Näin pidät kirjaa yrityksen kuluista (5 helpossa vaiheessa)

Ammattilaisneuvoni? Kulujen hallinnassa kannattaa ottaa käyttöön keskitetty ja vankka liiketoiminnan kulujen seurantajärjestelmä, sillä se tarjoaa käyttöösi arvokkaita ominaisuuksia, kuten kuittien skannauksen ja digitaalisen tallennuksen. Muitakin hyötyjä on lukuisia, ja käsittelen niitä hieman myöhemmin. 

Valitsemasi järjestelmä riippuu yrityksesi koosta ja monimutkaisuudesta, työntekijöidesi taidoista ja valmiuksista sekä omista mieltymyksistäsi. 

Etene rauhassa

Neuvon jokaista yritystä etenemään rauhallisesti ja suunnittelemaan huolellisesti ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa. Varmista, että valitsemasi ratkaisu on skaalautuva ja vastaa yrityksesi erityistarpeisiin sen kasvaessa.

Tärkeimmät valinta- ja käyttöönottovaiheet:

• Tunnista yrityksesi erityistarpeet (käytä tähän aikaa ja määrittele ne tarkasti)
• Pyydä ratkaisuntarjoajilta tarjouksia ja esittelyjä
• Arvioi järjestelmän ominaisuudet ja toiminnallisuudet
• Valitse käyttäjäystävällinen ja tarpeitasi vastaava järjestelmä
• Dokumentoi, pilotoi, ota käyttöön ja testaa ratkaisu
• Kouluta käyttäjät sen käyttöön
• Varmista tukipalvelujen saatavuus

Suosikkityökalumme kulujen seurantaan

The CFO Club -tiimi on analysoinut tuhansia taloushallinnon ohjelmistovaihtoehtoja — nämä nousivat kulujen seurannan parhaimmistoon:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Deel Payroll — Paras maailmanlaajuisille tiimeille
2. 2. Payouts — Sopii parhaiten toimittajakuluihin
3. 3. Sage Expense Management (formerly Fyle) — Paras tekoälyä hyödyntävään kulujen seurantaan
4. 4. Paylocity — Paras palkanlaskentaan yhdistettyyn kulujen seurantaan
5. 5. Airbase — Paras kulujenhallintaan
6. 6. Ramp — Sopii parhaiten automatisoituun kuluraportointiin
7. 7. Navan — Paras matkakulujen seurantaan
8. 8. Perk — Paras kokonaisvaltainen kulujen seuranta
9. 9. Divvy — Paras maksuton kulujen seurantaohjelmisto
10. 10. Zoho Expense — Paras integraatioihin

Vaihe 2: Määritä kululuokat

Ennen kuin syötät kuluja uuteen kulujen seurantajärjestelmääsi, sinun kannattaa määrittää selkeät kululuokat johdonmukaisuuden ja seurannan helpottamiseksi. 

Kulujen järjestäminen yrityksellesi (tai toimialallesi) yksilöllisiin luokkiin ja alaluokkiin auttaa sinua tunnistamaan ja analysoimaan kulutustottumuksia nopeasti. Näin myös mahdollisten säästökohteiden tai optimointialueiden eristäminen nopeutuu.

Nämä ovat muutamia laajoja luokituksia, joita useimmat yritykset käyttävät:

• Toimistotarvikkeet
• Matkakulut
• Mainontakulut
• Yleiset ja hallinnolliset kulut

Vaihe 3: Käytä kuittien hallintajärjestelmää

Yksi liiketoiminnan kulujen seuraamisen haasteista on kuittien säilyttäminen ja hallinta. Fyysiset arkistointijärjestelmät eivät ole ihanteellisia, ja ne voivat aiheuttaa ongelmia luonnonkatastrofien tai muiden ikävien tapahtumien aikana. 

Mutta kuten aiemmin mainitsin, useimmissa kulujen seurantajärjestelmissä on sisäänrakennettu kuittien hallinta, jonka avulla voit digitoida, tallentaa ja hallita keskitetysti näitä hankalia pieniä lappusia. Näin ne ovat helposti saatavilla ja järjestyksessä tehokasta hakemista varten — missä ja milloin tahansa. 

Miksi välittää? Koska saatat joutua siihen

Jotkin toimialat edellyttävät, että säilytät kuiteista digitaaliset kopiot sääntöjen noudattamista ja raportointia varten. Ne ovat olennaisia kulujen todentamisessa ja voivat toimia todisteina verotarkastuksissa. Kulut luokitellaan yleensä joko liiketoiminnan kuluihin (kuten yleiskustannuksiin tai markkinointiin) tai myytyjen tuotteiden kustannuksiin (kuten suoraan tuotteeseesi tai palveluusi liittyviin materiaaleihin tai työvoimaan). Niiden seuraaminen auttaa ymmärtämään, mihin rahasi kuluvat ja mikä on todella kannattavaa.

Näin kuittien hallinta toimii:

1. Skannaa paperikuitit (tai vastaanota ne sähköisesti)
2. Tallenna kuitit digitaalisessa muodossa
3. Luokittele kulutyyppi
4. Anna järjestelmän hoitaa hommansa
5. Hae, tarkastele tai jaa kuitin kopio napsauttamalla kuluriviä

Vaihe 4: Kirjaa ja luokittele kulut säännöllisesti

Johdonmukaisuus on avainasemassa liiketoiminnan kulujen seurannassa. Käytän yleensä kuukauden lopun kirjanpitotapahtumien tarkistuslistaa pitääkseni asiat järjestyksessä. Mitä tarkistuslistalla on? Kirjaa kulut aina kun mahdollista heti niiden syntyessä. Tämä käytäntö varmistaa oikea-aikaisen ja tarkan raportoinnin estämällä kirjaamattomien kulujen kertymisen – lääketieteen maailmassa tämä tunnetaan myös nimellä ”unohdin-tulehdus”. 

Varaa alussa aikaa jokaisen kulun määrittämiseen oikeaan luokkaan, jotta sinun ei tarvitse luokitella niitä myöhemmin uudelleen. Kirjaa kaikki kulut olennaisimpaan luokkaan tarkkoja tilinpäätöksiä, raportointia, veroilmoituksia ja sääntöjen noudattamista varten. 

Pelastakaa harjoittelijat!

Ensimmäisessä yliopiston jälkeisessä työpaikassani pomoni käski minun järjestää ja luokitella jokaisen ikisen kuitin, koska hän ei ollut tehnyt sitä alussa. Voin vahvistaa: se saa nuoren ja vaikutuksille alttiin uuden työntekijäsi inhoamaan sinua.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Simon Litt

The CFO Clubin toimittajaOpens new window

Vaihe 5: Täsmäytä ja tarkista kulut

Työskennellessäni kirjanpidon ja talousraportoinnin parissa tiedän, että voi olla houkuttelevaa siirtyä vain eteenpäin, kun olet suorittanut kirjanpitokierron vaiheet, mutta kuukausittaisten kulujen tarkistaminen ja analysointi auttaa sinua:

• Analysoimaan kulutustottumuksia 
• Tunnistamaan mahdolliset poikkeamat tai virheet
• Paikantamaan liiallisten kulujen alueet
• Löytämään mahdollisuuksia säästää kustannuksissa
• Tunnistamaan mahdolliset petokset tai luvattomat veloitukset
• Saamaan paremman hallinnan kilpailukyvyn säilyttämiseksi 

Hallitse kulujasi kilpailijoitasi paremmin. Täältä löydät aina kilpailuedun.

Sam Walton

Get Free Access

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miltä kulujen täsmäytys näyttää valmistuttua:

• Kun laadit tuloslaskelmaa, sinun pitäisi pystyä nopeasti näkemään, mikä kululuokka vaikuttaa poikkeavalta aiempiin kuukausiin verrattuna.
• Sen jälkeen sinun on analysoitava kulut selvittääksesi, ovatko suuremmat kulut perusteltuja vai onko jotkin kulut luokiteltu väärään kategoriaan.
• Jos luokka on väärä, luokittele kulu uudelleen (siirrä se) oikeaan luokkaan.
• Laadi tuloslaskelma uudelleen ja analysoi sekä varmista tulokset jälleen.
• Ennen kuukauden lopun sulkemista kaikki samantyyppiset kulut on ryhmitelty sopivimpaan luokkaan.

Tiedän, että tämä kuulostaa todella tylsältä, mutta tiedätkö, mitä tapahtuu, kun et käytä aikaa yksityiskohtien tarkistamiseen? Uusi, pramea talousjohtajasi ilmestyy limusiinissa, johon hänellä ei ole varaa. Väitetysti.

Milloin kirjanpito-ohjelmistosta tulee tarpeellinen

Olipa yrityksesi suuri tai pieni, kulujen manuaalinen seuranta voi silti olla hankalaa ja tehotonta. Kirjanpito-ohjelmisto voi muuttaa tilanteen täysin.

Useimmat kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat useita ominaisuuksia, jotka yksinkertaistavat ja automatisoivat kulujen seurantaa kaikenkokoisissa yrityksissä. Nämä työkalut voivat tuoda tapahtumat automaattisesti yrityksen pankkitileiltä ja yritysluottokorteilta, luokitella kulut, luoda kuluraportteja sekä tarjota reaaliaikaisen näkymän yrityksesi taloushallintoon ja taloudelliseen tilanteeseen. Tämä säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa ja antaa sinun keskittyä siihen, mitä mieluummin tekisit — yrityksesi pyörittämiseen.

Kun arvioit kirjanpito-ohjelmistoja, etsi ratkaisuja, jotka vastaavat yrityksesi tarpeita ja kokoa. Huomioitavia tekijöitä ovat:

• Helppokäyttöisyys
• Skaalautuvuus
• Etsimäsi kirjanpito-ohjelmiston tyyppi
• Integrointi muiden ohjelmistojen kanssa
• Hinnoittelu (ohjelmisto palveluna eli SaaS-tilaukset ovat erittäin edullisia vaihtoehtoja)
• Alustan tyyppi (paikallinen vai pilvipohjainen)

Tai siis, anna meidän tarkistaa ne puolestasi.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Xero — Paras nopeasti kasvaville yrityksille
2. 2. Dext — Sopii parhaiten ennakkokirjanpidon tietojen poimintaan
3. 3. QuickBooks Online — Paras pienyrityksille
4. 4. Striven — Paras kokonaisvaltaiseen yrityksen hallintaan
5. 5. Ramp — Paras automatisoituun kulujenhallintaan
6. 6. Patriot Accounting — Paras joustaviin kirjanpitomenetelmiin
7. 7. InvoiceBerry — Paras nopeaan laskujen luomiseen
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Paras keskisuurille yrityksille
10. 10. ZipBooks — Paras voittoa tavoittelemattomille organisaatioille

💡Vinkki: Monet kirjanpito-ohjelmistojen tarjoajat tarjoavat esittelyjä ja ilmaisia kokeilujaksoja. Hyödynnä tämä mahdollisuus testataksesi ominaisuuksia ja toimintoja ennen ostopäätöstä.

Milloin kirjanpitojärjestelmä on tarpeeton?

Ehkä seuraat yrityksesi kuluja manuaalisesti ja kaikki sujuu hyvin — mutta onko “hyvin” todella kaikki, mitä haluat? Olen työskennellyt kaikenkokoisissa ja eri alojen yrityksissä sekä omistanut erilaisia pienyrityksiä, ja voin kertoa, ettei kulujen seuraaminen ole koskaan ajanhukkaa, olipa yritys minkä kokoinen tahansa. Myös freelancerien on seurattava, mihin he käyttävät rahaa ja kuinka paljon. 

Miksi? Kaksi syytä:

1. Jos olet pienyrittäjä — aikaa ja rahaa on niukasti, eikä sinulla ole varaa tuhlata kumpaakaan. Sinun on todella seurattava jokaista euroa ja minuuttia tarkemmin pysyäksesi kilpailukykyisenä ja kannattavana.
2. Kirjanpitojärjestelmät ovat erittäin edullisia ja helppoja ottaa käyttöön.

Mikä on liiketoiminnan kulu?

Liiketoiminnan kuluja ovat kaikki asiat, joihin käytät rahaa pitääksesi yrityksesi toiminnan sujuvana — esimerkiksi vuokra, työntekijöiden palkat, ohjelmistot, toimistotarvikkeet, mainokset tai jopa matkakulut. Jos jokin auttaa sinua harjoittamaan liiketoimintaa, se lasketaan todennäköisesti kuluksi.

Nämä kulut jakautuvat yleensä kahteen ryhmään: liiketoiminnan kuluihin (kuten markkinointi- tai internetlaskuihin) ja myytyjen tuotteiden kustannuksiin (kuten tuotteesi tai palvelusi toimittamiseen tarvittaviin materiaaleihin tai työvoimaan).

Voit seurata liiketoiminnan kuluja kahdella eri tavalla — maksuperusteisella kirjanpidolla tai suoriteperusteisella kirjanpidolla.

Liiketoiminnan kulujen tarkan seurannan hyödyt

Liiketoiminnan kulujen tehokas seuranta tarjoaa monia hyötyjä pelkän järjestelmällisyyden lisäksi. Tässä muutamia hyödyllisiä etuja, joita olen vuosien varrella havainnut:

Parempi taloudellinen selkeys

Tarkkojen tietojen ylläpitäminen, erityisesti pienyrittäjänä, auttaa ymmärtämään yrityksesi todellisen taloudellisen tilanteen. Pienyrittäjänä tämä selkeys on auttanut minua seuraavissa asioissa:

• Älykkäämpien ja harkitumpien päätösten tekeminen
• Parannuskohteiden tunnistaminen
• Lyhyen ja pitkän aikavälin tulevaisuuden suunnittelu

Parempi kustannusten optimointi

Menojen säännöllinen tarkastelu on auttanut minua tunnistamaan alueet, joilla kustannuksia on vähennettävä tai poistettava kokonaan. Analysoimalla kulutustottumuksia ja arvioimalla eri menojen tuottoa olen tehnyt parempia strategisia päätöksiä, jotka lisäävät kannattavuutta. 

Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksesi on pieni ja varat ovat hyvin rajalliset.

Parannettu kassavirran hallinta 

Saatat keskittyä tuloslaskelmiisi, mutta on tärkeää tunnistaa kassavirran seuraamisen merkitys. Menojen seuranta auttoi minua:

• Seuraamaan kassavirtaa useammin
• Varmistamaan, että minulla on riittävästi varoja päivittäiseen ja viikoittaiseen toimintaan 

Seuraamalla yrityksesi menoja tarkasti voit laatia luottavaisin mielin kassavirtalaskelman, tietää, miten hyvin yrityksesi menestyy, ja nähdä, missä kustannuksia on rajoitettava (tai leikattava kokonaan).

Olimme aina keskittyneet tuloslaskelmaamme. Kassavirta ei kuitenkaan ollut aihe, josta keskusteltiin säännöllisesti. Oli kuin olisimme ajaneet eteenpäin seuraten vain nopeusmittaria, vaikka todellisuudessa olimme jäämässä ilman polttoainetta.

Michael Dell

Parempi verosäännösten noudattaminen

Verottaja ei tarvitse rahojasi — mutta hän ottaa ne, jos teet sen helpoksi. – Minä

Asianmukainen menojen seuranta on auttanut minua noudattamaan verosäännöksiä helpommin ja vähentänyt seuraamusten tai verotarkastusten riskiä. Se varmisti myös, että yritykseni pystyi:

• Hyödyntämään verotuksessa vähennyskelpoiset menot ja hyvitykset
• Pitämään suuremman määrän rahaa kierrossa

Usko minua: verokauden aikana olet helpottunut siitä, että käytössäsi on yrityksen menojen seurantaan tarkoitettu ratkaisu.

Onnistuneet tarkastukset ja talousraportointi

Jos yritykselläsi on osakkeenomistajia ja se on julkisesti noteerattu, maine on olennaisen tärkeä. Jatkuvasti hyvin dokumentoidut menotiedot tarjoavat läpinäkyvyyttä ja uskottavuutta tarkastuksen tai talousraportointia koskevan vaatimuksen yhteydessä. Näin ne auttavat yritystäsi välttämään seuraamuksia ja rakentamaan luottamuksellisia suhteita.

Luottamus on elämän liima. Se on tehokkaan viestinnän tärkein ainesosa. Se on perusperiaate, joka pitää kaikkia ihmissuhteita koossa.

Stephen Covey

Mainitsinko jo, että yksi yrityksen menojen seurantaan tarkoitetun ohjelmiston käyttöönoton suurimmista hyödyistä on prosessien sujuvoittaminen, mikä vähentää merkittävästi aikaa vievää manuaalista työtä?

Menojen seurannan parhaat käytännöt

Tehostaakseni menojen seurantaprosessiani olen ottanut käyttöön nämä parhaat käytännöt:

1. Avaa ainoastaan yrityskäyttöön tarkoitettu tili

Yrityksen käyttötilin avaaminen yrityksesi tulojen ja menojen seuraamista varten voi auttaa sinua ymmärtämään kassavirtasi tilanteen milloin tahansa. Yritystilien käyttäminen varmistaa myös, että otat huomioon vain yrityksesi liiketoimet etkä henkilökohtaisia liiketoimiasi. 

2. Laadi selkeät menokäytännöt

Laadin selkeät menokäytännöt ja viestin niistä kaikille työntekijöille. Näissä käytännöissä tulisi määritellä seuraavat asiat:

• Odotuksesi yrityksen varojen käytöstä
• Mitkä menot oikeuttavat korvaukseen
• Vaadittava dokumentaatio
• Hyväksymisprosessi

3. Päivitä menoluokkasi säännöllisesti

Yritykseni kehittyessä myös menoluokkani muuttuivat. Aina merkittävän toiminnallisen muutoksen tapahtuessa tarkistin ja päivitin luokat, jotta ne vastasivat tarkasti yritykseni muuttuvia tarpeita.

4. Varmuuskopioi kaikki tiedot

Tarkat ja luotettavat tiedot ovat olennaisia tulevien päätösten kannalta. Uskon tietojen säännölliseen varmuuskopiointiin mahdollisen katoamisen tai vioittumisen estämiseksi. Pilvipohjaiset tallennusratkaisut tarjoavat turvallisen, kätevän ja kustannustehokkaan tavan tallentaa tietoja reaaliajassa milloin ja mistä tahansa.

5. Analysoi raportit säännöllisesti

Tarkastelisin kuukausittaisia liiketoiminnan kuluraporttejani havaitakseni trendejä, poikkeamia tai alueita, joilla kustannuksia voitaisiin vähentää. Tämä analyysi auttoi minua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tulevien päätösteni parantamiseksi.

6. Täsmäytä talouskirjanpito säännöllisesti

Täsmäytin luottokortti- ja tiliotteeni kuukausittain varmistaakseni tietojen oikeellisuuden, tunnistaakseni mahdolliset ristiriidat tai virheet ja korjatakseni ne nopeasti tarvittaessa. Näin pystyin tarkastelemaan kulutustottumuksia ja tunnistamaan alueita, joilla kustannuksia voitiin vähentää.

7. Kouluta tiimisi

Jos sinulla on työntekijöitä tai freelancereita, laadi nämä kirjalliset, muodolliset prosessit ja varmista, että hekin lukevat ne.

Vältettävät virheet

Kuten kaikki muutkin yrityksen omistajat, olen tehnyt oman osani pieniä virheitä… No niin, myönnetään, myös muutamia suurempia kömmähdyksiä. Olen vain ihminen, sopiiko? 

Sinun tehtäväsi on oppia minun ja muiden ihmisten virheistä, jotta et joudu toistamaan niitä. Tässä on joitakin yleisimpiä ja haitallisimpia virheitä:

Pienten kulujen laiminlyönti

Varo pieniä kuluja. Pieni vuoto upottaa suuren laivan.

Benjamin Franklin

Yksi yleinen yritysten tekemä virhe on pienten kulujen seuraamisen laiminlyönti. Vaikka yrityksesi olisi suuri ja kulut saattavat vaikuttaa yksittäin merkityksettömiltä, ne voivat ajan mittaan kasautua ja vaikuttaa taloutesi yleiseen tilaan. 

Varmistan, että kirjaan pienimmätkin kulut saadakseni täydellisen ja tarkan kuvan yritykseni taloudellisesta asemasta.

More Articles

• 12 kulujenhallintaohjelmiston tärkeintä hyötyä
• Kuluraportin laatiminen: CMA:n 4-vaiheinen opas
• Mikä on kuluraportti? Täydellinen opas

Henkilökohtaisten ja liiketoiminnan kulujen sekoittaminen

Vaikka liiketoimintasi saattaa olla intohimolla tehtyä työtä, yritä olla koskaan sekoittamatta liiketoiminnan kulujasi henkilökohtaisiin kuluihisi. Tämä on hyvin yleinen virhe erityisesti itsenäisten ammatinharjoittajien ja yksityisten elinkeinonharjoittajien keskuudessa. 

Pidän liiketoiminnan kulut erillään selkeyden säilyttämiseksi. Tämä on erityisen tärkeää verotuksen ja vähennysten kannalta.

Epäjohdonmukainen luokittelu

Jos sinä tai tiimisi luokittelette kuluja epäjohdonmukaisesti, se voi aiheuttaa epäselvyyttä taloudellisessa analyysissä ja raportoinnissa. Määrittele ja dokumentoi selkeät ohjeet kulutyyppien tunnistamiseen ja siihen, mille tileille ne tulee kirjata tilikartassasi. 

Asianmukaisesti luokitellut kulut nopeuttavat ja helpottavat tilien analysointia budjetoinnin ja kustannusten hallinnan kannalta.

Puutteellinen kirjanpito

Kulujen täydellisen kirjanpidon laiminlyönti on merkittävä virhe. Puutteellinen kirjanpito voi johtaa näihin ja muihin vakaviin ongelmiin:

• Heikompi näkyvyys
• Väliin jääneet maksut 
• Huonot suhteet toimittajiin
• Kassavirtaongelmat
• Hyödyntämättä jääneet vähennykset
• Sijoittajien heikompi luottamus
• Talouden huono hallinta
• Epäonnistuneet tarkastukset

Jos olen oppinut yhden asian kirjanpitojärjestelmien käyttöönotosta, se on se, että täydellisen kirjanpidon ylläpitäminen edellyttää hyvin suunniteltua teknologiaa, joka integroituu muihin käytössä oleviin järjestelmiin.

Tilien epäsäännöllinen täsmäytys

Kulutietojen säännöllisen täsmäytyksen laiminlyönti voi johtaa ristiriitoihin, virheisiin ja rajalliseen näkymään yrityksesi taloudellisesta tilanteesta. 

Jokaisen kuukauden päätyttyä varaan aikaa liiketoiminnan kulujen täsmäyttämiseen pankki- ja luottokorttiotteiden kanssa, jotta voin tunnistaa poikkeamat ja varmistaa kaikkien kulujen asianmukaisen kirjaamisen. Se on vaivan arvoinen toimenpide. 

Ottamalla käyttöön tehokkaat kulujen seurantavaiheet, noudattamalla parhaita käytäntöjä ja välttämällä yleisiä virheitä pystyt tekemään perusteltuja taloudellisia päätöksiä, lisäämään kannattavuutta ja hallitsemaan kassavirtaasi.  

Tilaa lisää tietoa liiketoiminnan kuluista

Valmiina kasvattamaan osaamistasi talousalan ammattilaisena? Tilaa maksuton uutiskirjeemme ja saat talousalan johtajilta asiantuntijaneuvoja, oppaita ja näkemyksiä teknologia-alaa muovaavilta talousjohtajilta.