Die Herausforderung: Verdreifachtes Umsatzwachstum trifft auf Lieferketten-Chaos
Gardyn — ein in Washington, D.C. ansässiger Entwickler und Hersteller von hydroponischen Systemen für den Innenbereich — verdreifachte seinen Umsatz in nur einem Jahr, als die Nachfrage nach Heim-Anzuchtsets während der Pandemie sprunghaft anstieg. Fast zur gleichen Zeit drohte ein weltweiter Mangel an Mikrochips die Produktionslinie zum Erliegen zu bringen.
Der einzige Weg nach vorne war schnelles Handeln: Häufige Wechsel der Zulieferer, schnelle — häufig sogar vorab geleistete — Bezahlungen an neue Lieferanten und zugleich das Aufrechterhalten guter Beziehungen, alles in einem Tempo, das die manuellen, papierbasierten Finanzprozesse eigentlich nicht leisten konnten.
Genau dieses Problem löste die Finanzmanagement-Plattform von BILL für Gardyn.
In Zahlen:
3× Umsatzwachstum innerhalb eines Jahres bei Gardyn
80+ Mitarbeitende in Finance, Marketing und Operations arbeiten zusammen
2 BILL-Produkte im Einsatz: AP und Spend & Expense
Warum manuelle Prozesse nicht mithalten konnten
Vor BILL liefen die Zahlungen an Lieferanten bei Gardyn über manuelle, papierbasierte Prozesse. Für ein kleines Unternehmen mit stabilen Abläufen war das machbar. Doch für ein Unternehmen, das alle paar Wochen neue Lieferanten aufnehmen und sie zu beschleunigten Bedingungen bezahlen musste, um wichtige Komponenten zu sichern, entstand dadurch ein struktureller Engpass.
Das Problem betraf nicht nur die Finanzabteilung. Abteilungen im gesamten Unternehmen waren in Lieferantenbeziehungen involviert — Marketing verhandelte mit Content- und Produktionspartnern, Operations steuerte die Komponenten-Lieferanten. Ohne ein zentrales Zahlungssystem hatte niemand Klarheit über den Status der Zahlungen, und Lieferanten wurden im Unklaren gelassen.
Während der Pandemie benötigten wir viele Anbieter, die Elektronik herstellten. Wir mussten sie schnell – und im Voraus – bezahlen, um die benötigte Elektronik zu sichern. BILL machte uns das möglich.
Die Lösung: AP-Automatisierung + Spend & Expense auf einer Plattform
Gardyn implementierte sowohl BILL Accounts Payable als auch BILL Spend & Expense und integrierte diese mit NetSuite. Der große Mehrwert lag nicht nur in der Automatisierung zweier separater Workflows – sondern darin, dass beide Seiten der Finanzprozesse auf demselben System liefen und eine gemeinsame Sprache sprachen.
BILL Accounts Payable verschaffte dem Finanzteam strukturierte Kontrolle über Lieferantenrechnungen: Automatisierte Datenerfassung, konfigurierbare Genehmigungsabläufe, flexible Zahlungsmöglichkeiten (ACH, Scheck, Karte, international) und vollständige Prüfpfade – alles automatisch mit NetSuite synchronisiert.
BILL Spend & Expense gab den Abteilungsleitenden unmittelbare Einkaufsmöglichkeiten – mit Budgetkontrollen, sofortiger Kostentransparenz und Belegaufnahme per mobiler App – ohne dass für Finance ein Abstimmungschaos entstand.
Für mich im Marketing ist es viel einfacher, Deals auszuhandeln, wenn niemand fragt, wo seine Zahlungen bleiben. BILL hilft uns wirklich, diese Beziehungen aufzubauen und zu erhalten.
Das Ergebnis: Finance als Wachstumsmotor, nicht als Engpass
Gardyn pflegte seine Lieferantenbeziehungen durch eine der turbulentesten Lieferketten-Phasen der jüngeren Vergangenheit — und wuchs dabei weiter. Mit automatisierter Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung durch AP konnte sich das Finanzteam auf die Lieferantenstrategie konzentrieren. Mit Spend & Expense-Karten in den Händen der Abteilungsleitenden handelten die Teams schnell, ohne Abstimmungsrückstände zu erzeugen.
Als Startup ist es sehr wichtig, dass wir uns auf das Wachstum konzentrieren und nicht auf Tätigkeiten ohne Mehrwert wie das Bezahlen von Rechnungen. Das ganze Papierkram – das ist einfach Zeitverschwendung, nicht nur für die Finanzabteilung, sondern für alle anderen Beteiligten, die wir haben.
Lesen Sie die <em>komplette Gardyn-Fallstudie</em> hier.
Häufig gestellte Fragen
Wie hilft BILL bei Lieferantenzahlungen während schnellem Wachstum?
BILL Accounts Payable automatisiert die Erfassung von Rechnungen, Freigabeprozesse und Zahlungsausführung — einschließlich taggleicher ACH- und internationaler Zahlungen — sodass wachsende Unternehmen Lieferanten schnell bezahlen können, ohne Verzögerungen durch manuelle Prozesse.
Was ist BILL Spend & Expense und wie funktioniert es?
BILL Spend & Expense ist eine All-in-One-Lösung für Ausgabenmanagement, die Firmenkreditkarten (die BILL Divvy Card, betrieben von Visa) mit Software für Budgetkontrolle in Echtzeit, automatisierte Ausgabenkategorisierung, Belegerfassung und Reporting kombiniert.
Können BILL AP und Spend & Expense zusammen genutzt werden?
Ja — und hier liefert die Plattform ihren größten Mehrwert. Die Produkte BILL AP und Spend & Expense teilen sich einen einzigen Login und sind mit derselben Buchhaltungssoftware integriert, womit Finanzteams eine einheitliche Übersicht über Lieferantenverbindlichkeiten und Mitarbeiterausgaben an einem Ort erhalten.
NetSuite
Ja. BILL integriert sich nativ mit Oracle NetSuite und bietet eine automatische bidirektionale Synchronisation für AP-, AR- und Spend & Expense-Transaktionen.