Intuit QuickBooks Online Automatisierte Arbeitsabläufe: Feature Deep Dive & Funktionsweise

Eine Rechnung ist erneut über das Fälligkeitsdatum hinausgerutscht. Jemand hat vergessen, wegen einer Zahlung nachzuhaken. Eine wiederkehrende Transaktion musste zum dritten Mal in Folge manuell angelegt werden, während sich im Hintergrund die Buchhaltungsaufgaben türmten.

Intuit QuickBooks Online enthält automatisierte Workflow-Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, wiederkehrende Verwaltungsaufgaben im Finanzbereich zu reduzieren.

Mit Funktionen wie automatischen Erinnerungen, Genehmigungen, wiederkehrenden Transaktionen und Unterstützung bei der Abstimmung können Unternehmen weniger Zeit für Routineaufgaben aufwenden und sich mehr darauf konzentrieren, den Betrieb am Laufen zu halten.

Was sind automatisierte Workflows in QuickBooks Online?

QuickBooks Online bietet automatisierte Workflow-Funktionen, die Unternehmen ermöglichen, wiederkehrende Buchhaltungs- und Finanzaufgaben zu automatisieren.

Statt jedes Mal manuell Rechnungsbenachrichtigungen zu versenden, Genehmigungen einzuholen oder wiederkehrende Transaktionen zu verwalten, kann QuickBooks diese Aktionen auf Grundlage der von Ihnen konfigurierten Regeln und Bedingungen automatisch ausführen.

Die meisten Workflows laufen nach einem einfachen Prozess ab:

1. Ein Auslöser startet den Workflow
2. QuickBooks prüft, ob die Bedingungen erfüllt sind
3. Das System führt automatisch eine Aktion aus

Beispielsweise kann ein Workflow ausgelöst werden, wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung näher rückt. Ist die Rechnung noch als unbezahlt markiert, kann QuickBooks automatisch eine Zahlungserinnerung senden oder eine Genehmigung anfordern – je nach Einstellung des Workflows.

Was können automatisierte Workflows in QuickBooks Online?

Je nach genutztem Workflow oder Automatisierungsfunktion kann QuickBooks Online dabei helfen, sich wiederholende Buchhaltungs- und Finanzaufgaben in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zu automatisieren.

• Automatisches Versenden von Rechnungserinnerungen und Zahlungshinweisen basierend auf den konfigurierten Workflow-Bedingungen.
• Regelmäßige Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen, Ausgaben, Zahlungen und Eingangsrechnungen zu festgelegten Intervallen.
• Auslösen von Genehmigungsworkflows für Rechnungen, Ausgaben, Einkäufe und andere Belege, die vor der Verarbeitung geprüft werden müssen.
• Vorschlagen von Transaktionskategorien und passender Buchungen durch Bankübertragungsaktivität, Buchhaltungsregeln und bisheriges Kategorisierungsverhalten.
• Nutzung KI-gestützter Zahlungserinnerungen, um Zahlungshinweise und Rechnungsabwicklung zu optimieren.
• Import und Abgleich von Bank- sowie Kreditkartentransaktionen, um Abstimmungsprozesse zu vereinfachen und manuelle Dateneingaben zu verringern.

Diese Automatisierungsfunktionen können Unternehmen helfen, wiederholende Verwaltungstätigkeiten zu verringern und die Konsistenz finanzieller Abläufe zu verbessern.

Hervorstechende Merkmale der automatisierten Workflows von QuickBooks Online

Vorgefertigte Vorlagenbibliothek

QuickBooks Online Advanced enthält mehr als 60 Automatisierungsvorlagen für Workflows, darunter Rechnungen, Eingangsrechnungen, Kostenvoranschläge, Bestellungen, Rechnungszahlungen, Genehmigungen und Erinnerungen.

KI-gestützte Zahlungserinnerungen

QuickBooks Payments KI nutzt die Zahlungshistorie und das Zahlungsverhalten von Kund:innen, um Vorschläge für den besten Zeitpunkt von Erinnerungen, Zahlungseinstellungen und Folgekommunikation zu machen. QuickBooks gibt an, dass Unternehmen, die KI-gestützte Zahlungserinnerungen einsetzen, im Durchschnitt schneller bezahlt werden als bei herkömmlicher Rechnungsnachverfolgung.

Bank-Feed-Automatisierung mit Anomalie-Erkennung

Bank-Feed-Automatisierung mit Anomalie-Erkennung: QuickBooks Online verbindet sich mit über 24.000 Finanzinstituten und lernt über die Zeit, wie Sie Transaktionen kategorisieren. Die Buchhaltungs-KI hilft beim Vorschlagen von passenden Buchungen sowie Kategorisierungsempfehlungen und lässt die Nutzer:innen dabei die Kontrolle über die Transaktionsprüfung.

Genehmigungsworkflows für Teams mit mehreren Nutzer:innen

Für Teams, in denen mehr als eine Person die Finanzen bearbeitet, unterstützt QuickBooks Online Advanced Genehmigungs-Workflows, die sicherstellen, dass Rechnungen, Ausgaben und weitere Transaktionen vor der Verarbeitung geprüft werden.

Wie automatisierte Workflows in QuickBooks Online eingerichtet werden

So können Unternehmen automatisierte Workflows in QuickBooks Online Advanced mit Hilfe von Workflow-Vorlagen, Bedingungen, Genehmigungen, Erinnerungen und Einstellungsmöglichkeiten für Automatisierungen erstellen und verwalten.

Schritt 1: Auf das Workflows-Dashboard zugreifen

Um mit der Einrichtung von Workflows zu beginnen, rufen Sie das Menü „Einstellungen“ auf und wählen Sie „Workflows verwalten“.

Dadurch öffnet sich das Workflows-Dashboard, in dem Unternehmen Automatisierungen erstellen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und ihre bestehenden Automationen verwalten können.

QuickBooks speichert aktive Workflows im Abschnitt „Meine Workflows“, was die Überwachung und Verwaltung mehrerer Automatisierungen an einem Ort erleichtert.

Schritt 2: Ein Workflow-Template wählen oder einen eigenen Workflow erstellen

QuickBooks Online Advanced enthält mehr als 60 Workflow-Vorlagen für Rechnungen, Belege, Angebote, Bestellungen, Genehmigungen, Erinnerungen und andere Finanzaufgaben. Nutzer können entweder mit einer Vorlage beginnen oder einen benutzerdefinierten Workflow von Grund auf neu erstellen.

Die Plattform gruppiert Workflows in mehrere Kategorien, darunter:

• Erinnerungen
• Genehmigungen
• Automatisierungen

Vorlagen helfen Unternehmen dabei, gängige Aufgaben schneller zu automatisieren, ohne jeden Workflow manuell von Grund auf zu erstellen.

Schritt 3: Workflow-Bedingungen und -Auslöser festlegen

Nachdem ein Workflow ausgewählt wurde, können Nutzer die Bedingungen und Auslöser konfigurieren, die bestimmen, wann die Automatisierung ausgeführt wird.

Auslöser sind die Ereignisse, die den Workflow starten, während Bedingungen als Regeln dienen, die QuickBooks prüft, bevor eine Aktion ausgeführt wird. Unternehmen können Workflows anhand von Rechnungsbeträgen, Kundentypen, Fälligkeitsdaten, Genehmigungsanforderungen und Transaktionsaktivitäten konfigurieren.

Beispielsweise kann ein Unternehmen einen Workflow erstellen, der automatisch eine Genehmigung anfordert, wenn eine Rechnung einen bestimmten Betrag überschreitet, oder Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen versendet, die kurz vor dem Fälligkeitsdatum stehen.

QuickBooks ermöglicht es Nutzern außerdem, mehrere Bedingungen innerhalb eines einzelnen Workflows hinzuzufügen, um die Automatisierung noch genauer zu steuern.

Schritt 4: Workflow-Aktionen konfigurieren

Sobald die Bedingungen konfiguriert sind, können Unternehmen auswählen, welche Aktionen QuickBooks automatisch ausführen soll, wenn der Workflow ausgelöst wird.

Je nach Workflow-Typ kann QuickBooks:

• Erinnerungs-E-Mails senden
• Genehmigungsanfragen erstellen
• Teammitglieder benachrichtigen
• Berichte oder Aufstellungen senden
• Interne Aufgaben-Erinnerungen erstellen
• Wiederkehrende betriebliche Aktionen automatisieren

Unternehmen können zudem Empfänger der Benachrichtigungen, Erinnerungspläne, Genehmigungswege und bestimmte Workflow-Nachrichten individuell anpassen.

Schritt 5: Workflow speichern, aktivieren und testen

Nach der Konfiguration der Workflows können Nutzer diesen speichern und innerhalb von QuickBooks Online Advanced aktivieren.

Bevor die Automatisierung im täglichen Geschäft eingesetzt wird, sollten Unternehmen die Workflow-Logik sorgfältig überprüfen. So wird sichergestellt, dass die Bedingungen korrekt eingestellt sind, Genehmigungen bei den richtigen Nutzern landen, Erinnerungspläne ordnungsgemäß funktionieren und Benachrichtigungen wie gewünscht ausgelöst werden.

QuickBooks ermöglicht es außerdem, Workflows nachträglich zu bearbeiten, zu deaktivieren, zu kopieren oder zu löschen, falls sich die betrieblichen Anforderungen ändern.

Schritt 6: Ihre Automatisierungen überwachen und optimieren

Nachdem Workflows aktiviert wurden, sollten Unternehmen ihre Automatisierungen regelmäßig überprüfen und optimieren, da sich die Geschäftsprozesse weiterentwickeln.

QuickBooks ermöglicht es Nutzern, Workflows direkt im Bereich „Meine Workflows“ zu verwalten, wo sie aktive Automatisierungen überwachen, Workflow-Bedingungen anpassen und Benachrichtigungseinstellungen im Laufe der Zeit optimieren können.

Wenn sich beispielsweise Genehmigungsprozesse, Rechnungsaufbau, Kundenverhalten bei Zahlungen oder interne Abläufe ändern, kann das Aktualisieren der Automatisierungsregeln dazu beitragen, die Genauigkeit der Workflows und eine zuverlässige Betriebsführung sicherzustellen.

Wer profitiert von den automatisierten Workflows in QuickBooks Online?

Freiberufler und Einzelunternehmer

Freiberufler, Berater und Einzelunternehmer können wiederkehrende Rechnungen und automatisierte Erinnerungen nutzen, um manuelle Nachverfolgungen und sich wiederholende Abrechnungsaufgaben zu reduzieren.

Dienstleistungsunternehmen

Agenturen, Beratungsfirmen und andere dienstleistungsorientierte Unternehmen können Workflow-Automatisierungen nutzen, um wiederkehrende Abrechnungen, Genehmigungen, Rechnungserinnerungen und das Nachfassen von Kundenzahlungen effizienter zu verwalten.

Unternehmensinhaber ohne Buchhaltungskenntnisse

Die Funktionen von QuickBooks Online zur Kategorisierung, Bankverbuchung und Unterstützung bei Abstimmungen können Buchhaltungsaufgaben für Unternehmensinhaber ohne tiefgehende Buchhaltungserfahrung vereinfachen.

Buchhalter und Steuerberater

Buchhalter und Steuerberater, die mehrere Mandanten betreuen, können durch Workflow-Automatisierung wiederkehrende Verwaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung, Transaktionsprüfung und Zahlungsnachverfolgung reduzieren.

Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen

Einzelhandels- und E-Commerce-Unternehmen mit großem Transaktionsvolumen können Bankdatenimporte, Transaktionsabgleiche und Kategorisierungstools nutzen, um Abstimmungsabläufe zu optimieren.

Finanzteams mit mehreren Nutzern

Finanzteams, in denen mehrere Personen Rechnungen, Belege oder Freigaben bearbeiten, können Freigabeworkflows und Managementtools einsetzen, um die Übersicht über Finanzprozesse zu verbessern.

Wachsende Start-ups

Start-ups entwachsen oft schnell manuellen Tabellen und einfachen Buchhaltungsabläufen. Die automatisierten Workflows von QuickBooks Online helfen, größere Transaktionsvolumina, wiederkehrende Abrechnungen, Genehmigungen und Verwaltungsaufgaben zu bewältigen, ohne deutlich mehr manuellen Aufwand zu verursachen.

Abschließende Gedanken zu automatisierten Workflows in QuickBooks Online

Automatisierte Workflows helfen Unternehmen dabei, wiederkehrende Buchhaltungsarbeiten zu reduzieren, finanzielle Konsistenz zu verbessern und den Tagesbetrieb zu vereinfachen.

Falls Sie Ihre Automatisierungslösung weiter ausbauen möchten, empfehle ich Ihnen, sich anzusehen, wie man Projekt-Workflows erstellt und verwendet in QuickBooks Online.

Viel Erfolg bei allen Workflows oder Finanzprozessen, die Sie demnächst optimieren möchten.

FAQs

Welche Einschränkungen haben automatisierte Workflows in QuickBooks Online?

Einige fortschrittliche Workflow-Features sind nur in QuickBooks Online Advanced verfügbar, und KI-gestützte Kategorisierungen erfordern weiterhin regelmäßige manuelle Überprüfung, um Genauigkeit zu gewährleisten. Unternehmen mit stark individuellen Workflows, mehreren Rechtseinheiten oder komplexen Betriebsstrukturen stoßen eventuell ebenfalls an Grenzen, die manuell oder durch Drittanbieter-Integration gelöst werden müssen.

Bietet jedes QuickBooks Online-Paket automatisierte Workflows?

Nein. Einige Automatisierungsfunktionen, wie wiederkehrende Transaktionen und Rechnungserinnerungen, sind in mehreren QuickBooks Online-Tarifen verfügbar. Das vollständige Workflow-Feature-Set ist jedoch überwiegend in QuickBooks Online Advanced enthalten.

Können Workflows in QuickBooks Online eine Freigabe erfordern, bevor eine Aktion erfolgt?

Ja. QuickBooks Online Advanced unterstützt Freigabeworkflows, bei denen bei bestimmten Rechnungen, Belegen oder Transaktionen eine Genehmigung durch einen Manager nötig ist, bevor diese weiterbearbeitet werden.

Wie kategorisiert QuickBooks Online Transaktionen automatisch?

QuickBooks nutzt das vorige Kategorisierungsverhalten, Transaktionsmuster, Lieferantenerkennung und Buchhaltungsregeln, um Empfehlungen für die Kategorisierung importierter Transaktionen zu geben. Mit der Zeit werden die Vorschläge immer besser, je öfter Nutzer Transaktionen prüfen und anpassen.

Was passiert, wenn ein Workflow fehlerhaft läuft?

Workflows können jederzeit über das Workflow-Dashboard bearbeitet, deaktiviert oder gelöscht werden. Außerdem können Nutzer nachvollziehen, wodurch die Automatisierung ausgelöst wurde.