Kuinka valita myyntisaamisten automatisointiohjelmisto
Oikean myyntisaamisten automatisointiohjelmiston valinta voi muuttaa tapaa, jolla hoidat laskutusta ja perintää. Se ei ainoastaan säästä aikaa, paranna tarkkuutta ja varmista vaatimustenmukaisuutta, vaan myös parantaa sijoitetun pääoman tuottoa. Mutta mitä jos valitset väärän työkalun? Mitä sitten tapahtuu? Ja miten löydät tarkalleen ottaen oikean työkalun?
Tämä opas on tarkoitettu kaikille, jotka haluavat tehostaa myyntisaamisten hallintaprosessejaan, olitpa sitten pienyrityksen omistaja tai osa suurempaa taloustiimiä. Autan sinua perehtymään vaihtoehtoihin ja välttämään yleisiä sudenkuoppia, jotta voit tehdä tietoon perustuvan päätöksen.
9 asiaa, joihin kannattaa kiinnittää huomiota myyntisaamisten automatisointiohjelmistoa valittaessa
Kun arvioit myyntisaamisten automatisointiohjelmistoa, keskity tekijöihin, jotka vaikuttavat suoraan tiimisi tehokkuuteen ja tarkkuuteen. Seuraavassa on muutamia tärkeimpiä seikkoja, jotka ohjaavat päätöksentekoasi:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Pakettien joustavuus
Pakettien joustavuuden ansiosta voit helposti mukauttaa ohjelmiston käyttöä tarpeidesi muuttuessa. Yrityksesi voi ajan mittaan kasvaa tai muuttua, jolloin saatat tarvita enemmän tai vähemmän keskeisiä ominaisuuksia, mutta joidenkin palveluntarjoajien kohdalla näistä muutoksista voi aiheutua lisäkustannuksia.
Varmista, että etsit palveluntarjoajia, jotka tarjoavat skaalautuvia paketteja. Kysy esittelyn aikana päivitys- tai alemman tason pakettiin siirtymisen prosessista sekä siitä, veloitetaanko ominaisuuksien poistamisesta tai lisäämisestä erikseen.
2. Tietojen käyttö ja raportointi
Reaaliaikainen tietojen käyttö ja raportointi tarjoavat tietoa myyntisaamisprosessistasi ja tukevat strategista päätöksentekoa. Siksi on tärkeää varmistaa, että valitsemasi ohjelmisto tarjoaa mukautettavat raportointivaihtoehdot ja helpon pääsyn taloudellisiin tunnuslukuihin ja tietoihin. Voit usein testata näitä ominaisuuksia kokeilujakson aikana.
3. Integrointi teknologiapinoosi
Kuten minkä tahansa ohjelmiston kohdalla, on erittäin tärkeää, että myyntisaamisten ohjelmisto muodostaa yhteyden nykyiseen teknologiapinoosi. Asianmukaisen integroinnin avulla voit varmistaa tietojen saumattoman kulun sekä vähentää kassaprosesseihin liittyvää manuaalista tietojen syöttämistä ja virheitä.
Ratkaisuja kokeillessasi tarkista, integroituuko ohjelmisto kirjanpito-ohjelmistoosi, luottokorttiratkaisuihin, CRM- ja ERP-järjestelmiin sekä muihin tekoälyä hyödyntäviin työkaluihin. Pyydä myös luettelo olemassa olevista integraatioista varmistaaksesi yhteensopivuuden järjestelmiesi kanssa.
4. Käyttöönotto ja tuki
Hyvä käyttöönotto ja tuki varmistavat sujuvan siirtymän ja jatkuvan avun. Ilman niitä tiimilläsi voi olla vaikeuksia hyödyntää ohjelmistoa täysimääräisesti.
Etsi siksi palveluntarjoajia, jotka tarjoavat edistynyttä koulutusta ja ympärivuorokautista tukea käytön yleistymisen optimoimiseksi. Ota kokeilujakson aikana yhteyttä heidän tukitiimiinsä arvioidaksesi vastausnopeutta ja asiakaskokemusta kokonaisuudessaan.
5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet
Roolipohjaisten käyttöoikeuksien avulla voit hallita, kuka pääsee käyttämään mitäkin ohjelmiston sisällä. Tämä parantaa turvallisuutta ja tehostaa toimintaa varmistamalla, että käyttäjät näkevät vain heille olennaiset tiedot.
Varmista, että myyntisaamisten automatisointiratkaisu mahdollistaa mukautettavat käyttäjäroolit. Testaa tämä ominaisuus määrittämällä erilaisia rooleja esittelyn aikana.
6. Toimialakohtainen vaatimustenmukaisuus
Vaatimustenmukaisuutta koskevat ominaisuudet varmistavat, että myyntisaamisprosessisi täyttävät alan standardit ja säädökset. Tämä on olennaista sakkojen välttämiseksi ja uskottavuuden säilyttämiseksi.
Varmista, että myyntisaamisten hallintaratkaisu tukee toimialallasi voimassa olevien säädösten noudattamista. Pyydä sen jälkeen dokumentaatiota tai tapaustutkimuksia, jotka osoittavat vaatimustenmukaisuuden.
7. Mukautusvaihtoehdot
Mukautusvaihtoehtojen ansiosta voit räätälöidä ohjelmiston yrityksesi yksilöllisiin tarpeisiin, mikä parantaa viime kädessä tehokkuutta ja käyttäjätyytyväisyyttä.
Etsi alustoja, jotka mahdollistavat käyttöliittymän, mallien ja työnkulkujen mukauttamisen myyntisaamistiimeillesi. Kokeile sen jälkeen esittelyssä työnkulun mukauttamista nähdäksesi, kuinka intuitiivinen prosessi on.
8. Automaatio-ominaisuudet
Automaatio-ominaisuudet vähentävät manuaalista työtä, pienentävät pullonkauloja ja minimoivat inhimilliset virheet, mikä tehostaa merkittävästi myyntisaamisten ja ostovelkojen käsittelytehtäviä. Tämä on myös keskeinen ostovelkaohjelmiston hyöty.
On parasta varmistaa, että ohjelmisto tarjoaa yksityiskohtaiset automaatio-ominaisuudet, kuten automaattiset muistutukset, kassavirtaennusteet, maksujen nopeampaan vastaanottamiseen tarkoitetut maksumuistutukset, perintäprosessit ja laskujen luomisen. Näin voit olla varma, että se auttaa parantamaan tuottavuutta sen sijaan, että se heikentäisi sitä.
9. Mobiili- tai monitoimipaikkatuki
Mobiili- ja monitoimipaikkatuen ansiosta tiimisi voi käyttää ohjelmistoa mistä tahansa. Tämä on olennaista yrityksille, joilla on etätiimejä tai useita toimipaikkoja.
Tarkista, tarjoaako ohjelmisto mobiilisovelluksia tai pilvipohjaisen käyttömahdollisuuden. Kokeile testi- tai esittelyjaksolla sen käyttöä eri laitteilla varmistaaksesi, että se toimii sujuvasti.
Myyntisaamisten automaatio-ohjelmiston valinta: viiden vaiheen malli
Oikean myyntisaamisten automaatio-ohjelmiston valinta voi tehdä raporteistasi tarkempia ja tiimistäsi tehokkaamman. Tässä on viisi vaihetta yrityksellesi parhaiten sopivan ratkaisun löytämiseen:
Vaihe 1: Tunnista tarpeesi
Aloita selvittämällä, mitä tiimisi tarvitsee myyntisaamisten automaatio-ohjelmistolta. Useimmat tarvitsevat todennäköisesti yhdistelmän myyntisaamisten kiertoaikaa koskevia tietoja, erääntyneiden laskujen hallintaa, perinnän hallintaa ja laskujen luomista.
Näin voit määrittää, mikä on olennaista tiimillesi ja yrityksellesi:
Kerää tietoa sidosryhmiltä
Ennen myyntisaamisten automaatio-ohjelmiston hankkimista keskustele aina keskeisten sidosryhmien, kuten talous-, IT- ja johtoryhmän, kanssa saadaksesi ajantasaista tietoa. Eri osastoilla voi olla erilaisia vaatimuksia, jotka voivat auttaa päätöksenteossa ja ohjata sitä.
Talousosasto saattaa esimerkiksi tarvita yksityiskohtaista raportointia ja laskujen käsittelyä, kun taas IT keskittyy turvallisuuteen. Laadi näiden keskustelujen pohjalta tarpeiden luettelo varmistaaksesi, että kaikkien näkemykset tulevat kuulluiksi.
Listaa haasteet ja aseta ne tärkeysjärjestykseen
Tunnista seuraavaksi nykyisen järjestelmän haasteet kysymällä tiimiltäsi heidän päivittäisistä ongelmistaan. Hidastavatko manuaaliset prosessit heidän työtään? Pystyvätkö he keräämään taloustietoja nopeasti ja tehokkaasti? Tarvitsevatko he parempaa näkyvyyttä koontinäyttöjen ja asiakasportaalien avulla tai parempia yleisiä toimintoja?
Listaa nämä ongelmat ja aseta ne tärkeysjärjestykseen niiden vaikutusten perusteella. Varmista, että käsittelet ensin merkittävimmät esteet.
Yhdenmukaista käytäntöjen ja tavoitteiden kanssa
Kun olet kartoittanut kaikkien tarpeet, on tärkeää varmistaa, että ohjelmistoratkaisu on linjassa myös sisäisten käytäntöjen ja sääntelyvaatimusten kanssa. Ota huomioon tietoturvaprotokollat ja toimittajatoiveet.
Jos esimerkiksi työskentelet terveydenhuollossa, tarvitset todennäköisesti AR-ratkaisun, joka täyttää HIPPA:n sekä GAAP:n ja IFRS:n vaatimukset. Tällainen yhdenmukaisuus auttaa välttämään ristiriidat sääntelyviranomaisten kanssa ja varmistaa sujuvan käyttöönottoprosessin.
Välttämättömät ja hyödylliset ominaisuudet
Tässä vaiheessa on myös tarpeen erottaa välttämättömät ja valinnaiset ominaisuudet toisistaan. Välttämättömiä ominaisuuksia ovat ne, jotka ratkaisevat suurimmat ongelmakohtasi, kuten automatisoitu laskutus, maksujen keräysvaihtoehdot, manuaalisen tietojen syöttämisen vähentäminen ja suurempien tapahtumamäärien käsittely.
Hyödylliset ominaisuudet, kuten maksujen seuranta, koneoppiminen ja itsepalveluportaali, voivat parantaa käyttömukavuutta, mutta eivät ole täysin välttämättömiä. Määrittele nämä selkeästi etukäteen päätöksenteon helpottamiseksi.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä valituksia tai esteitä ilmenee useimmiten?
- Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
- Mitkä ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta ongelmakohtaasi?
- Millaista sijoitetun pääoman tuottoa odotat tältä investoinnilta?
- Miten tämä ohjelmisto tukee vaatimustenmukaisuustarpeitamme?
Vaihe 2: Tutki myyntisaamisten automatisointiohjelmistojen toimittajia
Seuraavaksi perehdy myyntisaamisten automatisointiohjelmistojen tarjoajiin ja vertaile niitä löytääksesi tarpeisiisi parhaiten sopivan vaihtoehdon:
Kartoita toimittajat
Aloita kartoittamalla toimittajia arvostelusivustojen, ranking-listojen ja tapaustutkimusten avulla. Etsi ohjelmistoja, jotka saavat jatkuvasti myönteistä palautetta, ja kiinnitä huomiota käyttäjätyytyväisyyteen, asiakassuhteisiin ja menestystarinoihin. Tämä auttaa rajaamaan vaihtoehdoiksi toimittajat, jotka vastaavat tarpeitasi.
Vertaile tarpeiden perusteella
Jokainen yritys on erilainen. Vertaile työkaluja aina yrityksesi koon, tarvittavien integraatioiden sekä sen perusteella, haluatko ulkoistaa toiminnon vai rakentaa sen itse.
Pienet yritykset saattavat esimerkiksi painottaa helppokäyttöisyyttä ja asiakastukea, kun taas suuremmat yritykset voivat tarvita saumattomampia integrointiominaisuuksia tai nopeampia maksuvaihtoehtoja. Päätä, mikä sopii parhaiten nykyiseen kokoonpanoosi, jotta vältät kalliit muutokset tulevaisuudessa.
Tunnista keskeiset erot
Toinen tapa rajata ratkaisuja on tunnistaa, mikä erottaa kunkin toimittajan muista. Etsi ainutlaatuisia ominaisuuksia, kuten käyttöönoton tuki, itsepalvelu, käyttäjäkokemus tai joustavuus erityisissä käyttötapauksissa.
Jos esimerkiksi tarvitset mukautettua raportointia, valitse toimittaja, joka tunnetaan tästä ominaisuudesta, kuten Xero, QuickBooks tai FreshBooks. Tällaiset erot voivat auttaa sinua löytämään työkalun, joka tarjoaa lisäarvoa.
Dokumentoi havaintosi
Pidä koko ohjelmiston hankintamatkan ajan kirjaa tutkimuksestasi dokumentoimalla keskeiset seikat. Hyvä lähtökohta on luoda vertailutaulukko, joka sisältää ominaisuudet, hinnoittelun ja käyttäjäpalautteen.
Tämä helpottaa vaihtoehtojen arviointia ja niistä keskustelemista tiimisi kanssa sekä varmistaa, ettet jätä huomiotta erityisiä vaatimuksia, kuten verkkomaksuportaaleja tai automaattisia maksumuistutuksia.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
- Sopiiko se tiimisi kokoon, budjettiin ja teknologia-arkkitehtuuriin?
- Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
- Miten käyttäjäkokemukset vertautuvat toisiinsa?
- Mitä ainutlaatuisia ominaisuuksia tarjotaan?
Parhaat harkittavat myyntisaamisten automatisointiohjelmistot
Etkö vieläkään pääse eteenpäin? Tai etsitkö nopeaa vaihtoehtoa? Tässä on luetteloni parhaista saatavilla olevista myyntisaamisten automatisointiohjelmistoista, joiden avulla pääset alkuun haussasi:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vaihe 3: Laadi myyntisaamisten automatisointiohjelmistojen ehdokaslista ja ota yhteyttä
Nyt on aika rajata vaihtoehtoja ja aloittaa keskustelut mahdollisten toimittajien kanssa. Tässä muutamia vinkkejäni ja niksejäni:
Valitse ehdokaslistalle 2–4 toimittajaa
Valitse tutkimustesi perusteella 2–4 toimittajaa, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi. Ota huomioon esimerkiksi ominaisuudet, integraatiot ja käyttäjäpalaute. Lopulta ehdokaslistan tulisi koostua toimittajista, jotka vastaavat parhaiten liiketoimintasi vaatimuksia.
Lähetä RFI tai RFP
Harkitse tietopyynnön (RFI) tai myyntisaamisten automatisointiohjelmistoa koskevan RFP:n lähettämistä saadaksesi yksityiskohtaista tietoa. RFP voi paljastaa esimerkiksi hinnoittelua, tukea ja mukautusvaihtoehtoja koskevia yksityiskohtia, ja se on muodollinen tapa kerätä yhdenmukaisia tietoja. Tämän strategian avulla voit ymmärtää kunkin toimittajan tarjontaa ja sitä, miten se vastaa tarpeitasi.
Varaa esittelyjä ja esitä kysymyksiä
Varaa ehdokaslistalla olevien toimittajien esittelyjä nähdäksesi AR-automatisointityökalut käytännössä. Valmistele kohdennettuja kysymyksiä esitettäväksi tapaamisten aikana, kuten miten ohjelmisto käsittelee tiettyjä haasteita ja tarjoaako toimittaja räätälöityjä koulutusohjelmia.
Älä epäröi pyytää esittelyn tai kokeilujakson aikana katsausta tiimisi kannalta olennaisiin ominaisuuksiin. Näin voit valita ehdokaslistalle vaihtoehdot, jotka vastaavat parhaiten tiimisi tarpeita.
Käytä yhdenmukaisia arviointikriteerejä
Varmista oikeudenmukainen vertailu soveltamalla kaikkiin toimittajiin samoja kriteerejä. Näihin voivat kuulua helppokäyttöisyys, tukivaihtoehdot ja ominaisuudet. Tällaisen yhdenmukaisuuden ansiosta voit arvioida jokaista vaihtoehtoa objektiivisesti ja helpottaa lopullista päätöksentekoasi.
Esitä nämä kysymykset:
- Voitteko kertoa esimerkin kaltaisemme asiakkaan kokemuksesta?
- Mitä tuki- tai käyttöönottopalveluja tarjoatte?
- Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
- Miten käsittelette tietoturvaa?
- Mikä on käyttöönottonne keskimääräinen kesto?
Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu
Kun sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot, on aika muuttaa toimittajatutkimuksesi vakuuttavaksi liiketoimintaperusteluksi johtoryhmällesi:
Tiivistä haasteet ja tulokset
Kuvaile selkeästi tiimisi kohtaamat haasteet ja ohjelmiston käyttöönotolta odotettavat tulokset. Käytä konkreettisia esimerkkejä, kuten laskuvirheiden vähentämistä tai maksujen käsittelyjaksojen nopeuttamista, ja korosta, miten nämä muutokset hyödyttävät yritystä. Näin arvolupaus tulee selkeäksi ja helposti ymmärrettäväksi, samalla kun se kytkeytyy liiketoiminnan yleisiin tavoitteisiin.
Esitä kustannusarviot ja aikataulut
Kerää toimittajatutkimuksestasi alustavat kustannusarviot ja käyttöönoton aikataulut, mukaan lukien aloituskustannukset, jatkuvat maksut ja mahdolliset piilokulut. Nämä tiedot kannattaa aina esittää yhdessä realistisen käyttöönottoaikataulun kanssa kokonaiskuvan tarjoamiseksi.
Kuvaile sijoitetun pääoman tuotto ja riskit
Selitä sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuushyödyt ja toimimatta jättämisen riskit. Määritä myös mahdolliset ajansäästöt ja kustannussäästöt – voit esimerkiksi osoittaa, miten automatisointi voisi vähentää työvoimakustannuksia tai parantaa kassavirran hallintaa ja maksujen kohdistamista.
Tässä osiossa on tärkeää käsitellä nykytilan ylläpitämiseen liittyviä operatiivisia riskejä, kuten manuaalisten virheiden lisääntymistä tai vaatimustenmukaisuusongelmia, jotta johto voi täysin ymmärtää myyntisaamisten automaation haitat ja hyödyt operatiivisesta näkökulmasta.
Esitä nämä kysymykset:
- Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
- Mitä riskejä liittyy siihen, ettemme tee mitään?
- Mitä taloudellisia ja operatiivisia hyötyjä tästä on?
- Miten tämä vaikuttaa nykyisiin prosesseihimme?
- Mikä on odotettu takaisinmaksuaika?
Vaihe 5: Ota myyntisaamisten automaatio-ohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät
Varmista lopuksi, että uuden myyntisaamisten automaatio-ohjelmiston käyttöönottoprosessi sujuu ongelmitta. Toimi näin:
Viestikää käyttöönottosuunnitelmasta
Varmista, että viestitte käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Jakakaa aikataulut ja tärkeät etapit sekä kertokaa, mitä kunkin tiimin jäsenen tulee tehdä. Käyttäkää kokouksia tai sähköposteja varmistaaksenne, että kaikki ymmärtävät roolinsa. Selkeä viestintä alusta alkaen ehkäisee epäselvyyksiä ja asettaa odotukset tulevaa varten.
Nimetkää sisäiset vastuuhenkilöt
Nimetkää projektille sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. He hallinnoivat käyttöönottoa ja toimivat yhteyshenkilöinä toimittajan suuntaan. On hyvä valita henkilöt, jotka tuntevat asian ja pystyvät vastaamaan kysymyksiin, jotta prosessia voidaan sujuvoittaa entisestään.
Varmistakaa koulutus ja käyttöönotto
Varmista, että tiimisi suorittaa koulutuksen ja ottaa työkalun käyttöön yhdenmukaisesti. Järjestä koulutustilaisuuksia, hyödynnä toimittajan tarjoamia resursseja, seuraa osallistumista ja ole yhteydessä niihin, jotka tarvitsevat lisätukea. Mitä vahvempi perehdytysprosessisi on, sitä helpommin tiimisi ottaa ratkaisun käyttöön.
Luokaa palautekanavia
Luokaa palautekanavia käyttöönoton aikana kerätäksenne käyttäjien näkemyksiä. Kannustakaa tiimin jäseniä jakamaan kokemuksiaan ja haasteitaan ja hyödyntäkää toimittajan resursseja ongelmien nopeaan ratkaisemiseen.
Oliko tavanomaisten taloustoimintojen suorittaminen helppoa? Pystyivätkö käyttäjät mukauttamaan maksuvaihtoehtoja ja maksumuistutuksia tarpeen mukaan? Integroituiko ratkaisu hyvin muihin taloushallinnon järjestelmiin? Säännöllisen palautteen avulla voit edistää käyttöönottoa ja ratkaista mahdolliset ongelmat varhaisessa vaiheessa.
Esitä nämä kysymykset:
- Mikä on muutoksenhallintasuunnitelma?
- Kuka vastaa käyttöönotosta?
- Miten seuraatte varhaista onnistumista?
- Mitä koulutusresursseja tarvitaan?
- Miten palautetta kerätään ja hyödynnetään?
Mitä seuraavaksi:
Jos parhaillaan tutkit myyntisaamisten automaatio-ohjelmistoja, ota yhteyttä SoftwareSelect-neuvonantajaan ja saat maksuttomia suosituksia.
Täytät lomakkeen ja keskustelet lyhyesti neuvonantajan kanssa tarpeidesi yksityiskohdista. Sen jälkeen saat tarkasteltavaksesi lyhyen listan ohjelmistoista. Neuvonantajat tukevat sinua jopa koko ostoprosessin ajan, mukaan lukien hintaneuvottelut.
