Die 10 besten Spendesk-Alternativen im Jahr 2026

Die besten Spendesk-Alternativen bieten Ihnen Echtzeit-Transparenz über Ausgaben, automatisierte Kontrollen und zuverlässige Integrationen, die zur Größe und den Anforderungen Ihres Finanzteams passen. Wenn Sie nach Spendesk-Alternativen suchen, suchen Sie wahrscheinlich nach Lösungen, die Lücken bei der Einhaltung von Richtlinien schließen, flexible Genehmigungsworkflows bieten oder komplexe globale Ausgabenprozesse abbilden können. In diesem Leitfaden stelle ich Ihnen hochbewertete Plattformen vor, die alle wesentlichen Funktionen abdecken – von Prepaid-Karten bis hin zu detaillierten Berichten –, damit Sie ein Ausgabenmanagement-System auswählen können, das Ihre individuellen Finanzprozesse und Unternehmensziele unterstützt.

Was ist Spendesk?

Spendesk ist eine Plattform für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen ihre Ausgaben kontrollieren, nachverfolgen und automatisieren können. Sie vereint Prepaid-Karten, Rechnungsmanagement, Genehmigungen und Echtzeit-Berichterstattung in einem System. Finanzteams nutzen Spendesk, um Ausgabenprozesse zu zentralisieren, individuelle Berechtigungen zu setzen und Einkäufe der Mitarbeitenden zu vereinfachen. Die Plattform hilft Unternehmen, Richtlinien durchzusetzen, manuelle Arbeit zu reduzieren und die Transparenz bei allen Unternehmenszahlungen zu verbessern.

Beste Spendesk-Alternativen Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl an Spendesk-Alternativen zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Navan	Am besten für integrierte Reise- und Spesenverwaltung	Kostenloser Plan verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	Tipalti	Am besten für automatisierte globale Lieferantenzahlungen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
3	Coupa	Am besten für einkaufsgetriebene Ausgabenkontrollen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	Volopay	Am besten geeignet für Zahlungen und Ausgaben in mehreren Währungen	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
5	Paylocity for Finance	Am besten für gehaltsabrechnungsgekoppeltes Ausgabenmanagement	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
6	Pleo	Am besten für automatisierte Belegerfassung	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab £9,5/Monat	Website
7	Brex	Am besten für Startup- und Scaleup-Kartenkontrollen	Kostenlose Version verfügbar	Ab $12/Nutzer/Monat	Website
8	BILL Spend & Expense	Am besten geeignet für AP und Kartenausgaben in einer Plattform	Kostenlos nutzbar	Kostenlos nutzbar	Website
9	Ramp	Am besten für erweiterte Buchhaltungsintegrationen	30-tägige kostenlose Testphase	Ab $15/Nutzer/Monat	Website
10	SAP Concur	Am besten geeignet für globale Unternehmens-Compliance	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Creatio CRM

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   DealHub AI

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Bewertungen der besten Spendesk-Alternativen

Nachfolgend finden Sie meine detaillierten Zusammenfassungen der besten Spendesk-Alternativen, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen Überblick über die Funktionen, Einsatzbereiche und Integrationen jeder Plattform, um Ihnen die beste Wahl zu erleichtern.

1

Navan

Am besten für integrierte Reise- und Spesenverwaltung

• Kostenloser Plan verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.7/5

Navan ist eine Travel- und Expense-Plattform, die Firmenkartenmanagement, automatisierte Spesenabrechnung und Geschäftsreisebuchung an einem Ort vereint – ideal für Finanzteams, die einen einheitlichen Überblick über T&E sowie Kartenausgaben benötigen.

Für wen ist Navan am besten geeignet?

Navan passt besonders gut zu wachsenden Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig reisen und das Finanzteam Ausgabenkontrollen braucht, ohne mehrere Tools verwalten zu müssen.

Warum ist Navan eine gute Spendesk-Alternative?

Ich habe Navan in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die einzige Plattform auf dieser Liste ist, die Geschäftsreisebuchungen mit Spesenmanagement in einem einheitlichen Workflow vereint. Wenn eine reisende Person einen Flug oder ein Hotel über Navan bucht, wird die Transaktion direkt zur Spesenabrechnung weitergeleitet – eine manuelle Eingabe ist nicht nötig. Besonders gefällt mir auch das Navan Rewards-Programm: Es motiviert Mitarbeitende, unter Budget zu buchen, indem sie einen Teil der Einsparungen behalten dürfen. So erhalten Finanzteams ein integriertes Kostenkontrollinstrument, das Spendesk in dieser Form nicht bietet.

Wichtige Funktionen von Navan

• KI-gestützter Reiseassistent: Ava, der virtuelle Assistent, automatisiert Reiseplanänderungen und sorgt für die Einhaltung von Richtlinien für Reisende.
• Anpassbare Genehmigungsworkflows: Erstellen Sie mehrstufige, bedingte Freigabeprozesse für Spesen und Reisebuchungen teamübergreifend.
• ERP- und HRIS-Integrationen: Direkte Anbindungen an Systeme wie NetSuite, Sage Intacct, Xero, Workday und BambooHR sorgen für synchronisierte Daten.
• Richtlinienbasierte Ausgabenkontrollen: Durchsetzung von Echtzeit-Ausgabenlimits und Kategorienregeln für alle Karten-, Reise- und Spesenaktivitäten.

Navan-Integrationen

Navan bietet native Integrationen mit NetSuite, Sage Intacct, Xero, QuickBooks, Workday und BambooHR. Für individuelle Anforderungen steht eine API für eigene Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Motiviert Reisende, unter Budget zu buchen
• Buchungen fließen direkt in die Spesenabrechnung
• Belegerfassung füllt Spesenfelder automatisch aus

Cons:

• Integration von Loyalitätsstatus ist uneinheitlich
• Kostenkontrollen können schwierig zu konfigurieren sein

LEARN MORE ABOUT NAVAN:

• Check out Navan on their website

2

Tipalti

Am besten für automatisierte globale Lieferantenzahlungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

Tipalti ist eine Plattform für AP-Automatisierung und globale Zahlungen, die für Finanzteams entwickelt wurde, welche die Lieferantenregistrierung, Rechnungsverarbeitung und grenzüberschreitende Zahlungen in großem Maßstab über mehrere Unternehmen und Währungen hinweg verwalten müssen.

Für wen ist Tipalti am besten geeignet?

Tipalti eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die große Mengen an internationalen Lieferanten, Auftragnehmern oder Partnern bezahlen und eine automatische Verwaltung von Compliance sowie Steuerdokumentation benötigen.

Warum Tipalti eine gute Alternative zu Spendesk ist

Ich habe Tipalti in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es globale Lieferantenzahlungen auf einem Niveau abwickelt, für das Spendesk einfach nicht entwickelt wurde. Besonders gefällt mir das Self-Service-Lieferantenportal. Es sammelt W-8- und W-9-Steuerformulare automatisch ein und validiert diese anhand von Regeln in 62 Ländern, bevor die Zahlung ausgeführt wird. Die Massen-Auszahlungs-Engine unterstützt über 200 Länder und Gebiete in 120 Währungen mit lokalen Zahlungssystemen.

Wichtige Funktionen von Tipalti

• Multi-Entity-Management: AP-Abläufe über mehrere Tochtergesellschaften, Währungen und Einheiten hinweg von einem einzigen Dashboard aus einsehen und steuern.
• KI-gesteuerte Rechnungsverarbeitung: KI nutzen, um Rechnungsdaten in 146 Sprachen auszulesen, zu validieren und zu codieren – inklusive automatischem PO-Abgleich.
• Tiefe ERP-Integrationen: Direkte Anbindung an ERP-Systeme wie NetSuite, QuickBooks, Xero und Microsoft Dynamics 365 für die Echtzeit-Datensynchronisierung.
• Betrugserkennung und Compliance-Kontrollen: AML-, OFAC- und MwSt.-Prüfungen werden automatisch durchgeführt, um Fehler- und Betrugsrisiken bei Auszahlungen zu reduzieren.

Tipalti-Integrationen

Tipalti bietet native Integrationen mit NetSuite, Sage Intacct, QuickBooks Online, Xero, Microsoft Dynamics 365 Business Central und SAP Business One. Für eigene Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Zahlungsabwicklung in über 200 Ländern und Gebieten
• Self-Service-Lieferantenregistrierung entlastet das AP-Team
• Automatisierte Erfassung und Validierung von Steuerformularen

Cons:

• Keine Ausgabe von Firmenkarten für Mitarbeitende
• Begrenztes Ausgabenmanagement für Mitarbeiterausgaben

LEARN MORE ABOUT TIPALTI:

• Check out Tipalti on their website
• Explore best alternatives to Tipalti

3

Coupa

Am besten für einkaufsgetriebene Ausgabenkontrollen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.2/5

Coupa ist eine Plattform für unternehmensweites Ausgabenmanagement, die speziell für mittelständische und große Unternehmen entwickelt wurde, die Einkauf, AP-Automatisierung, Reisekostenmanagement und Lieferantenkontrolle über komplexe, mehrteilige Finanzprozesse hinweg vereinheitlichen müssen.

Für wen ist Coupa am besten geeignet?

Coupa eignet sich für Einkaufsleiter und Finanzverantwortliche in mittelständischen und großen Unternehmen, die eine Vielzahl von Lieferantenbeziehungen und komplexe Freigabeprozesse steuern.

Warum Coupa eine gute Alternative zu Spendesk ist

Ich habe Coupa als eines der besten Tools ausgewählt, da seine Ausgabenkontrollen über die Richtlinienebene von Spendesk hinausgehen. Freigaberegeln sind direkt mit Kategorie-Budgets und Lieferantenverträgen verknüpft, sodass Einkäufe vor der Erstellung einer Bestellung mit Beschaffungsvereinbarungen abgeglichen werden. Besonders schätze ich das 3-Wege-Matching in der AP-Automatisierung, das Rechnungsabweichungen in Echtzeit sowohl mit der Bestellung als auch mit dem Wareneingang abgleicht.

Die wichtigsten Funktionen von Coupa

• Multi-Entity-Ausgabenmanagement: Verwalten Sie Ausgaben über Tochtergesellschaften und Währungen hinweg über ein zentrales Dashboard.
• Lieferantenrisiko- und Informationsmanagement: Zentralisieren Sie Compliance-Dokumente, überwachen Sie Lieferantenrisikoscores und automatisieren Sie das Onboarding.
• Vertragslebenszyklusmanagement: Erstellen, speichern und verfolgen Sie Beschaffungsverträge mit automatisierter Versionskontrolle.
• Kategoriebasierte Ausgabenanalyse: Analysieren Sie Ausgaben nach Kategorie, um Einsparmöglichkeiten zu identifizieren und Beschaffungsstrategien zu optimieren.

Coupa-Integrationen

Coupa bietet native Integrationen mit NetSuite, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Workday und Salesforce. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Tiefgehende Beschaffungskontrollen mit vertragsgebundenen Bestellungen
• Starkes Lieferantenrisiko- und Compliance-Management
• Detaillierte Freigaberegeln nach Kategorie und Team

Cons:

• Implementierung ist langwierig und ressourcenintensiv
• Nicht geeignet für kleine oder junge Teams

LEARN MORE ABOUT COUPA:

• Check out Coupa on their website
• Explore best alternatives to Coupa

4

Volopay

Am besten geeignet für Zahlungen und Ausgaben in mehreren Währungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Volopay ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die Unternehmenskarten ausgeben, Kreditorenarbeitsabläufe automatisieren und Lieferantenzahlungen in mehreren Währungen und internationalen Einheiten verwalten müssen.

Für wen ist Volopay am besten geeignet?

Volopay eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen sowie wachsende Firmen, die im APAC-Raum tätig sind oder grenzüberschreitende Zahlungen in mehreren Währungen abwickeln.

Warum Volopay eine gute Spendesk-Alternative ist

Ich habe Volopay für diese Liste ausgewählt, weil es den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr auf eine Weise ermöglicht, die Spendesk nicht bietet. Multiwährungs-Wallets, die 11 Währungen unterstützen, kombiniert mit Lieferantenzahlungen in über 130 Länder über SWIFT- und Nicht-SWIFT-Netzwerke, bedeuten, dass Finanzteams mit internationalen Aktivitäten kein separates FX-Tool neben ihrer Spesenplattform benötigen. Die wettbewerbsfähigen Wechselkurse bei Unternehmens­kartentransaktionen sind für mich ein echtes Alleinstellungsmerkmal bei hohem Fremdwährungsumsatz.

Schlüssel­funktionen von Volopay

• Genehmigungs-Workflows auf mehreren Ebenen: Legen Sie individuelle Genehmigungsketten mit bis zu fünf Freigebern für jede Ausgabe oder Zahlung fest.
• Mobile Spesenerfassung: Mitarbeitende können Ansprüche, Belege und die Kategorisierung von Ausgaben direkt über die Volopay-App einreichen.
• Automatisierte Buchhaltungssynchronisation: Integrieren Sie Transaktionen und Kategorien mit Plattformen wie Xero, NetSuite, QuickBooks und weiteren.
• Lieferanten- und Abonnementverwaltung: Verfolgen Sie Lieferantendaten und wiederkehrende SaaS-Zahlungen, um doppelte Kosten oder unerwartete Verlängerungen zu vermeiden.

Volopay-Integrationen

Volopay bietet native Integrationen mit Xero, NetSuite, QuickBooks, Tally, MYOB, Deskera und Zoho Books und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Cashback bei Kartenzahlungen in Fremdwährung
• Karten funktionieren in über 130 Ländern via SWIFT
• Beleg-Upload und Kategorisierung per mobiler App

Cons:

• Individuelle Berichte erfordern manuellen Export in Tabellen
• Virtuelle und physische Karten sind nicht an ein einziges Profil gekoppelt

LEARN MORE ABOUT VOLOPAY:

• Check out Volopay on their website

5

Paylocity for Finance

Am besten für gehaltsabrechnungsgekoppeltes Ausgabenmanagement

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Paylocity for Finance (ehemals Airbase) ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Finanzteams im mittleren Marktsegment entwickelt wurde, die Gehaltsabrechnungen und nicht-gehaltsbezogene Ausgaben – Karten, Spesen, Kreditorenbuchhaltung und Beschaffung – auf einem einzigen, verknüpften Mitarbeiterdatensatz verwalten müssen.

Für wen ist Paylocity for Finance am besten geeignet?

Sie passt zu mittelständischen Unternehmen (100–5.000 Mitarbeiter), die HR und Gehaltsabrechnung mit Paylocity abwickeln und ein integriertes Ausgabenmanagement in derselben Plattform wünschen.

Warum Paylocity for Finance eine gute Spendesk-Alternative ist

Ich habe Paylocity for Finance gewählt, weil kein anderes Ausgabenmanagement-Tool die Spesendaten so direkt mit dem Mitarbeiterdatensatz verknüpft wie dieses. Wenn eine Rückerstattung verarbeitet wird, wird sie mit demselben Datensatz synchronisiert, der Gehalt und Personalbestand nachverfolgt, was Finanzverantwortlichen eine vollständige Übersicht über die gesamten Personalkosten gibt. Mir gefällt auch das virtuelle Kartenmodell pro Anbieter: Jede genehmigte Ausgabe generiert eine Einmal-Kartennummer für diesen bestimmten Anbieter, was die Durchsetzung der Richtlinien erheblich stärkt.

Paylocity for Finance Hauptfunktionen

• Automatisierte AP-Workflows: Lieferantenrechnungen werden erfasst, mehrstufig zur Genehmigung weitergeleitet und direkt über die Plattform bezahlt.
• Geführtes Beschaffungsmodul: Nutzer können Einkäufe anfragen, Bestellanforderungen verfolgen und alle Beschaffungsprozesse zentral steuern.
• ERP-Synchronisation für Transaktionen: Ausgaben- und Rechnungsdaten werden automatisch mit NetSuite, Sage Intacct und QuickBooks synchronisiert.
• Echtzeit-Budgetübersicht: Finanzteams sehen aktuelle Ausgaben im Vergleich zu Budgets, inklusive Warnungen bei Annäherung an Schwellenwerte.

Paylocity for Finance Integrationen

Paylocity for Finance bietet native Integrationen mit NetSuite, QuickBooks und Sage Intacct. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Gehalts- und Ausgabendaten in einem Datensatz
• Virtuelle Karten pro Anbieter sorgen für striktere Ausgabenkontrolle
• Starke Kreditoren-Genehmigungsworkflows für den Mittelstand

Cons:

• Nicht für international aufgestellte Multi-Entity-Unternehmen geeignet
• Karteneinstellungen schwächer als bei dedizierten Ausgabenplattformen

LEARN MORE ABOUT PAYLOCITY FOR FINANCE:

• Check out Paylocity for Finance on their website

6

Pleo

Am besten für automatisierte Belegerfassung

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab £9,5/Monat

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Rating: 4.8/5

Pleo ist eine kartenbasierte Ausgabenmanagement-Plattform, die speziell für europäische KMU entwickelt wurde, die manuelle Abrechnungsprozesse durch automatisierte Belegerfassung, Echtzeit-Ausgabentransparenz und integrierte Kreditorenkontrollen ersetzen möchten.

Für wen ist Pleo am besten geeignet?

Pleo ist ideal für Finanzteams wachsender KMU, die Firmenkarten-Kontrollen und automatisierte Abrechnungsprozesse ohne die Komplexität von Enterprise-Lösungen benötigen.

Warum ist Pleo eine gute Spendesk-Alternative?

Ich habe Pleo als eines der besten Tools ausgewählt, weil die Belegerfassung weit über eine einfache Upload-Funktion hinausgeht. Mit dem Fetch-Feature können Mitarbeitende E-Mail-Belege direkt an eine spezielle Pleo-Adresse weiterleiten, wo diese automatisch der passenden Kartentransaktion zugeordnet werden. Darüber hinaus extrahiert Pleos OCR-Engine automatisch Händlername, Betrag und USt.-Daten, was meinem Team die manuelle Kategorisierung in der Buchhaltungsphase deutlich erleichtert.

Wichtige Funktionen von Pleo

• Ausgabe von Lieferantenkarten: Erstellen Sie dedizierte virtuelle Karten für einzelne Lieferanten, um wiederkehrende Zahlungen zu verfolgen und Ausgaben je Lieferant zu kontrollieren.
• Erweiterte Freigabe-Workflows: Richten Sie mehrstufige Freigaben für Abrechnungen und Rechnungen mit spezifischen Abläufen nach Betrag, Kategorie oder Team ein.
• Individuelle Buchhaltungsexporte: Ordnen Sie Ausgabenkategorien, USt.-Codes und Dimensionen Ihrem Buchhaltungssystem zu, um die Abstimmung zu vereinfachen.
• Multi-Entity-Verwaltung: Verwalten Sie Ausgaben, Nutzer und Kontrollen über mehrere Tochtergesellschaften oder rechtliche Einheiten hinweg in einem Administrations-Dashboard.

Pleo-Integrationen

Pleo bietet native Integrationen mit Xero, QuickBooks Online, DATEV, NetSuite, Sage, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Fortnox, E-conomic und Visma.net. Eine API für individuelle Integrationen ist ebenfalls verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Wallet-Unterstützung für europäische Gesellschaften
• Kilometerverfolgung in den mobilen Abrechnungsprozess integriert
• Team-Budgetübersicht in Echtzeit aktualisiert

Cons:

• Anpassung der Freigabe-Workflows ist begrenzt
• Kartenausgabe auf europäischen Markt beschränkt

LEARN MORE ABOUT PLEO:

• Check out Pleo on their website
• Read my in-depth review of Pleo

7

Brex

Am besten für Startup- und Scaleup-Kartenkontrollen

• Kostenlose Version verfügbar
• Ab $12/Nutzer/Monat

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Rating: 4.5/5

Brex ist eine einheitliche Ausgabenmanagement-Plattform, die Firmenkreditkarten, Ausgabenverwaltung, Rechnungszahlung und Banking vereint – entwickelt für Startups und schnell wachsende Unternehmen, die Echtzeit-Ausgabenkontrollen ohne Vorkasse für Kartenkonten benötigen.

Für wen ist Brex am besten geeignet?

Brex ist ideal für Finanzteams von Risikokapital-finanzierten Startups und wachstumsstarken Unternehmen, die skalierbare Ausgabenkontrollen vom Seed-Stage über Series C hinaus benötigen.

Warum Brex eine gute Spendesk-Alternative ist

Brex hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil keine andere Plattform den Übergang von Startup- zu Scaleup-Kartenkontrollen so unkompliziert abbildet. Ich schätze, dass die Karten KI-gestützte, benutzerdefinierte Regeln integriert haben, sodass ich Händlerkategorie-Beschränkungen und Kartenlimits durchsetzen kann, ohne wie bei Spendesk Konten vorfinanzieren zu müssen. Im großen Maßstab ermöglichen dynamische Genehmigungsketten für Ausgabelimits meinem Team, Kartenanfragen automatisch nach Betrag oder Rolle weiterzuleiten und so die Kontrolle auch bei wachsender Mitarbeiterzahl streng zu halten.

Hauptfunktionen von Brex

• Multi-Entity-Konsolidierung: Verwalten Sie globale Tochtergesellschaften, Währungen und Richtlinien über ein einziges Dashboard.
• KI-basierte Accounting-API: Automatisierter, bidirektionaler Echtzeit-ERP-Abgleich und individuelle Zuordnungen für einen schnelleren Abschluss.
• Integriertes Rechnungsmanagement: Rechnungen verarbeiten, Buchungen automatisieren und Lieferanten­zahlungen innerhalb einer Plattform ausführen.
• Integrierte Reisebuchung: Buchen und verwalten Sie weltweite Geschäftsreisen direkt in der App, damit Ausgaben und Richtlinien verbunden bleiben.

Brex-Integrationen

Brex bietet native Integrationen mit NetSuite, QuickBooks Online, Xero, Sage Intacct, Oracle Fusion, Microsoft Dynamics 365, Workday, Rillet und Campfire. Für individuelle Integrationen steht eine API bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Keine Vorkasse für Firmenkarten erforderlich
• KI-gestützte Regeln setzen Ausgabenrichtlinien automatisch durch
• Verwaltung von Ausgaben mehrerer Einheiten über ein Dashboard

Cons:

• Rechnungszahlungen nur für die USA verfügbar
• Antwortzeiten des Kundensupports können langsam sein

LEARN MORE ABOUT BREX:

• Check out Brex on their website
• Read my in-depth review of Brex
• Explore best alternatives to Brex

8

BILL Spend & Expense

Am besten geeignet für AP und Kartenausgaben in einer Plattform

• Kostenlos nutzbar
• Kostenlos nutzbar

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BILL Spend & Expense ist eine Ausgabenmanagement-Plattform für kleine und mittlere Unternehmen, die die Ausgabe von Firmenkarten, die Automatisierung von Spesen und AP-Workflows in einer einzigen, kostenlosen Softwarelösung vereint, die mit den wichtigsten Buchhaltungssystemen synchronisiert werden kann.

Für wen ist BILL Spend & Expense am besten geeignet?

BILL Spend & Expense eignet sich für Finanzverantwortliche und Kreditorenmanager in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die einen einheitlichen Überblick über Kartenausgaben und Lieferantenrechnungen benötigen.

Warum BILL Spend & Expense eine gute Spendesk-Alternative ist

Ich habe BILL Spend & Expense in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eine der wenigen Plattformen ist, die Kartenzahlungen und Kreditorenrechnungen wirklich im selben System verbindet. Mir gefällt, dass eine von meinem Team ausgestellte virtuelle Karte für einen Lieferanten direkt in denselben Genehmigungs- und Abstimmungsprozess wie eine Lieferantenrechnung fließt. Das KI-gestützte Belegabgleich und die automatische Transaktionskodierung (mit einer behaupteten Genauigkeit von 95 % am ersten Tag) reduzieren den manuellen Aufwand, der den Monatsabschluss typischerweise verzögert.

Wichtige Funktionen von BILL Spend & Expense

• Genehmigungsworkflows auf mehreren Ebenen: Erstellen Sie individuelle Genehmigungswege für Ausgabengenehmigungen und Rechnungen mit bedingter Logik nach Betrag, Team oder Kategorie.
• Budgets für Teams und Kategorien: Legen Sie detaillierte Budgetkontrollen für Abteilungen, Projekte oder einzelne Nutzer fest, um die Ausgabenprognose proaktiv steuern zu können.
• Zwei-Wege-Synchronisation mit wichtigen Buchhaltungssystemen: Verbinden Sie sich direkt mit QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero und Microsoft Dynamics, um Transaktionskodierung und Abstimmung zu automatisieren.
• Ausgabe von physischen und virtuellen Karten: Stellen Sie sowohl physische als auch virtuelle Karten für Mitarbeitende sofort aus und verwalten Sie diese – jede mit individuellen Ausgaberegeln und Kartenkontrollen.

BILL Spend & Expense Integrationen

BILL Spend & Expense bietet native Integrationen mit QuickBooks (Online und Desktop), Xero, NetSuite, Sage Intacct, Microsoft Dynamics (365 BC, GP, AX, NAV, SL, F&O) und Acumatica. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenlose Softwareversion umfasst Ausgabenmanagement
• Echtzeit-Benachrichtigungen über Transaktionen
• Erstellung und Sperrung virtueller Karten

Cons:

• Die Berichterstattung zu Rückerstattungen ist weniger ausgereift
• BILL Spend & Expense und BILL AP laufen als getrennte Systeme

LEARN MORE ABOUT BILL SPEND & EXPENSE:

• Check out BILL Spend & Expense on their website

9

Ramp

Am besten für erweiterte Buchhaltungsintegrationen

• 30-tägige kostenlose Testphase
• Ab $15/Nutzer/Monat

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Ramp ist eine Firmenkreditkarte und Ausgabenmanagementplattform, die für Finanzteams entwickelt wurde, die Spesenabrechnungen automatisieren, die unternehmensweite Ausgabenkontrolle steuern und den manuellen Aufwand verringern möchten, der den Monatsabschluss verzögert.

Für wen ist Ramp am besten geeignet?

Ramp eignet sich besonders für in den USA ansässige Start-ups und Scale-ups mit einer eigenen Finanzabteilung, die neben Karten- und Ausgabenkontrollen auch tiefe Buchhaltungsintegrationen benötigen.

Warum Ramp eine gute Spendesk-Alternative ist

Ich habe Ramp als eine der besten Optionen ausgewählt, da die Tiefe der Buchhaltungsintegration tatsächlich über das hinausgeht, was Spendesk bietet. Während Spendesk die Grundlagen abdeckt, ermöglicht Ramp eine bidirektionale Synchronisation mit NetSuite, Sage Intacct, Workday und Oracle Fusion, wobei KI-gestützte Sachkonto-Codierung auf jedes Transaktionsfeld angewendet und individuelles Feld-Mapping integriert ist. Besonders schätze ich, dass automatisierte Abgrenzungen, Amortisationen und Abstimmungen ohne manuellen Aufwand ablaufen, was die Abschlusszyklen deutlich verkürzt.

Wichtige Funktionen von Ramp

• Echtzeit-Ausgabenkontrollen: Setzen Sie detaillierte Limits und erzwingen Sie Richtlinien für jede Karte, jeden Anbieter oder jede Abteilung, um Budgets proaktiv zu steuern.
• Automatisierte Kartenausgabe: Stellen Sie unbegrenzt viele virtuelle oder physische Karten mit rollenbasierten Berechtigungen sofort aus und widerrufen Sie sie bei Bedarf.
• Multi-Entity-Management: Zentralisieren Sie Ausgabenüberwachung, Abrechnung und Berichterstattung über mehrere Tochtergesellschaften oder Geschäftsbereiche hinweg.
• Integrierte Reisebuchung: Buchen Sie Flüge, Hotels und Autos direkt innerhalb von Ramp und ordnen Sie Ausgaben den Reisebuchungen automatisch zu.

Ramp-Integrationen

Ramp bietet native Integrationen mit QuickBooks, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Acumatica, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Oracle Fusion Cloud, Workday und Slack. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• KI-gestützte Sachkonto-Codierung bei jeder Transaktion
• Unbegrenzte virtuelle Karten mit detaillierten Kontrolleinstellungen
• Echtzeit-Budgetwarnungen noch bevor Überausgaben entstehen

Cons:

• Kartenausgabe nur in den USA – internationale Teams ausgeschlossen
• AP-Automatisierung weniger ausgereift als bei spezialisierten Tools

LEARN MORE ABOUT RAMP:

• Check out Ramp on their website

10

SAP Concur

Am besten geeignet für globale Unternehmens-Compliance

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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SAP Concur ist eine unternehmensgerechte Ausgabenmanagement-Plattform, die Reisebuchungen, Spesenabrechnungen und AP-Automatisierung für mittelständische und große Unternehmen vereint, die komplexe, mehrwährungsfähige Ausgaben über globale Teams hinweg steuern.

Für wen ist SAP Concur am besten geeignet?

Finanzcontroller und Verantwortliche für Kreditorenbuchhaltung in großen Unternehmen mit länderübergreifenden Aktivitäten, die eine zentrale Richtliniendurchsetzung sowie Mehrwertsteuer- und Steuerkonformität über verschiedene Geschäftseinheiten hinweg benötigen.

Warum SAP Concur eine gute Spendesk-Alternative ist

Ich habe SAP Concur in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die globalen Compliance-Funktionen weit über das hinausgehen, was Spendesk bietet. Die konfigurierbare Richtlinien-Engine setzt Ausgabevorgaben je Land, Kategorie und Mitarbeitergruppe in Echtzeit durch und markiert nicht regelkonforme Transaktionen, bevor diese genehmigt werden. Besonders schätze ich die integrierte Mehrwertsteuer-Rückerstattung und die mehrwährungsfähige Verarbeitung von Ausgaben, die eine manuelle Abstimmung, die mein Team sonst separat vornehmen müsste, überflüssig machen.

Wichtige Funktionen von SAP Concur

• Ausgabenmanagement über mehrere Einheiten: Verfolgen, trennen und verteilen Sie Ausgaben über Tochtergesellschaften und Geschäftseinheiten hinweg auf einer einheitlichen Plattform.
• Integration von ERP- und Buchhaltungssystemen: Direkte Anbindung an SAP, NetSuite, Xero, QuickBooks und Sage für automatischen Transaktionsabgleich.
• Vollständig konfigurierbare Genehmigungsworkflows: Legen Sie bedingte, mehrstufige Genehmigungsregeln für Ausgabenanfragen, Spesen und Rechnungen fest.
• Internationale Zahlungsfunktionen: Leiten und führen Sie Lieferantenzahlungen über Währungen und Länder hinweg mit integrierter Compliance-Unterstützung aus.

SAP Concur Integrationen

SAP Concur bietet native Integrationen mit SAP, NetSuite, QuickBooks, Xero und Sage, unterstützt Single Sign-On mit Azure Active Directory und stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Mehrwertsteuer-Rückerstattung in mehreren Ländern
• Richtliniendurchsetzung konfigurierbar nach Land
• Bewältigt mehrwährungsfähige Spesenabstimmung

Cons:

• Implementierung dauert deutlich länger
• Mobile App hinkt neueren Konkurrenzprodukten hinterher

LEARN MORE ABOUT SAP CONCUR:

• Check out SAP Concur on their website
• Explore best alternatives to SAP Concur

Weitere Spendesk-Alternativen

Hier sind einige zusätzliche Spendesk-Alternativen, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Rippling Spend

   Am besten für integrierte HR- und Ausgaben-Workflows

2. Payhawk

   Am besten für das Ausgabenmanagement über mehrere Einheiten hinweg

3. Zoho Expense

   Am besten für integrierte Automatisierung von Reisekosten

4. Airwallex

   Am besten für Firmenkreditkarten mit mehreren Währungen geeignet

5. Spendflo

   Am besten geeignet für das Management von SaaS-Abonnementausgaben

6. PayEm

   Am besten für anpassbare Genehmigungsworkflows

7. Mesh Payments

   Am besten geeignet für detaillierte Kartenkontrolle und Budgets

Warum nach einer Spendesk-Alternative suchen?

Auch wenn Spendesk eine gute Wahl im Bereich Ausgabenmanagement ist, gibt es verschiedene Gründe, warum manche Nutzer nach Alternativen suchen. Sie könnten nach einer Spendesk-Alternative suchen, weil…

• Bessere Unterstützung für mehrere Unternehmensbereiche oder mehrere Währungen benötigt wird
• Tiefere native Buchhaltungs- oder ERP-Integrationen gewünscht werden
• Globale Kartenausgabe oder regionale Compliance-Anforderungen erforderlich sind
• Fortschrittlichere Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung oder Abonnementverwaltung benötigt wird
• Eine einfachere, skalierbare Preisstruktur gewünscht wird
• Ein dediziertes Onboarding oder persönlicherer Kundensupport benötigt wird

Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, sind Sie hier genau richtig. In meiner Liste finden Sie verschiedene Ausgabenmanagement-Plattformen, die besser zu Teams passen, die bei Spendesk vor diesen Herausforderungen stehen und nach Alternativen suchen.

Wichtige Funktionen von Spendesk

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von Spendesk, um Ihnen den Vergleich mit alternativen Lösungen zu erleichtern:

• Virtuelle und physische Firmenkarten: Stellen Sie sichere virtuelle und physische Firmenkarten für Mitarbeitende aus, legen Sie individuelle Kartenlimits fest und beschränken Sie Händler, um Unternehmenseinkäufe in Echtzeit zu steuern.
• Erfassung von Spesenbelegen: Laden Sie Belege hoch oder fotografieren Sie diese per Mobilgerät und nutzen Sie die Belegerkennung, die Ausgaben automatisch extrahiert, abgleicht und kategorisiert—so entfällt die manuelle Dateneingabe für eine einfachere Abstimmung.
• Automatisierte Genehmigungsworkflows: Leiten Sie Einkäufe, Mitarbeiterausgaben und Rechnungen zur Genehmigung gemäß Ihren Regeln weiter—richten Sie mehrstufige Prozesse passend zu Ihren Unternehmensrichtlinien ein.
• Automatisierung von Kreditorenbuchhaltung und Rechnungen: Empfangen, erfassen und leiten Sie Lieferantenrechnungen zur Genehmigung weiter und bezahlen Sie sie direkt von der Plattform mit eindeutigem Prüfpfad.
• Echtzeit-Budgetüberwachung: Überwachen Sie Ausgaben im Vergleich zu laufenden Budgets nach Team, Projekt oder Abteilung, mit Benachrichtigungen und Transparenz, bevor Überschreitungen durch Spesenerfassung auftreten.
• Buchhaltungsintegrationen: Synchronisieren Sie Transaktionen und kategorisierte Ausgabendaten nativ mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen wie Xero, Sage, NetSuite oder QuickBooks.
• Richtliniendurchsetzung und Ausgabenkontrolle: Legen Sie Vorab-Genehmigungsregeln fest, beschränken Sie die Kartennutzung, weisen Sie Budgets pro Kategorie zu und setzen Sie unternehmensweite Ausgaberichtlinien am Point of Sale mit einer zentralen Ausgabenmanagement-Software durch.
• Abonnement- und Anbietermanagement: Verfolgen Sie wiederkehrende Software-Abonnements und Dienstleisterverträge, markieren Sie ungenutzte Lizenzen und überwachen Sie Verlängerungstermine, um SaaS-Ausgaben zu kontrollieren.
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten: Konsolidieren und überwachen Sie Ausgaben über mehrere Tochtergesellschaften, Rechtseinheiten und Währungen hinweg über ein zentrales Dashboard mit einer skalierbaren Spesenmanagement-Plattform.
• Automatisierte Erstattung von Auslagen: Prüfen, genehmigen und bearbeiten Sie die Kostenerstattung für Barauslagen schnell, damit Mitarbeitende zeitnah und mit minimalem manuellen Aufwand zurückerstattet werden.