Wie Sie Tabellenkalkulationen hinter sich lassen und mit QuickBooks Payments online bezahlt werden
Sie haben eine Rechnung aus einer Tabelle gesendet, der Kunde hat über eine andere App bezahlt, und nun wechseln Sie zwischen Ihrem Bankkonto und der Rechnungsübersicht, nur um die Zahlung zu bestätigen.
Bevor Sie die Aktualisierung der Datei abschließen, benötigt eine weitere Rechnung Ihre Aufmerksamkeit, und Sie sind wieder in der Tabelle, um herauszufinden, was noch offen ist.
Dieser Prozess kann sich anfangs überschaubar anfühlen, aber wenn weitere Kunden hinzukommen, summiert sich die Zeit, die Sie mit dem Aktualisieren von Zeilen und dem Zuordnen von Zahlungen verbringen. Ein einziger übersehener Eintrag kann sogar dazu führen, dass Sie einer Zahlung nachgehen, die bereits eingegangen ist.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, diese Routine durch einen übersichtlicheren Prozess in QuickBooks Payments. zu ersetzen.
zu ersetzen.Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Aufzeichnungen vorbereiten und Online-Zahlungen einrichten, damit Sie zahlbare Rechnungen senden und sie an einem Ort verfolgen können.
Die Vorteile des Wechsels von Tabellen zu QuickBooks Payments
Sobald Sie Ihre Rechnungsstellung in QuickBooks Payments verlagern, wird es für Kunden einfacher, Sie zu bezahlen.
Die verfügbaren Zahlungsoptionen werden auf der Rechnung angezeigt, sodass Sie keine separaten Anweisungen mehr senden müssen. Das klingt nach einer kleinen Änderung, aber dadurch entfällt ein zusätzlicher Schritt zwischen dem Senden der Rechnung und dem Zahlungseingang.
Auch Ihre Aufzeichnungen werden nützlicher. Sie können eingehende Zahlungen überprüfen, ohne Informationen aus mehreren Quellen zusammenfügen zu müssen, und verfügen über übersichtlichere Daten, wenn es an der Zeit ist, einen Bericht zu erstellen oder mit Ihrem Steuerberater zu sprechen.
Bevor Sie diesen Schritt gehen, sehen wir uns an, welche Daten in QuickBooks Payments übertragen werden müssen und wie Sie sie vorbereiten.
Was Sie vor dem Wechsel von Tabellen zu QuickBooks Payments wissen sollten
Bevor Sie mit dem Import beginnen, sollten Sie drei Dinge klären. Wenn Sie dies jetzt erledigen, müssen Sie nicht mitten im Prozess anhalten, um Aufzeichnungen zu korrigieren oder fehlende Kontodaten zu suchen.
Entscheiden Sie, was Sie tatsächlich übertragen müssen
Sie müssen nicht jede Rechnung übertragen, die Sie jemals gesendet haben.
Beginnen Sie mit aktiven Kunden und unbezahlten Rechnungen. Legen Sie anschließend ein Datum fest, ab dem Sie alle neuen Rechnungen in QuickBooks Payments erstellen.
Bewahren Sie eine unveränderte Sicherungskopie Ihrer ursprünglichen Tabelle auf. Ältere bezahlte Rechnungen können dort verbleiben, es sei denn, Sie benötigen sie für Berichte oder die Aufbewahrung von Aufzeichnungen in QuickBooks Payments.
Stellen Sie die Voraussetzungen für die Einrichtung zusammen
Um QuickBooks Payments einzurichten und Online-Zahlungen zu empfangen, benötigen Sie:
- ein QuickBooks-Payments-Konto mit einem Tarif, der die von Ihnen benötigten Funktionen unterstützt
- Ihre Unternehmens- und Inhaberdaten für den Antrag bei QuickBooks Payments
- ein Bankkonto, auf das die Zahlungen Ihrer Kunden eingezahlt werden
Für QuickBooks Payments ist eine separate Genehmigung erforderlich. Intuit sendet seine Entscheidung normalerweise innerhalb weniger Werktage per E-Mail. Wenn Sie den Antrag frühzeitig stellen, kann dies verhindern, dass sich dadurch der Rest Ihrer Einrichtung verzögert.
Bereinigen und formatieren Sie Ihre Tabellendaten
Überprüfen Sie Ihre Kunden- und Rechnungsaufzeichnungen, bevor Sie sie hochladen. Entfernen Sie doppelte Einträge, leere Zeilen, Formeln und veraltete Informationen, die beim Import Probleme verursachen könnten.
Kundenlisten können aus CSV-, Excel- oder Google-Sheets-Dateien importiert werden, während für den Import von Rechnungen CSV erforderlich ist. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Kundennamen einheitlich sind, und alle Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen, die Sie auf Ihren Rechnungen verwenden möchten.
Sobald diese Bestandteile bereit sind, können Sie mit weniger Unterbrechungen mit der Einrichtung und dem Import beginnen.
So wechseln Sie von Tabellen und beginnen, Zahlungen online über QuickBooks Payments zu erhalten
So wechseln Sie von Tabellen zu QuickBooks Payments und beginnen mit der Annahme von Online-Zahlungen.
1. Registrieren Sie sich für QuickBooks Online und beantragen Sie QuickBooks Payments
Gehen Sie wie folgt vor, um QuickBooks Payments zu beantragen:
- Erstellen Sie Ihr QuickBooks-Online-Konto.
- Gehen Sie zu Einstellungen ⚙ → Konto und Einstellungen → Zahlungen.
- Wählen Sie Mehr erfahren und anschließend Zahlungen einrichten.
- Geben Sie Ihre Unternehmens- und Inhaberinformationen ein.
- Wählen Sie das Bankkonto aus, auf dem Kundenzahlungen eingezahlt werden.
QuickBooks Payments sendet seine Entscheidung normalerweise innerhalb weniger Werktage per E-Mail, obwohl Intuit möglicherweise zusätzliche Informationen anfordert.
Beginnen Sie mit diesem Schritt zuerst und bereiten Sie Ihre Tabellendaten vor, während Sie auf die Genehmigung warten.
2. Bereinigen und sichern Sie Ihre Tabellendaten
Speichern Sie eine unveränderte Kopie Ihrer aktuellen Tabelle, wählen Sie ein eindeutiges Migrationsdatum und trennen Sie Ihre aktiven Kunden und unbezahlten Rechnungen von abgeschlossenen historischen Datensätzen.
Korrigieren Sie doppelte Namen, leere Zeilen, Formeln und veraltete Informationen, bevor Sie etwas importieren.
3. Importieren Sie Ihre Kundenliste
Gehen Sie zu Einstellungen ⚙ → Daten importieren → Kunden und laden Sie Ihre Kundenliste hoch. QuickBooks Payments unterstützt CSV-, Excel- und Google-Sheets-Dateien für Kundenimporte.
Jede Datei ist auf 1.000 Zeilen oder 2 MB begrenzt. Kundennamen müssen eindeutig sein, und der anfängliche Import unterstützt eine E-Mail-Adresse pro Kunde.
4. Importieren oder erstellen Sie Ihre offenen Rechnungen erneut
Nachdem Sie Ihre Kunden importiert und die relevanten Produkte oder Dienstleistungen eingerichtet haben, gehen Sie zu Einstellungen ⚙ → Daten importieren → Rechnungen. Für Rechnungsimporte ist eine CSV-Datei erforderlich. Pro Upload werden bis zu 100 Rechnungen oder 1.000 Zeilen unterstützt.
Jede Position benötigt eine Rechnungsnummer, einen Kunden, ein Rechnungsdatum, ein Fälligkeitsdatum und einen Artikelbetrag. Negative Beträge, einschließlich Rabatte und Gutschriften, können nicht importiert werden und müssen anschließend hinzugefügt werden.
Die aktuelle Dokumentation zum Rechnungsimport besagt außerdem, dass diese Methode nicht verwendet werden kann, nachdem die Umsatzsteuer konfiguriert wurde.
Die Verfügbarkeit kann je nach Tarif und Konto variieren. Wenn Rechnungen nicht unter Daten importieren angezeigt wird, erstellen Sie Ihre derzeit offenen Rechnungen manuell erneut oder wenden Sie sich an den Support von QuickBooks Payments, um Ihre verfügbaren Importoptionen zu bestätigen.
5. Richten Sie Einzahlungen und Online-Zahlungsoptionen ein
Sobald QuickBooks Payments genehmigt wurde, vervollständigen Sie diese Einstellungen:
- Wählen Sie unter Einstellungen ⚙ → Konto und Einstellungen → Zahlungen die Konten aus, die zur Erfassung von Einzahlungen und Bearbeitungsgebühren verwendet werden.
- Wählen Sie unter Einstellungen ⚙ → Konto und Einstellungen → Verkäufe → Rechnungszahlungen die Zahlungsmethoden aus, die Kunden verwenden können.
- Stellen Sie unter Einstellungen ⚙ → Konto und Einstellungen → Verkäufe → Online-Zustellung sicher, dass Online-Rechnung ausgewählt ist.
Kunden können je nach den für das Konto verfügbaren Zahlungsoptionen möglicherweise per Karte, ACH-Banküberweisung, Apple Pay, PayPal oder Venmo bezahlen.
6. Überprüfen und senden Sie Ihre erste Rechnung mit Zahlungsoptionen
Öffnen Sie eine importierte Rechnung oder erstellen Sie eine neue Rechnung für einen aktuellen Kunden.
Bestätigen Sie den Kunden, den Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsoptionen. Öffnen Sie auf der Rechnung Verwalten → Zahlungsoptionen und aktivieren Sie die Methoden, die Sie anbieten möchten. Wählen Sie anschließend Überprüfen und senden.
Der Kunde erhält eine Online-Rechnung mit einem Zahlungslink, anstatt separat über eine PDF-Datei bezahlen zu müssen.
7. Bestätigen Sie, dass die Zahlung erfasst wurde, und verfolgen Sie die Einzahlung
Wenn der Kunde über die Rechnung bezahlt, sollte QuickBooks Payments eine Transaktion für den Zahlungseingang erstellen und sie der entsprechenden Rechnung zuordnen.
Überprüfen Sie den Rechnungsstatus und die Auszahlungen von QuickBooks Payments, um zu bestätigen, dass die Zahlung verarbeitet wurde, und verfolgen Sie, wann sie an Ihre Bank gesendet wird.
Die automatische Zuordnung, sofern verfügbar, reduziert die manuelle Dateneingabe. Benutzer sollten Transaktionen jedoch weiterhin überprüfen und ihr Bankkonto regelmäßig abstimmen.
Anzeichen dafür, dass Ihr Wechsel von Tabellenkalkulationen zu QuickBooks Payments erfolgreich war
Überprüfen Sie nach Abschluss der oben genannten Schritte zunächst, ob Ihre Kundendatensätze und offenen Rechnungen korrekt importiert wurden. Senden Sie anschließend eine Rechnung und bestätigen Sie, dass der Kunde einen Online-Zahlungslink erhält.
Sobald sie bezahlt haben, sollte QuickBooks Payments die Transaktion erfassen, die Rechnung als bezahlt markieren und die Zahlung unter den Auszahlungen von QuickBooks Payments anzeigen, damit Sie deren Eingang auf Ihrem Bankkonto verfolgen können.
Beachten Sie, dass die Rechnung möglicherweise als bezahlt angezeigt wird, bevor das Geld auf Ihrem Bankkonto eingeht.
Ihre erste Auszahlung kann bis zu fünf Werktage dauern. Nach der anfänglichen Einrichtungsphase erhalten Konten mit Auszahlungen am nächsten Tag Zahlungen, die vor 15 Uhr verarbeitet wurden, in der Regel
am nächsten Werktag nach Pazifischer Zeit, während spätere Zahlungen bis zu zwei Werktage dauern können. Diese Frist ist 16 Uhr Mountain Time, 17 Uhr Central Time und 18 Uhr Eastern Time.
Häufige Fehler und Tipps von Profis
Die meisten Probleme nach der Umstellung entstehen, wenn sich Ihr bisheriger Zahlungsprozess mit Ihren neuen Aufzeichnungen in QuickBooks Payments überschneidet. Darauf sollten Sie achten, sobald Sie beginnen, echte Rechnungen zu versenden.
Alte Zahlungsmethoden ohne Umstellungsplan weiterverwenden
Informieren Sie Ihre Kunden darüber, welche Rechnungen über QuickBooks Payments bezahlt werden sollen und wie Sie Schecks oder einzelne Venmo-Zahlungen nach der Umstellung bearbeiten werden.
Wenn ein Kunde außerhalb von QuickBooks Payments bezahlt, erfassen Sie die Zahlung bei der richtigen Rechnung, damit diese nicht fälschlicherweise weiterhin als überfällig markiert bleibt.
Alle importierten Rechnungen versenden, bevor Sie den Ablauf testen
Überprüfen Sie Ihre importierten Rechnungen, bevor Sie sie an Kunden senden.
Beginnen Sie mit einer Rechnung und vergewissern Sie sich, dass deren Saldo, Fälligkeitsdatum, Zahlungsoptionen und Zahlungslink korrekt funktionieren, bevor Sie den neuen Prozess für alle verwenden.
Eine vollständige Datei nach einem teilweise fehlgeschlagenen Import erneut importieren
Einige Kunden oder Rechnungen werden möglicherweise erfolgreich importiert, auch wenn andere Zeilen fehlschlagen.
Überprüfen Sie die Importergebnisse und korrigieren Sie nur die fehlgeschlagenen Datensätze, da das erneute Hochladen der vollständigen Datei Duplikate erstellen kann, anstatt die ursprünglichen Einträge zu ersetzen.
Einen heruntergeladenen Zahlungseingang hinzufügen, statt ihn abzugleichen
QuickBooks Payments erstellt einen Zahlungseintrag, sobald eine Rechnung bezahlt wurde.
Wenn der Zahlungseingang später in Ihrem Bank-Feed erscheint, gleichen Sie ihn mit dem vorhandenen Eintrag ab, statt ihn als neue Einnahme hinzuzufügen, da dieselbe Zahlung sonst doppelt gezählt werden könnte.
Davon ausgehen, dass jeder Zahlungseingang einer Rechnung entspricht
QuickBooks Payments kann mehrere Kundenzahlungen zu einem Zahlungseingang zusammenfassen und die zugehörigen Bearbeitungsgebühren separat anzeigen. Überprüfen Sie die Details zum Zahlungseingang unter Auszahlungen von QuickBooks Payments, bevor Sie eine Abweichung zwischen dem Rechnungs- und dem Zahlungseingangsbetrag als Fehler betrachten.
Fazit
Die Abkehr von Tabellenkalkulationen kann die Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung deutlich erleichtern, und ich hoffe, dieser Leitfaden bietet Ihnen einen klaren Ausgangspunkt.
Wenn Sie bereit sind, sehen Sie, wie sie Ihnen bei der Verwaltung Ihres Unternehmens helfen, vergleichen Sie ihre Tarife oder erfahren Sie, wie ihre Online-Zahlungen funktionieren.
Viel Erfolg bei der Umstellung und bei allem, was als Nächstes für Ihr Unternehmen kommt.
Häufig gestellte Fragen zum Wechsel von Tabellenkalkulationen und zum Online-Bezahlen mit QuickBooks Payments
Wie lange dauert der Wechsel von einer Tabellenkalkulation zu QuickBooks Payments?
Die Einrichtung selbst kann einige Stunden dauern, aber die Genehmigung durch QuickBooks Payments kann den Vorgang verlängern. QuickBooks Payments sendet seine Entscheidung normalerweise innerhalb weniger Werktage per E-Mail.
Kann ich meine vorhandene Tabellenkalkulation direkt importieren?
Ja, allerdings hängt das unterstützte Format davon ab, was Sie importieren. Kundenlisten können als CSV-Datei, Excel-Datei oder Google Sheet importiert werden, während für Rechnungsimporte CSV erforderlich ist und separate Upload-Limits gelten.
Welche Zahlungsmethoden können meine Kunden nutzen?
Kunden können je nach den für Ihr Konto verfügbaren Optionen per Karte, ACH-Banküberweisung, Apple Pay, PayPal oder Venmo bezahlen.
Was kostet die Annahme von Online-Zahlungen?
QuickBooks Payments berechnet zusätzlich zu Ihrem QuickBooks-Online-Abonnement Bearbeitungsgebühren. Die aktuellen US-Tarife betragen 2.99% für in Rechnung gestellte Karten- und Zahlungen mit digitalen Wallets, 1% für ACH und 3.5% für manuell eingegebene Karten. Auf der Tarifseite finden Sie jedoch aktuelle Informationen.
Benötige ich dafür Vorkenntnisse in der Buchhaltung?
Sie müssen kein Buchhalter sein, um Kunden zu importieren oder fällige Rechnungen zu senden. Dennoch sollten Sie Ihre Einrichtung überprüfen und Ihre Konten regelmäßig abstimmen.
