So gleichen Sie eine Kasse jedes Mal perfekt ab
Eine Kasse auszugleichen mag wie eine kleine Aufgabe erscheinen, aber wenn es nicht richtig gemacht wird, kann schnell Chaos entstehen – nicht übereinstimmende Aufzeichnungen, Verwirrung und unnötiger Stress.
Als ehemalige/r Buchhalter/in mit mehreren Jahren Erfahrung weiß ich, wie entscheidend gute Gewohnheiten im Umgang mit Bargeld für einen reibungslosen Ablauf und das Vertrauen im Team sind. Deshalb habe ich diese einfache Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, den Überblick zu behalten. Egal, ob Sie neu darin sind oder nur eine Auffrischung brauchen, diese Anleitung macht das Kassenabgleichen einfacher, genauer und deutlich stressfreier.
Was ist eine Kasse?
Eine Kasse, auch Kassenschublade genannt, ist ein Gerät, das im Einzelhandel und in anderen bargeldbasierten Unternehmen zur Erfassung von Verkäufen verwendet wird. Sie enthält eine Schublade zur Aufbewahrung von Bargeld und Münzen, eine Tastatur oder Touchscreen-Bedienung sowie einen Belegdrucker.
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Diese Systeme unterscheiden sich von Point-of-Sale- (POS-) Systemen. Point-of-Sale-Systeme verwenden zum Beispiel Hard- und Software, um Transaktionen abzuwickeln, während Kassen in der Regel mechanisch funktionieren. Die meisten modernen Unternehmen verwenden ein POS-System oder eine Kombination aus beidem, um Transaktionen einfacher zu verwalten und Finanzen besser auszugleichen.
Warum ist das Ausgleichen der Kasse wichtig?
Egal ob Sie ein POS-System mit Ihrer Kasse nutzen oder nicht, es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihre Kasse ausgleichen. Das ist aus zwei Gründen unerlässlich:
- Übersicht über den Kassenbestand: Das Ausgleichen hilft Ihnen, den aktuellen Bargeldbestand zu berechnen. Das ist wichtig, denn wie Cashflow-Management 101 lehrt, wollen Sie immer genug Bargeld griffbereit haben, aber nie zu viel.
- Verantwortlichkeit: Die Maßnahme sorgt für Verantwortlichkeit, sodass Fehler oder Diebstähle der verantwortlichen Person schneller zugeordnet werden können. Wenn Bargeld fehlt, finden Sie die Ursache schneller, wenn Sie Ihre Kasse regelmäßig ausgleichen.
Tipps zum Einstieg beim Kassenabgleich
Bevor Sie mit Ihrem regelmäßigen Kassenabgleich beginnen, sollten Sie zwei Konstanten festlegen.
Die beste Startsumme festlegen
Die erste Konstante ist der Geldbetrag, den Sie zu Tagesbeginn in Ihrer Kasse haben möchten. Zu viel Bargeld in den Kassen zu halten, kann Opportunitätskosten verursachen, vor allem, wenn Sie Hunderte von Kassen an verschiedenen Standorten betreiben.
Es gibt noch weitere Risiken zu beachten. Wenn die Schubladen zum Beispiel mit Bargeld überfüllt sind, könnten Scheine beim Hantieren herausrutschen oder in Spalten im hinteren Bereich der Kasse stecken bleiben.
Wenn Sie sich für einen gewünschten Betrag entschieden haben, stellen Sie sicher, dass dieser zu Beginn des Tages so aufgeteilt ist, dass genügend Wechselgeld für den gesamten Tag zur Verfügung steht.
Pro Kasse nur eine Person einteilen
Die zweite Konstante sollte die Person sein: Wenn Sie mit dem Kassenabgleich beginnen, achten Sie darauf, für jede Kasse pro Schicht nur eine/n Mitarbeiter/in einzuteilen. Wenn Mitarbeitende zwischen den Kassen wechseln, steigt die Fehleranfälligkeit.
Mit diesem Vorgehen schaffen Sie außerdem Verantwortlichkeit. Sollte es zu Unstimmigkeiten beim Bargeld kommen, lässt sich die Ursache schnell auf eine Person zurückverfolgen – das erleichtert den Betrieb und sorgt für einen besseren Überblick.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Kassenabgleich
Nachdem Sie die Konstanten geklärt haben, folgt nun das Vorgehen zum Ausgleichen einer Kasse.
1. Kassenbestand zu Schichtbeginn zählen
Bevor die Schicht startet, sollte der/die Mitarbeiter/in, der/die die Kasse betreut, eine physische Zählung des Bargelds im Fach durchführen. Der Kassenbestand sollte zu Beginn jedes Tages gleich sein.
2. Erstellen Sie einen Verkaufsbericht am Ende einer Schicht
Am Ende jeder Schicht muss der/die Mitarbeitende den POS-Bericht für diese spezielle Schicht ziehen. Der Bericht enthält in der Regel Details zu allen Transaktionen, die während der Schicht über das Kassensystem abgewickelt wurden. Die Details können je nach Kassensystem variieren, enthalten aber im Allgemeinen den beteiligten Mitarbeitenden, den Namen der Kundschaft, die verkauften Artikel und den bezahlten Betrag.
3. Zählen Sie das Bargeld
Sobald Sie den POS-Bericht haben, zählen Sie das Bargeld in der Kasse. Dazu gehören Bargeld, Schecks, Kreditkartenbelege und Gutscheine. Wenn Sie täglich viel Bargeld erhalten, lohnt sich die Investition in eine Zählmaschine – sie hilft Ihnen, schneller zu zählen und Fehler während dieses Prozesses zu vermeiden.
Dann ziehen Sie den Anfangsbestand vom insgesamt während der Schicht erhaltenen Bargeld ab.
Angenommen, Sie führen zu Beginn jeder Schicht 500 $ Bargeld in der Kasse. Während der letzten Schicht nahm der/die Mitarbeitende 1.000 $ in bar ein, und für Waren im Wert von 1.500 $ wurde mit digitalen Zahlungsmethoden wie Kredit- und Debitkarten bezahlt.
Das bedeutet, dass sich am Ende der Schicht 1.500 $ in der Kasse befinden sollten, während das POS-System einen Gesamtumsatz von 2.500 $ (1.000 $ + 1.500 $) ausweist.
4. Differenzen abgleichen
Abweichungen sind besonders in kleinen Unternehmen üblich. Es kann sein, dass Ihnen Bargeld fehlt oder Sie ein Plus (sogenannter Überschuss) haben, und zwar in folgenden Fällen:
- Falsches Zählen: Haftnotizen oder hastiges Zählen können zu Fehlern führen. Zählen Sie das Bargeld erneut – dies sollte der erste Schritt sein.
- Verlorenes Bargeld: Der/die Mitarbeitende hat einen Geldschein verloren oder einem Kunden zu viel Wechselgeld gegeben. Kontrollieren Sie die Kasse erneut, um verlorenes Bargeld zu finden.
- Diebstahl: Der/die Mitarbeitende oder jemand anderes könnte das Geld gestohlen haben.
- Zu viel Wechselgeld ausgegeben: Das Aushändigen von zu viel Geld an Kunden ist die einzige Ursache für Überschüsse.
5. Bargeldtransaktionen verbuchen
Wenn Sie alle Differenzen klären konnten, verbuchen Sie die Bargeldtransaktionen in Ihren Büchern. Achten Sie darauf, den erhaltenen Bargeldbetrag zu erfassen – nicht den Gesamtbestand der Kasse, da dieser auch den Anfangsbestand enthält (im obigen Beispiel 500 $).
6. Anfangsbestand wieder in die Kasse legen
Jetzt können Sie die Kassenschublade leeren und den Anfangsbestand für die nächste Schicht darin lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie angemessene interne Kontrollen und einen definierten Ablauf haben, wie mit Bargeld über diesen Punkt hinaus umzugehen ist, um Diebstahl durch Mitarbeitende und Geldverluste zu verhindern.
Best Practices für den Umgang mit Bargeld
Die Befolgung bewährter Praktiken schützt Sie vor Diebstahl, hilft dabei, Verantwortlichkeiten nachzuvollziehen, und beugt Unterschlagung vor. Hier sind drei Empfehlungen, die Sie beim Umgang mit Bargeld in Kassenschubladen beachten sollten.
Angemessenen Anfangsbestand festlegen
Ein festgelegter Kassenbestand bringt Konsistenz in den Ablauf. Am Ende eines Tages oder einer Schicht kann die zuständige Person exakt den Betrag feststellen, der in der Kasse verbleiben soll.
Sie könnten sogar in Erwägung ziehen, konkrete Stückelungen für den Kassenbestand vorzugeben, damit ausreichend Geld für Wechselgeld während der nächsten Schicht da ist.
Engpässe oder Überschüsse lassen sich leichter nachvollziehen, wenn Sie mit einem festgelegten Anfangsbestand arbeiten. So erkennen Sie einfacher, ob die Abweichung während der Schicht entstanden ist oder ob bereits der Kassenbestand zu Beginn falsch war.
Bargeld regelmäßig entnehmen (Cash Drops)
Überfüllte Kassenschubladen erschweren den Umgang mit Bargeld – Mitarbeitende könnten beim Herausgeben von Wechselgeld einen Schein verlieren oder Banknoten könnten im hinteren Teil der Lade stecken bleiben.
Sobald die Kassenschublade voll ist, sollte der/die zuständige Mitarbeitende das Bargeld manuell aus der Kasse nehmen und an einem sicheren Ort hinterlegen. Wichtig ist, dass die Person den Vorgang der Entnahme dokumentiert und unterschreibt, um Verantwortlichkeiten sicherzustellen.
Sicherer Ort zur Geldzählung
Das eigentliche Zählen sollte an einem sicheren Ort stattfinden. Dies ist eine wichtige interne Kontrolle, um das Bargeld vor Risiken wie Veruntreuung zu schützen. Der Ort sollte videoüberwacht und nur befugten Personen zugänglich sein.
Wenn ein:e Mitarbeiter:in das Bargeld zählt, stellen Sie sicher, dass eine weitere Person anwesend ist. Diese Vieraugenkontrolle hilft dabei, die Genauigkeit der Zählung zu überprüfen und verringert das Diebstahlrisiko. Wenn Sie täglich große Bargeldbeträge handhaben, sollten Sie regelmäßige, begleitete Geldtransporte für maximale Sicherheit einrichten.
Fehlerbehebung bei typischen Kassenbestandsdifferenzen
Wenn ein erneutes Nachzählen eine beim Abgleichen von Kasse und POS-Bericht aufgefallene Abweichung nicht behebt, gibt es einige andere Möglichkeiten, die Sie ausprobieren sollten.
Tagestransaktionen überprüfen
Falsch erfasste Transaktionen, nicht dokumentierte Verkäufe und fehlerhafte Rückerstattungen sind häufige Ursachen für Differenzen. Überprüfen Sie alle Verkaufsbelege, Rechnungen und POS-Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt erfasst wurden und Stornos, Rabatte oder Rückgaben angemessen verbucht wurden.
Kassenprozesse überprüfen
Der Kassenprozess beginnt damit, am Ende der Schicht den korrekten Wechselgeldbetrag in der Kasse zu hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden – auch Neueinstellungen – wissen, wie viel Bargeld am Schichtende in der Kasse verbleiben soll. Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeitenden geschult sind, das POS-System korrekt zu bedienen, und ob sie die typischen Fallstricke im Kassenprozess kennen.
Mitarbeiterfehler prüfen
Mitarbeiterfehler sind die häufigste Ursache für Differenzen – und das ist normal. Ein Kassenabgleich kann bestätigen, ob dies die Differenzen verursacht hat. Wenn Mitarbeiterfehler die Hauptursache zu sein scheinen, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu minimieren. Beispielsweise können Sie in ein automatisiertes POS-System oder Kassensoftware investieren und zusätzliche Schulungen für einen effektiveren Umgang mit Bargeld anbieten.
Größere Probleme angehen
Wiederkehrende Differenzen deuten oft auf ein tieferliegendes Problem hin. Unzureichende oder ineffektive Schulungen, unklare Prozesse oder lasche Richtlinien führen schnell zu wiederholten Bestandsdifferenzen, deren Klärung zeitaufwendig ist.
Technologie für das Kassenmanagement nutzen
Technologie kann das Management der Kasse erheblich vereinfachen und den Prozess effizienter, genauer und sicherer machen. Die meisten dieser Funktionen sind in einem POS-System verfügbar. So kann Kassenmanagement-Technologie oder ein POS-System Sie unterstützen:
- Prozesse automatisieren: Moderne POS-Systeme ermöglichen es, Kassen und andere Hardware mit Software zu verbinden, um Verkaufsabwicklungen, Lagerbestandsüberwachung, Rabattverwaltung und Berichtserstellung zu automatisieren.
- Berechtigungsverwaltung: Mit einem POS-System können Zugriffsrechte definiert werden. Nur autorisierte Mitarbeitende können die Kasse bedienen, z. B. öffnen, Rückerstattungen durchführen und Bargeld entnehmen.
- Echtzeit-Bargeldüberwachung: Manche POS-Systeme bieten eine Funktion zur Echtzeitüberwachung des Bargeldbestands. Diese Funktion informiert den/die Manager:in, wenn zu viel oder zu wenig Bargeld in der Kassenschublade ist.
- Integration in Buchhaltungssoftware: Führende Buchhaltungsprogramme ermöglichen POS-Integrationen, bei denen Verkaufsdaten einschließlich Bartransaktionen automatisch übertragen werden – für eine fehlerfreie Buchführung.
- KI-gestützte Betrugserkennung: Mit KI-gestützten Tools lassen sich ungewöhnliche Aktivitäten an der Kasse erkennen. Die KI identifiziert häufige Stornos, Rückerstattungen oder Rabatte, die vom Normalfall abweichen. Das erweitert Ihr Sicherheitssystem und erleichtert die Betrugsprävention und -erkennung erheblich.
Wählen Sie eines der besten POS-Systeme, um auf ein umfassendes Funktionsspektrum zugreifen zu können. Zu den empfehlenswerten Lösungen zählen:
Personal für effektive Kassenführung schulen
Die Mitarbeitenden für ein effektives Kassensystem zu schulen, ist der Schlüssel, um menschliche Fehler zu minimieren. Zwei Wege, wie Sie Ihr Team schulen können:
Schulungsprogramme entwickeln
Entwickeln Sie Schulungsprogramme, die dem Personal sowohl den Ablauf als auch die Bedeutung eines effektiven Kassenmanagements vermitteln. Oft wird angenommen, dass das Aufzeigen der echten Auswirkungen der Arbeit Ihres Teams auf das Unternehmen die Akzeptanz verbessern kann. Führen Sie zudem regelmäßig Schulungen durch und machen Sie das Training zum festen Bestandteil des Onboardings neuer Mitarbeitender.
Übung und Rückmeldung
Einige Mitarbeitende benötigen womöglich Übung, bevor sie den Ablauf perfekt beherrschen. Geben Sie Zeit zum Üben und bieten Sie konstruktives Feedback, um ihnen bei der Schließung eventueller Lücken zu helfen. Falls es weiterhin Schwierigkeiten gibt, kann das Schulungsprogramm hilfreich sein, um das Wissen zur effektiven Bedienung der Kasse aufzufrischen.
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