So nutzen Sie Intuit QuickBooks Workforce, um Mitarbeitenden Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare zu geben

By Bradley Clifford on Jun 24, 2026

Mitarbeitende schreiben wieder E-Mails an die Personalabteilung wegen Gehaltsabrechnungen? QuickBooks Workforce bietet Ihrem Team einen Self-Service-Zugang zu Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen (W-2), damit Sie sich nicht darum kümmern müssen.

TABLE OF CONTENTS Können Mitarbeitende in QuickBooks Workforce auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare zugreifen? So laden Sie Mitarbeitende zu QuickBooks Workforce ein, damit sie Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare (W-2) einsehen können Wichtige Hinweise, wenn Mitarbeitende in QuickBooks Workforce auf ihre Gehaltsabrechnungen und W-2 zugreifen Fazit

PARTNER PERSPECTIVES

This is sponsored content from QuickBooks Workforce. Learn here how we stay transparent.

Noch ein Mitarbeiter hat gerade per E-Mail nach einer Gehaltsabrechnung gefragt, jemand anderes benötigt seine W-2 für die Steuererklärung, und nun durchsucht die Personalabteilung erneut die Lohnunterlagen, um Dokumente manuell erneut zu versenden.

Wenn Teams wachsen, wird die Bearbeitung von Anfragen zu Lohn- und Gehaltsdokumenten einzeln schnell zeitaufwändig und wiederholt sich ständig. Intuit QuickBooks Workforce vereinfacht dies, indem Mitarbeiter über ein Self-Service-Portal sicheren Zugriff auf ihre eigenen Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare und Lohninformationen erhalten.

Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie den Mitarbeiterzugang in QuickBooks Workforce einrichten, sodass Ihr Team Gehaltsdokumente eigenständig einsehen kann – mit weniger manuellem Hin und Her.

Können Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare in QuickBooks Workforce einsehen?

Ja. Mitarbeiter können nach Einladung und abgeschlossener Einrichtung ihres Workforce-Kontos über QuickBooks Workforce auf ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare, einschließlich der W-2, zugreifen.

Mitarbeiter können Lohn- und Gehaltsdokumente sowohl über das Workforce-Webportal als auch über die mobile App einsehen.

So laden Sie Mitarbeiter zu QuickBooks Workforce ein, damit sie ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare (W-2) sehen können

So können Sie Mitarbeiter zu Workforce einladen und den Mitarbeiterzugang in QuickBooks Payroll einrichten.

Schritt 1: Mitarbeiterdaten vollständig bestätigen

Bevor Sie Workforce-Einladungen versenden, vergewissern Sie sich, dass jedes Mitarbeiterprofil folgende Informationen enthält:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Einstellungsdatum
Informationen zum Lohnprofil

Die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter müssen korrekt sein, da Workforce-Einladungen per E-Mail versendet werden.

Schritt 2: Führen Sie die Lohnabrechnung durch, bevor Sie Mitarbeiter einladen

Mitarbeiter können nur Gehaltsabrechnungen und Lohninformationen sehen, die bereits über QuickBooks Payroll verarbeitet wurden. Wenn Sie die Lohnabrechnung zuerst durchführen, können Mitarbeiter direkt nach der Einrichtung von Workforce auf ihre Lohnunterlagen zugreifen.

Schritt 3: Versenden Sie Workforce-Einladungen

Öffnen Sie Lohnabrechnung → Mitarbeiter und wählen Sie dann den Mitarbeiter, den Sie einladen möchten. Im Mitarbeiterprofil klicken Sie auf Zu Workforce einladen, um die Einladung per E-Mail zu versenden.

Mitarbeiter erhalten Anweisungen, wie sie ein Intuit-Konto erstellen oder sich anmelden, um auf Workforce zuzugreifen und ihre Gehaltsabrechnungen, W-2 und Lohnunterlagen online einzusehen. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig einladen möchten, ermöglicht QuickBooks auch den Versand von Sammel-Einladungen.

Schritt 4: Legen Sie die Mitarbeiter-Self-Service-Berechtigungen fest

Gehen Sie zu Einstellungen → Einstellungen zur Lohnabrechnung → Workforce-Einstellungen, um festzulegen, auf welche Self-Service-Funktionen Mitarbeiter innerhalb von Workforce zugreifen können.

Administratoren können festlegen, ob Mitarbeiter Gehaltsabrechnungen, W-2 und Lohninformationen für das aktuelle Jahr sehen dürfen und ob sie selbst Angaben wie Bankverbindung für Direktüberweisungen, W-4-Steuerinfos oder persönliche Kontaktdaten aktualisieren können.

Schritt 5: Aktivieren Sie den papierlosen Zugriff auf W-2

Mitarbeiter, die digitale W-2 erhalten möchten, müssen während der Einrichtung ihres Workforce-Kontos der elektronischen Zustellung zustimmen.

Nach Aktivierung haben Mitarbeiter Zugriff auf:

W-2
W-2c-Formulare
Steuerunterlagen

über das Workforce-Portal während der Steuerzeit.

Mitarbeiter, die nicht zustimmen, erhalten weiterhin ihre W-2-Formulare per Post.

Schritt 6: Unterstützen Sie Mitarbeiter bei der Einrichtung von Workforce

Mitarbeiter erhalten eine Einladungs-E-Mail mit Anweisungen, wie sie:

ein Intuit-Konto erstellen oder sich anmelden
über das Web oder die mobile App auf Workforce zugreifen
Gehaltsabrechnungen und W-2 einsehen

Mitarbeiter mit bestehendem Intuit-Konto sollten die für ihre Workforce-Einladung verwendete E-Mail-Adresse verwenden.

Schritt 7: Einladungen bei Bedarf erneut senden

Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Einladung nicht erhält oder nicht annimmt, können Administratoren die Workforce-Einladung direkt im Mitarbeiterverwaltungsbereich von QuickBooks Lohnabrechnung erneut senden.

Sie können vor dem erneuten Versenden der Einladung auch die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden aktualisieren, falls nötig.

Schritt 8: Mitarbeiter-Zugriffsstatus überprüfen

Nachdem die Einladungen verschickt wurden, können Sie den Einladungs- und Zugriffsstatus über Lohnabrechnung → Mitarbeiter überwachen. So können Administratoren nachvollziehen, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Einladungen angenommen haben und bei wem ggf. noch Unterstützung notwendig ist.

Wichtige Hinweise, wenn Mitarbeiter auf Lohnabrechnungen und W-2s in QuickBooks Workforce zugreifen

Hier sind einige typische Einrichtungsprobleme, bewährte Verfahren und Erwartungen, die Sie beachten sollten, wenn Mitarbeiter über QuickBooks Workforce auf Lohnabrechnungen und W-2s zugreifen.

Häufige Einrichtungsprobleme

Mitarbeiter erhalten möglicherweise keine Workforce-Einladungen, wenn die hinterlegte E-Mail-Adresse falsch oder veraltet ist. Manche Mitarbeiter melden sich außerdem versehentlich mit einem anderen Intuit-Konto an als mit demjenigen, das der Workforce-Einladung zugeordnet ist.

Empfohlene Vorgehensweisen

Führen Sie die Lohnabrechnung aus, bevor Sie Workforce-Einladungen versenden, damit Mitarbeitende direkt nach der Einrichtung auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen können. Es ist außerdem sinnvoll, Mitarbeitende bei der Kontoerstellung daran zu erinnern, sich für den papierlosen Versand der W-2 zu entscheiden.

So sieht Erfolg aus

Wenn Workforce vollständig eingerichtet ist, sollten Mitarbeitende selbstständig auf Lohnabrechnungen und W-2s zugreifen können, ohne wiederholt die Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilung für Gehaltsdokumente kontaktieren zu müssen.

Abschließende Gedanken

Die Einrichtung des Zugriffs auf Lohnabrechnungen und W-2s für Mitarbeitende in QuickBooks Workforce kann dabei helfen, wiederholte Anfragen rund um die Lohnabrechnung zu reduzieren und macht Gehaltsdokumente für Mitarbeitende das ganze Jahr über leichter zugänglich.

Wenn Sie Mitarbeitenden ermöglichen möchten, Gehaltsdokumente auch auf Mobilgeräten abzurufen, können Sie die QuickBooks Workforce App erkunden. Für zusätzliche Informationen zur Lohnabrechnung und Unternehmensführung schauen Sie gerne bei QuickBooks und im Business Resource Center vorbei. Viel Erfolg bei der Einrichtung von Workforce und beim Rollout Ihrer Mitarbeiterabrechnung.