Kuinka löytää ja arvioida ulkomaille ulkoistettuja kirjanpitopalveluja
Offshore-kirjanpidon avulla voit palkata muissa maissa työskenteleviä taloushallinnon ammattilaisia hoitamaan taloushallinnon tehtäviäsi usein edullisemmin ja tehokkaammin. Tässä artikkelissa opit, mitä offshore-kirjanpito tarkoittaa, miten se toimii sekä mitä hyötyjä ja haasteita sinun tulee ottaa huomioon päättäessäsi, sopiiko se yrityksellesi.
Mitä offshore-kirjanpito tarkoittaa?
Offshore-kirjanpidolla, josta käytetään usein myös nimitystä kirjanpidon ulkoistaminen, tarkoitetaan sitä, että yritys ulkoistaa taloushallinnon tehtäviään – kuten kirjanpitoa, palkanlaskentaa tai verotusta – toisessa maassa työskenteleville ammattilaisille. Intian ja Filippiinien kaltaiset maat ovat suosittuja vaihtoehtoja, koska niissä on vahvaa asiantuntemusta ja niissä noudatetaan kansainvälisiä kirjanpitostandardeja.
Offshore-toiminta tarjoaa useita hyötyjä, kuten kustannussäästöjä, pääsyn laajempaan kirjanpidon ammattilaisten joukkoon sekä ympärivuorokautiset palvelut. Tämä lähestymistapa vapauttaa yrityksen omistajien aikaa keskittyä liiketoiminnan ydinprosesseihin ja parantaa kokonaiskannattavuutta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Näin löydät sopivan offshore-kirjanpitopalvelun
Oikeiden offshore-kirjanpitopalvelujen löytäminen teknologiayrityksellesi on ratkaisevan tärkeää. Tässä on joitakin huomioitavia tekijöitä:
Kokemus ja asiantuntemus
Parhailla offshore-kirjanpitotiimeillä on vankka perusta kirjanpidossa ja taloushallinnon tehtävien hoitamisessa. Vaikka perustason kirjanpitotuntemus on välttämätöntä, tarvitset myös tiimin, joka ymmärtää teknologia- ja SaaS-yritysten ainutlaatuisen taloudellisen toimintaympäristön. Sen jäsenten tulisi esimerkiksi hallita SaaS-yrityksille räätälöity talousraportointi, teknologia-alan veroilmoituksiin liittyvien erityispiirteiden hallinta sekä näille yrityksille olennaisten arkaluonteisten tietojen suojaaminen.
Toinen ratkaisevan tärkeä osaamisalue on kirjanpito-ohjelmistojen hallinta. QuickBooksin ja Xeron kaltaisia työkaluja käytetään alalla yleisesti, ja ne voivat parantaa merkittävästi kirjanpitotoimintojen tehokkuutta. Varmista, että offshore-tiimisi tuntee nämä alustat hyvin ja osaa hyödyntää niitä tehokkaasti kirjanpitotarpeidesi hoitamisessa.
Hinnoittelu
Vaikka kustannussäästöt ovat yksi offshore-kirjanpidon tärkeimmistä hyödyistä, on olennaista tarkastella muutakin kuin pelkkää hintaa. Tärkeintä on saada rahoille vastinetta. Tarvitset palveluntarjoajan, joka tarjoaa laadukkaita palveluja kilpailukykyiseen hintaan. Vielä tärkeämpää on, että hinnoittelurakenne on läpinäkyvä. Piilokustannukset voivat nopeasti heikentää offshore-toiminnan taloudellista hyötyä, joten varmista, että hinnoitteluehdot ovat selkeät alusta alkaen.
Tietoturva
Kun ulkoistat taloushallinnon tehtäviä, annat palveluntarjoajan vastuulle arkaluonteisia taloustietoja. On olennaista, että offshore-kirjanpitoyritys ymmärtää tämän vastuun vakavuuden ja että sillä on käytössään tiukat tietoturvakäytännöt.
Etsi palveluntarjoajia, jotka noudattavat maksuturvallisuutta koskevia käytäntöjäsi sekä kansainvälisiä tietoturvastandardeja ja jotka pyrkivät aktiivisesti pysymään ajan tasalla tietoturvan uusimmista parhaista käytännöistä. Yrityksellä tulisi olla vankka tietosuojakehys, joka kattaa fyysiset turvatoimet, IT-turvallisuusprotokollat sekä henkilöstön säännöllisen koulutuksen tietosuojasta.
Viestintä ja liiketoimintaprosessien integrointi
Saumaton viestintä on onnistuneen offshore-yhteistyön kulmakivi. Kielimuuri tai merkittävät aikaerot voivat vaikeuttaa tehokasta viestintää ja hidastaa prosesseja. Siksi on erittäin tärkeää valita offshore-kumppani, joka pystyy varmistamaan selkeän, johdonmukaisen ja oikea-aikaisen viestinnän.
Lisäksi offshore-kirjanpitoyrityksen tulisi olla riittävän joustava sopeutuakseen olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihisi. Tämä varmistaa yrityksesi sisäisten ja offshore-tiimien saumattoman yhteistyön, vähentää häiriöitä ja parantaa tuottavuutta. Kumppani, joka pystyy noudattamaan työaikojasi, mukautumaan toimintasi rytmiin ja työskentelemään käyttämilläsi viestintävälineillä, on arvokas lisä tiimiisi.
Mistä löytää offshore-kirjanpitoyrityksiä?
Olet siis päättänyt, että haluat offshore-tiimin hoitamaan osan sisäisistä taloushallinnon toiminnoistasi kustannustehokkaasti. Mistä alat etsiä sellaista?
Tämä vaihe voi olla erittäin yksinkertainen, jos hyödynnät seuraavaksi esiteltäviä arviointimenetelmiä. Suosittelen etsimään kirjanpitopalveluja esimerkiksi seuraavista paikoista:
P2P-alustat: Upworkin, Fiverrin ja Freelancerin kaltaisilla verkkosivustoilla on lukuisia kirjanpitäjiä ja kirjanpitoyrityksiä, jotka tarjoavat palvelujaan. Voit suodattaa tuloksia sijainnin perusteella, jos etsit tietystä alueesta peräisin olevia tai tietyllä alueella toimivia yrityksiä (sillä niiden suodattimet voivat olla määritetty samalla tavalla).
Sosiaalinen media: LinkedIn ja muut verkostoitumissivustot voivat olla hyviä paikkoja löytää offshore-kirjanpitopalveluja, jos löydät oikeat ryhmät, joihin liittyä. Sosiaalisessa mediassa on kuitenkin paljon roskapostia ja heikkolaatuisia toimijoita, joten ole varovainen useimmissa muissa verkostoissa kuin LinkedInissä (ja sielläkin kannattaa noudattaa hieman ylimääräistä varovaisuutta).
Suositukset: Tämä on mielestäni paras vaihtoehto. Jos tunnet muita yritysjohtajia, jotka käyttävät ulkoistettuja kirjanpitopalveluja ja joilla on samanlaisia ongelmia kuin sinulla, he saattavat pystyä suosittelemaan palveluntarjoajaa. Jos et tunne ketään, kannattaisi verkostoitua joidenkin kanssa, jotta voisit jatkossa käsitellä tämänkaltaisia ongelmia varmemmin!
Google-haku: Jos mikään muu ei auta, yksinkertainen Google-haku voi myös tuottaa tuloksia ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen tarjoajista. Tätä kannattaa ehdottomasti kokeilla.
Olen kuullut hyvää useista ulkoistetuista kirjanpitopalveluista, mukaan lukien:
Tässä on joitakin edullisia ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen tarjoajia, jotka saattavat sopia yhdysvaltalaiselle SaaS-yrityksellesi:
- BMC SAAS: Intialainen ulkoistettu yritys, joka tarjoaa kirjanpito-, talous- ja palkanlaskentapalveluja.
- Compass East: Yritys pyrkii tekemään rahoituksesta ja kirjanpidosta yksinkertaista SaaS-yrityksille alhaalta ylöspäin etenevällä lähestymistavalla, joka skaalautuu yrityksesi kasvun mukana.
- Entigrity: Tämä on ulkoistettuun rekrytointiin erikoistunut yritys CPA- ja kirjanpitoyrityksille. Se palvelee yli 725:tä asiakasta eri puolilla maata.
- Founder's CPA: Yritys tarjoaa osa-aikaisia taloushallintopalveluja SaaS-startupeille talousmallinnukseen, budjetointiin, ennustamiseen, KPI-mittareiden analysointiin, tuloutukseen ja GAAP-standardien noudattamiseen.
- Capactix: Yritys tarjoaa ulkoistettuja veroilmoitusten laatimispalveluja CPA- ja EA-ammattilaisille sekä kirjanpito- ja veroyrityksille eri puolilla Yhdysvaltoja; voisit yhtä hyvin ohittaa välikäden ja selvittää, sopisivatko nämä palvelut sinulle.
Ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen arviointi
Kun valitset parhaat ulkoistetut kirjanpitopalvelut yhdysvaltalaiselle teknologiayrityksellesi, järjestelmällinen arviointi on avainasemassa. Kyse ei ole vain sellaisen palveluntarjoajan valitsemisesta, joka tarjoaa laajan valikoiman palveluja houkuttelevaan hintaan. Sinun on myös varmistettava, että ulkoistettu kirjanpitoyritys vastaa yrityksesi arvoja, toimii korkeiden ammatillisten standardien mukaisesti ja pystyy mukautumaan muuttuviin tarpeisiisi. Tässä on joitakin keskeisiä seikkoja, joita sinun tulisi tarkastella:
Asiakaskokemukset ja suosittelijat
Aiemmilla asiakkailla on usein runsaasti tietoa harkitsemiesi ulkoistettujen kirjanpitoyritysten suorituskyvystä, luotettavuudesta ja palvelun laadusta. Asiakaskokemuksissa tuodaan yleensä esiin yrityksen vahvuudet, mikä auttaa sinua ymmärtämään, vastaavatko niiden vahvuudet tarpeitasi.
Asiakaskokemusten lukemisen lisäksi sinun kannattaa pyytää yrityksiltä myös suosittelijoita. Näin voit olla suoraan yhteydessä niiden asiakkaisiin, esittää täsmällisiä kysymyksiä ja saada aidon, puolueettoman näkemyksen tarjolla olevista ulkoistetuista kirjanpitopalveluista. Kysymykset voivat liittyä yrityksen talousraportoinnin osaamiseen, sen kykyyn hallinnoida ostovelkoja ja myyntisaamisia sekä kirjanpitotehtävien ulkoistamisesta saatuun kokonaiskokemukseen.
Koeaika
Koeaika antaa kuvan siitä, mitä voit odottaa ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen tarjoajalta. Ajattele sitä auton koeajona ennen ostopäätöstä. Se tarjoaa sinulle mahdollisuuden tutustua yrityksen kyvykkyyteen, reagointinopeuteen ja palvelun laatuun käytännössä.
Tässä vaiheessa kiinnitä huomiota siihen, kuinka hyvin yritys hallinnoi maksutapahtumia, ylläpitää talouskirjanpitoa, laatii tilinpäätöksiä tai hoitaa muita tehtäviä, joita se tulee säännöllisesti tekemään puolestasi. Tämä voi antaa selkeän kuvan sen kyvystä vastata kirjanpitotarpeisiisi. Tarkkaile myös, kuinka hyvin se toimii yhdessä oman tiimisi kanssa. Tämä on ratkaisevan tärkeää, koska sujuva yhteistyö ulkoistetun ja oman tiimisi välillä voi parantaa merkittävästi tuottavuutta ja tehokkuutta.
Skaalautuvuus
Ulkoistettujen kirjanpitopalvelujen tarjoajan valinnan ei tulisi perustua vain nykyisiin tarpeisiisi, vaan myös tuleviin vaatimuksiin. Teknologiayrityksesi kasvaessa kirjanpitotarpeesi muuttuvat monimutkaisemmiksi. Sinulla on enemmän kirjattavia maksutapahtumia, enemmän palkanlaskennan piiriin kuuluvia työntekijöitä ja mahdollisesti enemmän noudatettavia sääntelyvaatimuksia.
Siksi on ratkaisevan tärkeää, että valitsemallasi ulkoistetulla kirjanpitoyrityksellä on kyky skaalata palvelunsa kasvusi mukaisesti. Sen pitäisi pystyä laajentamaan palvelujaan saumattomasti riippumatta siitä, edellyttääkö tämä suuremman tehtävämäärän hallintaa vai monimutkaisempien kirjanpitotoimintojen hoitamista.
Asiakastuki
Aikakaudella, jolloin yritykset toimivat ympäri vuorokauden, nopean asiakastuen saatavuus on välttämätöntä. Ulkoistettu kirjanpitopalvelujen tarjoaja, jolla on nopeasti reagoiva asiakastukitiimi, voi vastata kysymyksiisi ja huolenaiheisiisi viipymättä ja varmistaa näin, etteivät kirjanpitotoimintosi koskaan keskeydy.
Selvitä, tarjoaako yritys tukea useiden kanavien kautta, kuten puhelimitse, sähköpostitse tai chatissa. Ota huomioon myös heidän vastausaikansa, erityisesti kriittisissä ongelmissa. Ihannetapauksessa yrityksen tulisi pystyä tarjoamaan välitöntä apua, jotta kirjanpitotehtävillesi ei aiheudu haittaa.
Suoraan ulkoistamisen lähteelle
Muista, että ulkomailta hankittavien kirjanpitopalvelujen arviointi on yhtä tärkeää kuin päätös ulkoistaa. Huolellinen arviointi, jossa keskitytään näihin keskeisiin näkökohtiin, auttaa merkittävästi varmistamaan, että valitset kumppanin, joka tuo yrityksellesi lisäarvoa eikä ole vain yksi palveluntarjoaja muiden joukossa.
Oikea valinta tarjoaa sinulle vankan kirjanpitoinfrastruktuurin, joka säästää kustannuksia ja vaivaa sekä vauhdittaa yrityksesi kasvua tarjoamalla strategisia taloudellisia näkemyksiä.
Jos haluat lisää talousvinkkejä ja liiketoiminnan pyörittämiseen liittyviä niksejä, The CFO Clubin uutiskirje on sinua varten; se sisältää toimialan johtajien sekä tiettyjen aihealueiden asiantuntijoiden näkemyksiä ja on oikea paikka saada ajantasaista tietoa SaaS- tai teknologiayrityksen pyörittämiseen.
