So automatisieren Sie Zahlungserinnerungen in QuickBooks Payments und vermeiden das Nachfassen bei Rechnungen

Sie öffnen QuickBooks Payments, um zu sehen, welche Rechnungen bezahlt wurden, und stellen fest, dass mehrere noch überfällig sind. Nun prüfen Sie Fälligkeitstermine, schreiben Zahlungserinnerungen und entscheiden, welche Kunden eine weitere Nachricht benötigen.

QuickBooks Payments kann einen großen Teil dieser Arbeit für Sie erledigen. 

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Rechnungserinnerungen automatisieren, die Nachrichten an Kunden anpassen und die erweiterten Tools nutzen, damit Sie weniger Zeit mit dem Nachverfolgen von Zahlungen und mehr Zeit mit der Führung Ihres Unternehmens verbringen können.

So unterstützt QuickBooks Payments die Nachverfolgung von Zahlungen

QuickBooks Payments bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, damit unbezahlte Rechnungen nicht übersehen werden.

Sie können bis zu drei automatische Erinnerungen vor oder nach dem Fälligkeitstermin einer Rechnung planen, den Inhalt jeder Nachricht anpassen und QuickBooks Payments diese Nachrichten für Rechnungen, die ursprünglich per E-Mail versendet wurden, regelmäßig senden lassen.

Unternehmen, die QuickBooks Online Advanced verwenden, können außerdem Workflows erstellen, die auf bestimmte Bedingungen reagieren, etwa den Kunden, den Rechnungsstatus oder den Betrag. 

Berechtigte Nutzer können dies mit Payments AI noch weiter ausbauen. Dieses Tool nutzt den Zahlungsverlauf, um Zeitpläne für Erinnerungen vorzuschlagen, bearbeitbare Nachrichten zu entwerfen und weitere Möglichkeiten zur Förderung pünktlicher Zahlungen zu empfehlen.

Zusammen verringern diese Funktionen den Zeitaufwand für die Prüfung von Fälligkeitsterminen und das wiederholte Schreiben derselben Erinnerungen, während Sie weiterhin bestimmen können, welche Nachrichten Kunden erhalten. 

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Nachverfolgung von Zahlungen in QuickBooks Payments einrichten und verwalten.

So automatisieren Sie die Nachverfolgung von Zahlungen in QuickBooks Payments

So stellen Sie sicher, dass Ihr Konto bereit ist, und richten die auf Ihrem Tarif verfügbaren Erinnerungstools ein. Nach der Aktivierung kann QuickBooks Payments unbezahlte Rechnungen nachverfolgen, ohne dass Sie sich an jede einzelne erinnern müssen.

Voraussetzungen und Anforderungen für die Einrichtung

Bevor Sie Ihre Erinnerungseinstellungen ändern, stellen Sie sicher, dass Folgendes eingerichtet ist:

• Ein QuickBooks-Online-Tarif, der automatische Rechnungserinnerungen umfasst
• Rechnungen, die über QuickBooks Payments per E-Mail versendet wurden, da automatische Erinnerungen nur für Rechnungen gelten, die QuickBooks Payments bereits versendet hat
• Ein QuickBooks-Online-Advanced-Abonnement, wenn Sie benutzerdefinierte Erinnerungsworkflows erstellen möchten
• Für Payments AI ein berechtigtes US-Konto mit Essentials, Plus, Advanced oder Intuit Enterprise Suite sowie die Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten von Rechnungen

Schritte

Sobald alles bereit ist, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Nachverfolgung von Zahlungen zu automatisieren.

Schritt 1. Automatische Rechnungserinnerungen aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen ⚙ → Konto und Einstellungen → Vertrieb → Erinnerungen und wählen Sie dann Bearbeiten aus. 

Aktivieren Sie automatische Rechnungserinnerungen.

Schritt 2. Zeitplan für Ihre Erinnerungen festlegen

Konfigurieren Sie bis zu drei Erinnerungen, die jeweils eine bestimmte Anzahl von Tagen vor oder nach dem Fälligkeitstermin geplant werden. 

Sie könnten beispielsweise kurz vor dem Fälligkeitstermin eine Nachricht senden und nach Eintritt der Überfälligkeit weitere Erinnerungen verschicken.

Schritt 3. Jede Erinnerungsnachricht anpassen

Bearbeiten Sie die Betreffzeile, die Anrede und die Nachricht, damit die E-Mail so klingt, als stamme sie von Ihrem Unternehmen. 

Sie können auch verfügbare Variablen wie die Rechnungsnummer und den Unternehmensnamen verwenden, um automatisch relevante Details hinzuzufügen.

Schritt 4. Rechnungen über QuickBooks Payments per E-Mail versenden

Automatische Erinnerungen funktionieren nur für Rechnungen, die QuickBooks Payments bereits per E-Mail versendet hat. Wenn Sie eine Rechnung in QuickBooks Payments erstellen, sie aber auf eine andere Weise zustellen, werden die Erinnerungen nicht versendet.

Schritt 5. Bei Bedarf eine manuelle Erinnerung senden

Gehen Sie zu Alle Apps → Verkäufe & Zahlungen erhalten → Rechnungen und suchen Sie die überfällige Rechnung. 

Öffnen Sie das Dropdown-Menü Zahlung erhalten, wählen Sie Erinnerung senden, passen Sie die Nachricht an und wählen Sie Senden.

Schritt 6. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Workflow, wenn Sie Advanced verwenden

Mit QuickBooks Online Advanced können Sie Erinnerungs-Workflows auf Grundlage von Bedingungen wie dem Kunden, dem Rechnungsstatus oder dem Betrag erstellen. 

Sie können QuickBooks Payments so einrichten, dass der Kunde per E-Mail benachrichtigt, die Rechnung einem Teammitglied zugewiesen oder eine interne Benachrichtigung gesendet wird, wenn diese Bedingungen erfüllt sind.

Schritt 7. Prüfen Sie die Vorschläge von Payments AI, sofern verfügbar

Kunden in den USA mit Essentials, Plus, Advanced oder Intuit Enterprise Suite, die berechtigt sind, Rechnungen zu erstellen oder zu bearbeiten, können auf das Payments-AI-Fenster zugreifen, indem sie eine Rechnung erstellen oder öffnen oder das Intuit-AI-Symbol auswählen. 

Das System kann den Zahlungsverlauf verwenden, um einen Erinnerungszeitplan vorzuschlagen, bearbeitbare Nachrichten zu entwerfen und eine anpassbare Richtlinie für Säumnisgebühren zu empfehlen.

Schritt 8. Prüfen Sie, bei welchen Rechnungen noch Handlungsbedarf besteht

Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Rechnungsliste und die Erinnerungsaktivitäten, um Kunden zu identifizieren, bei denen nach dem Versand der automatisierten Erinnerungen möglicherweise eine direkte Nachverfolgung erforderlich ist.

Anzeichen dafür, dass Ihre automatisierten Zahlungsnachfassaktionen in QuickBooks Payments funktionieren

Wenn Sie die oben genannten Schritte abgeschlossen haben, sollte QuickBooks Payments Ihre routinemäßigen Zahlungserinnerungen im Hintergrund verwalten.

Statt Ihre Rechnungsliste zu öffnen, um herauszufinden, wer eine weitere E-Mail benötigt, können Sie prüfen, was QuickBooks Payments bereits versendet hat, und nur dann eingreifen, wenn ein Kunde persönliche Aufmerksamkeit benötigt.

Das sollte dazu führen, dass weniger überfällige Rechnungen untergehen, während Sie weniger Zeit damit verbringen, Zahlungen nachzuverfolgen. 

QuickBooks Payments berichtet außerdem, dass Kunden, die Erinnerungen von Payments AI verwenden, im Durchschnitt schneller bezahlt werden, wobei es sich um eine eigene Benchmark von Intuit und nicht um ein unabhängig verifiziertes Ergebnis handelt. 

Der praktische Vorteil ist einfach: Ihr Nachfassprozess läuft weiter, auch wenn Ihre Aufmerksamkeit gerade anderweitig gebunden ist.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, und Tipps, die Sie beachten sollten

Sobald Ihre Erinnerungen aktiv sind, besteht der nächste Schritt darin, sicherzustellen, dass sie helfen, ohne neue Probleme zu verursachen. Behalten Sie diese Fehler und Tipps im Hinterkopf, während Sie den Prozess verwalten.

Erinnerungen in zu kurzen Abständen planen

Geben Sie Kunden genügend Zeit, jede Nachricht zu sehen und darauf zu reagieren. Mehrere Erinnerungen innerhalb eines kurzen Zeitraums zu senden, kann übertrieben wirken, ohne die Wahrscheinlichkeit einer Zahlung zu erhöhen.

In jeder Phase denselben Ton verwenden

Halten Sie frühe Erinnerungen freundlich und hilfreich und werden Sie dann direkter, wenn die Rechnung überfällig bleibt. Ein Kunde, der einen Tag im Verzug ist, sollte nicht dieselbe Nachricht erhalten wie jemand, der die Rechnung mehrere Wochen lang ignoriert hat.

Kontakt- und Zahlungsdaten des Kunden übersehen

Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist und die Rechnung deutlich zeigt, wie die Zahlung erfolgen kann. Automatisierung kann nicht helfen, wenn die Erinnerung an einen inaktiven Posteingang gesendet wird oder der Kunde nicht weiß, was als Nächstes zu tun ist.

Eine von der KI vorgeschlagene Säumnisgebühr anwenden, ohne sie zu prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihre Richtlinie für Säumnisgebühren gegenüber Kunden klar offengelegt ist und in Ihrem Rechtsgebiet zulässig ist, bevor Sie die Empfehlung akzeptieren.

Situationen, die ein Gespräch erfordern, von der Automatisierung bearbeiten lassen

Eine angefochtene Rechnung oder eine vereinbarte Zahlungsregelung erfordert persönliche Aufmerksamkeit. Prüfen Sie diese Fälle, bevor Sie sich auf eine weitere geplante Erinnerung verlassen.

Abschließende Gedanken

Mit eingerichteten Erinnerungen können Sie weniger Zeit mit dem Nachverfolgen von Rechnungen verbringen und unbezahlten Salden die nötige Aufmerksamkeit widmen. 

Wenn Sie auf dieser Einrichtung aufbauen möchten, entdecken Sie unsere Zahlungstools, um zu sehen, wie Online-Rechnungen und wiederkehrende Zahlungen den restlichen Zahlungseinzugsprozess vereinfachen können.

Sie können sich auch Payments AI und seine Unterstützung für konsequentere Zahlungsnachfassaktionen genauer ansehen. Wenn Sie bereit sind, fortzufahren, vergleichen Sie unsere Tarife und Preise, um die für Ihr Unternehmen passenden Funktionen zu finden. 

Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl benötigen, kontaktieren Sie unser Team, oder besuchen Sie unser Ressourcenzentrum für Kleinunternehmen, um weitere praktische Anleitungen zu erhalten.

Viel Erfolg bei Ihrer Einrichtung – ich hoffe, dass Sie dadurch jede Woche eine Sache weniger nachverfolgen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele automatische Rechnungserinnerungen kann ich einrichten?

Sie können bis zu drei Erinnerungen konfigurieren, die jeweils bis zu 90 Tage vor oder nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung geplant werden können.

Funktionieren Erinnerungen für Rechnungen, die ich nicht über QuickBooks Payments gesendet habe?

Nein. Automatische Erinnerungen gelten nur für Rechnungen, die QuickBooks Payments bereits per E-Mail versendet hat.

Was ist QuickBooks Payments AI?

Payments AI nutzt den Zahlungsverlauf, um Erinnerungspläne vorzuschlagen, bearbeitbare Nachrichten zu entwerfen und Zahlungsstrategien zu empfehlen. Die Funktion ist für berechtigte Nutzer in den USA mit den Tarifen Essentials, Plus, Advanced und Intuit Enterprise Suite verfügbar, die Rechnungen erstellen oder bearbeiten können.

Kann ich Erinnerungen für mehrere überfällige Rechnungen gleichzeitig senden?

Wenn Intuit Intelligence in Ihrem Konto verfügbar ist, können Sie gekennzeichnete Rechnungen prüfen, mehrere auswählen und deren Erinnerungen gemeinsam senden. Der standardmäßige manuelle Prozess von Intuit verarbeitet jeweils eine Rechnung.

Ersetzen automatisierte Erinnerungen direkte Gespräche mit Kunden?

Nicht vollständig. Bei Kunden mit deutlich überfälligen oder strittigen Rechnungen kann weiterhin ein direktes Gespräch erforderlich sein.