Hvad er regnskab efter periodiseringsprincippet, og hvorfor er det vigtigt?

Periodiseret regnskab betyder, at du registrerer indtægter og udgifter, når de optjenes eller afholdes, ikke når pengene faktisk flyttes.

Det giver dig et klart og opdateret billede af din virksomheds økonomiske sundhed, så du kan se overskud og forpligtelser, efterhånden som de opstår, og ikke kun når pengene går ind på din bankkonto. Hvis du ønsker en mere præcis måde at holde styr på din økonomi på, er periodiseret regnskab den foretrukne metode.

Hvad er periodiseret regnskab?

Periodiseret regnskab er en regnskabsmetode, hvor indtægter og udgifter registreres, når de opstår; ikke når pengene udveksles.

Hvis du tjener penge i marts, men får dem udbetalt i april, tæller de altså stadig med i marts. Det samme gælder udgifter – hvis varer ankommer i dag, men betalingen forfalder om 30 dage, registreres omkostningen nu.

Det giver et mere retvisende billede af virksomhedens resultater og samlede pengestrøm. For økonomimedarbejdere betyder det mere præcise rapporter, bedre planlægning og overholdelse af standarder som GAAP – hvilket er særligt nyttigt, når man arbejder med investorer eller långivere.

Hvordan fungerer periodiseret regnskab?

Periodiseret regnskab anvendes til debitorer og kreditorer og bygger på et system med dobbelt bogføring. Det betyder, at hver transaktion omfatter flere posteringer i hovedbogen eller kladden for at sikre, at bøgerne stemmer, og at et klart økonomisk billede kan ses i balancer og andre økonomiske rapporter. 

For at forstå, hvordan periodiseringsmetoden fungerer, kan vi se på to eksempler. Først ser vi på, hvordan indtægter registreres i et periodiseret regnskab. Derefter ser vi på, hvordan metoden håndterer udgifter, f.eks. når en virksomhed køber varer eller tjenesteydelser. 

Hvis du ikke er bekendt med posteringer eller dobbelt bogføring, kan det være en god idé at læse vores artikel om dobbelt bogføring, før du fortsætter. Hvis du vil have en dybere forståelse af regnskabsprincipper, kan du overveje at udforske vigtige regnskabsbøger, der gennemgår disse grundlæggende principper.

Periodiseret regnskab for indtægter

Pete’s Tire World får en aftale med Truckers, en virksomhed, der har en flåde af køretøjer. Virksomhederne indgår følgende aftale: Pete’s Tire World leverer dæk til Truckers efter behov. Pete’s Tire World fakturerer Truckers den første dag i måneden for alle dæk, der blev leveret den foregående måned, og Truckers har 15 dages betalingsfrist.

Truckers bestilte dæk for $2,000 den 19. marts. Pete’s Tire World sender en faktura på $2,000 den 1. april. Virksomheden betaler fakturaen den 10. april.

Den 19. marts, da Truckers bestiller dækkene, realiseres indtægten. Regnskabsafdelingen foretager følgende posteringer:

• En debitering på $2,000 på debitorer, specifikt Truckers’ konto
• En kreditering på $2,000 på indtægter

Den 1. april foretages ingen posteringer. Selvom fakturaen først er blevet sendt nu, blev indtægten realiseret den 19. marts, da salget fandt sted.

Den 10. april, når virksomheden betaler sin faktura, foretager regnskabsafdelingen nye posteringer for at opdatere de økonomiske opgørelser:

• En kreditering på $2,000 på debitorer (Truckers’ konto), da pengene er modtaget og ikke længere står som AR
• En debitering på $2,000 på likvide beholdninger

Hvis Pete’s Tire World anvendte kontantprincippet i regnskabet, ville virksomheden indregne indtægten fra dette salg i Q2 (hvis regnskabsåret følger kalenderåret), eftersom betalingen kom ind i april. 

Ved anvendelse af periodiseret regnskab hører denne indtægt til i Q1, eftersom salget blev gennemført i marts. Denne forskel hjælper en virksomhed med at skelne mellem, hvornår den tjener penge, og hvornår den modtager penge.

Periodiseret regnskab for udgifter

Metoden er den samme, når pengene bevæger sig i den anden retning. Lad os se på et eksempel, hvor Pete’s Tire World er den virksomhed, der afholder udgiften. I dette tilfælde bryder en af virksomhedens lastbiler til dæktransport sammen, og det koster $1,500 at reparere den.

Værkstedet reparerede lastbilen og fakturerede Pete’s Tire World den 20. maj. Pete’s betaler fakturaen den 2. juni.

Regnskabsteamet hos Pete’s Tire World skal foretage følgende posteringer i det periodiserede regnskab den 20. maj:

• En debitering på $1,500 på en udgiftskonto for reparation og vedligeholdelse
• En kreditering på $1,500 på kreditorer

Den 2. juni, når fakturaen betales, registreres følgende posteringer:

• En debitering på 1.500 USD på kreditorer, da de 1.500 USD ikke længere er udestående
• En kreditering på 1.500 USD til kontanter, som udligner den tidligere debitering

Kontantbaseret regnskab kontra periodiseringsmetoden

Vi er selvfølgelig nødt til at gennemgå den anden primære bogføringsmetode: den kontantbaserede metode. Selvom den ikke giver samme gennemsigtighed og overordnede præcise økonomiske billede som periodiseringsregnskab, kan kontantregnskab være enklere. Derfor er det ofte det foretrukne valg for enkeltmandsvirksomheder, freelancere og meget små virksomheder med et begrænset antal driftsansvarlige, investorer og debitorer. 

Hvad er kontantbaseret regnskab, og hvordan fungerer det?

På trods af navnet har kontantregnskab ikke noget at gøre med, om en virksomhed accepterer eller foretrækker kontantbetalinger. Det henviser til, hvornår indtægter og udgifter registreres, og hvordan posteringerne for disse poster foretages.

Den afgørende forskel mellem periodiseret og kontantbaseret regnskab er, at transaktioner i kontantregnskab først registreres, når pengene faktisk overføres. Derfor anvender kontantregnskab ikke den samme metode med dobbelt bogholderi, som periodiseringsregnskab gør.

Lad os vende tilbage til Petes Dækverden og sige, at Petes solgte dæk for 3.000 USD den 15. marts. Kunden betalte først for dækkene den 10. april. Hvis virksomheden anvendte kontantbaseret regnskab, ville Petes ikke indregne nogen indtægt før den 10. april.

I stedet ville regnskabsposteringerne omfatte:

• En debitering på 3.000 USD, der angiver, at Petes havde et tilgodehavende den 15. marts
• En kreditering på 3.000 USD, der angiver, at fakturaen blev betalt den 10. april

I modsætning til periodiseringsmetoden ville indtægten blive indregnet i 2. kvartal. 

Vigtigste forskelle mellem kontantbaseret og periodiseret regnskab

Fordele ved periodiseret regnskab

Du tænker måske, at kontantregnskab gør regnskaber lettere at håndtere, men der er adskillige grunde til at vælge periodiseringsregnskab i stedet. Vi har samlet en liste over fordelene ved denne metode:

• Periodiseret regnskab er tilladt i henhold til almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, eller GAAP. Det er kontantregnskab ikke. Disse regnskabsstandarder kan have betydning for investorer, långivere og andre. Hvis du planlægger at udvide din virksomhed væsentligt, ønsker en børsnotering på et senere tidspunkt eller på anden måde vil indgå partnerskab med investorer i fremtiden, er periodiseret regnskab bedre for dig end kontantregnskab.
• IRS kan kræve, at du anvender periodiseringsregnskab. Som det fremgår af tabellen ovenfor, kan kun små virksomheder, der falder inden for bestemte indtægtstærskler, vælge kontantbaseret regnskab.
• Periodiseringsregnskab bidrager til mere præcise økonomiske rapporter. Når man registrerer indtægter og udgifter, når de opstår, får virksomhedsledere og økonomiske beslutningstagere en bedre forståelse af virksomhedens forventede indtægter og gældssituation.
• Større nøjagtighed gør strategisk planlægning lettere. Når du kan se de forventede fremtidige pengestrømme og i realtid forstå, hvor din virksomhed står i forhold til gæld og indtægter, kan du lægge mere realistiske planer for vækst.

Periodiseringsmetoden har naturligvis også nogle ulemper. Først og fremmest er den lidt mere tidskrævende og udfordrende end den enklere regnskabsføring efter kontantprincippet. Derfor er det vigtigt at samarbejde med statsautoriserede revisorer eller andre fagfolk og investere i den rette regnskabssoftware, som kan automatisere meget af arbejdet med posteringer og tilbageførsler. 

Du skal også sikre dig, at du forstår dit regnskab, når du gennemgår det. Selvom periodiseringsregnskab er en god praksis i henhold til GAAP og bestemt hjælper med at placere brikkerne i puslespillet korrekt, kan utilstrækkeligt tilsyn og mangel på kontrol udsætte enhver virksomhed for risiko for svig eller kostbare fejl.