Intuit QuickBooks Workforce Gehaltsabrechnungs-KI: Funktionsanalyse & So funktioniert es
Die Lohnabrechnung ist morgen fällig, und die Hälfte des Teams hat ihre Stunden noch nicht eingereicht. Einige Stundenzettel scheinen nicht zu stimmen, jemand hat die Überstunden vergessen zu erfassen, und nun wird die Vorbereitung der Lohnabrechnung wieder einmal zu einem Last-Minute-Chaos statt eines schnellen Überprüfungsprozesses.
Die Payroll KI von Intuit QuickBooks Workforce wurde entwickelt, um einen Großteil der manuellen Lohnvorbereitung zu automatisieren, indem sie die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden sammelt, Probleme erkennt, bevor die Lohnabrechnung durchgeführt wird, und Entwürfe zur Überprüfung erstellt.
In diesem Leitfaden erläutern wir, wie sie funktioniert, welche Funktionen sie bietet und wie Sie sie in QuickBooks Workforce einrichten.
Was ist die Payroll KI von QuickBooks Workforce?
Die Payroll KI von QuickBooks Workforce ist eine KI-gestützte Lohnabrechnungsassistenz, die Unternehmen bei der Erfassung von Arbeitsstunden, der Identifizierung von Lohnproblemen und der Vorbereitung der Lohnabrechnung vor dem Zahltag unterstützt.
Statt mühsam Stundenzettel einzufordern und Einreichungen einzeln zu überprüfen, automatisiert die KI einen Großteil des Vorbereitungsprozesses. Sie arbeitet zusammen mit QuickBooks Workforce, QuickBooks Time und QuickBooks Online, sodass Arbeitszeiten, Lohnabrechnung und Buchhaltung in einem System verbunden bleiben.
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, sodass Arbeitszeiten, Lohnabrechnung und Buchhaltung in einem System verbunden bleiben.
Wie es funktioniert
Die Payroll KI von QuickBooks Workforce hilft, die manuellen Aufgaben zu automatisieren, die normalerweise vor der Lohnabrechnung anfallen.
- Die Payroll KI kontaktiert Mitarbeitende per SMS oder über die QuickBooks Workforce App, um Arbeitsstunden, Überstunden und Lohnabrechnungsdaten für den Abrechnungszeitraum zu sammeln.
- Die KI prüft die eingereichten Lohnabrechnungsdaten auf Unregelmäßigkeiten, einschließlich fehlender Stundenzettel, unerwarteter Überstunden und inkonsistenter Stundenerfassungen.
- Sobald die Lohninformationen validiert wurden, erstellt die KI einen Entwurf auf Grundlage der eingereichten Mitarbeitendaten und der Lohnabrechnungseinstellungen.
- Lohnabrechnungsverantwortliche erhalten eine Benachrichtigung, um gemeldete Probleme zu prüfen, Lohndetails zu verifizieren und die Lohnabrechnung vor der Übermittlung freizugeben.
Dieser Ablauf reduziert die manuelle Vorbereitung und gibt den Lohnabrechnungsverantwortlichen trotzdem die Kontrolle, bevor die Abrechnung finalisiert wird.
Hervorstechende Merkmale der Payroll KI von QuickBooks Workforce
Die Payroll KI von QuickBooks Workforce wurde entwickelt, um die manuelle Arbeit zu reduzieren, die üblicherweise vor der Lohnabrechnung anfällt. Zu den herausragenden Funktionen gehören:
Proaktive Erfassung von Stundenzetteln per SMS
Die Payroll KI kann automatisch Mitarbeitende per SMS oder über die QuickBooks Workforce App kontaktieren, um Arbeitsstunden, Überstunden, Trinkgelder und Lohninformationen entsprechend Ihrem Zeitplan abzufragen.
Anomalieerkennung vor der Lohnabrechnung
Die KI überprüft die eingereichten Lohnabrechnungsinformationen auf ungewöhnliche Aktivitäten, wie fehlende Stundenzettel, unerwartete Überstunden oder Stundenangaben, die vom üblichen Muster abweichen, bevor die Lohnabrechnung durchgeführt wird.
Updates für Lohnverantwortliche per SMS
Lohnabrechnungsverantwortliche können Zusammenfassungen, Statusupdates und Benachrichtigungen zu markierten Lohnabrechnungsproblemen per SMS während des Vorbereitungsprozesses erhalten.
Integration mit QuickBooks Time und QuickBooks Online
Mitarbeiterzeiten können direkt über die QuickBooks Time Integration in die Lohnabrechnung übertragen werden, während Lohnabrechnungsdaten in QuickBooks Online zur Synchronisierung der Buchhaltung fließen.
KI-gestützte Automatisierung des Lohnabrechnungs-Workflows
Laut Intuit sollen KI-gestützte Automatisierungen in Workforce Unternehmen dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben bei der Vorbereitung der Lohn- und Personalabrechnung zu reduzieren.
Wie unterscheidet sich die Payroll KI von QuickBooks von herkömmlicher Lohnsoftware?
Traditionelle Lohnsoftware beginnt meist erst zu arbeiten, nachdem die Lohnabrechnungsdaten bereits gesammelt wurden.
Das bedeutet, dass Lohnverantwortliche dennoch Mitarbeitende aktiv an die Abgabe der Stundenzettel erinnern, Arbeitszeiten manuell prüfen, fehlende Einträge korrigieren und Lohninformationen vor der Abrechnung doppelt überprüfen müssen.
Die Payroll KI von QuickBooks Workforce setzt viel früher an. Anstatt ausschließlich auf manuelle Nachverfolgung zu setzen, hilft die KI, Arbeitszeiten zu sammeln, ungewöhnliche Einreichungen zu erkennen, bei Unstimmigkeiten nachzufassen und einen Entwurf zur Überprüfung zu erstellen.
Einfach ausgedrückt hilft herkömmliche Lohnabrechnungssoftware Unternehmen hauptsächlich bei der Lohnabrechnung, während die Payroll AI von QuickBooks Workforce zusätzlich darauf ausgelegt ist, auch die Arbeitsschritte vor der Lohnabrechnung zu optimieren.
So richten Sie die Payroll AI in QuickBooks Workforce ein
So richten Sie die Payroll AI von QuickBooks Workforce ein und konfigurieren Ihren Ablauf zur Sammlung von Lohnabrechnungsdaten.
Schritt 1: Einen Payroll-AI-Plan erstellen
Gehen Sie in QuickBooks Workforce zu "Feed", wählen Sie "Payroll AI" und starten Sie die Einrichtung. Das System überprüft Ihre Lohnabrechnungshistorie, Mitarbeiterdaten und Unternehmenseinstellungen, um einen vorgeschlagenen Lohnabrechnungsplan zu erstellen.
Schritt 2: Plan überprüfen und personalisieren
Überprüfen Sie Ihren vorgeschlagenen Lohnabrechnungsplan und passen Sie an, wie die Payroll AI mit Mitarbeitern und Lohnabrechnungs-Admins interagiert. Während der Einrichtung können Sie:
- angemeldete Mitarbeiter prüfen
- fehlende Mitarbeiterinformationen hinzufügen
- den Zeitpunkt bestimmen, wann Mitarbeiter die Lohnabrechnungsanfrage erhalten
- Benachrichtigungen für Mitarbeiter vorab ansehen
- SMS oder QuickBooks Workforce App-Benachrichtigungen auswählen
Schritt 3: Zustimmung der Mitarbeiter einholen
Sobald die Einrichtung abgeschlossen ist, erhalten die Mitarbeiter eine Einwilligungsanfrage, bevor die AI automatisch Lohnabrechnungsdaten sammelt.
Schritt 4: Lohnabrechnungsinformationen erfassen und prüfen
Nachdem die Mitarbeiter ihre Einwilligung gegeben haben, sammelt die Payroll AI Lohnabrechnungsdaten gemäß Ihrem vordefinierten Zeitplan. Mitarbeiter können auch übermittelte Arbeitsstunden noch vor dem Stichtag der Lohnabrechnung korrigieren, falls nötig.
Schritt 5: Lohnabrechnungen prüfen und freigeben
Sobald die Lohnabrechnungsinformationen gesammelt wurden, erstellt die AI einen Lohnabrechnungsentwurf zur Überprüfung, bevor die Lohnabrechnung final zur Genehmigung eingereicht wird.
Für wen eignet sich die Payroll AI von QuickBooks Workforce?
Bauunternehmen und Handwerksbetriebe
Bau-Teams arbeiten häufig an verschiedenen Baustellen mit wechselnden Einsatzplänen und variablen Arbeitszeiten. Payroll AI erleichtert die Erfassung von Arbeitszeiten, markiert ungewöhnliche Angaben und reduziert den manuellen Aufwand vor dem Zahltag.
Serviceunternehmen vor Ort (Heizung/Klima, Gartenbau, Reinigung, Lieferdienste)
Mitarbeiter im Außendienst wechseln ständig zwischen den Einsätzen und vergessen möglicherweise, ihre Stunden rechtzeitig einzureichen. Die Sammlung von Lohninformationen per SMS und über die mobile App erleichtert es, ohne Desktop-Zugang Lohnabrechnungsdaten einzusammeln.
Restaurants und Einzelhandelsunternehmen mit Stundenkräften
Restaurants und Einzelhändler haben oft mit Schichtwechseln, Überstunden und hoher Mitarbeiterfluktuation zu tun. Payroll AI vereinfacht die Lohnvorbereitung, indem fehlende Stundenzettel, ungewöhnliche Zeitmeldungen und Abweichungen vor dem Lohnlauf erkannt werden.
HR-Teams in wachsenden kleinen und mittleren Unternehmen
Mit dem Unternehmenswachstum wird die Verwaltung der Lohnabrechnung zeitaufwendiger. Payroll AI reduziert wiederkehrende Aufgaben, indem sie die Erfassung der Mitarbeiterstunden, Lohnüberprüfung und die Erstellung des Lohnentwurfs automatisiert.
Alleinunternehmer, die ihre Löhne selbst abrechnen
Für Unternehmer, die die Lohnabrechnung selbst verwalten, hilft Payroll AI, den Zeitaufwand für die Nachverfolgung von Stunden, die Überprüfung der Einreichungen und die manuelle Lohnabrechnung in jeder Zahlungsperiode zu verringern.
Unternehmen mit Standorten in mehreren Bundesstaaten
Unternehmen, deren Mitarbeiter in mehreren Bundesstaaten arbeiten, haben oft komplexere Lohnprozesse und Steueranforderungen. Payroll AI hilft, die Erfassung und Überprüfung von Lohninformationen zentral zusammenzuführen, bevor die Lohnabrechnung verarbeitet wird.
Unternehmen, die sowohl Mitarbeitende als auch Auftragnehmer verwalten
QuickBooks Workforce unterstützt sowohl W-2-Mitarbeitende als auch 1099-Auftragnehmer im selben Lohnabrechnungsprozess. Die Payroll AI hilft Unternehmen dabei, Lohnabrechnungsdaten über dieselben Kommunikationskanäle zu erfassen und sorgt so für eine organisiertere Vorbereitung der Lohnabrechnung in einem System.
Fazit
Die Payroll AI von QuickBooks Workforce wurde entwickelt, um Unternehmen die manuelle Arbeit vor dem Lohnlauf zu ersparen, indem die Lohnabrechnungserfassung, die Vorbereitung der Lohnabrechnung und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden in einen Arbeitsablauf integriert werden.
Wenn Sie die Plattform weiter erkunden möchten, können Sie sich die QuickBooks Workforce App auf deren Website näher ansehen.
Viel Erfolg bei Ihren zukünftigen Lohnläufen und der Einrichtung Ihres Workflows.
FAQs
Kann die Payroll AI die Lohnabrechnung automatisch ohne meine Genehmigung durchführen?
Nein. Die Payroll AI kann Arbeitsstunden erfassen, Probleme erkennen und einen Lohnabrechnungsentwurf vorbereiten, aber die Lohnabrechnung erfordert weiterhin eine menschliche Freigabe vor der Übermittlung.
Was passiert, wenn ein Mitarbeitender nicht auf die Aufforderung der Payroll AI zur Zeiterfassung reagiert?
Die Payroll AI markiert fehlende Einreichungen, sodass Lohnverantwortliche diese prüfen können, bevor die Lohnabrechnung verarbeitet wird. Unternehmen können außerdem konfigurieren, wie mit fehlenden Stunden umgegangen werden soll.
Funktioniert die Payroll AI auch für die Lohnabrechnung von Auftragnehmern (1099)?
Ja. QuickBooks Workforce unterstützt sowohl W-2-Mitarbeitende als auch 1099-Auftragnehmer, einschließlich der Erfassung von Gehaltsdaten per SMS oder über die Workforce-App.
Wie interagiert die Payroll AI mit Abzügen für Arbeitsunfallversicherung und Sozialleistungen?
Die Payroll AI konzentriert sich auf die Erfassung und Vorbereitung der Lohnabrechnung, während Einstellungen für Abzüge und Arbeitsunfallversicherung separat in den jeweiligen Mitarbeiterprofilen verwaltet werden.
Werden Standortdaten von Mitarbeitenden gespeichert, wenn die Payroll AI GPS nutzt?
Die GPS-Überwachung über QuickBooks Time funktioniert nur, solange Mitarbeitende eingestempelt sind. Sobald sie sich ausstempeln, stoppt die Standortverfolgung.