Kuluraportin laatiminen: CMA:n 4-vaiheinen opas
Keskimäärin kuluraportin täyttäminen manuaalisesti kestää 20 minuuttia. Kun kerrot tämän hyväksymiesi kuluraporttien määrällä kuukaudessa, saat tulokseksi... paljon tehottomasti käytettyä aikaa.
Näin laadit kuluraportin nopeasti ja helposti tuhlaamatta siihen juurikaan aikaa.
Kuluraporttien perusteet
Kuluraportti on yhteenveto kuluista, jotka on luokiteltu eri kriteerien, kuten projektin, osaston tai työntekijän, perusteella.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Oletetaan esimerkiksi, että työntekijäsi matkustaa San Franciscon-toimistostasi Chicagoon. Työntekijälle kertyy työmatkan aikana todennäköisesti erilaisia suunniteltuja tai suunnittelemattomia kuluja, kuten taksimatkoja tai ateria yhteistyökumppanin kanssa.
Työntekijän on laadittava kuluraportti, jossa työmatkan kulut esitetään yhteenvetona, jotta voit tarkistaa ja hyväksyä ne sekä korvata kulut kyseiselle työntekijälle.
On hyvä käytäntö tallentaa nämä matkakulut ohjelmistoon, jotta voit seurata niitä asianmukaisesti ja niiden vaikutusta tulokseesi. Jos joudut käyttämään manuaalisia raportteja, tuhlaat paljon aikaa ja saatat mahdollisesti rikkoa IRS:n vähennyskelpoisuussääntöjä.
Oikean työkalun valitseminen kuluraportointiin
En suosittele noudattamaan ”perinteistä lähestymistapaa” ja kokoamaan liiketoiminnan kuluja Excel-taulukkoon, mutta jos tämä on suosimasi menetelmä, sinulla on silti muutamia vaihtoehtoja.
Excel-taulukot edellyttävät, että syötät kulut manuaalisesti niiden syntyessä. Se on hidasta ja työlästä, mutta sinun ei ainakaan tarvitse käyttää rahaa kulujen seurantaan tarkoitettuun ohjelmistoon. Jos päätät käyttää tätä menetelmää, hyvät mallipohjat voivat auttaa säästämään aikaa – tässä on muutamia löytämiäni mallipohjia:
- Microsoft Excel -mallipohjat
- Smartsheetin kuluraporttimallipohjat
- Vertex42:n kuluraporttimallipohja
- ClickTimen kuluraporttimallipohjat
Jos käsiteltävänäsi on liikaa kuluraportteja tai haluat yksinkertaisesti kehittää järjestelmiäsi, kuluraporttiohjelmistoon investoiminen voi auttaa. Tässä on muutamia hyviä vaihtoehtoja:
Vaiheittainen opas kuluraporttien laatimiseen
Vaikka kuluraporttien laatiminen voi viedä aikaa, niiden pitäisi olla hyvin yksinkertaisia. Tässä on nelivaiheinen prosessi kuluraporttien laatimiseen:
Vaihe 1: Kuittien kerääminen
Kulun aiheuttaneen henkilön on kerättävä kuitti. Sisäisesti ilmoitettujen kulujen todentamisen lisäksi kuitteja tarvitaan myös verovähennysten hakemiseen.
IRS esimerkiksi edellyttää yrityksiä säilyttämään tiedot kaikista kotipaikan ulkopuolella matkustettaessa syntyneistä kuluista lukuun ottamatta alle $75:n suuruisia kuluja tai majoituksesta aiheutuneita kuluja kohdan 1.274-5(c)(2)(iii) mukaisesti.
Vaihe 2: Kulujen erittely sekä päivämäärien ja muiden tietojen lisääminen
Työntekijän on laadittava eritelty kululuettelo ja järjestettävä kulut päivämäärän mukaan. Hänen on lisättävä jokaiselle eritellylle kululle sarakkeet kuvausta, koodia ja muita tietoja varten.
Joissakin tapauksissa hänen on ehkä lisättävä kuluun liittyviä erityistietoja. Jos hän esimerkiksi käyttää työmatkalla yrityksen autoa, hänen tulisi merkitä polttoainekulujen viereen matkan alku- ja loppulukema.
Vaihe 3: Kulujen luokittelu
Menojen luokittelu helpottaa asioita, kun veroilmoitusten jättämisen aika koittaa. Voit edellyttää työntekijöitä lajittelemaan menot eri luokkiin, kuten:
- Vakuutukset
- Mainonta
- Toimistokulut
- Matkakulut
- Vuokra
- Palkat
Kuluraportissa tulee näkyä kunkin kululuokan välisummaa sekä kaikentyyppisten kulujen kokonaismäärä.
Vaihe 4: Lähetä raportti
Pyydä työntekijöitä tarkistamaan summat vielä kerran ennen kuluraportin viimeistelyä. Pyydä heitä liittämään kuitit raporttiin, jotta voit käyttää niitä apuna kuluraporttia arvioidessasi.
Kuitit voivat olla joko tulostettuja tai skannattuja kopioita. Kun kaikki on kunnossa, työntekijät voivat lähettää kuluraportin, lähettää sen sähköpostitse tai tulostaa sen ja toimittaa sen henkilökohtaisesti organisaatiosi parhaiden käytäntöjen mukaisesti.
Näin lähetät kuluraportin
Jos käytät ohjelmistoa, käytössä pitäisi olla melko selkeä prosessi, joka ilmoittaa sinulle automaattisesti, kun työntekijä lähettää kuluraportin.
Jos et käytä ohjelmistoa, tiimisi voi lähettää kuluraportit Excel- tai Google Sheets -tiedostona. PDF- ja Word-asiakirjoja käytetään joskus, mutta ne ovat paljon harvinaisempia (ja hyvästä syystä).
Tiimin jäsenet voivat lähettää nämä kuluraportit sähköpostitse oikealle henkilölle, käyttää asiaankuuluvaa Slack-kanavaa tai toimittaa paperisen kopion yrityksesi käytännön mukaisesti.
Kuluraportin tarkistaminen
Menojen tarkistamiseen kuluraportista kuuluu kaksi vaihetta:
- Menotietojen tarkistaminen: Tähän kuuluu summien, verotietojen ja muiden tietojen tarkistaminen. Tämä ei välttämättä ole mahdollista, kun hyväksyt satoja kuluraportteja viikossa, joten aseta etusijalle raportit, joissa on todennäköisemmin kulurikkeamia, kuten matkakulut. Jos työntekijä haluaa käyttää rahaa liikeillalliseen, pyydä vieraslistaa mieluiten ennen illallista.
- Esihenkilön hyväksyntä: Esihenkilö määrittää kuluraportin oikeellisuuden tarkistamalla, liittyivätkö kulut hänen tehtäviinsä. Pienyrityksen omistaja voi kuitenkin hyvin hyväksyä kuluraportit suoraan, kun tiimit ovat pieniä.
5 yleistä virhettä kuluraportteja lähetettäessä
Kuluraporttien laatiminen on helppoa, mutta siihen liittyy monia virhemahdollisuuksia. Voit poistaa monia näistä virheistä automatisoimalla prosessin. Tässä on joitakin yleisiä virheitä, jotka kannattaa pitää mielessä:
1. Kulun ilmoittamatta jättäminen
Matkustettaessa menot on helppo unohtaa – näin voi käydä, jos työntekijällä on liian kiire, hän maksoi kulut käteisellä tai ei yksinkertaisesti tiennyt, että kuluista saa korvauksen.
Menojenhallintaohjelmisto voi helpottaa kulujen seurantaa. Työntekijät voivat ottaa liikkeellä ollessaan kuvan kulun kirjaamista varten. Ohjelmisto muistuttaa heitä myös kuluraporttien lähettämisestä.
2. Yrityksen kulukäytännön huomiotta jättäminen
Koko kulukäytännön lukeminen ja sen pitäminen helposti saatavilla on ratkaisevan tärkeää. Kun työntekijä tekee virheitä, ohjelmisto saattaa havaita ne vilpilliseksi toiminnaksi.
Yrityksesi ohjelmisto lähettää ilmoituksia myös aina, kun joku lähettää käytännön vastaisia kuluja, joten ihannetapauksessa tällaisista kuluista tulisi keskustella matkapäällikön tai osaston johtajan kanssa ennen maksun suorittamista.
3. Kuittien hukkaaminen
Meille kaikille on käynyt niin. Käteisellä maksettujen kulujen kuittien hukkaaminen voi merkitä työntekijälle rahojen menetystä, koska et voi hyväksyä kuluja ennen kuin hän toimittaa kuitin tai kulutositteen.
Jos yrityksesi käyttää mobiiliystävällistä menojenhallintaratkaisua, työntekijät voivat ottaa kuiteista kuvia sitä mukaa, kun he saavat niitä. Vaikka he hukkaisivat paperisen kopion, he voivat käyttää ohjelmistossa olevaa kopiota todisteena.
4. Henkilökohtaisten ja liiketoimintakulujen sekoittaminen
Oletetaan, että työntekijällä oli asiakkaan kanssa erinomainen tapaaminen ravintolassa. He jäivät tapaamisen jälkeen tapaamaan ystäviään illalliselle, mutta eivät sulkeneet laskua ensin. Tämä tarkoittaa, että työntekijän ravintolakuitti sisältää kaiken, mitä hän tilasi, ja henkilökohtaiset sekä liiketoimintaan liittyvät kulut ovat sekoittuneet keskenään.
Vaikka tämä saattaa vaikuttaa pieneltä ongelmalta, siitä voi muodostua sotku, kun työntekijä haluaa hakea kulukorvausta. Tällaiset teot voidaan nähdä huolimattomina tai jopa petollisina.
Erillisten maksutapojen käyttäminen on hyvä tapa välttää henkilökohtaisten ja liiketoimintaan liittyvien kulujen sekoittumista. Esimerkiksi yrityksen älykortit voivat estää työntekijöitä käyttämästä omia rahojaan, jolloin kulujen pitäminen erillään on helpompaa.
5. Päällekkäiset kulut
Päällekkäiset kulut voivat aiheuttaa ristiriitoja yrityksen tilinpäätöstiedoissa. Yritys saattaa jopa pitää tätä vilpillisenä toimintana, ja pahimmassa tapauksessa yritys voi joutua maksamaan sakon.
Yksi kulujenhallintaohjelmiston hyödyistä on se, että se voi auttaa välttämään päällekkäisyyksiä jossain määrin. Monet kulujenhallintaratkaisut voivat tunnistaa päällekkäisyydet ennalta määritettyjen sääntöjen perusteella tai tekoälyn avulla. Ne antavat varoituksen aina, kun havaitaan päällekkäinen kulu, jotta voit vahvistaa tai poistaa kyseisen kulun.
Kuinka kuluraporttien tarkastusketjuja ylläpidetään
Tarkastusketjun ylläpitäminen auttaa sinua estämään petoksia, pysymään sääntöjen mukaisena ja keräämään sisäisiin tarkastuksiin tarvittavat tiedot. Kuluraporttien tarkastusketjujen ylläpitämiseksi:
1. Helpota tositteiden toimittamista
Anna tapahtumaan osallistuville henkilöille mahdollisuus toimittaa tositteet helposti.
Voisit esimerkiksi sallia työntekijöiden toimittaa digitaalisia kopioita tai syöttää tiedot suoraan ohjelmistoon sen sijaan, että heiltä vaadittaisiin paperilaskuja. Monet yritykset tarjoavat yrityksen luottokortteja, jotta ne voivat seurata kaikkia kuluja yhdellä tiliotteella (ja saada samalla luottokorttikohtaisia etuja).
Voit yksinkertaistaa prosessia entisestään automatisoimalla sen käyttämällä kuluraportointiohjelmistoa, joka integroituu pankkiisi ja rekisteröi kulut automaattisesti.
2. Digitalisoi tarkastusketju
Tarkastusketjujen digitalisointi helpottaa sekä kuluraportteja toimittavien että niitä hyväksyvien henkilöiden työtä.
Kun kuluraportteja hyväksytään, digitaalinen tallennus tarkoittaa, että voit käyttää suodattimia ja etsiä tietoja helposti sen sijaan, että joutuisit käymään läpi paperipinoa. Näin voit käsitellä kuluraportit nopeammin ja varmistua paremmin siitä, ettei mitään jäänyt huomaamatta.
3. Tee prosessista virheetön
Kulujen kirjaaminen kuluraporttiin manuaalisesti altistaa virheille. Työntekijä voi kirjoittaa numeron väärin tai unohtaa jonkin rivin.
Automatisoidut kulujenhallintaratkaisut voivat ratkaista monia näistä ongelmista. Esimerkiksi OCR:ää (optinen merkintunnistus) hyödyntävä kulujenseurantaratkaisu voi skannata paperikuitit ja täyttää kulutiedot automaattisesti ohjelmistoon.
4. Käytä yhtä ratkaisua
Yhden ratkaisun käyttäminen kuittien keräämiseen, kulujen kirjaamiseen ja laskujen täsmäyttämiseen auttaa pitämään täydelliset tarkastusketjut yhdessä paikassa.
Kaikkien tarkastukseen tarvittavien tietojen säilyttäminen yhdessä paikassa varmistaa, ettei sinun tarvitse etsiä tietoja kaukaa, kun tarvitset niitä.
Vaikka tehtäväkohtaisen ohjelmiston edullinen hinta voi houkutella, yritä ennakoida tulevat tarpeesi arvioidessasi kulujenhallinta- tai tarkastuksenhallintaohjelmistoa, jotta asiat pysyvät yksinkertaisina.
Yksinkertaista kuluraportointia
Menestyneimmät modernit yritykset keskittyvät työnkulkujensa rutiininomaisten osien automatisointiin aina kirjanpidosta kuluraportteihin.
Kun automatisoit tämän, huomaat, että vaikka hyväksynnät vaativat edelleen jonkin verran manuaalista työtä, saat huomattavasti enemmän aikaan – tarkemmin – paljon lyhyemmässä ajassa.
Oletko valmis kehittämään talousjohtamisen valmiuksiasi? Tilaa uutiskirjeemme saadaksesi asiantuntijoiden neuvoja, oppaita ja suosituksia talousjohtajilta, jotka muokkaavat teknologia-alaa.
