Kirjanpito-ohjelmiston käyttö: vaiheittainen opas

• Hinta: Kirjanpito-ohjelmistojen hinnat vaihtelevat huomattavasti. Ota huomioon budjettisi ja se, oikeuttavatko pitkän aikavälin hyödyt kustannukset. Jotkin työkalut tarjoavat skaalautuvan hinnoittelun, mikä voi olla ihanteellista startup-yrityksille tai kasvua odottaville yrityksille (lisätietoja kirjanpito-ohjelmiston hyödyistä startup-yrityksille täällä).
• Ominaisuudet: Selvitä, mitkä ominaisuudet ovat toiminnallesi välttämättömiä. Jos tarvitset esimerkiksi useiden valuuttojen tuen tai yksityiskohtaisen varastonseurannan, varmista, että ohjelmisto pystyy vastaamaan näihin vaatimuksiin.
• Integraatiot: Varmista, että ohjelmisto integroituu saumattomasti nykyisiin järjestelmiisi, kuten CRM-järjestelmään tai palkanlaskentaan. Tämä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja pitää liiketoimintaprosessisi yhteydessä toisiinsa.
• Skaalautuvuus: Valitse ratkaisu, joka voi kasvaa yrityksesi mukana. Toimintasi laajentuessa ohjelmiston pitäisi pystyä käsittelemään suurempia tietomääriä ja uusia käyttäjiä.

Huomioitavat parhaat kirjanpito-ohjelmistot

Tässä on lyhyt luetteloni parhaista kirjanpito-ohjelmistoratkaisuista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Paras nopeasti kasvaville yrityksille
2. 2. Dext — Sopii parhaiten ennakkokirjanpidon tietojen poimintaan
3. 3. QuickBooks Online — Paras pienyrityksille
4. 4. Striven — Paras kokonaisvaltaiseen yrityksen hallintaan
5. 5. Ramp — Paras automatisoituun kulujenhallintaan
6. 6. Patriot Accounting — Paras joustaviin kirjanpitomenetelmiin
7. 7. InvoiceBerry — Paras nopeaan laskujen luomiseen
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Paras keskisuurille yrityksille
10. 10. ZipBooks — Paras voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

Vaiheittainen opas kirjanpito-ohjelmiston käyttöön

Kun käsittelet samanaikaisesti kuitteja, laskuja ja Excel-taulukoita, olo voi helposti tuntua kuormittavalta. Saatat käyttää tuntikausia tietojen manuaaliseen syöttämiseen, osto- ja myyntireskontran täsmäyttämiseen tai taseen kokoamiseen.

Oikea kirjanpitojärjestelmä tai pilvipohjainen alusta voi auttaa tehostamaan työnkulkuja ja pitämään taloustiedot järjestyksessä reaaliajassa. Mutta mistä aloitat, kun olet valinnut järjestelmän?

Tässä on vaiheittainen opas näiden työkalujen käyttöön:

Vaihe 1: Asenna ohjelmisto yrityksen järjestelmiin

Asenna ensin valittu kirjanpito-ohjelmisto yrityksesi järjestelmiin. Suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi QuickBooks Online, Xero, FreshBooks ja Zoho yrityksesi tarpeista riippuen. Jotkin alustat ovat saatavilla ERP-moduuleina tai integroituvat CRM- ja projektinhallintatyökaluihin. Testaa aina integraatiot palkanlaskennan, varastonseurannan ja ostotilausten kanssa ennen käyttöönottoa.

Loppukäyttäjien osallistamisesta jo varhaisessa vaiheessa voi olla hyötyä. He voivat kertoa, mitä ominaisuuksia he tarvitsevat eniten, jolloin käyttöönotto voidaan mukauttaa tiimisi tarpeisiin. Suunnittelemalla huolellisesti ja ottamalla oikeat ihmiset mukaan luot vankan perustan ohjelmiston tehokkaalle käytölle.

Harkitse tarkistuslistan laatimista asennusprosessin seuraamiseksi. Se voi sisältää esimerkiksi seuraavat kohdat:

• Järjestelmän yhteensopivuuden varmistaminen
• Tärkeiden tietojen varmuuskopiointi
• Asennuksen ajoittaminen ruuhka-aikojen ulkopuolelle häiriöiden välttämiseksi

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vaihe 2: Tuo aiemmat taloustiedot

Tuo seuraavaksi kirjanpitojärjestelmään taloustietoja, kuten tuloslaskelmia, luottokorttitapahtumia, myyntiverotietoja ja muita rahoitustapahtumia. Päällekkäisten taloustietojen siivoaminen ennen siirtoa varmistaa, että talousraportit ja koontinäytöt kuvaavat taloudellista tilannetta tarkasti.

Taloudellisista tiedoistasi kannattaa myös ottaa varmuuskopio ennen aloittamista. Näin voit palauttaa tiedot, jos tuontiprosessin aikana ilmenee ongelmia. Näiden varotoimien avulla siirtyminen kirjanpito-ohjelmiston käyttöön sujuu ongelmitta.

On hyödyllistä priorisoida, mitkä tiedot tuodaan ensin. Harkitse aloittamista viimeisimmästä vuodesta, sillä se on olennaisin nykyisen toiminnan kannalta.

Kokeile tätä lähestymistapaa:

1. Järjestä tietosi luokkiin, kuten kuluihin, tuloihin ja varoihin.
2. Tuo tietoja laskentataulukoista tai muista kirjanpitotyökaluista ohjelmiston tuontitoiminnon avulla.
3. Tarkista ja varmista, että kaikki tiedot on tuotu oikein.

Vaihe 3: Määritä alueelliset verokoodit

Määritä myyntiverosäännöt tai arvonlisäveron (VAT) koodit, jotta taloudelliset raporttisi pysyvät vaatimusten mukaisina. Oikein määritetyt verotiedot varmistavat myös, että ennuste- ja raportointitoiminnot, kuten tuloslaskelmat ja kassavirtalaskelmat, ovat tarkkoja.

Varmista, että syötät ohjelmistoon oikeat verokannat ja luokitukset. Näin varmistetaan laskujen ja talousraporttien tarkat laskelmat. Määrittämällä alueelliset verokoodit huolellisesti varmistat, että yrityksesi täyttää verovelvoitteensa ongelmitta. Älä jätä huomiotta pieniä paikallisia veroja tai unohda päivittää verokoodeja säädösten muuttuessa.

Kun määritykset ovat valmiit, testaa järjestelmä muutamilla esimerkkitapahtumilla varmistaaksesi, että verot kohdistetaan oikein, ja päivitä ohjelmiston asetukset aina verosäännösten muuttuessa. Muistutuksen asettaminen verokoodien säännöllistä tarkistamista ja päivittämistä varten voi ehkäistä vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia.

Vaihe 4: Määritä automaattiset laskutusprosessit

Määritä toistuvat laskut ja maksumuistutukset erääntyneille myyntisaamisille. Tämä vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja auttaa vähentämään virheitä. Kehittyneet lisäosat voivat jopa hoitaa pankkitilien täsmäytyksen ja luokitella yhdistetyiltä pankkitileiltä tai luottokorteilta peräisin olevat kulut.

Varmista ennen aloittamista, että asiakkaiden tiedot, kuten laskutusosoitteet ja maksuehdot, on syötetty järjestelmään oikein. Näin ehkäistään virheitä, jotka voisivat viivästyttää maksuja.

Yksi mahdollinen haaste on poikkeustilanteiden hallinta, esimerkiksi silloin, kun asiakkaat tarvitsevat erilaiset ehdot. Nämä tilit kannattaa merkitä manuaalista tarkistusta varten sekä määrittää manuaalisen tarkistuksen prosessi ja aikataulu. Automaattisten laskujen säännöllinen tarkistaminen voi auttaa havaitsemaan poikkeamat varhaisessa vaiheessa.

Noudata seuraavia vaiheita:

1. Määritä laskutusaikataulu (esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain).
2. Muokkaa laskupohjia niin, että niissä näkyvät yrityksesi brändi ja maksuohjeet.
3. Määritä automaattiset maksumuistutukset erääntyneille maksuille.

Vaihe 5: Yhdistä pankkitilit täsmäytystä varten

Pankkitilien yhdistäminen kirjanpito-ohjelmistoon on tärkeä vaihe taloudellisen täsmäytyksen helpottamisessa. Yhteys mahdollistaa tapahtumien reaaliaikaiset päivitykset ja saumattoman täsmäytyksen.

Aloita kokoamalla tarvittavat pankkitiedot ja varmistamalla, että sinulla on verkkoyhteys jokaiseen tiliin. Talousryhmän tulisi hoitaa tämä prosessi ja varmistaa, että kaikki olennaiset tilit on yhdistetty oikein.

Muista tarkistaa synkronointiasetukset, sillä ne voivat johtaa puuttuviin tai kahdentuneisiin tapahtumiin. Aluksi kannattaa tehdä manuaalinen täsmäytys sen varmistamiseksi, että kaikki täsmää oikein. Yhdistämällä pankkitilisi pystyt seuraamaan kassavirtaasi tarkemmin ja käyttämään vähemmän aikaa manuaaliseen tietojen syöttämiseen.

Vaihe 6: Mukauta käyttöliittymää

Kirjanpito-ohjelmiston koontinäyttöjen, pikavalintojen ja jopa väriteemojen mukauttaminen voi parantaa merkittävästi käytettävyyttä ja tuottavuutta. Kysy tiimiltäsi, mitkä ominaisuudet ja asettelut ovat heidän mielestään hyödyllisimpiä, ja tutustu ohjelmistosi tarjoamiin mukautusvaihtoehtoihin.

Muista, että käyttöliittymää ei kannata tehdä liian monimutkaiseksi lisäämällä liikaa pienoisohjelmia tai ominaisuuksia. Yksinkertaisuus on tärkeää – sisällytä vain elementit, jotka tuovat lisäarvoa päivittäisiin tehtäviisi. Jos käyttäjätasolla on mukautusvaihtoehtoja, kannusta tiimiäsi kokeilemaan erilaisia asetteluja löytääkseen itselleen parhaiten sopivan vaihtoehdon.

Seuraaviin asioihin kannattaa keskittyä:

• Aseta etusijalle ominaisuudet, joita tiimisi käyttää usein.
• Järjestä koontinäytöt siten, että tärkeimmät mittarit näkyvät yhdellä silmäyksellä.
• Käytä värikoodausta tietotyyppien tai hälytysten erottamiseen toisistaan.

Vaihe 7: Määritä käyttäjäoikeudet roolien perusteella

Rooliperusteisten käyttäjäoikeuksien määrittäminen on olennaista kirjanpito-ohjelmiston turvallisuuden ja tehokkuuden ylläpitämiseksi. Tämä tarkoittaa käyttäjäprofiilien määrittämistä kunkin tiimin jäsenen työtehtävien mukaisesti ja sen varmistamista, että heillä on pääsy tarvitsemiinsa ominaisuuksiin ilman tarpeetonta pääsyä arkaluonteisiin tietoihin.

Määritä järjestelmän roolit ja vastuut yhdessä IT- ja johtoryhmiesi kanssa. Määrittämällä käyttäjäoikeudet huolellisesti suojaat tietosi ja varmistat, että kaikki voivat työskennellä tehokkaasti järjestelmässä.

Toimi seuraavasti:

• Tunnista organisaatiosi keskeiset roolit, kuten ylläpitäjä, kirjanpitäjä ja katselija.
• Myönnä oikeudet vähimpien oikeuksien periaatteen mukaisesti ja anna käyttäjille vain heidän tehtäviensä edellyttämät käyttöoikeudet.
• Tarkista ja päivitä oikeudet säännöllisesti vastaamaan mahdollisia muutoksia vastuissa.

Vaihe 8: Luo talousraportteja ja koontinäyttöjä

Talousraporttien ja koontinäyttöjen luominen on tapa hyödyntää kirjanpito-ohjelmistoa tietojen saamiseksi. Ota taloustiimisi mukaan määrittämään, mitkä raportit ovat yrityksesi tarpeiden kannalta tärkeimpiä, ja aloita tunnistamalla keskeiset suorituskykyindikaattorit (KPI:t) ja taloudelliset mittarit, joita haluat seurata säännöllisesti.

Et halua hukuttaa käyttäjiä liian suureen tietomäärään. Sen sijaan kannattaa keskittyä vaikuttavimpiin tietopisteisiin, jotka tukevat päätöksentekoa. Pyydä keskeisiltä sidosryhmiltä palautetta raporttien hyödyllisyydestä ja tee tarvittavat muutokset.

Varmista, että:

• Mukautat raportit keskittymään esimerkiksi kassavirtaan, tuloslaskelmaan ja taseeseen.
• Määrität automaattiset aikataulut raporttien luomista ja jakelua varten sidosryhmille.
• Käytät koontinäyttöjä tietojen visualisointiin nopeaa analysointia ja päätöksentekoa varten.

Kirjanpito-ohjelmiston käytön yleiset haasteet ja niiden ratkaiseminen

Kirjanpito-ohjelmiston käyttöönottoon liittyvien yleisten haasteiden ymmärtäminen ja ratkaiseminen on tärkeää, jotta voit hyödyntää kirjanpito-ohjelmiston etuja. Haasteet voivat vaihdella käyttäjävirheistä integrointiongelmiin, ja niiden voittaminen on ratkaisevan tärkeää ohjelmiston potentiaalin maksimoimiseksi.

Tarkastellaan joitakin tyypillisiä ongelmia ja niiden ratkaisuja:

Ongelma	Ratkaisu
Tietojen syöttövirheet	Kouluta tiimisi tietojen syöttämisen parhaisiin käytäntöihin ja käytä ohjelmiston tarkistustyökaluja virheiden havaitsemiseen ennen kuin niistä tulee ongelmia. Säännölliset tarkastukset auttavat varmistamaan tietojen oikeellisuuden.
Integrointi muiden järjestelmien kanssa	Tarkista yhteensopivuus ennen ostamista ja käytä API-rajapintoja tai väliohjelmistoratkaisuja sujuvan integroinnin helpottamiseksi. Ota IT-tiimisi mukaan teknisten esteiden ratkaisemiseen.
Käyttäjien vastustus	Järjestä kattava koulutus ja korosta ohjelmiston aikaa säästäviä ominaisuuksia käyttöönoton edistämiseksi. Palautteen kuunteleminen auttaa mukauttamaan ohjelmistoa käyttäjien tarpeisiin.
Ominaisuuksien vajaakäyttö	Tee säännöllisiä tarkasteluja käyttämättömien ominaisuuksien tunnistamiseksi ja järjestä kohdennettuja koulutuksia. Kannusta tiimiäsi tutustumaan ohjelmistoon hyödyllisten työkalujen löytämiseksi.
Päivitysten seuraaminen	Aikatauluta säännölliset päivitykset ja nimeä joku seuraamaan ohjelmiston muutoksia. Näin käytössäsi ovat aina uusimmat ominaisuudet ja tietoturvaparannukset.

Kirjanpito-ohjelmiston edistyneet käyttötavat & sijoitetun pääoman tuoton maksimointi

Kirjanpito-ohjelmiston perusominaisuuksia pidemmälle siirtyminen tuo yrityksellesi enemmän strategista arvoa. Tutustumalla edistyneisiin ominaisuuksiin voit parantaa päätöksentekoa ja tehokkuutta sekä viime kädessä kasvattaa sijoitetun pääoman tuottoa. Tässä on joitakin edistyneitä käyttötapauksia harkittavaksi:

• Automaattinen ennustaminen: Hyödynnä ohjelmiston ennakoivaa analytiikkaa tulevien taloustrendien ennakoimiseen. Tämä auttaa tiimiäsi tekemään perusteltuja budjetointipäätöksiä ja kohdentamaan resursseja tehokkaammin.
• Mukautettu raportointi: Luo räätälöityjä raportteja, jotka keskittyvät liiketoimintastrategiasi kannalta tärkeisiin mittareihin. Tämä voi paljastaa oivalluksia, jotka edistävät kasvua ja toiminnan kehittämistä.
• Integrointi liiketoimintatiedon työkaluihin: Yhdistä kirjanpito-ohjelmistosi liiketoimintatiedon työkaluihin taloustietojen syvällisempää analysointia varten. Tämä integraatio tarjoaa selkeämmän kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
• Tehostetut suojausominaisuudet: Hyödynnä edistyneitä suojausasetuksia arkaluonteisten taloustietojen suojaamiseen. Tämä minimoi riskejä ja varmistaa alan säädösten noudattamisen.
• Mobiilikäyttö ja yhteistyö: Mahdollista tiimillesi taloustietojen käyttö liikkeellä ollessaan, mikä helpottaa reaaliaikaista yhteistyötä ja nopeampaa päätöksentekoa. Tämä joustavuus voi lyhentää reagointiaikoja ja parantaa tuottavuutta.

Mitä seuraavaksi?

Valmiina kartuttamaan osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa ilmainen uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä talousjohtajilta, jotka muovaavat teknologia-alaa.