So führen Sie Ihre Rechnungsstellung, Zahlungen & Buchhaltung an einem Ort mit QuickBooks Payments durch

Ein Kunde bezahlt Ihre Rechnung, aber anstatt weiterzumachen, müssen Sie noch mehrere Tools öffnen, um herauszufinden, wo das Geld eingegangen ist und warum der eingezahlte Betrag anders aussieht. 

Es wird noch verwirrender, wenn mehrere Zahlungen zu einer einzigen Einzahlung zusammengefasst und die Bearbeitungsgebühren separat erfasst werden.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie den gesamten Prozess in QuickBooks Payments. miteinander verknüpft halten.

Sie erfahren, wie Sie eine Kundenzahlung von der ursprünglichen Rechnung bis zu Ihren Aufzeichnungen verfolgen können, ohne so oft zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Wie Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchführung in QuickBooks Payments zusammenarbeiten

Wenn Sie alles gemeinsam ausführen, hält QuickBooks Payments dieselbe Kundentransaktion von der Rechnung bis zur Bankeinzahlung miteinander verbunden.

Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung über $100 senden und der Kunde über QuickBooks Payments bezahlt, wird die Rechnung als bezahlt markiert und die Zahlung in Ihrer Buchführung erfasst. Anschließend wird diese Zahlung in eine Sammelbuchung aufgenommen und die zugehörige Bearbeitungsgebühr separat erfasst.

Sobald die Sammelbuchung in Ihrem verbundenen Bankkonto erscheint, kann QuickBooks Payments sie den bereits erfassten Zahlungen zuordnen. Sie müssen Ihre Konten weiterhin prüfen und abstimmen, aber der Großteil der Zahlungshistorie ist bereits vorhanden.

Voraussetzungen für Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchführung in QuickBooks

Stellen Sie vor dem Beginn sicher, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Ein aktives QuickBooks-Online- und QuickBooks-Payments-Konto

Sie benötigen ein aktives QuickBooks-Online-Abonnement und ein genehmigtes, damit verbundenes QuickBooks-Payments-Konto. QuickBooks Payments unterliegt Teilnahmevoraussetzungen und einer Antragsgenehmigung. Transaktionsgebühren fallen an, monatliche Gebühren oder Mindestbeträge gibt es jedoch nicht.

Ein verbundenes Geschäftskonto

Wählen Sie das Bankkonto aus, auf dem Ihre QuickBooks-Payments-Einzahlungen eingehen werden, und verbinden Sie den Bank-Feed damit. QuickBooks kann anschließend die Banktransaktionen herunterladen und Sammelbuchungen den bereits in Ihrer Buchführung vorhandenen Aufzeichnungen zuordnen.

Online-Rechnungszahlungen und eingerichtete Erfassungskonten

Aktivieren Sie Online-Rechnungszahlungen und bestätigen Sie, dass Einzahlungen und Bearbeitungsgebühren den richtigen Konten zugewiesen sind.

Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, führt Sie der nächste Abschnitt durch den Arbeitsablauf – vom Senden einer Rechnung bis zur Prüfung der daraus resultierenden Bankeinzahlung.

So führen Sie Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchführung gemeinsam in QuickBooks Payments aus

So verbinden Sie den Arbeitsablauf, damit QuickBooks Payments Informationen von der ursprünglichen Rechnung über die Zahlung und Einzahlung bis hin zu den Buchführungsaufzeichnungen übertragen kann.

Schritt 1: Bestätigen, dass QuickBooks Payments aktiv ist

Gehen Sie zu Einstellungen → Konto und Einstellungen → Zahlungen, um zu bestätigen, dass Ihr QuickBooks-Payments-Konto verbunden ist. 

Prüfen Sie dort auch, ob Standard-Einzahlungen und Bearbeitungsgebühren den richtigen Konten zugewiesen sind.

Schritt 2: Ihr Geschäftskonto verbinden

Gehen Sie zu Alle Apps → Buchhaltung → Banktransaktionen und wählen Sie Konto verbinden. Wenn bereits ein anderes Konto verbunden ist, wählen Sie stattdessen Konto verknüpfen. 

Verbinden Sie das Konto, auf dem Ihre QuickBooks-Payments-Einzahlungen eingehen, damit QuickBooks die heruntergeladenen Banktransaktionen mit den in Ihrer Buchführung erfassten Einzahlungen vergleichen kann.

Schritt 3: Rechnungen mit aktivierten Online-Zahlungsoptionen senden

Wählen Sie + Erstellen → Rechnung und geben Sie die Kunden- und Rechnungsdaten ein. Aktivieren Sie vor dem Senden die Online-Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren möchten.

Wenn der Kunde über den Zahlungslink der Rechnung bezahlt, kann QuickBooks die Zahlung direkt auf diese Rechnung anwenden.

Schritt 4: QuickBooks Payments die Zahlung erfassen lassen

Gehen Sie zu Alle Apps → Verkäufe & Zahlungseingänge → Rechnungen und öffnen Sie die Rechnung des Kunden. Nachdem die Zahlung verarbeitet wurde, sollte ihr Status als Bezahlt angezeigt werden und die Zahlung automatisch der Rechnung zugeordnet sein.

Schritt 5. Die entsprechende Einzahlung prüfen

QuickBooks Payments fasst verarbeitete Zahlungen zu einer Sammelüberweisung zusammen und erfasst die zugehörigen Bearbeitungsgebühren separat. 

Sobald die Einzahlung in Ihrem Bank-Feed erscheint, kann QuickBooks Payments sie den bereits erfassten Zahlungen zuordnen.

Wenn QuickBooks Payments keine automatische Zuordnung findet, verwenden Sie die Option Abgleichen, um die entsprechende Einzahlung manuell zu suchen. Der Zeitpunkt der Einzahlung kann variieren, und Ihre ersten Einzahlungen oder zur Prüfung zurückgehaltenen Zahlungen können länger als im regulären Zeitplan dauern.

Schritt 6. Berichte prüfen, ohne etwas zu exportieren

Gehen Sie zu Berichte → Standardberichte und prüfen Sie Berichte wie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Altersübersicht der Forderungen. 

Diese zeigen, wie Einnahmen erfasst werden und welche Rechnungen noch offen sind. Die genauen Ergebnisse hängen jedoch davon ab, ob Ihr Unternehmen die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanzierung verwendet.

Schritt 7. Auf mögliche Abweichungen achten

Gehen Sie zu Alle Apps → Buchhaltung → Abstimmen und vergleichen Sie die Transaktionen in QuickBooks Payments mit Ihrem Kontoauszug. Wenn die Differenz nicht null beträgt, prüfen Sie, ob Einzahlungen fehlen, doppelte Einträge vorhanden sind oder Bearbeitungsgebühren dem falschen Konto zugeordnet wurden.

So sieht ein erfolgreicher QuickBooks-Payments-Ablauf aus

Wenn alles eingerichtet ist, sollten Sie weniger Zeit damit verbringen, herauszufinden, wohin die einzelnen Zahlungen geflossen sind. 

Zuvor mussten Sie möglicherweise zwischen verschiedenen Tools wechseln und anschließend eine Tabelle verwenden, um die Datensätze zusammenzuführen. 

Wenn jedoch alles in QuickBooks Payments verbunden ist, können Sie die Transaktion von der ursprünglichen Rechnung bis zur Bankeinzahlung an einem Ort verfolgen.

Sie müssen Ihre Konten weiterhin abstimmen und alle Vorgänge prüfen, die nicht korrekt zugeordnet wurden. Statt die Zahlungshistorie jedoch manuell zusammenzusetzen, können Sie mehr Zeit auf die Prüfung von Ausnahmen konzentrieren.

Wenn Ihre Rechnungsstatus aktuell sind, Ihr QuickBooks-Payments-Saldo mit Ihrem Kontoauszug übereinstimmt und Ihre Berichte die erwarteten Aktivitäten ohne eine separate Tabelle widerspiegeln, funktioniert die Einrichtung wie vorgesehen.

Häufige Fehler beim QuickBooks-Payments-Ablauf und Expertentipps

Auch wenn der grundlegende Ablauf verbunden ist, können einige Einrichtungs- und Buchhaltungsdetails dazu führen, dass Zahlungen oder Einzahlungen am falschen Ort landen. 

Hier finden Sie Fehler, die Sie vermeiden sollten, sowie Tipps, die Ihnen helfen, alles übersichtlich zu halten.

Verwendung eines Zahlungsdienstleisters, der nicht ordnungsgemäß synchronisiert

Ein separater Zahlungsdienstleister kann weiterhin mit QuickBooks Payments funktionieren. Prüfen Sie jedoch, welche Informationen durch seine Integration tatsächlich übertragen werden. 

Wenn nur der Verkaufsbetrag ohne die zugehörige Rechnung, Einzahlung oder Bearbeitungsgebühr übermittelt wird, müssen Sie diese Details möglicherweise weiterhin manuell erfassen und zuordnen.

Zahlungen auf dem Konto für nicht eingezahlte Beträge belassen

QuickBooks Payments verarbeitet die eigenen Rechnungszahlungen, ohne dass Sie sie auf dem Konto für nicht eingezahlte Beträge ablegen müssen. 

Wenn Sie dieses Konto jedoch für Schecks, Bargeld oder an anderer Stelle eingezogene Zahlungen verwenden, denken Sie daran, diese zu gruppieren und einzuzahlen, damit der Saldo nicht weiter anwächst.

Prüfen, wo Einzahlungen und Gebühren erfasst werden

Prüfen Sie nach der Aktivierung von QuickBooks Payments, ob reguläre Einzahlungen und Bearbeitungsgebühren den richtigen Konten zugeordnet werden. 

Andernfalls erfasst QuickBooks Payments die Transaktionen möglicherweise automatisch, ordnet sie aber einem Ort zu, den Sie nicht erwartet haben.

Berichte prüfen und regelmäßig abstimmen

Die automatische Zuordnung kann einen Großteil der Routinearbeit übernehmen. Sie sollten Ihre Forderungsberichte jedoch weiterhin prüfen und mit Ihrem Kontoauszug abstimmen. 

So können Sie sich auf Ausnahmen wie fehlende Einzahlungen, doppelte Transaktionen oder falsche Gebühren konzentrieren, anstatt jede Zahlung von Grund auf zu prüfen.

Fazit

Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchhaltung zusammenzuführen bedeutet nicht, dass Sie alles auf einmal ändern müssen. Beginnen Sie mit einem Arbeitsablauf, stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlungen und Gebühren den richtigen Konten zugeordnet werden, und passen Sie die Einrichtung an, während Sie sie verwenden.

Wenn Sie sehen möchten, was sonst noch verfügbar ist, sehen Sie sich deren Zahlungstools an oder erfahren Sie, wie deren Zahlungsassistent bei der Nachverfolgung von Rechnungen helfen kann.

Viel Erfolg beim Verbinden aller Komponenten. Ich hoffe, dass Sie dadurch weniger Zahlungen nachverfolgen müssen und mehr Zeit haben, sich auf den Rest Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Häufig gestellte Fragen zur gemeinsamen Nutzung von Rechnungsstellung, Zahlungen und Buchhaltung

Was bedeutet „Alles-in-einem“ hier tatsächlich?

Dieselbe Kundentransaktion bleibt von der Rechnung bis zu Ihren Büchern verbunden. Zahlungen, die über QuickBooks Payments geleistet werden, werden automatisch auf die Rechnung angewendet.

Worin unterscheidet sich dies von der Nutzung einer separaten Zahlungs-App neben QuickBooks Payments?

Das hängt davon ab, welche Informationen die App an QuickBooks Payments überträgt. Wenn Angaben zu Einzahlungen und Gebühren fehlen, kann weiterhin eine manuelle Erfassung oder Zuordnung erforderlich sein.

Werden Zahlungen tatsächlich automatisch den Rechnungen zugeordnet?

Zahlungen, die über eine QuickBooks-Payments-Rechnung geleistet werden, werden automatisch auf diese angewendet. Die entsprechende Banktransaktion muss jedoch möglicherweise weiterhin geprüft oder manuell zugeordnet werden.

Welche Zahlungsmethoden werden über diesen Arbeitsablauf unterstützt?

Kunden können per Karte, ACH, Apple Pay, PayPal oder Venmo bezahlen. Für berechtigte Rechnungen kann auch Affirm verfügbar sein.

Gibt es einen Schutz, wenn ein Kunde eine Kartenzahlung anfechtet?

Der optionale Schutz bei Zahlungsanfechtungen kann berechtigte Rückbuchungen von Kredit- und Debitkarten abdecken, die nach der Anmeldung verarbeitet werden. ACH, PayPal, Venmo und Affirm sind ausgeschlossen; außerdem gelten Deckungsgrenzen und zusätzliche Gebühren.