Kolmen osapuolen täsmäytys ostoreskontrassa: kattava opas
Haluatko kuulla jotain hullua?
Yritykset menettävät petosten vuoksi keskimäärin 5 % vuotuisista tuloistaan. Kun ottaa huomioon, kuinka paljon aikaa me kaikki käytämme yrittäessämme saada sopimuksiimme parhaat ehdot, yrityksen tulojen yleinen 5 prosentin leikkaus ilman mitään vastineeksi on naurettavaa.
Yksi petoksentekijöiden helpoimmista kohteista on ostovelat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä artikkelissa selitän, mitä kolmivaiheinen laskujen täsmäytys tarkoittaa, mitä siihen kuuluu ja miten voit toteuttaa sen tehokkaasti ja vaikuttavasti.
Mitä kolmivaiheinen täsmäytys tarkoittaa?
Kolmivaiheinen täsmäytys on prosessi, jossa laskua verrataan ostotilaukseen ja tavaran vastaanottoraporttiin (GRN) laskun tietojen tarkistamiseksi.
Tässä menetelmässä verrataan eri tietoja, kuten laskun summaa, laskun numeroa ja tilattuja määriä, vastaavan ostotilauksen (PO) ja GRN:n tietoihin.
Kolmen asiakirjan tietojen vertaaminen auttaa tunnistamaan virheet ja petolliset laskut. Laskuissa on tietenkin usein pieniä virheitä pyöristyksistä tai muista hyväksyttävistä syistä johtuen. Niin kauan kuin laskuvirheet pysyvät hyväksyttävän toleranssitason sisällä, voit hyväksyä laskut.
Miksi kolmivaiheinen täsmäytys on tärkeää?
Kolmivaiheinen täsmäytys auttaa saavuttamaan kolme keskeistä tavoitetta:
- Petosten minimointi: Petokset voivat olla merkittävä huolenaihe, joka valvomatta jätettynä voi vaikuttaa huomattavasti tulokseen. Kolmivaiheinen tarkistus auttaa minimoimaan petollisten laskujen riskin tarkistamalla jokaisen laskun kahdesti: ensin ostotilaukseen ja sitten GRN:ään verraten.
- Kassavirran hallinta: Laskujen oikea-aikainen maksaminen on olennaista tehokkaan kassavirran hallinnan kannalta. Suorittamalla maksut ajoissa tai etuajassa voit hyödyntää ennakkomaksualennuksia.
- Sisäisen valvonnan vaatimusten täyttäminen: Vaikka kolmivaiheinen täsmäytys ei ole lakisääteinen vaatimus, se auttaa noudattamaan asiaankuuluvia talous- ja verosäännöksiä sekä ylläpitämään tarkkoja taloustietoja. Sarbanes–Oxley-lain pykälä 404 edellyttää taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan (ICFR) tehokkuuden arviointia ja raportointia. Näiden sisäisten valvontatoimien on varmistettava rahoitustapahtumien oikeellisuus, mukaan lukien laskujen tarkistaminen. Vaikka laskujen täsmäytys ei ole suora vaatimus, se auttaa noudattamaan säännöksiä.
Manuaaliset järjestelmät kuormittavat tiimiäsi? Harkitse, että annat borgien auttaa. Ostovelkojen hallintaohjelmistot auttavat toteuttamaan kolmivaiheisen täsmäytyksen, maksamaan laskut tehokkaammin ja paljon muuta — ilman, että työntekijöiden tarvitsee käyttää siihen enemmän aikaa.
Nämä ovat parhaat ostovelkojen hallintatyökalut, jotka olemme löytäneet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitä ovat kaksi- ja nelivaiheinen täsmäytys ostoveloissa?
Kaksivaiheisessa täsmäytyksessä verrataan ostotilauksen ja laskun rivikohtaisia tietoja, mutta ei GRN:ää. Ostovelkojen käsittelijä tarkistaa ostotilauksessa ilmoitetun määrän ja hinnan sekä varmistaa, että toimittajan laskussa on sama määrä ja hinta. Kaksivaiheisessa täsmäytyksessä ei siis olennaisesti varmisteta, että tuote todella toimitettiin.
Nelivaiheinen täsmäytys menee askeleen kolmivaiheista täsmäytystä pidemmälle vertaamalla laskuja tarkastusraportteihin. Tarkastusraportissa ilmoitetaan tarkastuksen jälkeen hyväksyttyjen tavaroiden määrä. Sinun on ilmoitettava toimittajalle hyväksymättömässä kunnossa toimitetuista tuotteista, jotta hän voi lähettää uuden toimituksen tai oikaista laskun kokonaissummaa.
Tässä on yhteenveto näiden kolmen täsmäytysprosessin eroista:
| Asiakirja | Ostotilaus | GRN | Toimittajan lasku | Tarkastusraportti |
| Kaksivaiheinen täsmäytys | ✓ | - | ✓ | - |
| Kolmivaiheinen täsmäytys | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Nelivaiheinen täsmäytys | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Mitä eroa on täsmäyttämisellä ja täsmäytyksellä?
Täsmäyttämiseen kuuluu kahden asiakirjan vertaaminen tietojen yhtäläisyyksien löytämiseksi. Esimerkiksi kolmivaiheisessa täsmäytyksessä laskua verrataan ostotilaukseen ja GRN:ään sen varmistamiseksi, että kaikki tiedot vastaavat toisiaan.
Toisaalta täsmäytys on prosessi, jossa kahta tietojoukkoa verrataan sen selvittämiseksi, vastaavatko ne toisiaan. Epäsuoralla menetelmällä laadittu kassavirtalaskelma on erinomainen esimerkki nettotuloksen ja kassavirran välisestä täsmäytyksestä.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen kolme osatekijää
Kolmen osapuolen täsmäytys perustuu kolmeen keskeiseen osatekijään: PO:hon, GRN:ään ja laskuun. Kaikkien kolmen asiakirjan tarkistaminen auttaa varmistamaan, että tilaus on toimitettu suunnitellusti ja että laskun tiedot ovat oikein.
Tässä on hieman lisätietoa kustakin kolmesta tarkistettavasta asiakirjasta:
Ostotilaus (PO)
Osto- tai hankintaosaston kollegasi laativat PO:n.
PO antaa luvan lueteltujen tuotteiden ostamiseen ja sisältää esimerkiksi tuotteiden määrän ja hinnan (toimittajan kanssa sovitun mukaisesti). Jokaisella PO:lla on yksilöllinen numero, jonka avulla siihen voidaan viitata ja jota voidaan käyttää sen seurantaan.
Vastaanottotodistus (GRN)
GRN, josta käytetään myös nimityksiä vastaanottoraportti tai toimituskuitti, vahvistaa, että vastaanotto-osasto on vastaanottanut toimituksen. Se sisältää tietoja toimitetuista tuotteista ja ilmoittaa, oliko toimitus kokonainen vai osittainen.
Lasku
Toimittaja lähettää yleensä laskun, kun olet vastaanottanut toimituksen, mutta käytäntö voi vaihdella toimittajasuhteen mukaan. Lasku sisältää esimerkiksi toimittajan yhteystiedot, yksilöllisen laskunumeron, sovellettavat hyvitykset tai alennukset, maksettavan kokonaissumman sekä käytettävissä olevat maksutavat.
Kolmen osapuolen täsmäytysprosessi
Kolmen osapuolen täsmäytys on suoraviivainen (joskin hieman aikaa vievä) prosessi, jossa ostoreskontran käsittelijä vertaa kolmea asiakirjaa — PO:ta, GRN:ää ja laskua — löytääkseen poikkeamat sekä vilpilliset tai päällekkäiset laskut.
Toimittajien laskujen tarkistamiseen kuuluu kolme vaihetta:
1. PO:n tarkistus
Varmista, että PO sisältää kaikki tilauksen tekemisen yhteydessä tarvittavat tilaustiedot, kuten toimittajan nimen ja osoitteen, tilattavat tuotteet sekä niiden määrän ja hinnan.
2. Toimituksen tarkistus
Kun lähetys saapuu, vastaanotto-osasto tarkistaa tuotteiden kunnon ja vertaa vastaanotettujen tuotteiden määrää PO:ssa ilmoitettuun määrään. Jos kaikki täsmää, osasto laatii GRN:n toimitettujen tuotteiden vastaanoton vahvistamiseksi ja kirjaa sen varastonhallintaohjelmistoon.
3. Laskun täsmäytys
Täsmäytä laskun tiedot PO:n ja GRN:n tietoihin.
- Vastaako laskun kokonaissumma PO:ssa ilmoitettua summaa?
- Vastaako laskutettu määrä GRN:n mukaista vastaanotettua määrää?
- Jos GRN:ssä ilmoitetaan lähetyksen tiettyjen tuotteiden vaurioituneen, onko toimittajan laskua oikaistu vastaavasti?
Helppo nakki, eikö? Tämä yksinkertainen prosessi voi kuitenkin muuttua nopeasti ylivoimaiseksi, kun vastaanotat tuhansia toimituksia joka kuukausi.
Voisit aina palkata lisää käsittelijöitä, mutta kolmen osapuolen täsmäytyksen skaalaamiseen on olemassa älykkäämpi ja kustannustehokkaampi tapa: ostoreskontran automaatio-ohjelmisto. Ostoreskontran automatisointi auttaa skaalaamaan kolmen osapuolen täsmäytystä ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Kolmen osapuolen täsmäytysprosessiin osallistuvat tiimit
Kolmen osapuolen täsmäytysprosessiin osallistuu kolme osastoa:
- Hankintaosasto: Hankintaosasto laatii PO:n ja varmistaa, että se sisältää kaikki tarvittavat tiedot, kuten PO-numeron sekä tuotteen hinnan ja määrät.
- Vastaanotto-osasto: Vastaanotto-osasto vastaanottaa toimitukset, kirjaa uudet tuotteet varastotietoihin ja laatii GRN:n.
- Talous- tai kirjanpito-osasto: Ostoreskontratiimi vastaanottaa toimittajien laskut ja vertaa niitä PO:hon ja GRN:ään. Jos kaikki täsmää, tiimi hyväksyy laskun.
Esimerkki kolmen osapuolen täsmäytyksestä
Käydään läpi esimerkki siitä, miten kolmen osapuolen täsmäytys toimii. Oletetaan, että ohjelmistoyrityksesi tarvitsee 10 uutta näyttöä. Hankintaosasto on päättänyt tehdä tilauksen yritykseltä A.
PO:ssa ilmoitetaan kokonaissummaksi $15,000, ja se sisältää esimerkiksi tilattujen näyttöjen määrän ja hinnan, odotetun toimituspäivän sekä sisäiset kirjanpitokoodit.
Kun yritys A toimittaa näytöt ja lähettää laskun, ostoreskontran virkailija aloittaa tarkistusprosessin. Virkailija tarkistaa, hyväksyttiinkö hankinta PO:n kautta, ja tarkastelee hintaa, määrää ja yrityksen nimeä varmistaakseen, ettei kyseessä ole valelasku.
Tämän jälkeen ostoreskontran virkailija vertaa tietoja GRN:ään varmistaakseen, että 10 näyttöä todella toimitettiin. Kun virkailija on tyytyväinen tarkistukseen, hän hyväksyy maksun.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen hyödyt
Kolmen osapuolen täsmäytys tarjoaa seuraavat hyödyt:
Petosten ja liikamaksujen estäminen
Olen maininnut tämän jo muutaman kerran, joten ymmärrät asian. Kolmen erillisen asiakirjan tietojen tarkistaminen auttaa havaitsemaan poikkeamat, jotka voivat johtaa liikamaksuihin, sekä tunnistamaan petolliset laskut. Kolmen osapuolen tarkistuksen tulokset tehostavat ostoreskontran prosessia, joka suojaa tulostasi ja kassavirtaasi.
Nopeammat maksut
Kolmen osapuolen täsmäytys auttaa sujuvoittamaan oikeutettuja toimittajamaksuja erityisesti silloin, kun käytät ostoreskontran automaatiotyökalua. Nopeammat maksut auttavat rakentamaan vahvempia toimittajasuhteita: 81 % maksajista uskoo, että välittömät maksut = paremmat toimittajasuhteet.
Nopeammat maksut voivat myös johtaa parempiin luottoehtoihin, etusijaan tilauksissa ja aikaisessa maksamisessa saataviin alennuksiin.
Tarkastusketjun luominen
Kolmen osapuolen täsmäytys edellyttää, että säilytät liiketoiminta-asiakirjat ja pystyt löytämään ne tavalla, joka ei saa sinua repimään hiuksiasi päästäsi. Kun tämä järjestelmä on käytössä, asiakirjojen löytäminen sisäisen tarkastuksen aikana on helpompaa, mikä nopeuttaa koko prosessia.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen haitat
Kaikella hyvällä on hintansa; tässä ovat kolmen osapuolen täsmäytyksen haitat:
Työvoimavaltainen
Kolmen osapuolen täsmäytys voi olla pitkä ja työläs prosessi, kun sitä vasta otetaan käyttöön. Alun pidemmät käsittelyajat voivat johtaa maksujen viivästymiseen ja vaikeuttaa hyvän suhteen rakentamista toimittajaan.
Ostoreskontran automaatio on helppo ratkaisu pitkän manuaalisen täsmäytysprosessin hoitamiseen. Automatisoitu järjestelmä huolehtii kaikesta: se yhdistää tiedot vastaavaan PO:hon ja GRN:ään sekä suorittaa maksun. Jos se ei vielä käynyt ilmi, mielestäni automaatio on tässä oikea ratkaisu; sinun ei tarvitse käyttää aikaasi liiketoimintatietojesi muuttamiseen palapeliksi, jos sille ei ole tarvetta.
Ei ihanteellinen palveluille
Palveluille ei voi laatia GRN:ää, koska niitä tuotetaan jatkuvasti. Tiimin jäsenen on tarkastettava palvelun laatu manuaalisesti ja ilmoitettava siitä ostoreskontratiimille, jotta se voi vapauttaa maksun. Melkoisen ärsyttävää.
Ei käsittele kaikkia virheitä
Kolmen osapuolen täsmäytys hoitaa laskussa olevat virheet. Se ei ota huomioon muita virheitä, kuten väärään paikkaan joutuneita asiakirjoja tai sopimusehtojen virheellistä tulkintaa.
Lisäksi kun sinä tai automatisoitu järjestelmäsi havaitsette virheitä, sinun on keskusteltava niistä hankinta- ja vastaanotto-osaston tai -osastojen kanssa. Tämä voi hidastaa prosessia entisestään, erityisesti jos tiimit työskentelevät eri toimipaikoissa.
Toisaalta tässä on myös osittainen hyöty: näiden virheiden havaitseminen varhaisessa vaiheessa auttaa välttämään myöhemmin suurempia väärinkäsityksiä, jos virheet muuten jäisivät huomaamatta.
Näin otat kolmen osapuolen täsmäytyksen käyttöön
Manuaalinen kolmen osapuolen täsmäytys on työvoimavaltainen prosessi; jos ryhdyt siihen ilman suunnitelmaa, se voi pidentää laskujen käsittelyaikoja ja muodostaa suuren pullonkaulan ostoreskontran työnkulkuusi. Näin otat kolmen osapuolen täsmäytyksen käyttöön ilman, että se pitkittää maksuprosessiasi:
- Nimeä vastuuhenkilö: Tunnista henkilö, joka valvoo kolmisuuntaista täsmäytysprosessia. Hänen tulisi kuulua AP-tiimiin ja mieluiten pystyä määrittämään AP-järjestelmä täsmäyttämään laskut sekä käsittelemään järjestelmän ilmoittamat virheet.
- Määritä vähimmäisarvo kolmisuuntaiselle täsmäytykselle: 50 dollarin laskulle ei yleensä kannata tehdä kolmisuuntaista täsmäytystä. Rajoita kolmisuuntainen täsmäytys tietyn dollarimäärän ylittäviin laskuihin, sillä arvokkaampiin laskuihin liittyy yleensä suurempi petosriski.
- Automatisoi kolmisuuntainen täsmäytys: Automatisoitu järjestelmä poistaa tarpeen tarkistaa toimittajien laskut manuaalisesti AP-virkailijan toimesta. Järjestelmä vertailee kolmea asiakirjaa ilman manuaalista työtä. Jos ristiriitoja ilmenee, järjestelmä ilmoittaa niistä AP-virkailijalle.
- Määritä ristiriitojen toleranssitaso: Jos käytät ohjelmistoa, suosittelen määrittämään ristiriidoille toleranssitason, jonka ansiosta järjestelmä voi hyväksyä maksut, joissa on pieniä ristiriitoja, kunhan ne pysyvät hyväksyttävällä alueella. Tämä poistaa tarpeen tutkia arvokkaiden laskujen pieniä ristiriitoja. AP-virkailijan ei esimerkiksi pitäisi joutua käyttämään aikaa 10 dollarin eron selvittämiseen 10,000 dollarin laskussa.
- Siirry muutokseen vähitellen: Ota kolmisuuntainen täsmäytys käyttöön vähitellen selittämällä AP-tiimille kolmisuuntaisen täsmäytyksen merkitys, sen hyödyt ja rooli laajemmassa kirjanpitoprosessissa.
Kolmisuuntaisen täsmäytyksen tulevaisuus
Jos bingokortissasi oli kohta, jossa sanon ”tekoäly”, voit merkitä sen rastilla!
Tällä hetkellä ohjelmisto on paras tapa toteuttaa kolmisuuntainen täsmäytys, mutta tekoälyteknologiat ohjaavat tulevaisuutta. Tekoäly tekee ohjelmistoratkaisuista tehokkaampia eri toimialoilla, ja niiden kehittyessä ne säästävät yrityksiltä huomattavasti rahaa entistä paremman tehokkuuden, petosten vähentämisen ja automatisoitujen päätösten ansiosta.
Esimerkiksi vuonna 2019 Hondan työntekijä petti yhtiöltä 750,000 dollaria luomalla useita ostotilauksia. Honda olisi voinut estää tämän tekoälypohjaisella AP-järjestelmällä ja säästää 750,000 dollaria.
Tekoälypohjainen AP-järjestelmä voi tehdä paljon muutakin kuin tunnistaa petollisia laskuja. Esimerkiksi koneoppimiseen perustuva poikkeamien tunnistus voi seurata työntekijöiden toimintaa AP-prosessissa. Järjestelmä ilmoittaa haitallisesta toiminnasta, jotta voit puuttua siihen ennen kuin on liian myöhäistä.
Voit käyttää myös epätarkkaa täsmäytystä muistuttavien menetelmien kaltaisia teknologioita väärennettyjen yritysten laskujen havaitsemiseen.
”Epätarkka täsmäytys kattaa joukon tilastollisia menetelmiä, joilla verrataan toisiaan ja täsmäytetään likimääräisesti samanlaisia merkkijonoja. Näissä menetelmissä hyödynnetään tilastollisia sääntöjä, jotta voidaan määrittää suhteellinen totuusaste kahden merkkijonon samankaltaisuudelle. Tämä poikkeaa Boolen lähestymistavasta, jossa kullekin tehtävälle käytetään erillistä, ennalta määritettyä muotoa Kyllä/Ei-vastauksen antamiseksi.”
Järjestelmä voi käyttää epätarkkaa täsmäytystä useiden tietovarastojen skannaamiseen, etsiä tietoja olemassa olevasta toimittajatietokannasta ja vertailla erilaisia asiakirjoja väärennettyjen asiakirjojen tunnistamiseksi.
Lopputulos? Petosten havaitseminen jopa tapauksissa, joissa ihminen olisi voinut ohittaa ne.
Valmistaudu tulevaisuuteen jo tänään
Manuaalinen kolmisuuntainen tarkistus on 90-luvun ilmiö. Nykyaikaiset yritykset käyttävät ohjelmistoja virheiden ja petosten havaitsemiseen. Tekoäly tulee mullistamaan AP-prosessin, mutta sillä välin voit säästää aikaa ja parantaa turvallisuutta ottamalla kolmisuuntaisen tarkistuksen käyttöön jo tänään.
Jos tämä julkaisu oli mielestäsi hyödyllinen, tilaa The CFO Clubin uutiskirje, niin saat lisää näkemyksiä suoraan sähköpostiisi.
