Von Tabellenkalkulationen zur Serie A: So bauen Sie mit QuickBooks Payments das Zahlungsfundament Ihres Start-ups auf
Diese Tabelle hat einwandfrei funktioniert, als nur wenige Kunden für Sie zahlten.
Nun hat ein Investor Ihre Finanzdaten angefordert, und Sie gehen Zeile für Zeile durch, um zu verstehen, warum die Rechnungen nicht mit den auf dem Bankkonto eingegangenen Beträgen übereinstimmen.
Das ist eine belastende Situation, wenn Sie sich ohnehin schon auf eine Finanzierungsrunde konzentrieren müssen.
Wenn Sie die Bereinigung proaktiv angehen möchten, ist dieser Artikel ein guter Ausgangspunkt. Wir zeigen Ihnen, wie QuickBooks Payments Ihre verstreuten Zahlungsdaten in ein Finanzsystem verwandeln kann, das leichter zu pflegen und deutlich einfacher zu teilen ist, wenn Investoren Fragen stellen.
Wie QuickBooks Payments die Zahlungsgrundlage eines Start-ups unterstützt
Indem alltägliche Zahlungsaktivitäten in dasselbe System wie Ihre Buchhaltung integriert werden, gibt QuickBooks Payments Start-ups die Werkzeuge an die Hand, um Zahlungen zu erhalten und organisiert zu bleiben.
Start-ups die Werkzeuge an die Hand, um Zahlungen zu erhalten und organisiert zu bleiben. Jede Rechnung und jede zulässige Zahlung trägt zu den Datensätzen hinter Ihren Berichten bei, sodass Sie die finanzielle Entwicklung des Start-ups nicht jedes Mal neu rekonstruieren müssen, wenn jemand nach den Zahlen fragt.
Sie müssen Ihre Konten weiterhin prüfen und abstimmen, aber die laufenden Arbeiten lassen sich leichter verwalten. Dadurch erhält Ihre Steuerberatung sauberere Unterlagen und Sie können souveräner auf Fragen von Investoren reagieren.
Voraussetzungen und Anforderungen für die Einrichtung
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über das richtige QuickBooks-Payments-Konto, genügend Informationen für die Erstellung korrekter Eröffnungsunterlagen und einen klaren Plan für die Pflege der Buchhaltung verfügen.
Die richtige QuickBooks-Payments-Einrichtung auswählen
Wählen Sie einen QuickBooks-Online-Tarif, der die für Ihr Start-up erforderlichen Berichte und Zugriffsrechte umfasst.
Simple Start umfasst bereits zentrale Berichte wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Cashflow, während höhere Tarife zusätzliche Details und Funktionen bieten.
Außerdem müssen Sie QuickBooks Payments separat beantragen. Die Nutzung setzt eine entsprechende Berechtigung, eine Bonitätsprüfung und eine Genehmigung voraus.
Ihre vorhandenen Finanzunterlagen zusammenstellen
Bringen Sie mehr mit als nur Ihre Kundenliste und Ihre Umsatzübersicht.
Stellen Sie Ihre offenen Rechnungen, Kontoauszüge, Geschäftsausgaben sowie Aufzeichnungen über von den Gründern eingezahlte oder geliehene Beträge zusammen, damit QuickBooks Payments mit einem vollständigeren Finanzbild startet.
Festlegen, wie die Buchhaltung geführt wird
Legen Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung fest, ob Sie die Einnahmenüberschussrechnung oder die periodengerechte Buchführung verwenden, und vereinbaren Sie, wie häufig die Konten geprüft werden.
QuickBooks Payments kann Berichte nach beiden Methoden anzeigen, aber institutionelle Investoren erwarten häufig abgestimmte Finanzdaten nach der periodengerechten Buchführung, wenn sich ein Start-up auf eine bepreiste Finanzierungsrunde zubewegt.
Sobald diese Punkte geklärt sind, können Sie mit weniger später erforderlichen Korrekturen zur eigentlichen Einrichtung übergehen.
So bauen Sie die Zahlungsgrundlage Ihres Start-ups in QuickBooks Payments auf
So richten Sie Ihre Rechnungsstellung, Zahlungen und Finanzberichte in QuickBooks Payments ein, damit Ihr Start-up korrekte Aufzeichnungen führen und sich auf künftige Finanzierungsrunden vorbereiten kann.
1. QuickBooks Online einrichten und QuickBooks Payments beantragen
Wenn Sie Ihre Buchhaltungs- und Zahlungssysteme frühzeitig einrichten, schaffen Sie eine einheitliche Ausgangsbasis und verringern die Menge an historischen Daten, die Sie später importieren oder abstimmen müssen.
QuickBooks Payments erfordert einen separaten Antrag und setzt eine entsprechende Berechtigung, eine Bonitätsprüfung und eine Genehmigung voraus.
2. Gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung eine Buchführungsmethode auswählen
Mit QuickBooks Payments können Sie die Einnahmen- oder die periodengerechte Buchführung als Standardmethode festlegen und die in einzelnen Berichten angezeigte Methode ändern.
Bei der periodengerechten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben im Allgemeinen erfasst, sobald sie entstehen oder anfallen – also möglicherweise bevor eine Zahlung erfolgt.
Wenn Kunden Abonnements oder langfristige Dienstleistungen im Voraus bezahlen, müssen diese Zahlungen möglicherweise als abgegrenzte Einnahmen erfasst werden, bis die Leistung erbracht wurde.
QuickBooks Online Advanced unterstützt automatische Zeitpläne zur Umsatzrealisierung, während bei anderen Tarifen möglicherweise ein separater Prozess oder die Unterstützung durch einen Buchhalter erforderlich ist.
3. Kundenrechnungen über QuickBooks Payments mit aktivierten Zahlungen versenden
Dadurch entsteht eine einheitliche Aufzeichnung der offenen Kundenbeträge, und Kunden können berechtigte Rechnungen online bezahlen.
QuickBooks Payments kann Kreditkarten, Debitkarten, ACH-Überweisungen, PayPal und Venmo akzeptieren und die daraus resultierenden Zahlungen in Ihrem Kontenplan kategorisieren.
4. Automatisch erfasste und zugeordnete Zahlungen überprüfen
QuickBooks Payments kann berechtigte Transaktionen automatisch mit heruntergeladenen Banktransaktionen abgleichen und so die manuelle Dateneingabe reduzieren.
Der automatische Abgleich ist möglicherweise nicht für jedes Konto oder jede Transaktion verfügbar, daher müssen nicht zugeordnete Zahlungen weiterhin manuell überprüft werden.
Der automatische Abgleich ersetzt außerdem nicht die regelmäßige Abstimmung.
Sie sollten QuickBooks Payments weiterhin mit Ihren Bank- und Kreditkartenabrechnungen vergleichen, um fehlende, doppelte oder falsch kategorisierte Transaktionen zu identifizieren.
5. Ihre wichtigsten Berichte jeden Monat überprüfen
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Ihre Bilanz, Ihre Kapitalflussrechnung und Ihre Berichte zu den Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
QuickBooks Payments stellt diese Berichte bereit, wobei die verfügbaren Berichte und der Detailgrad von Ihrem Abonnement abhängen.
Die monatliche Überprüfung hilft Ihnen, fehlende oder falsch kategorisierte Transaktionen zu erkennen, bevor die Mittelbeschaffung beginnt.
6. Ihrem Buchhalter einen separaten Zugriff gewähren
Laden Sie Ihren Buchhalter oder Ihren nebenberuflich tätigen CFO über QuickBooks Payments ein, anstatt Ihre Anmeldedaten weiterzugeben. Der Zugriff für Buchhalter ist bei berechtigten Tarifen verfügbar, die enthaltenen Leistungen können sich jedoch ändern. Prüfen Sie daher vor dem Abonnement den aktuellen Vergleich.
7. Ihre Berichterstattung vor jedem Meilenstein der Mittelbeschaffung erneut prüfen
Wenn sich ein Start-up einer institutionellen Finanzierung nähert, fordern Investoren möglicherweise abgestimmte historische Finanzabschlüsse, Informationen zu Burn-Rate und finanzieller Reichweite, Einheitsökonomie sowie Finanzprognosen an.
Die genauen Anforderungen unterscheiden sich je nach Investor und Finanzierungsphase. Prüfen Sie daher Ihre Berichte und Belege gemeinsam mit einem Buchhalter, bevor die Due-Diligence-Prüfung beginnt.
Wie der Wechsel von Tabellenkalkulationen zu Serie A mit QuickBooks Payments aussehen sollte
Nachdem Sie die oben genannten Schritte befolgt haben, sollten Sie Ihre Finanzhistorie nicht jedes Mal mühsam zusammensuchen müssen, wenn jemand danach fragt.
Es sollte deutlich weniger kurzfristiges Durchsuchen von Tabellenkalkulationen erforderlich sein, um festzustellen, welche Rechnungen bezahlt wurden oder warum die Zahlen nicht übereinstimmen.
Stattdessen verfügen Sie über geordnete Aufzeichnungen, die sich bei der Vorbereitung auf die Mittelbeschaffung leichter überprüfen lassen.
Häufige Fehler und Tipps von Experten
Auch eine solide Einrichtung muss gepflegt werden, wenn Ihr Start-up wächst. Behalten Sie diese häufigen Fehler und praktischen Tipps im Hinterkopf, um die Genauigkeit Ihrer Aufzeichnungen zu schützen.
Geld der Gründer als gewöhnlichen Umsatz erfassen
Geld, das Gründer in das Start-up einbringen, sollte normalerweise als Einlage des Eigentümers oder als Darlehen erfasst werden, nicht als Kundenertrag.
Eine falsche Kategorisierung kann Ihren Umsatz verzerren und Ihre Bilanz unklar machen.
Für jede Transaktion uneinheitliche Konten anlegen
Vermeiden Sie es, jedes Mal ein neues Konto anzulegen, wenn Sie auf eine unbekannte Ausgabe stoßen.
Die von Ihnen ausgewählten Kontentypen bestimmen, wo Transaktionen in Ihren Finanzberichten erscheinen. Halten Sie Ihren Kontenplan daher geordnet und stimmen Sie ungewöhnliche Kategorien mit Ihrem Buchhalter ab.
Jede Periode nach der Überprüfung sperren
Nachdem Ihr Buchhalter einen Monat oder ein Quartal geprüft hat, können Sie die Abschlusseinstellungen von QuickBooks Payments verwenden, um Benutzer zu warnen oder Änderungen an älteren Transaktionen einzuschränken.
Spätere Änderungen können Sie weiterhin über den Bericht „Ausnahmen vom Abschlussdatum“ verfolgen.
Eine Kopie Ihrer Monatsberichte speichern
Exportieren und speichern Sie nach Abschluss jeder monatlichen Prüfung die endgültigen Berichte für diesen Zeitraum.
So verfügen Sie über eine konsistente Finanzhistorie, auf die Sie später zurückgreifen können, anstatt sie neu erstellen zu müssen, wenn ein Investor mit der Prüfung beginnt.
Abschließende Gedanken
Viel Erfolg beim Aufbau der Zahlungsgrundlage Ihres Start-ups.
Wenn Sie bereit für den nächsten Schritt sind, erkunden Sie deren Zahlungstools, erfahren Sie, wie deren Zahlungsassistent Sie bei Nachfassaktionen unterstützen kann, oder vergleichen Sie deren Tarife, um die passende Lösung zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Finanzberichte erwarten Investoren typischerweise in der Seed-Phase oder Serie A?
Investoren verlangen häufig eine abgeglichene Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine Cashflow-Rechnung sowie eine aktualisierte Cap Table und Finanzprognosen. Die genauen Anforderungen variieren je nach Investor und Finanzierungsphase.
Wie hilft mir QuickBooks Payments, auch ohne Finanzteam bereit für eine Prüfung zu sein?
QuickBooks Payments organisiert erfasste Finanzaktivitäten in Standardberichten und ermöglicht es einem Buchhalter oder einem externen CFO, Ihre Bücher über einen separaten Zugang zu prüfen. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, die Aufzeichnungen müssen jedoch weiterhin regelmäßig geprüft und abgeglichen werden.
Welche Zahlungsmethoden kann ich von meinen ersten Kunden akzeptieren?
Je nach Berechtigung und Verfügbarkeit unterstützt QuickBooks Payments Kredit- und Debitkarten, ACH-Überweisungen, Apple Pay, PayPal, Venmo und Affirm. Über QuickBooks Payments verarbeitete Zahlungen können in Ihren Büchern erfasst und kategorisiert werden.
Wie bleiben Zahlungen ohne manuellen Aufwand mit meinen Büchern abgeglichen?
QuickBooks Payments kann berechtigte Transaktionen automatisch abgleichen, aber nicht jede Transaktion erfüllt die Voraussetzungen. Sie sollten weiterhin nicht abgeglichene Zahlungen prüfen und Ihre Konten regelmäßig abstimmen.
Welche Finanzgewohnheiten sollte ein Start-up in der frühen Phase vor der ersten Finanzierungsrunde entwickeln?
Verwenden Sie einen einheitlichen Rechnungs- und Zahlungsprozess, stimmen Sie Ihre Konten regelmäßig ab und prüfen Sie Ihre Finanzberichte jeden Monat. Besprechen Sie Ihre Bilanzierungsmethode mit einem Buchhalter, bevor die institutionelle Finanzierung beginnt.
