejskontrol hjælper med at minimere risikoen for svigagtige fakturaer ved at verificere hver faktura to gange. Først med PO'en og derefter med GRN'en.
• Styr likviditeten: Rettidig betaling af fakturaer er afgørende for effektiv likviditetsstyring. Ved at behandle betalinger til tiden eller før forfaldsdatoen kan du drage fordel af rabatter for tidlig betaling.
• Opfyld kravene til intern kontrol: Selvom trevejsmatchning ikke er et lovkrav, hjælper det med at overholde relevante finansielle og skattemæssige regler og opretholde nøjagtige finansielle optegnelser. Afsnit 404 i Sarbanes-Oxley-loven kræver vurdering af og rapportering om virksomhedens effektivitet inden for intern kontrol over finansiel rapportering (ICFR). Disse interne kontroller skal sikre nøjagtigheden af finansielle transaktioner, hvilket omfatter verificering af fakturaer. Så selvom fakturamatchning ikke er et direkte krav, hjælper det med at overholde reglerne.

Manuelle systemer overvælder dit team? Overvej at lade robotterne hjælpe. Software til kreditorbogholderi findes for at hjælpe dig med at implementere trevejsmatchning, betale fakturaer bedre og meget mere — uden at kræve mere af medarbejdernes opmærksomhed.

Dette er de bedste værktøjer til kreditorbogholderi, vi har fundet:

1. 1. Traild — Bedst til afsløring af svindel i kreditorbogholderiet
2. 2. Payouts — Bedst til forskellige udbetalingsmetoder
3. 3. Melio — Bedst til fleksible betalinger og godkendelsesflows
4. 4. MakersHub — Bedst til automatisering af registrering af regninger
5. 5. Procurify — Bedst til udgiftsstyring
6. 6. DOKKA — Bedst til AI-drevet fakturaautomatisering
7. 7. TrailHQ — Bedst til tilpasselig automatisering af AP-arbejdsgange
8. 8. Ramp — Bedst til automatiseret udgiftsstyring
9. 9. Xero — Bedst til små virksomheder
10. 10. Tipalti — Bedst til automatisering

Hvad er tovejs- og firevejsmatchning i kreditorbogholderiet?

Tovejsmatchning sammenligner linjeposterne på PO'en og fakturaen, men ikke GRN'en. Kreditorbogholderimedarbejderen ser på mængden og prisen i PO'en og verificerer, at leverandørens faktura har samme mængde og pris. Tovejsmatchning verificerer grundlæggende ikke, om produktet faktisk blev leveret.

Firevejsmatchning går et skridt videre end trevejsmatchning ved at sammenligne fakturaer med inspektionssedler. En inspektionsseddel viser mængden af varer, der er godkendt efter inspektion. Du skal underrette leverandøren om produkter, der er leveret i uacceptabel stand, så de kan sende en ny levering eller justere det samlede beløb på fakturaen.

Her er en opsummering af forskellene mellem de tre matchningsprocesser:

Hvad er forskellen mellem matchning og afstemning?

Matchning indebærer at sammenligne to dokumenter for at finde overensstemmelser i dataene. Trevejsmatchning indebærer for eksempel at sammenligne fakturaen med PO'en og GRN'en for at sikre, at alle oplysninger stemmer overens.

På den anden side er afstemning processen med at kontrollere to datasæt for at se, om de stemmer overens. En pengestrømsopgørelse, der er udarbejdet efter den indirekte metode, er et glimrende eksempel på en afstemning mellem nettoresultatet og pengestrømmen.

De tre komponenter i 3-vejsmatchning

3-vejsmatchning bygger på tre afgørende komponenter: PO'en, GRN'en og fakturaen. Ved at gennemgå alle tre dokumenter kan du kontrollere, om ordren er blevet opfyldt som tilsigtet, og om fakturaoplysningerne er korrekte.

Her er lidt mere information om hvert af de tre dokumenter, du skal se på:

Indkøbsordre (PO)

Dine kolleger i indkøbs- eller indkøbsafdelingen udsteder PO'en. 

PO'en godkender købet af de anførte varer og indeholder oplysninger som varernes antal og pris (som aftalt med leverandøren). Hver PO har et unikt nummer, som du kan bruge til at henvise til og spore den.

Varemodtagelsesnota (GRN)

GRN'en, der også kaldes en modtagelsesrapport eller leveringskvittering, bekræfter, at modtagerafdelingen har modtaget leveringen. Den indeholder oplysninger om de leverede varer og angiver, om leveringen var fuldstændig eller delvis.

Faktura

Leverandøren sender typisk en faktura, når du har modtaget leveringen, men dette kan variere afhængigt af dit forhold til leverandøren. Fakturaen indeholder oplysninger som leverandørens kontaktoplysninger, et unikt fakturanummer, relevante krediteringer eller rabatter, det samlede skyldige beløb og tilgængelige betalingsmetoder.

Proces for 3-vejsmatchning

3-vejsmatchning er en enkel (men lidt tidskrævende) proces, hvor den kreditorbogholder sammenligner tre dokumenter—PO, GRN og faktura—for at finde uoverensstemmelser samt falske eller duplikerede fakturaer.

Kontrol af leverandørfakturaer omfatter tre trin:

1. Kontrol af PO

Bekræft, at PO'en indeholder alle de ordreoplysninger, der kræves på tidspunktet for ordreafgivelsen, herunder leverandørens navn og adresse, de varer, der skal bestilles, samt varernes antal og pris.

2. Kontrol af levering

Når forsendelsen ankommer, kontrollerer modtagerafdelingen varernes tilstand og sammenligner antallet af modtagne varer med det antal, der er angivet i PO'en. Hvis alt stemmer, udsteder de en GRN, der bekræfter vareleveringen, og registrerer den i lagerstyringssoftwaren.

3. Fakturamatchning

Match fakturaoplysningerne med PO'en og GRN'en. 

• Stemmer fakturaens samlede beløb overens med PO'ens? 
• Stemmer det fakturerede antal overens med det modtagne antal ifølge GRN'en? 
• Hvis GRN'en angiver, at visse varer i forsendelsen er beskadigede, er leverandørens faktura så justeret tilsvarende?

Det er da nemt, ikke? Denne enkle proces kan dog hurtigt blive overvældende, når du modtager tusindvis af leverancer hver måned.

Du kan altid ansætte flere bogholdere, men der findes en smartere og mere omkostningseffektiv måde at gøre 3-vejsmatchning skalerbar på: software til automatisering af kreditorbogholderiet. Automatisering af kreditorbogholderiet hjælper med at skalere 3-vejsmatchning og minimerer risikoen for menneskelige fejl.

Teams involveret i processen for 3-vejsmatchning

Tre afdelinger er involveret i processen for 3-vejsmatchning:

• Indkøbsafdelingen: Indkøbsafdelingen udsteder PO'en og sikrer, at den indeholder alle nødvendige oplysninger, såsom PO-nummeret samt varernes pris og antal.
• Modtagerafdelingen: Modtagerafdelingen modtager leverancer, registrerer de nye varer i lagerfortegnelsen og udsteder en GRN.
• Økonomi- eller regnskabsafdelingen: Kreditorbogholderiet modtager leverandørfakturaer og krydsrefererer dem med PO'en og GRN'en. Hvis alt stemmer, godkender de fakturaen.

Eksempel på 3-vejsmatchning

Lad os gennemgå et eksempel på, hvordan 3-vejsmatchning fungerer. Antag, at din softwarevirksomhed har brug for 10 nye skærme. Indkøbsafdelingen har besluttet at afgive en ordre hos virksomhed A.

Indkøbsordren angiver en samlet værdi på $15,000 og indeholder oplysninger som antal og pris på de bestilte skærme, forventet leveringsdato og interne regnskabskoder.

Når virksomhed A leverer skærmene og sender en faktura, begynder kreditorbogholderen verificeringsprocessen. Kreditorbogholderen kontrollerer, om købet blev godkendt gennem en PO, ved at se på pris, antal og virksomhedsnavn for at sikre, at der ikke er tale om en falsk faktura.

Derefter krydstjekker kreditorbogholderen GRN'en for at bekræfte, at 10 skærme faktisk blev leveret. Når alt er bekræftet, godkender kreditorbogholderen betalingen.

Fordele ved 3-vejs-matchning

3-vejs-matchning giver følgende fordele:

Forebyg svindel og overbetaling

Jeg har allerede nævnt dette et par gange, så du forstår pointen. Ved at verificere oplysningerne på tværs af tre forskellige dokumenter kan man opdage uoverensstemmelser, der kan føre til overbetaling, og identificere falske fakturaer. Kontrol af resultaterne fra et 3-vejs-match er en effektiv kreditorproces, der beskytter din bundlinje og dit pengestrøm.

Hurtigere betalinger

3-vejs-matchning hjælper med at effektivisere legitime leverandørbetalinger, især når du bruger et værktøj til automatisering af kreditorbogholderiet. Hurtigere betalinger hjælper dig med at opbygge stærkere leverandørrelationer, idet 81 % af betalerne mener, at øjeblikkelige betalinger = bedre leverandørrelationer. 

Hurtigere betalinger kan også potentielt føre til bedre kreditvilkår, prioritet ved ordrer og rabatter ved tidlig betaling.

Opret et revisionsspor

3-vejs-matchning kræver, at du opbevarer forretningsdokumenter (og kan finde dem på en måde, der ikke giver dig lyst til at rive håret ud). Når dette system er på plads, bliver det lettere at finde dokumenter under en intern revision, hvilket gør hele processen hurtigere.

Ulemper ved 3-vejs-matchning

Alt godt har en pris; her er ulemperne ved 3-vejs-matchning:

Arbejdskrævende

3-vejs-matchning kan være en langvarig og kedelig proces, når du først sætter den op. Længere behandlingstider i begyndelsen kan føre til forsinkede betalinger og stå i vejen for at opbygge et godt forhold til leverandøren.

Automatisering af kreditorbogholderiet er en nem løsning på den lange manuelle matchningsproces. Det automatiserede system tager sig af alt fra at matche oplysninger med den tilsvarende PO og GRN til at gennemføre betalingen. Hvis det ikke allerede står klart, mener jeg, at automatisering er vejen frem her; der er ingen grund til at bruge din tid på at samle et puslespil af dine forretningsoplysninger, hvis du ikke behøver det.

Ikke ideelt til tjenesteydelser

Du kan ikke udstede en GRN for tjenesteydelser, da de leveres løbende. Du får brug for et teammedlem til manuelt at kontrollere kvaliteten af tjenesten og informere kreditorbogholderiet, så de kan frigive betalingen. Lidt af en hovedpine.

Håndterer ikke alle fejl

3-vejs-matchning håndterer fejl i fakturaen. Den tager ikke højde for andre fejl, såsom bortkomne dokumenter eller fejlfortolkede aftalevilkår.

Desuden skal du, når du eller dit automatiserede system opdager fejl, drøfte fejlen med indkøbs- og modtagelsesafdelingen. Det kan forsinke processen yderligere, især hvis teamene arbejder forskellige steder.

Når det er sagt, er der også en delvis fordel her: Hvis du opdager disse fejl tidligt, kan du undgå større misforståelser senere, hvis de ellers ikke bliver opdaget.

Sådan implementerer du 3-vejs-matchning

Manuel 3-vejs-matchning er arbejdskrævende; hvis du går i gang uden en plan, kan det øge behandlingstiden for fakturaer og skabe en stor flaskehals i dit kreditorworkflow. Sådan implementerer du 3-vejs-matchning uden at lade det trække din betalingsproces i langdrag:

1. Tildel en ansvarlig: Identificer en person, der skal føre tilsyn med trevejsmatchningsprocessen. Det bør være en person fra kreditorbogholderiteamet, helst en person, der kan konfigurere kreditorbogholderisystemet til at matche fakturaer og håndtere de fejl, som systemet markerer.
2. Definer en minimumsværdi for fakturaer ved trevejsmatchning: Det er bedst ikke at bruge tid på trevejsmatchning for en faktura på $50. Begræns trevejsmatchning til fakturaer over et bestemt beløb, da fakturaer af høj værdi generelt indebærer en større risiko for svindel.
3. Automatiser trevejsmatchning: Et automatiseret system fjerner behovet for, at en kreditorbogholder manuelt verificerer leverandørfakturaer, idet værktøjer som faktura- og indkøbsordresoftware sammenligner de tre dokumenter uden manuel indsats. Hvis der er uoverensstemmelser, underretter systemet kreditorbogholderen.
4. Definer et toleranceniveau for uoverensstemmelser: Hvis du bruger software, anbefaler jeg, at du definerer et toleranceniveau for uoverensstemmelser, så systemet kan godkende betalinger med mindre uoverensstemmelser, så længe de ligger inden for et acceptabelt interval. Det fjerner behovet for at undersøge mindre uoverensstemmelser på fakturaer af høj værdi. Kreditorbogholderen bør for eksempel ikke være nødt til at bruge tid på at undersøge en forskel på $10 på en faktura på $10,000.
5. Indfør ændringen gradvist: Indfør trevejsmatchning gradvist ved at forklare kreditorbogholderiteamet, hvor vigtig trevejsmatchning er, hvilke fordele det giver, og hvilken rolle det spiller i den overordnede regnskabsproces.

Fremtiden for trevejsmatchning

Hvis dit bingokort indeholdt, at jeg skulle sige “AI”, så vær klar til at krydse det af!

Lige nu er software den bedste måde at gennemføre trevejsmatchning på, men AI-teknologier vil forme fremtiden. AI gør softwareløsninger mere effektive på tværs af brancher, og efterhånden som de bliver mere intelligente, vil de spare virksomheder for mange penge gennem endnu større effektivitet, reduktion af svindel og automatiserede beslutninger.

I 2019 svindlede en Honda-medarbejder for eksempel virksomheden for $750,000 ved at oprette flere indkøbsordrer. Honda kunne have forhindret dette med et AI-drevet kreditorbogholderisystem og sparet $750,000.

Et AI-drevet kreditorbogholderisystem kan gøre mere end blot at identificere falske fakturaer. ML-baseret anomalidetektion kan for eksempel overvåge medarbejdernes aktivitet i kreditorbogholderiprocessen. Systemet markerer skadelig adfærd, så du kan gribe ind, før det er for sent.

Du kan også bruge teknologier som omtrentlig matchning til at opdage fakturaer fra falske virksomheder.

“Omtrentlig matchning omfatter en bred vifte af statistiske teknikker, der sammenligner og matcher tilnærmelsesvist ens tekststrenge. Disse teknikker anvender statistiske regler til at nå frem til en relativ grad af sandhed om ligheden mellem to tekststrenge i modsætning til en boolesk tilgang, som bruger et separat, hardkodet format for hver opgave til at give et ja/nej-svar.”

• Texas-sammenslutningen af CPAs

Et system kan bruge omtrentlig matchning til at scanne flere arkiver, slå op i den eksisterende leverandørdatabase og sammenligne forskellige dokumenter for at identificere falske dokumenter. 

Resultatet? Opdagelse af svindel, selv i tilfælde hvor et menneske kunne have overset det.

Forbered dig på fremtiden i dag

Manuel trevejs kontrol er et fænomen fra 90'erne. Moderne virksomheder bruger software til at opdage fejl og svindel. AI er på vej til at transformere kreditorbogholderiprocessen, men indtil da kan du spare tid og forbedre sikkerheden ved at implementere trevejs kontrol i dag.

Hvis du fandt dette indlæg nyttigt, kan du abonnere på The CFO Clubs nyhedsbrev for at modtage flere indsigter direkte i din indbakke.