QuickBooks Workforce vs. Gusto: Ausführlicher Vergleich und Expertenbewertungen 2026

Finden Sie heraus, wie QuickBooks Workforce (ehemals QuickBooks Payroll) und Gusto in Bezug auf Funktionen, Preisgestaltung und Benutzererfahrung abschneiden, damit Sie die richtige Lohnsoftware für Ihr Unternehmen auswählen können.

By Bradley Clifford on Jul 3, 2026

Durch Klicks auf die folgenden Links kann eine Provision entstehen, die unsere unabhängigen Tests und Bewertungen von Software und Dienstleistungen unterstützt. Mehr darüber, wie wir Transparenz sicherstellen.

Why Trust Our Reviews?

TABLE OF CONTENTS

Überblick
Warum Sie uns vertrauen können
Preisvergleich
Funktionen
Integrationen
Sicherheit
Benutzerfreundlichkeit
Vorteile & Nachteile
Beste Anwendungsfälle
Unterschiede
Gemeinsamkeiten

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihr Unternehmen durchführen, wissen Sie bereits: Dies ist eine Aufgabe, die jedes Mal fehlerfrei erledigt werden muss. Mitarbeitende erwarten eine pünktliche und korrekte Bezahlung, Steuern müssen richtig abgeführt werden und die Vorschriften zur Compliance ändern sich ständig. Ein kleiner Fehler kann zu frustrierten Mitarbeitenden, Strafen oder zahlreichen Stunden führen, in denen Sie unerwartete Fehler beheben müssen.

Das Problem: Lohnabrechnungssoftware soll diese Aufgaben eigentlich erleichtern. Doch die Wahl der passenden Software kann schnell überfordernd wirken. Haben Sie Ihre Optionen auf QuickBooks Workforce (früher QuickBooks Payroll) und Gusto eingegrenzt, stellen Sie sich wahrscheinlich die entscheidenden Fragen: Welche Lösung spart Ihnen tatsächlich Zeit? Welches System bearbeitet Steuern und gesetzliche Vorschriften zuverlässiger? Und welches passt sich am besten an die bestehende Art Ihrer Buchhaltung, Mitarbeiterverwaltung und Vorsorge an?

In diesem Ratgeber stelle ich beide Plattformen gegenüber, sodass Sie klar erkennen, welche Lösung für Ihre individuellen Lohnbedürfnisse am besten geeignet ist.

QuickBooks Workforce vs. Gusto: An Overview

Warum Sie unseren Softwarebewertungen vertrauen können

QuickBooks Workforce vs. Gusto Pricing Comparison

	QuickBooks Workforce	Gusto
Free Trial	30-day free trial	Free demo available
Pricing	From $44/month + $6.50/employee/month	From $49/month + $6/month per person

Visit QuickBooks Workforce Visit Gusto

QuickBooks Workforce vs. Gusto: Preise & versteckte Kosten

QuickBooks Workforce arbeitet mit einem gestaffelten Abonnement-Modell. Mit jedem Tarif werden zusätzliche Funktionen freigeschaltet, wie z.B. Mehrwährungsfähigkeit, bevorzugter Support und Zeiterfassung. Sie können die Lohnabrechnungssoftware als eigenständiges Produkt nutzen oder ein Komplettpaket mit der Buchhaltungssoftware erwerben. Auch Gusto bietet gestaffelte Tarife an, bündelt aber in den höheren Stufen mehr HR- und Vorsorgeleistungen.

Um das passende Preismodell zu finden, sollten Sie Ihre Lohnanforderungen für das kommende Jahr definieren. Listen Sie Ihre unverzichtbaren Funktionen auf, schätzen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden und überlegen Sie, wie oft Sie Unterstützung oder Hilfe in Sachen Compliance benötigen. Lassen Sie sich von jedem Anbieter eine detaillierte Aufstellung aller möglichen Kosten geben – auch für eine Erweiterung oder das Hinzubuchen neuer Dienste.

QuickBooks Workforce vs. Gusto Feature Comparison

	QuickBooks Workforce	Gusto
API
Application Tracking
Approval Workflows
Attendance Tracking
Budgeting
Calendar Management
Compliance Tracking
Dashboard
Data Export
Data Import
Data Visualization
Employee Database
Employee Incentive Management
Employee Onboarding
Expense Tracking
External Integrations
Feedback Management
Forecasting
Multi-Currency
Multi-User
Notifications
Payroll
Scheduling
Tax Management
Time Management
Timesheets
Travel Management
Vacation & Absence Calendar

Visit QuickBooks Workforce Visit Gusto

QuickBooks Workforce vs. Gusto Integrationen

Integration	QuickBooks Workforce	Gusto
QuickBooks Online	✅	✅
Xero	❌	✅
FreshBooks	❌	✅
TSheets (QuickBooks Time)	✅	❌
Expensify	✅	✅
Deputy	✅	✅
Clover	✅	❌
Shopify	✅	✅
API	✅	✅
Zapier	✅	❌

Beide Plattformen decken die wichtigsten Grundanforderungen ab, doch Gusto bietet ein breiteres Spektrum an Drittanbieter-Integrationen, insbesondere im Bereich Buchhaltung und HR außerhalb des Intuit-Ökosystems. QuickBooks Workforce bietet ebenfalls eine gute Auswahl an Schnittstellen, überzeugt aber vor allem durch die nahtlose Anbindung innerhalb des Intuit-Ökosystems. Nutzen Sie bereits QuickBooks Online für Buchhaltung oder QuickBooks Time für Zeiterfassung, werden Lohndaten automatisch abgeglichen und Sie müssen kaum etwas einrichten.

QuickBooks Workforce vs. Gusto Sicherheit, Compliance & Zuverlässigkeit

Faktor	QuickBooks Workforce	Gusto
Datenverschlüsselung	Verwendet 256-Bit-SSL-Verschlüsselung zum Schutz sensibler Lohn- und Personaldaten.	Schützt Daten mit banküblicher Verschlüsselung und regelmäßigen Sicherheitsaudits.
Regulatorische Compliance	Intuit hält Zertifizierungen und Compliance-Standards wie SOC 1, SOC 2, ISO 27001 und PCI DSS ein und demonstriert damit die Einhaltung anerkannter Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien.	Gusto hält SOC 1- und SOC 2-Berichte vor, befolgt HIPAA-Sicherheitsrichtlinien für Leistungsdaten und nutzt laufende Sicherheitstests und Überwachungen zur Sicherstellung der Compliance.
Zugriffskontrollen	Bietet anpassbare Benutzerberechtigungen und rollenbasierte Zugriffe.	Stellt detaillierte Berechtigungen und Zwei-Faktor-Authentifizierung zur Verfügung.
Betriebszeit & Zuverlässigkeit	Läuft auf der Cloud-Infrastruktur von Intuit mit hoher Verfügbarkeit und kontinuierlicher Überwachung, um eine zuverlässige Lohnabrechnung zu gewährleisten.	Nutzt Cloud-Infrastruktur mit laufender Überwachung und Sicherheitsüberprüfungen zur Sicherstellung der Dienstverfügbarkeit und Stabilität.
Audit Trails	Erfasst alle Änderungen bei der Lohnabrechnung und Nutzeraktionen für Compliance-Prüfungen.	Protokolliert jede Lohnabrechnungsaktion und -änderung für eine einfache Nachvollziehbarkeit.

Sowohl QuickBooks Workforce als auch Gusto bieten starke Schutzmaßnahmen für die Verarbeitung sensibler Lohn- und Personaldaten. QuickBooks Workforce profitiert vom umfassenden Sicherheitsprogramm von Intuit, einschließlich der Einhaltung von Rahmenwerken wie SOC 1, SOC 2, ISO 27001 und PCI DSS. Auch Gusto bietet robuste Schutzmechanismen, einschließlich SOC 1- und SOC 2-Compliance sowie regelmäßigen Sicherheitsaudits. In der Praxis bieten beide Plattformen ein hohes Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen.

QuickBooks Workforce vs. Gusto Benutzerfreundlichkeit

Faktor	QuickBooks Workforce	Gusto
Benutzeroberfläche	Bietet ein vertrautes, buchhaltungsorientiertes Dashboard mit klarer Navigation.	Bietet eine moderne, intuitive Oberfläche, die auf schnelle Lohnläufe ausgelegt ist.
Einarbeitung	Bietet eine Schritt-für-Schritt-Einrichtung mit hilfreichen Hinweisen für neue Nutzer.	Ermöglicht geführtes Onboarding und eine einfache Einrichtung des Mitarbeiter-Self-Service.
Zugang zu Support	Beinhaltet In-App-Chat und telefonischen Support während der Geschäftszeiten.	Bietet reaktionsschnellen Chat-, E-Mail- und Telefonsupport mit erweiterten Zeiten.
Lohnabrechnung	Automatisiert wiederkehrende Lohnläufe und Steuererklärungen mit wenigen Klicks.	Vereinfacht die Lohnabrechnung mit einfachen Workflows und visuellen Fortschrittsbalken.
Mobile Nutzung	Lohnaufgaben können über den mobilen Browser verwaltet werden, wobei manche Lohnfunktionen in der mobilen App eingeschränkt sind.	Mobile-optimierte Plattform ermöglicht Lohnaufgaben und Mitarbeitendenzugriff über die meisten Endgeräte.

Beide Plattformen sind relativ benutzerfreundlich, richten sich jedoch an unterschiedliche Zielgruppen. QuickBooks Workforce ist besonders intuitiv, wenn Sie bereits QuickBooks für die Buchhaltung verwenden, da die Lohnabrechnung dort direkt in das System integriert ist. Gusto wirkt hingegen besonders anfängerfreundlich dank seiner klaren Oberfläche, dem geführten Onboarding und den vereinfachten Workflows – ideal für Teams, die zum ersten Mal eine Lohnsoftware nutzen.

QuickBooks Workforce vs Gusto: Pros & Cons

Best Use Cases for QuickBooks Workforce and Gusto

QuickBooks Workforce

Small Businesses Using QuickBooks Online If you’re already running your books in QuickBooks Online, adding payroll keeps everything synced in one system. Payroll expenses, tax payments, and reports flow directly into your accounting without manual reconciliation.
Businesses Without a Dedicated HR Team QuickBooks Workforce’s guided setup, automated tax filings, and employee self-service tools make it manageable for small teams that don’t have in-house payroll or HR specialists.
Employers Who Want Automated Tax Handling Companies that prefer payroll taxes calculated, filed, and paid automatically will benefit from full-service payroll options and tax penalty protection on higher tiers.
Companies With Employees and Contractors Businesses with mixed workforces can pay W-2 employees and 1099 contractors in the same system, with built-in 1099 e-file support.
Growing Businesses That Need Faster Payroll Companies with tighter payroll timelines can take advantage of next-day or same-day direct deposit options to ensure employees are paid on time.
QuickBooks Desktop Users Who Want Payroll Add-On Businesses using QuickBooks Desktop can add payroll services designed specifically for that environment.

Gusto

Small Businesses Gusto simplifies full-service payroll and benefits management, making it ideal for small teams with limited HR resources.
Tech Startups Its automated features and ease of use help tech startups focus on development rather than administrative tasks.
Retail Companies The software's ability to handle multiple employee types suits retail businesses with diverse workforces.
Remote Teams Gusto’s online platform makes managing remote employees’ payroll and benefits hassle-free.
HR Departments The software’s automation, intuitive workflows, and centralized employee data management help streamline several HR core tasks.
Nonprofits With its straightforward interface, Gusto aids nonprofits in efficiently managing limited resources.

Visit QuickBooks Workforce Visit Gusto

Wer sollte QuickBooks Workforce und wer sollte Gusto nutzen?

QuickBooks Workforce ist besonders geeignet für Finanzteams, die bereits QuickBooks für die Buchhaltung nutzen – vor allem in kleinen bis mittleren Unternehmen, die eine enge Integration in das QuickBooks-Ökosystem und ein unkompliziertes Lohnabrechnungssystem wünschen. Allerdings muss QuickBooks Workforce nicht zwingend zusammen mit der Buchhaltungssoftware genutzt werden; es ist auch als eigenständiges Lohnabrechnungsabo verfügbar, wenn Sie ausschließlich die Lohnabrechnung benötigen.

Gusto ist oft die bessere Wahl, wenn Sie eine besonders einfach zu bedienende Lohnplattform wünschen, die zudem zahlreiche HR-Funktionen integriert. Die übersichtliche Oberfläche, das geführte Onboarding und die ausgeprägten Self-Service-Funktionen machen Gusto zu einer guten Wahl, wenn Sie zum ersten Mal eine Lohnabrechnung aufsetzen oder eine Lohnlösung suchen, die gleichzeitig als umfassende HR-Plattform genutzt werden kann.

Differences Between QuickBooks Workforce and Gusto

	QuickBooks Workforce	Gusto
Accounting Integration	Deep, native integration with QuickBooks accounting software.	Integrates with multiple accounting platforms, including Xero and FreshBooks.
Automation	Automates payroll runs and tax filings.	Automates a wider range of processes, like onboarding, benefits, and HR compliance with visual workflows.
Employee Onboarding	Basic onboarding tools focused on payroll setup.	Robust onboarding with self-service portals and digital document collection.
Platform Scope	A standalone payroll solution or an add-on to accounting software within the QuickBooks ecosystem.	A full HR and payroll platform designed to manage the entire employee lifecycle (including benefits management, talent management, and hiring).
User Interface	Familiar, accounting-centric dashboard and navigation.	Modern, intuitive interface designed for ease of use by all employees.
	Visit QuickBooks WorkforceOpens new window	Visit GustoOpens new window

Similarities Between QuickBooks Workforce and Gusto

Compliance Updates	Both tools automatically update for new payroll tax laws and compliance requirements across states.
Customer Support	Each offers live chat and phone support, with knowledgeable reps who can help resolve payroll issues quickly.
Direct Deposit	Each platform supports direct deposit for employee payments, with options for same-day or next-day delivery.
Employee Self-Service	Employees can access pay stubs, tax forms, and personal info through secure online portals in both tools.
Tax Filing	Both automate federal, state, and local payroll tax calculations and filings, reducing manual errors.
Visit QuickBooks WorkforceOpens new window Visit GustoOpens new window