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Unternehmen verlieren durchschnittlich 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug. Wenn man bedenkt, wie viel Zeit wir alle darauf verwenden, die besten Konditionen für unsere Verträge auszuhandeln, ist eine pauschale Kürzung des Umsatzes Ihres Unternehmens um 5 % im Austausch für absolut nichts absurd.
Eine der am einfachsten auszunutzenden Schwachstellen für Betrüger ist die Kreditorenbuchhaltung.
In diesem Artikel erkläre ich, was der Drei-Wege-Abgleich von Rechnungen ist, was dazugehört und wie Sie ihn effizient und effektiv implementieren können.
Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?
Beim Drei-Wege-Abgleich wird die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingangsschein (GRN) abgeglichen, um die Rechnungsdaten zu überprüfen.
Bei diesem Verfahren werden verschiedene Aspekte wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Bestellmengen mit der entsprechenden Bestellung (PO) und dem GRN verglichen.
Der Vergleich der Daten aus drei Dokumenten hilft dabei, Fehler und betrügerische Rechnungen zu erkennen. Natürlich enthalten Rechnungen aufgrund von Rundungen oder anderen legitimen Gründen häufig geringfügige Fehler. Solange die Rechnungsfehler innerhalb eines akzeptablen Toleranzbereichs liegen, können Sie die Rechnungen freigeben.
Warum ist der Drei-Wege-Abgleich wichtig?
Der Drei-Wege-Abgleich hilft Ihnen, drei wichtige Ziele zu erreichen:
- Betrug minimieren: Betrug kann ein großes Problem darstellen und erhebliche Auswirkungen auf das Betriebsergebnis haben, wenn er nicht kontrolliert wird. Die Prüfung in drei Schritten trägt dazu bei, das Risiko betrügerischer Rechnungen zu minimieren, indem jede Rechnung zweimal überprüft wird: einmal anhand der Bestellung und ein weiteres Mal anhand des GRN.
- Cashflow verwalten: Die pünktliche Bezahlung von Rechnungen ist für ein effektives Cashflow-Management unerlässlich. Indem Sie Zahlungen fristgerecht oder frühzeitig verarbeiten, können Sie von Skonti für frühzeitige Zahlungen profitieren.
- Anforderungen an interne Kontrollen erfüllen: Der Drei-Wege-Abgleich ist zwar keine gesetzliche Vorgabe, hilft aber dabei, die relevanten Finanz- und Steuervorschriften einzuhalten und genaue Finanzunterlagen zu führen. Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley Act verlangt die Bewertung und Berichterstattung über die Wirksamkeit der internen Kontrollen der Finanzberichterstattung (ICFR) eines Unternehmens. Diese internen Kontrollen müssen die Richtigkeit von Finanztransaktionen sicherstellen, wozu auch die Überprüfung von Rechnungen gehört. Der Rechnungsabgleich ist daher zwar keine direkte Anforderung, trägt aber zur Einhaltung der Vorschriften bei.
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Dies sind die besten Werkzeuge für die Kreditorenbuchhaltung, die wir gefunden haben:
Was ist ein Zwei-Wege- und ein Vier-Wege-Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung?
Beim Zwei-Wege-Abgleich werden die Einzelpositionen der Bestellung und der Rechnung verglichen, nicht jedoch der GRN. Der Kreditorenbuchhalter prüft die Menge und den Preis in der Bestellung und stellt sicher, dass die Lieferantenrechnung dieselbe Menge und denselben Preis ausweist. Im Wesentlichen wird beim Zwei-Wege-Abgleich nicht überprüft, ob das Produkt tatsächlich geliefert wurde.
Der Vier-Wege-Abgleich geht einen Schritt weiter als der Drei-Wege-Abgleich, indem Rechnungen mit Prüfbescheinigungen verglichen werden. Eine Prüfbescheinigung weist die Menge der nach der Prüfung angenommenen Waren aus. Sie müssen den Lieferanten über Produkte informieren, die in einem nicht akzeptablen Zustand geliefert wurden, damit er eine neue Lieferung senden oder den Gesamtbetrag auf der Rechnung anpassen kann.
Hier ist eine Zusammenfassung der Unterschiede zwischen den drei Abgleichsverfahren:
| Dokument | Bestellung | GRN | Lieferantenrechnung | Prüfbescheinigung |
| Zwei-Wege-Abgleich | ✓ | - | ✓ | - |
| Drei-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Vier-Wege-Abgleich | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Was ist der Unterschied zwischen Abgleich und Abstimmung?
Beim Abgleich werden zwei Dokumente verglichen, um Übereinstimmungen in den Daten zu finden. Beim Drei-Wege-Abgleich werden beispielsweise die Rechnung, die Bestellung und der GRN miteinander verglichen, um sicherzustellen, dass alle Angaben übereinstimmen.
Andererseits ist eine Abstimmung der Prozess, bei dem zwei Datensätze überprüft werden, um festzustellen, ob sie übereinstimmen. Eine mithilfe der indirekten Methode erstellte Kapitalflussrechnung ist ein hervorragendes Beispiel für eine Abstimmung zwischen dem Nettogewinn und dem Cashflow.
Die drei Komponenten des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich basiert auf drei entscheidenden Komponenten: der Bestellung, dem Wareneingangsschein und der Rechnung. Die Prüfung aller drei Dokumente hilft Ihnen festzustellen, ob die Bestellung wie vorgesehen erfüllt wurde und ob die Rechnungsdetails korrekt sind.
Hier finden Sie etwas mehr Informationen zu den drei Dokumenten, die Sie prüfen müssen:
Bestellung (PO)
Ihre Kollegen in der Einkaufs- oder Beschaffungsabteilung stellen die PO aus.
Die PO genehmigt den Kauf der aufgeführten Artikel und enthält Angaben wie die Menge und den Preis der Artikel (wie mit dem Lieferanten vereinbart). Jede PO hat eine eindeutige Nummer, über die Sie auf sie verweisen und sie nachverfolgen können.
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Wareneingangsschein (GRN)
Der GRN, auch Wareneingangsbericht oder Lieferschein genannt, bestätigt, dass die Wareneingangsabteilung die Lieferung erhalten hat. Er enthält Informationen zu den gelieferten Artikeln und gibt an, ob die Lieferung vollständig oder teilweise erfolgt ist.
Rechnung
In der Regel sendet der Lieferant eine Rechnung, sobald Sie die Lieferung erhalten haben, dies kann jedoch abhängig von Ihrer Beziehung zu ihm variieren. Die Rechnung enthält Angaben wie die Kontaktdaten des Lieferanten, eine eindeutige Rechnungsnummer, anwendbare Gutschriften oder Rabatte, den fälligen Gesamtbetrag und verfügbare Zahlungsmethoden.
Prozess des 3-Wege-Abgleichs
Der 3-Wege-Abgleich ist ein unkomplizierter (wenn auch etwas zeitaufwendiger) Prozess, bei dem der Sachbearbeiter der Kreditorenbuchhaltung drei Dokumente – PO, GRN und Rechnung – miteinander vergleicht, um Unstimmigkeiten sowie betrügerische oder doppelte Rechnungen zu erkennen.
Die Überprüfung von Lieferantenrechnungen umfasst drei Schritte:
1. Überprüfung der PO
Bestätigen Sie, dass die PO alle zum Zeitpunkt der Auftragserteilung erforderlichen Bestelldetails enthält, einschließlich des Namens und der Adresse des Lieferanten, der zu bestellenden Artikel sowie der Menge und des Preises dieser Artikel.
2. Überprüfung der Lieferung
Nach dem Eintreffen der Sendung überprüft die Wareneingangsabteilung den Zustand der Waren und vergleicht die erhaltene Warenmenge mit der in der PO angegebenen Menge. Wenn alles stimmt, stellt sie einen GRN aus, der die Lieferung der Waren bestätigt, und trägt sie in die Bestandsverwaltungssoftware ein.
3. Abgleich der Rechnung
Gleichen Sie die Rechnungsdetails mit der PO und dem GRN ab.
- Stimmt der Gesamtbetrag der Rechnung mit dem der PO überein?
- Stimmt die in Rechnung gestellte Menge mit der gemäß dem GRN erhaltenen Menge überein?
- Wenn der GRN Schäden an bestimmten Artikeln der Sendung ausweist, wurde die Rechnung des Lieferanten entsprechend angepasst?
Ganz einfach, oder? Nun, dieser einfache Prozess kann schnell überwältigend werden, wenn Sie jeden Monat Tausende von Lieferungen erhalten.
Sie könnten zwar weitere Sachbearbeiter einstellen, aber es gibt eine intelligentere und kostengünstigere Möglichkeit, den 3-Wege-Abgleich skalierbar zu machen: Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung hilft dabei, den 3-Wege-Abgleich zu skalieren und minimiert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler.
Am Prozess des 3-Wege-Abgleichs beteiligte Teams
Drei Abteilungen sind am Prozess des 3-Wege-Abgleichs beteiligt:
- Einkaufsabteilung: Die Einkaufsabteilung stellt die PO aus und stellt sicher, dass sie alle erforderlichen Details wie die PO-Nummer sowie Artikelpreise und -mengen enthält.
- Wareneingangsabteilung: Die Wareneingangsabteilung nimmt Lieferungen entgegen, erfasst die neuen Artikel im Bestandsverzeichnis und stellt einen GRN aus.
- Finanz- oder Buchhaltungsabteilung: Das Kreditorenbuchhaltungsteam erhält die Lieferantenrechnungen und gleicht sie mit der PO und dem GRN ab. Wenn alles stimmt, gibt es die Rechnung zur Zahlung frei.
Beispiel für einen 3-Wege-Abgleich
Sehen wir uns anhand eines Beispiels an, wie der 3-Wege-Abgleich funktioniert. Angenommen, Ihr Softwareunternehmen benötigt 10 neue Monitore. Die Einkaufsabteilung hat beschlossen, eine Bestellung bei Unternehmen A aufzugeben.
Die Bestellung (PO) weist einen Gesamtwert von $15,000 auf und enthält Angaben wie die Menge und den Preis der bestellten Monitore, das voraussichtliche Lieferdatum und interne Buchhaltungscodes.
Sobald Unternehmen A die Monitore liefert und eine Rechnung sendet, beginnt der AP-Sachbearbeiter mit dem Prüfprozess. Der Sachbearbeiter prüft, ob der Einkauf über eine PO autorisiert wurde, und kontrolliert dabei den Preis, die Menge und den Unternehmensnamen, um sicherzustellen, dass es sich nicht um eine gefälschte Rechnung handelt.
Anschließend gleicht der AP-Sachbearbeiter den Wareneingangsschein (GRN) ab, um zu überprüfen, ob tatsächlich 10 Monitore geliefert wurden. Sobald alles bestätigt ist, autorisiert der Sachbearbeiter die Zahlung.
Vorteile des Drei-Wege-Abgleichs
Der Drei-Wege-Abgleich bietet folgende Vorteile:
Betrug und Überzahlungen verhindern
Ich habe diesen Punkt bereits einige Male erwähnt, also ist er dir bekannt. Die Überprüfung der Angaben in drei unterschiedlichen Dokumenten hilft dabei, Abweichungen zu erkennen, die zu Überzahlungen führen könnten, und betrügerische Rechnungen zu identifizieren. Die Ergebnisse des Drei-Wege-Abgleichs zu prüfen, ist ein effizienter Kreditorenbuchhaltungsprozess, der dein Unternehmensergebnis und deinen Cashflow schützt.
Schnellere Zahlungen
Der Drei-Wege-Abgleich hilft dabei, legitime Lieferantenzahlungen zu optimieren, insbesondere wenn du ein Tool zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verwendest. Schnellere Zahlungen helfen dir, stärkere Lieferantenbeziehungen aufzubauen, wobei 81 % der Zahlenden der Meinung sind, dass Sofortzahlungen = bessere Lieferantenbeziehungen bedeuten.
Schnellere Zahlungen können außerdem zu besseren Zahlungsbedingungen, einer bevorzugten Behandlung bei Bestellungen und Skonti für frühzeitige Zahlungen führen.
Eine Prüfspur erstellen
Beim Drei-Wege-Abgleich musst du Geschäftsdokumente speichern und sie auf eine Weise wiederfinden können, bei der du dir nicht gleich die Haare raufen möchtest. Ein solches System erleichtert das Auffinden von Dokumenten während einer internen Prüfung und beschleunigt den gesamten Prozess.
Nachteile des Drei-Wege-Abgleichs
Alles Gute hat seinen Preis; hier sind die Nachteile des Drei-Wege-Abgleichs:
Arbeitsintensiv
Der Drei-Wege-Abgleich kann ein langwieriger und eintöniger Prozess sein, wenn du ihn gerade erst einrichtest. Längere Bearbeitungszeiten zu Beginn können zu verspäteten Zahlungen führen und dem Aufbau einer guten Beziehung zum Lieferanten im Weg stehen.
Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine einfache Lösung für den langwierigen manuellen Abgleichsprozess. Das automatisierte System kümmert sich um alles – vom Abgleich der Angaben mit der entsprechenden PO und dem GRN bis hin zur Ausführung der Zahlung. Falls es noch nicht deutlich geworden ist: Meiner Meinung nach ist Automatisierung hier der richtige Weg. Es gibt keinen Grund, deine Zeit damit zu verbringen, aus deinen Geschäftsinformationen ein Puzzle zusammenzusetzen, wenn das nicht nötig ist.
Nicht ideal für Dienstleistungen
Für Dienstleistungen kannst du keinen GRN ausstellen, da sie fortlaufend erbracht werden. Du brauchst ein Teammitglied, das die Qualität der Dienstleistung manuell prüft und das AP-Team informiert, damit es die Zahlung freigeben kann. Ziemlich lästig.
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Behebt nicht alle Fehler
Der Drei-Wege-Abgleich kümmert sich um Fehler in der Rechnung. Andere Fehler, etwa verlegte Unterlagen oder falsch interpretierte Vertragsbedingungen, werden dabei nicht berücksichtigt.
Wenn du oder dein automatisiertes System Fehler feststellt, musst du außerdem den Fehler mit der Einkaufs- und der Wareneingangsabteilung besprechen. Das kann den Prozess zusätzlich verlangsamen, insbesondere wenn die Teams an unterschiedlichen Standorten arbeiten.
Allerdings gibt es hier auch einen teilweisen Vorteil: Wenn du diese Fehler frühzeitig erkennst, kannst du größere Missverständnisse zu einem späteren Zeitpunkt vermeiden, die andernfalls unbemerkt bleiben würden.
So implementierst du den Drei-Wege-Abgleich
Der manuelle Drei-Wege-Abgleich ist arbeitsintensiv. Wenn du ohne Plan an die Sache herangehst, kann er die Bearbeitungszeiten von Rechnungen verlängern und zu einem großen Engpass in deinem Kreditorenbuchhaltungsprozess werden. So implementierst du den Drei-Wege-Abgleich, ohne dass sich dein Zahlungsprozess unnötig in die Länge zieht:
- Einen Verantwortlichen bestimmen: Bestimmen Sie eine Person, die den Drei-Wege-Abgleich überwacht. Dies sollte jemand aus dem AP-Team sein, vorzugsweise jemand, der das AP-System so konfigurieren kann, dass es Rechnungen abgleicht und die vom System gekennzeichneten Fehler behebt.
- Einen Mindestbetrag für Rechnungen beim Drei-Wege-Abgleich festlegen: Es ist nicht sinnvoll, eine Rechnung über 50 $ einem Drei-Wege-Abgleich zu unterziehen. Beschränken Sie den Drei-Wege-Abgleich auf Rechnungen über einem bestimmten Dollarbetrag, da bei Rechnungen mit hohem Wert im Allgemeinen ein höheres Betrugsrisiko besteht.
- Den Drei-Wege-Abgleich automatisieren: Ein automatisiertes System macht es überflüssig, dass ein AP-Sachbearbeiter Lieferantenrechnungen manuell überprüft. Mithilfe von Tools wie Software für Rechnungen und Bestellungen können die drei Dokumente ohne manuellen Aufwand abgeglichen werden. Bei Abweichungen benachrichtigt das System den AP-Sachbearbeiter.
- Eine Toleranzgrenze für Abweichungen festlegen: Wenn Sie Software verwenden, empfehle ich, eine Toleranzgrenze für Abweichungen festzulegen, damit das System Zahlungen bei geringfügigen Abweichungen genehmigen kann, sofern diese innerhalb eines akzeptablen Bereichs liegen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, geringfügige Abweichungen bei Rechnungen mit hohem Wert zu untersuchen. Beispielsweise sollte ein AP-Sachbearbeiter keine Zeit damit verbringen müssen, eine Differenz von 10 $ bei einer Rechnung über 10.000 $ zu untersuchen.
- Die Umstellung schrittweise vornehmen: Führen Sie den Drei-Wege-Abgleich schrittweise ein, indem Sie dem AP-Team die Bedeutung des Drei-Wege-Abgleichs, seine Vorteile und seine Rolle im übergeordneten Buchhaltungsprozess erläutern.
Die Zukunft des Drei-Wege-Abgleichs
Wenn Sie auf Ihrer Bingo-Karte damit gerechnet haben, dass ich „KI“ sage, können Sie es jetzt ankreuzen!
Derzeit ist Software die beste Möglichkeit, einen Drei-Wege-Abgleich durchzuführen; die Zukunft wird jedoch von KI-Technologien geprägt sein. KI macht Softwarelösungen branchenübergreifend leistungsfähiger. Je intelligenter sie werden, desto mehr Geld werden sie Unternehmen durch noch höhere Effizienz, weniger Betrug und automatisierte Entscheidungen sparen.
So hat beispielsweise im Jahr 2019 ein Honda-Mitarbeiter das Unternehmen um 750.000 $ betrogen, indem er mehrere Bestellungen erstellte. Honda hätte dies mit einem KI-gestützten AP-System verhindern und 750.000 $ einsparen können.
Ein KI-gestütztes AP-System kann mehr, als nur betrügerische Rechnungen zu erkennen. Beispielsweise kann die ML-basierte Anomalieerkennung die Interaktion von Mitarbeitern mit dem AP-Prozess überwachen. Das System kennzeichnet böswilliges Verhalten, sodass Sie eingreifen können, bevor es zu spät ist.
Sie können auch Technologien wie den unscharfen Abgleich einsetzen, um Rechnungen von Scheinfirmen zu erkennen.
„Der unscharfe Abgleich umfasst eine Reihe statistischer Verfahren, die ungefähr gleiche Zeichenfolgen vergleichen und abgleichen. Diese Verfahren verwenden statistische Regeln, um einen relativen Wahrheitsgrad hinsichtlich der Ähnlichkeit zwischen zwei Zeichenfolgen zu ermitteln. Im Gegensatz dazu verwendet ein boolescher Ansatz für jede Aufgabe ein separates, fest codiertes Format, um eine Ja-/Nein-Antwort zu liefern.“
Ein System kann den unscharfen Abgleich verwenden, um mehrere Datenbestände zu durchsuchen, die vorhandene Lieferantendatenbank abzufragen und verschiedene Dokumente zu vergleichen, um gefälschte Dokumente zu erkennen.
Das Ergebnis? Betrug wird erkannt, selbst in Fällen, in denen ein Mensch ihn möglicherweise übersehen hätte.
Bereiten Sie sich schon heute auf die Zukunft vor
Die manuelle Drei-Wege-Prüfung ist ein Phänomen der 90er-Jahre. Moderne Unternehmen setzen Software zur Erkennung von Fehlern und Betrug ein. KI wird den AP-Prozess bald grundlegend verändern. Nutzen Sie bis dahin die Möglichkeit, Zeit zu sparen und durch die Einführung einer Drei-Wege-Prüfung noch heute die Sicherheit zu verbessern.
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