Haluatko kuulla jotain hullua?
Yritykset menettävät petosten vuoksi keskimäärin 5 % vuotuisesta liikevaihdostaan. Kun ottaa huomioon, kuinka paljon aikaa käytämme yrittäessämme saada sopimuksiimme parhaat ehdot, yrityksen liikevaihdon yleinen 5 prosentin leikkaus täysin ilman vastinetta on naurettavaa.
Yksi petoksentekijöiden helpoimmin hyödynnettävistä kohteista on ostoreskontra.
Tässä artikkelissa selitän, mitä laskujen kolmen osapuolen täsmäytys tarkoittaa, mitä siihen kuuluu ja miten voit toteuttaa sen tehokkaasti.
Mitä kolmen osapuolen täsmäytys tarkoittaa?
Kolmen osapuolen täsmäytys on prosessi, jossa laskua verrataan ostotilaukseen ja tavaran vastaanottotodistukseen (GRN) laskun tietojen tarkistamiseksi.
Tässä lähestymistavassa verrataan eri tietoja, kuten laskun summaa, laskunumeroa ja tilattuja määriä, vastaavan ostotilauksen (PO) ja vastaanottotodistuksen (GRN) tietoihin.
Kolmen asiakirjan tietojen vertaaminen auttaa tunnistamaan virheet ja petolliset laskut. Laskuissa on tietenkin usein pieniä virheitä pyöristyksistä tai muista hyväksyttävistä syistä johtuen. Niin kauan kuin laskuvirheet pysyvät hyväksyttävän toleranssitason sisällä, voit hyväksyä laskut.
Miksi kolmen osapuolen täsmäytys on tärkeää?
Kolmen osapuolen täsmäytys auttaa saavuttamaan kolme keskeistä tavoitetta:
- Petosten minimointi: Petokset voivat olla merkittävä huolenaihe, joka valvomattomana voi vaikuttaa huomattavasti tulokseen. Kolmen osapuolen tarkistus auttaa minimoimaan petollisten laskujen riskin tarkistamalla jokaisen laskun kahdesti: ensin ostotilauksen ja sitten vastaanottotodistuksen avulla.
- Kassavirran hallinta: Laskujen oikea-aikainen maksaminen on olennaista tehokkaan kassavirran hallinnan kannalta. Suorittamalla maksut ajallaan tai etuajassa voit hyödyntää ennakkomaksualennuksia.
- Sisäisen valvonnan vaatimusten täyttäminen: Vaikka kolmen osapuolen täsmäytys ei ole lakisääteinen vaatimus, se auttaa noudattamaan asiaankuuluvia talous- ja verosäännöksiä sekä ylläpitämään tarkkoja taloustietoja. Sarbanes–Oxley-lain pykälä 404 edellyttää yrityksen taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan (ICFR) tehokkuuden arviointia ja raportointia. Näiden sisäisten valvontatoimien on varmistettava liiketapahtumien oikeellisuus, mihin kuuluu myös laskujen tarkistaminen. Vaikka laskujen täsmäytys ei ole suora vaatimus, se auttaa siis noudattamaan säännöksiä.
Manuaaliset järjestelmät kuormittavat tiimiäsi? Harkitse ‘borgien’ valjastamista avuksi. Ostoreskontraohjelmistot auttavat toteuttamaan kolmen osapuolen täsmäytyksen, maksamaan laskut paremmin ja paljon muuta — ilman, että työntekijöiden aikaa tarvitaan lisää.
Nämä ovat parhaat löytämämme ostoreskontratyökalut:
Mitä ovat kaksi- ja neljän osapuolen täsmäytykset ostoreskontrassa?
Kahden osapuolen täsmäytyksessä verrataan ostotilauksen ja laskun rivikohtia, mutta ei vastaanottotodistusta. Ostoreskontran työntekijä tarkistaa ostotilauksesta määrän ja hinnan sekä varmistaa, että toimittajan laskussa on sama määrä ja hinta. Kahden osapuolen täsmäytyksessä ei siis olennaisesti varmisteta, että tuote todella toimitettiin.
Neljän osapuolen täsmäytys menee askeleen kolmen osapuolen täsmäytystä pidemmälle vertaamalla laskuja tarkastuslomakkeisiin. Tarkastuslomake osoittaa tarkastuksen jälkeen hyväksyttyjen tavaroiden määrän. Toimittajalle on ilmoitettava hyväksymättömässä kunnossa toimitetuista tuotteista, jotta tämä voi lähettää uuden toimituksen tai muuttaa laskun kokonaissummaa.
Tässä on yhteenveto näiden kolmen täsmäytysprosessin eroista:
| Asiakirja | Ostotilaus | GRN | Toimittajan lasku | Tarkastuslomake |
| Kahden osapuolen täsmäytys | ✓ | - | ✓ | - |
| Kolmen osapuolen täsmäytys | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Neljän osapuolen täsmäytys | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Mitä eroa on vertailulla ja täsmäytyksellä?
Vertailussa kahta asiakirjaa verrataan toisiinsa tietojen yhtäläisyyksien löytämiseksi. Esimerkiksi kolmen osapuolen täsmäytyksessä laskua verrataan ostotilaukseen ja vastaanottotodistukseen sen varmistamiseksi, että kaikki tiedot täsmäävät.
Toisaalta täsmäytys on prosessi, jossa kahta tietojoukkoa verrataan sen tarkistamiseksi, vastaavatko ne toisiaan. Rahavirtalaskelma, joka laaditaan epäsuoralla menetelmällä, on erinomainen esimerkki nettotuloksen ja rahavirran välisestä täsmäytyksestä.
Kolmisuuntaisen täsmäytyksen kolme osatekijää
Kolmisuuntainen täsmäytys perustuu kolmeen keskeiseen osatekijään: ostotilaukseen, GRN:ään ja laskuun. Kaikkien kolmen asiakirjan tarkistaminen auttaa varmistamaan, toteutettiinko tilaus suunnitellulla tavalla ja ovatko laskun tiedot oikein.
Tässä on hieman lisätietoa kustakin kolmesta tarkistettavasta asiakirjasta:
Ostotilaus (PO)
Osto- tai hankintaosaston kollegasi laativat PO:n.
PO oikeuttaa lueteltujen tuotteiden ostamiseen ja sisältää muun muassa tuotteiden määrän ja hinnan (toimittajan kanssa sovitun mukaisesti). Jokaisella PO:lla on yksilöllinen numero, jonka avulla siihen voidaan viitata ja sitä seurata.
Have an account? Log In
Vastaanottotodistus (GRN)
GRN, josta käytetään myös nimityksiä vastaanottoraportti tai toimituskuitti, vahvistaa, että vastaanotto-osasto on vastaanottanut toimituksen. Se sisältää toimitettuja tuotteita koskevat tiedot ja ilmoittaa, oliko toimitus kokonainen vai osittainen.
Lasku
Tyypillisesti toimittaja lähettää laskun, kun vastaanotat toimituksen, mutta tämä voi vaihdella toimittajasuhteesi mukaan. Lasku sisältää esimerkiksi toimittajan yhteystiedot, yksilöllisen laskunumeron, sovellettavat hyvitykset tai alennukset, maksettavan kokonaissumman ja käytettävissä olevat maksutavat.
Kolmisuuntaisen täsmäytyksen prosessi
Kolmisuuntainen täsmäytys on suoraviivainen (joskin hieman aikaa vievä) prosessi, jossa ostovelkojen käsittelijä vertaa kolmea asiakirjaa – PO:ta, GRN:ää ja laskua – löytääkseen poikkeamat sekä vilpilliset tai päällekkäiset laskut.
Toimittajien laskujen tarkistamiseen kuuluu kolme vaihetta:
1. PO:n tarkistus
Varmista, että PO sisältää kaikki tilauksen tekemishetkellä tarvittavat tilaustiedot, kuten toimittajan nimen ja osoitteen, tilattavat tuotteet sekä niiden määrän ja hinnan.
2. Toimituksen tarkistus
Kun lähetys saapuu, vastaanotto-osasto tarkistaa tavaroiden kunnon ja vertaa vastaanotettujen tavaroiden määrää PO:ssa määritettyyn määrään. Jos kaikki täsmää, osasto laatii GRN:n, joka vahvistaa tavaroiden toimituksen, ja kirjaa sen varastonhallintaohjelmistoon.
3. Laskun täsmäytys
Täsmäytä laskun tiedot PO:n ja GRN:n kanssa.
- Vastaako laskun kokonaissumma PO:n summaa?
- Vastaako laskutettu määrä GRN:n mukaista vastaanotettua määrää?
- Jos GRN osoittaa tiettyjen lähetykseen kuuluvien tuotteiden vaurioituneen, onko toimittajan laskua mukautettu vastaavasti?
Helppoa kuin heinänteko, eikö? Tämä yksinkertainen prosessi voi kuitenkin nopeasti muuttua ylivoimaiseksi, kun vastaanotat tuhansia toimituksia kuukausittain.
Voisit aina palkata lisää käsittelijöitä, mutta kolmisuuntaisesta täsmäytyksestä saa skaalattua kustannustehokkaammin: ostovelkojen automatisointiohjelmistolla. Ostovelkojen automatisointi auttaa skaalaamaan kolmisuuntaista täsmäytystä ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
Kolmisuuntaiseen täsmäytysprosessiin osallistuvat tiimit
Kolmisuuntaiseen täsmäytysprosessiin osallistuu kolme osastoa:
- Osto-osasto: Osto-osasto laatii PO:n ja varmistaa, että se sisältää kaikki tarvittavat tiedot, kuten PO-numeron sekä tuotteiden hinnat ja määrät.
- Vastaanotto-osasto: Vastaanotto-osasto vastaanottaa toimitukset, rekisteröi uudet tuotteet varastotietoihin ja laatii GRN:n.
- Talous- tai kirjanpito-osasto: Ostovelkojen tiimi vastaanottaa toimittajien laskut ja vertaa niitä PO:hon ja GRN:ään. Jos kaikki täsmää, se hyväksyy laskun.
Esimerkki kolmisuuntaisesta täsmäytyksestä
Käydään läpi esimerkki kolmisuuntaisen täsmäytyksen toiminnasta. Oletetaan, että ohjelmistoyrityksesi tarvitsee 10 uutta näyttöä. Osto-osasto on päättänyt tehdä tilauksen yritykseltä A.
PO osoittaa kokonaisarvoksi 15 000 dollaria ja sisältää tietoja, kuten tilattujen näyttöjen määrän ja hinnan, odotetun toimituspäivän sekä sisäiset kirjanpitokoodit.
Kun yritys A toimittaa näytöt ja lähettää laskun, ostoreskontran virkailija aloittaa tarkistusprosessin. Virkailija tarkistaa, onko osto hyväksytty PO:n kautta, ja käy läpi hinnan, määrän ja yrityksen nimen varmistaakseen, ettei kyseessä ole väärennetty lasku.
Sen jälkeen ostoreskontran virkailija vertaa tietoja GRN:ään varmistaakseen, että 10 näyttöä todella toimitettiin. Kun virkailija on tyytyväinen tarkistuksen tulokseen, hän hyväksyy maksun.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen hyödyt
Kolmen osapuolen täsmäytys tarjoaa seuraavat hyödyt:
Petosten ja liikamaksujen estäminen
Olen maininnut tämän jo muutaman kerran, joten ymmärrät asian. Kolmen erillisen asiakirjan tietojen tarkistaminen auttaa havaitsemaan poikkeamat, jotka voivat johtaa liikamaksuihin, ja tunnistamaan vilpilliset laskut. Kolmen osapuolen tietojen tarkistaminen on tehokas ostoreskontran prosessi, joka suojaa tulostasi ja kassavirtaasi.
Nopeammat maksut
Kolmen osapuolen täsmäytys auttaa sujuvoittamaan aiheellisia toimittajamaksuja, erityisesti kun käytät ostoreskontran automaatiotyökalua. Nopeammat maksut auttavat rakentamaan vahvempia toimittajasuhteita, sillä 81 % maksajista uskoo, että välittömät maksut tarkoittavat parempia toimittajasuhteita.
Nopeammat maksut voivat myös mahdollisesti johtaa parempiin luottoehtoihin, etusijaan tilauksissa ja ennenaikaisen maksun alennuksiin.
Tarkastusketjun luominen
Kolmen osapuolen täsmäytys edellyttää, että säilytät liiketoiminta-asiakirjat ja pystyt löytämään ne tavalla, joka ei saa sinua repimään hiuksiasi päästä. Kun tämä järjestelmä on käytössä, asiakirjojen löytäminen sisäisen tarkastuksen aikana on helpompaa, mikä nopeuttaa koko prosessia.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen haitat
Kaikella hyvällä on hintansa; tässä ovat kolmen osapuolen täsmäytyksen haitat:
Työvoimavaltainen
Kolmen osapuolen täsmäytys voi olla pitkä ja työläs prosessi, kun otat sen ensimmäistä kertaa käyttöön. Alun pidemmät käsittelyajat voivat johtaa maksujen viivästymiseen ja vaikeuttaa hyvien toimittajasuhteiden rakentamista.
Ostoreskontran automaatio on helppo ratkaisu pitkän manuaalisen täsmäytysprosessin hallintaan. Automatisoitu järjestelmä huolehtii kaikesta aina tietojen täsmäyttämisestä vastaavaan PO:hon ja GRN:ään maksun suorittamiseen asti. Jos se ei vielä käynyt ilmi, mielestäni automaatio on tässä oikea ratkaisu; sinun ei tarvitse käyttää aikaasi liiketoimintatietojesi muuttamiseen palapeliksi, jos sitä ei ole pakko tehdä.
Ei ihanteellinen palveluille
Palveluille ei voi laatia GRN:ää, koska niitä tuotetaan jatkuvasti. Tiimin jäsenen on tarkastettava palvelun laatu manuaalisesti ja ilmoitettava siitä ostoreskontratiimille, jotta se voi vapauttaa maksun. Melkoisen hankalaa.
More Articles
Ei käsittele kaikkia virheitä
Kolmen osapuolen täsmäytys käsittelee laskussa olevia virheitä. Se ei kata muita virheitä, kuten väärään paikkaan joutuneita asiakirjoja tai väärin tulkittuja sopimusehtoja.
Lisäksi kun sinä tai automatisoitu järjestelmäsi havaitsette virheitä, sinun on keskusteltava niistä osto- ja vastaanotto-osaston tai -osastojen kanssa. Tämä voi hidastaa prosessia entisestään, etenkin jos tiimit työskentelevät eri toimipaikoissa.
Toisaalta tästä on myös osittaista hyötyä: näiden virheiden havaitseminen ajoissa auttaa välttämään suurempia väärinkäsityksiä myöhemmin, jos ne muuten jäisivät huomaamatta.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen käyttöönotto
Manuaalinen kolmen osapuolen täsmäytys on työvoimavaltainen prosessi; jos ryhdyt siihen ilman suunnitelmaa, se voi pidentää laskujen käsittelyaikoja ja muodostaa suuren pullonkaulan ostoreskontran työnkulkuusi. Näin otat kolmen osapuolen täsmäytyksen käyttöön antamatta sen pitkittää maksuprosessiasi:
- Nimeä vastuuhenkilö: Määritä henkilö, joka valvoo kolmen osapuolen täsmäytysprosessia. Hänen tulisi kuulua ostoreskontratiimiin; mieluiten kyseessä olisi henkilö, joka voi määrittää ostoreskontrajärjestelmän täsmäyttämään laskut ja käsittelemään järjestelmän ilmoittamat virheet.
- Määritä kolmen osapuolen täsmäytykselle vähimmäislaskuarvo: 50 dollarin laskua ei yleensä kannata käsitellä kolmen osapuolen täsmäytyksellä. Rajaa kolmen osapuolen täsmäytys tietyn dollarimäärän ylittäviin laskuihin, sillä arvokkaampiin laskuihin liittyy yleensä suurempi petosriski.
- Automatisoi kolmen osapuolen täsmäytys: Automatisoitu järjestelmä poistaa tarpeen tarkistaa toimittajien laskut manuaalisesti. Esimerkiksi lasku- ja ostotilausohjelmistot vertaavat kolmea asiakirjaa ilman manuaalista työtä. Jos asiakirjoissa on poikkeamia, järjestelmä ilmoittaa niistä ostoreskontran työntekijälle.
- Määritä poikkeamien sallittu toleranssitaso: Jos käytät ohjelmistoa, suosittelen määrittämään poikkeamille toleranssitason, jotta järjestelmä voi hyväksyä maksut, joissa on vähäisiä poikkeamia, kunhan ne pysyvät hyväksyttävissä rajoissa. Näin vältetään tarve tutkia arvokkaiden laskujen pieniä poikkeamia. Ostoreskontran työntekijän ei esimerkiksi pitäisi joutua käyttämään aikaa 10 dollarin eron selvittämiseen 10 000 dollarin laskussa.
- Ota muutos käyttöön asteittain: Ota kolmen osapuolen täsmäytys käyttöön asteittain kertomalla ostoreskontratiimille sen merkityksestä, hyödyistä ja roolista laajemmassa kirjanpitoprosessissa.
Kolmen osapuolen täsmäytyksen tulevaisuus
Jos bingokortissasi oli kohta, jossa sanon ”tekoäly”, voit valmistautua merkitsemään sen!
Tällä hetkellä ohjelmisto on paras tapa toteuttaa kolmen osapuolen täsmäytys, mutta tulevaisuutta ohjaavat tekoälyteknologiat. Tekoäly tekee ohjelmistoratkaisuista tehokkaampia eri toimialoilla, ja niiden kehittyessä ne säästävät yrityksiltä runsaasti rahaa entistä paremman tehokkuuden, petosten vähentämisen ja automatisoitujen päätösten avulla.
Esimerkiksi vuonna 2019 eräs Hondan työntekijä petti yhtiöltä 750 000 dollarin arvosta luomalla useita ostotilauksia. Honda olisi voinut estää tämän tekoälypohjaisella ostoreskontrajärjestelmällä ja säästää 750 000 dollaria.
Tekoälypohjainen ostoreskontrajärjestelmä voi tehdä paljon muutakin kuin tunnistaa vilpillisiä laskuja. Esimerkiksi koneoppimiseen perustuva poikkeamien tunnistus voi seurata työntekijöiden toimintaa ostoreskontraprosessissa. Järjestelmä ilmoittaa haitallisesta toiminnasta, jotta voit puuttua siihen ennen kuin on liian myöhäistä.
Voit myös käyttää esimerkiksi sumeaa täsmäytystä väärennetyiltä yrityksiltä tulevien laskujen havaitsemiseen.
”Sumea täsmäytys kattaa joukon tilastollisia tekniikoita, joilla verrataan ja täsmäytetään likimääräisesti samoja merkkijonoja. Näissä tekniikoissa käytetään tilastollisia sääntöjä määrittämään merkkijonojen samankaltaisuuden suhteellinen totuusaste. Tämä poikkeaa Boolen lähestymistavasta, jossa kutakin tehtävää varten käytetään erillistä, kiinteästi koodattua muotoa kyllä/ei-vastauksen antamiseksi.”
Järjestelmä voi käyttää sumeaa täsmäytystä useiden tietovarastojen skannaamiseen, olemassa olevan toimittajatietokannan tarkistamiseen ja eri asiakirjojen vertailuun väärennettyjen asiakirjojen tunnistamiseksi.
Lopputulos? Petosten havaitseminen myös tapauksissa, joissa ihminen olisi voinut olla huomaamatta niitä.
Valmistaudu tulevaisuuteen jo tänään
Manuaalinen kolmen osapuolen tarkistus on 1990-luvun ilmiö. Nykyaikaiset yritykset käyttävät ohjelmistoja virheiden ja petosten havaitsemiseen. Tekoäly tulee muuttamaan ostoreskontraprosessin, mutta sillä välin voit säästää aikaa ja parantaa tietoturvaa ottamalla kolmen osapuolen tarkistuksen käyttöön jo tänään.
Jos pidit tätä kirjoitusta hyödyllisenä, tilaa The CFO Clubin uutiskirje, niin saat lisää näkemyksiä suoraan sähköpostiisi.
