So richten Sie in QuickBooks Payments eine automatisierte wiederkehrende Abrechnung für planbare Einnahmen ein
Ein weiterer Abrechnungszyklus war gekommen, und nichts hatte sich geändert. Sie mussten dieselbe Rechnung immer noch neu erstellen und daran denken zu prüfen, ob sie bezahlt worden war.
Das mag für einen Kunden noch machbar sein, aber wenn die Zahl der Stammkunden wächst, können versäumte Abrechnungsaufgaben erwartete Einnahmen verzögern.
Die automatisierte wiederkehrende Abrechnung in QuickBooks Payments reduziert diese wiederkehrende Arbeit, erfordert jedoch weiterhin gelegentliche Kontrolle.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie sie einrichten, ohne den Überblick über Zahlungen zu verlieren.
Warum QuickBooks Payments für die wiederkehrende Abrechnung verwenden?
QuickBooks Payments ermöglicht es Ihnen, eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, anstatt sie in jedem Abrechnungszyklus neu zu erstellen.
ermöglicht es Ihnen, eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, anstatt sie in jedem Abrechnungszyklus neu zu erstellen. Es verwendet die von Ihnen festgelegten Kundendaten und den Zeitplan, um zukünftige Rechnungen zu erstellen, während berechtigte Kunden sich für automatische Zahlungen anmelden können, damit zukünftige Zahlungen automatisch verarbeitet werden.
Da die Rechnungen und Zahlungen in QuickBooks Payments verbleiben, können Sie sehen, was abgerechnet wurde und was noch bearbeitet werden muss, ohne ein separates Zahlungssystem verwalten zu müssen.
Über QuickBooks Payments verarbeitete Zahlungen werden außerdem erfasst und der Rechnung zugeordnet. Dadurch erhalten Sie einen einheitlicheren Abrechnungsprozess mit weniger manueller Arbeit.
Bevor Sie die Funktion einrichten, vergewissern Sie sich, dass Ihr Konto und Ihre Rechnungen die im nächsten Abschnitt beschriebenen Anforderungen erfüllen.
Was Sie vor der Automatisierung der wiederkehrenden Abrechnung in QuickBooks Payments beachten sollten
Bevor Sie eine wiederkehrende Vorlage erstellen, vergewissern Sie sich, dass die Funktion zu Ihrem Konto und Ihrer Abrechnungsvereinbarung passt. Diese Prüfungen können Ihnen helfen, den Arbeitsablauf später nicht erneut erstellen zu müssen.
Bestätigen Sie, dass Ihr Tarif und Ihre Rechnung die Voraussetzungen erfüllen
Wiederkehrende Transaktionen sind derzeit in QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus und Advanced verfügbar.
Für automatische Zahlungen ist außerdem ein aktives QuickBooks-Payments-Konto und eine für Zahlungen aktivierte wiederkehrende Rechnung über höchstens $5,000 erforderlich. Täglich wiederkehrende Rechnungen sind nicht berechtigt.
Stellen Sie sicher, dass die Abrechnungsbedingungen gleich bleiben
Automatische Zahlungen funktionieren am besten, wenn Betrag und Zeitplan unverändert bleiben.
Änderungen am Betrag, an der Häufigkeit, den Zahlungsbedingungen, den Zahlungsoptionen oder den Kundendaten können die Anmeldung aufheben. Erwägen Sie daher, variable Gebühren separat abzurechnen.
Bereiten Sie den Kunden vor und überwachen Sie den ersten Zyklus
Bestätigen Sie, dass der Kunde dem Zeitplan für die wiederkehrende Abrechnung zustimmt und versteht, dass automatische Zahlungen normalerweise drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum verarbeitet werden.
Der Kunde muss sich über die Rechnung mit einem Intuit-Konto anmelden. Außerdem sollten Sie den ersten Zyklus überprüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt verarbeitet wird.
So richten Sie die automatisierte wiederkehrende Abrechnung in QuickBooks Payments ein
Schritt 1: Erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung
Erstellen Sie eine Rechnung und wählen Sie Wiederkehrend erstellen.
Je nach Layout von QuickBooks Payments können Sie auch zu Alle Apps → Buchhaltung → Wiederkehrende Transaktionen → Neu gehen und Rechnung auswählen.
Schritt 2: Wählen Sie den Wiederholungstyp aus
Wählen Sie Geplant, damit QuickBooks Transaktionen nach einem festgelegten Zeitplan erstellt, Erinnerung, um eine Aufforderung zum Erstellen und Senden der Transaktion zu erhalten, oder Nicht geplant, um eine wiederverwendbare Vorlage für die manuelle Nutzung zu speichern.
QuickBooks Payments speichert wiederkehrende Rechnungen möglicherweise als Entwürfe. Überprüfen und finalisieren Sie sie daher vor dem Senden.
Schritt 3: Legen Sie den Abrechnungszeitplan fest
Wählen Sie aus, wie oft die Rechnung wiederholt werden soll, und geben Sie anschließend ihr Start- und Enddatum ein. Automatische Zahlungen sind für Rechnungen mit einem täglichen Wiederholungsintervall nicht verfügbar.
Schritt 4: Vervollständigen und speichern Sie die Vorlage
Fügen Sie den Kunden, die Rechnungsdetails, die Zahlungsbedingungen und die Online-Zahlungsoptionen hinzu. Wählen Sie aus, ob die Rechnung automatisch per E-Mail gesendet oder zunächst überprüft werden soll, und wählen Sie anschließend Vorlage speichern.
Schritt 5. Die erste Rechnung senden
Sobald die wiederkehrende Rechnung erstellt wurde, senden Sie sie mit aktivierten Online-Zahlungen an den Kunden. Der Kunde sieht beim Öffnen der Rechnung eine Option zum Einrichten der automatischen Zahlung.
Schritt 6. Den Kunden für die automatische Zahlung anmelden lassen
Der Kunde wählt Automatische Zahlung einrichten, meldet sich mit einem Intuit-Konto an, überprüft die Häufigkeit und das Startdatum und gibt seine Zahlungsinformationen ein.
Anschließend wählt er Automatische Zahlung, um die aktuelle Rechnung zu bezahlen und zukünftige Rechnungen der Serie anzumelden.
Die automatische Zahlung muss den vollständigen Rechnungsbetrag abdecken. Wenn der Kunde den Betrag ändert, wird die Option für die automatische Zahlung ausgeblendet.
Schritt 7. Den Zahlungsplan bestätigen
Die automatische Zahlung wird normalerweise drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung verarbeitet.
Wenn die Rechnung in weniger als drei Tagen fällig ist, wird die Zahlung sofort verarbeitet. Rechnungen, die bei Erhalt fällig sind, werden belastet, sobald die Vorlage für wiederkehrende Rechnungen sie erstellt.
Schritt 8. Änderungen vermeiden, die die automatische Zahlung stornieren
Das Ändern des Gesamtbetrags, der Häufigkeit, der Zahlungsbedingungen, der Zahlungsoptionen, der E-Mail-Adresse des Kunden oder des Kundennamens storniert die automatische Zahlung. QuickBooks Payments sendet dem Kunden eine E-Mail, woraufhin dieser sich erneut anmelden muss.
Schritt 9. Den Status der automatischen Zahlung überwachen
Öffnen Sie den Aktivitätsverlauf der Rechnung und suchen Sie unter Rechnungsaktivitäten nach Automatische Zahlung geplant.
QuickBooks Payments sendet Bestätigungs-E-Mails für erfolgreiche Zahlungen und benachrichtigt Kunden, wenn eine Zahlung abgelehnt wird, damit sie ihre Zahlungsinformationen aktualisieren können.
So erkennen Sie, ob die wiederkehrende Abrechnung mit QuickBooks Payments funktioniert
Nachdem Sie alles eingerichtet haben, zeigt Ihnen der nächste Abrechnungszyklus, ob alles funktioniert.
Die wiederkehrende Rechnung sollte planmäßig erstellt werden, der Aktivitätsverlauf der Rechnung sollte Automatische Zahlung geplant anzeigen, und eine erfolgreiche Zahlung sollte den Status der Rechnung automatisch aktualisieren.
Wenn eine Zahlung abgelehnt wird, sollte QuickBooks Payments den Kunden benachrichtigen, damit das Problem nicht unbemerkt bleibt.
Sobald dies zuverlässig funktioniert, verbringen Sie weniger Zeit mit dem Erstellen und Nachverfolgen von Rechnungen, während sich Ihre wiederkehrenden Einnahmen leichter überwachen und prognostizieren lassen.
Häufige Fehler und Expertentipps
Die wiederkehrende Abrechnung kann wiederholte Arbeit reduzieren, aber einige Einrichtungsentscheidungen können später Probleme verursachen. Behalten Sie diese häufigen Fehler im Hinterkopf, bevor Sie den Arbeitsablauf auf weitere Kunden ausweiten.
Eine Vorlage für feste und variable Gebühren verwenden
Das Ändern des Rechnungsbetrags, nachdem sich ein Kunde angemeldet hat, kann die automatische Zahlung stornieren.
Wenn sich ein Teil Ihrer Abrechnung jeden Monat ändert, sollten Sie die wiederkehrende Rechnung für den festen Betrag verwenden und variable Gebühren separat senden.
Ein Fälligkeitsdatum wählen, ohne den Zahlungszeitpunkt zu berücksichtigen
Die automatische Zahlung wird normalerweise drei Tage vor der Fälligkeit der Rechnung verarbeitet. Ein Fälligkeitsdatum am Ersten kann daher zu einer Belastung gegen Ende des vorherigen Monats führen. Stellen Sie sicher, dass Betrag, Häufigkeit und erwartetes Belastungsdatum dem Kunden vor der Anmeldung klar sind.
Die wiederkehrende Abrechnung sofort für alle einführen
Testen Sie den Arbeitsablauf zunächst mit einem Kunden oder einer kleinen Gruppe.
Bestätigen Sie, dass Rechnungen korrekt erstellt werden, die automatische Zahlung als geplant angezeigt wird und Zahlungen wie erwartet erfasst werden, bevor Sie die Einrichtung umfassender anwenden.
Häufig gestellte Fragen zur wiederkehrenden Abrechnung in QuickBooks Payments
Was ist der Unterschied zwischen geplanten, erinnerungsbasierten und ungeplanten wiederkehrenden Rechnungen?
Geplant erstellt Transaktionen nach einem festgelegten Zeitplan, Erinnerung fordert Sie auf, sie zu überprüfen und zu senden, und Ungeplant speichert eine wiederverwendbare Vorlage zur manuellen Nutzung. QuickBooks Payments speichert wiederkehrende Rechnungen möglicherweise als Entwürfe. Überprüfen und finalisieren Sie sie daher vor dem Versand.
Funktioniert Autopay mit jeder Zahlungsmethode?
Nein. Autopay funktioniert nur mit den Zahlungsoptionen, die bei einer für Zahlungen aktivierten wiederkehrenden Rechnung über QuickBooks Payments aktiviert sind.
Wann belastet Autopay den Kunden?
Autopay verarbeitet die Zahlung normalerweise drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung oder sofort, wenn sie innerhalb von drei Tagen fällig ist oder bei Erhalt bezahlt werden soll. Für Rechnungen mit einem täglichen Wiederholungsintervall ist die Funktion nicht verfügbar.
Was passiert, wenn die gespeicherte Karte eines Kunden abläuft?
Bei einigen Karten wird das Ablaufdatum möglicherweise automatisch aktualisiert. Wird eine Zahlung abgelehnt, sendet QuickBooks Payments dem Kunden eine E-Mail, damit er seine Daten aktualisiert. Anschließend wird die Zahlung sofort verarbeitet, und der Kunde muss sich möglicherweise erneut anmelden.
Welche QuickBooks-Payments-Tarife unterstützen wiederkehrende Rechnungen?
Wiederkehrende Rechnungen sind mit QuickBooks Online Simple Start, Essentials, Plus und Advanced verfügbar. Die verfügbaren Einrichtungsmöglichkeiten können je nach Tarif und Layout von QuickBooks Payments variieren.
Fazit
Ich hoffe, dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die wiederkehrende Abrechnung sicherer einzurichten. Beginnen Sie mit einem Kunden, überwachen Sie den ersten Abrechnungszyklus und passen Sie den Ablauf bei Bedarf an.
Viel Erfolg bei der Umsetzung für Ihr Unternehmen.
Wenn Sie weitermachen möchten, sehen Sie sich ihre Zahlungstools an und vergleichen Sie die Tarife und Preise. Für Rechnungen außerhalb Ihres Zeitplans für wiederkehrende Rechnungen erfahren Sie, wie ihren Payments Agent Sie bei Nachfassaktionen unterstützen kann.
