Intuit Enterprise Suite -järjestelmän käyttöönotto: täydellinen opas

Jälleen yksi raportti piti päivittää, jälleen yksi taulukkolaskentatiedosto hajosi, ja taloushallinto kokoaa edelleen lukuja manuaalisesti useista yksiköistä vain saadakseen selkeän kuvan liiketoiminnasta. 

Jossain vaiheessa toisistaan irralliset järjestelmät, yritysten väliset täsmäytykset ja taulukkolaskentaan perustuvat työnkulut alkavat hidastaa taloushallinnon toimintaa enemmän kuin ne auttavat.

Tässä oppaassa käsitellään, miten yritykset ottavat Intuit Enterprise Suiten käyttöön keskittääkseen usean yksikön kirjanpidon, raportoinnin, integraatiot ja taloushallinnon työnkulut sekä valmistautuakseen sujuvampaan siirtymiseen ja toiminnalliseen muutokseen.

Miksi yritykset ottavat Intuit Enterprise Suiten käyttöön?

Monet yritykset alkavat tutkia Intuit Enterprise Suitea, kun taulukkolaskentatiedostojen, toisistaan irrallisten järjestelmien ja manuaalisten raportointityönkulkujen hallinta alkaa vaikeutua toiminnan kasvaessa. 

Taloushallinnon tiimit käyttävät usein liikaa aikaa raporttien yhdistämiseen, yritysten välisten tapahtumien täsmäyttämiseen ja hajanaisten taloustietojen siistimiseen useiden yksiköiden tai osastojen välillä.

Intuit Enterprise Suite auttaa tuomaan usean yksikön kirjanpidon, raportoinnin, hyväksynnät ja taloushallinnon työnkulut keskitetympään ympäristöön, mikä auttaa parantamaan tehokkuutta ja näkyvyyttä.

Intuit Enterprise Suiten käyttöönoton tarkistuslista

Ennen siirtymistä Intuit Enterprise Suiteen käytä alla olevaa tarkistuslistaa arvioidaksesi, ovatko taloushallinnon toimintasi, raportointirakenteesi, integraatiosi ja usean yksikön työnkulkusi asianmukaisesti valmisteltuja käyttöönottoa varten.

• Oletko tarkastellut, miten yksikkösi, osastosi tai toimipaikkasi hallinnoivat tällä hetkellä talousraportointia ja hyväksyntöjä?
• Oletko tunnistanut taulukkolaskentaan perustuvat työnkulut, manuaaliset täsmäytykset tai toisistaan irralliset järjestelmät, jotka aiheuttavat toiminnallisia pullonkauloja?
• Oletko siistinyt tilikarttasi, yksikkörakenteesi ja talousraportoinnin luokkasi kaikissa järjestelmissä?
• Oletko yhdenmukaistanut sen, miten yritysten välisiä tapahtumia ja konsolidoitua raportointia käsitellään siirtymisen jälkeen?
• Oletko määritellyt taloushallinnon tiimisi tarvitsemat dimensiot, raportointirakenteet ja toiminnallisen näkyvyyden?
• Oletko määrittänyt käyttäjäoikeudet, hyväksyntätyönkulut ja usean yksikön käyttöoikeusvaatimukset?
• Oletko tarkastellut palkanlaskennan, CRM:n, henkilöstöhallinnon, pankkitoimintojen ja operatiivisten järjestelmien integraatioita ennen siirtymistä?
• Oletko testannut automatisoidut työnkulut, raportoinnin tarkkuuden ja taloushallinnon koontinäytöt todellisten operatiivisten tietojen avulla?
• Oletko valmistellut taloushallinnon ja operatiiviset tiimit päivitettyihin raportointi-, hyväksyntä- ja usean yksikön hallintatyönkulkuihin?
• Oletko tunnistanut sisäiset tehokäyttäjät, jotka voivat auttaa perehdytyksessä ja käyttöönoton jälkeisessä käytön omaksumisessa eri tiimeissä?
• Oletko suunnitellut raportoinnin validointi- tai rinnakkaistarkastusjakson ennen toimintojen täydellistä siirtämistä Intuit Enterprise Suiteen?

Kun taloushallinnon toimintasi, raportointirakenteesi ja työnkulkusi on valmisteltu käyttöönottoa varten, seuraava vaihe on ymmärtää, miten siirtymäprosessi toimii nykyisten järjestelmiesi ja liiketoimintaympäristösi perusteella.

Kuinka siirtyä Intuit Enterprise Suiteen

Alla on joitakin yleisimpiä siirtymiseen liittyviä näkökohtia ja käyttöönottovaiheita, joihin yritysten tulisi valmistautua ennen siirtymistä Intuit Enterprise Suiteen.

Siirtyminen QuickBooks Onlinesta

Vaihe 1: Arvioi nykyiset usean yksikön työnkulkusi

Ennen siirtymistä Intuit Enterprise Suiteen aloita tarkastelemalla, miten taloushallinnon toimintasi tällä hetkellä toimii QuickBooks Onlinessa. 

Monet kasvavat yritykset saavuttavat lopulta pisteen, jossa useita yksiköitä, osastoja, toimipaikkoja tai projekteja hallinnoidaan toisistaan irrallaan olevissa QuickBooks-tiedostoissa, taulukkolaskentatiedostoissa ja manuaalisissa raportointiprosesseissa. 

Tunnista, missä tiimisi käyttää eniten aikaa raporttien manuaaliseen yhdistämiseen, yritysten välisten tapahtumien täsmäyttämiseen, yhteisten kulujen seurantaan tai useiden järjestelmien välillä vaihtamiseen. Näiden toiminnallisten pullonkaulojen ymmärtäminen varhaisessa vaiheessa auttaa määrittelemään, mitä siirtymäprosessin aikana on virtaviivaistettava.

Vaihe 2: Tarkastele nykyistä tilikarttaasi ja talousrakennettasi

Tarkastele seuraavaksi nykyistä tilikarttaasi, yksikkörakenteitasi ja raportointiasetuksiasi ennen tietojen siirtämistä Intuit Enterprise Suiteen. 

Yritysten kasvaessa tilien nimeämiskäytännöt, raportointikategoriat ja rakenne eri yksiköissä muuttuvat usein epäyhtenäisiksi eri QuickBooks-ympäristöissä. Tilikartan standardointi ennen siirtymistä auttaa vähentämään myöhempiä raportointiongelmia ja luo selkeämmän yhdistetyn taloudellisen kokonaiskuvan eri yksiköistä. 

Tämä on myös hyvä tilaisuus tunnistaa vanhentuneet tilit, päällekkäiset kategoriat ja yksikkökohtaiset raportointivaatimukset, jotka tulisi käsitellä ennen käyttöönottoa.

Vaihe 3: Yhdistä raportointi ja yksiköiden väliset prosessit

Yksi tärkeimmistä syistä, joiden vuoksi yritykset siirtyvät QuickBooks Onlinesta Intuit Enterprise Suiteen, on vähentää yksiköiden väliseen kirjanpitoon ja yhdistettyyn raportointiin liittyvän manuaalisen työn määrää. 

Tarkastele, miten tiimisi käsittelee tällä hetkellä jaettuja kuluja, yksiköiden välisiä lainoja, kulukorvauksia ja yhdistettyä talousraportointia. Jos nämä prosessit perustuvat tällä hetkellä laskentataulukoihin, manuaalisiin päiväkirjamerkintöihin tai erillisiin täsmäytysprosesseihin, siirtyminen keskitettyyn usean yksikön ympäristöön voi auttaa tehostamaan näitä tehtäviä. 

Yksiköiden välisten tapahtumien kulun määrittäminen ennen siirtymistä auttaa vähentämään raportoinnin epäjohdonmukaisuuksia ja täsmäytysvirheitä käyttöönoton jälkeen.

Vaihe 4: Määritä usean yksikön ympäristö ja raportointiprosessit

Kun talousrakenne on tarkistettu, määritä usean yksikön ympäristösi Intuit Enterprise Suitessa. 

Tähän kuuluu emoyhtiö- ja tytäryksikkösuhteiden määrittäminen, yksiköiden välisten tilien yhdistäminen, käyttäjäoikeuksien määrittäminen ja taloustoimintojen hyväksymisprosessien määrittäminen. Yritysten tulisi myös määrittää, miten ne haluavat tarkastella yhdistettyjä raportteja yksiköittäin, osastoittain, projekteittain tai sijainneittain. 

Prosessien määrittäminen varhaisessa vaiheessa auttaa varmistamaan, että alusta vastaa sitä, miten johto, taloustiimit ja sidosryhmät tosiasiallisesti hallinnoivat ja arvioivat liiketoimintaa operatiivisesti.

Vaihe 5: Vahvista palkanlaskenta, integraatiot ja automaatiosäännöt

Ennen kuin toiminta siirretään kokonaan Intuit Enterprise Suiteen, vahvista integraatiot ja automatisoidut prosessit, joista yrityksesi riippuu päivittäin. 

Tähän kuuluvat palkanlaskentajärjestelmät, henkilöstöhallinnon prosessit, laskutuksen automaatiot, CRM-integraatiot, pankkiyhteydet ja myyntisaatavien muistutukset. 

QuickBooks Onlinesta siirtyvien yritysten tulisi tarkistaa, mitkä nykyisistä automaatioista on luotava uudelleen, mukautettava tai laajennettava Intuit Enterprise Suitessa. Näiden prosessien testaaminen varhaisessa vaiheessa auttaa ehkäisemään toiminnan häiriöitä järjestelmän käyttöönoton jälkeen.

Vaihe 6: Testaa yhdistetyt raportit ja talouden näkyvyys

Suorita ennen käyttöönottoa testaus tärkeimmille talousraporteillesi ja prosesseillesi. 

Tähän kuuluu yhdistettyjen tuloslaskelmien, taseiden, yksiköiden välisten eliminointien, palkkaraportoinnin ja reaaliaikaisten talouskoontinäyttöjen tarkistaminen. 

Yritysten tulisi verrata näitä raportteja nykyiseen QuickBooks Online -raportoinnin vertailutasoon varmistaakseen tietojen paikkansapitävyyden eri yksiköissä. 

Tämä vaihe on erityisen tärkeä taloustiimeille, jotka tukeutuvat vahvasti sijoittajaraportointiin, yksiköiden väliseen näkyvyyteen tai operatiiviseen ennustamiseen.

Vaihe 7: Kouluta tiimit ja valmistaudu käyttöönottoon

Kun prosessit ja raportointirakenteet on vahvistettu, valmistele talous- ja operatiiviset tiimisi siirtymään Intuit Enterprise Suiteen. 

Kouluta käyttäjät uusiin usean yksikön prosesseihin, raportointinäkymiin, hyväksymisprosesseihin, palkanlaskennan hallintaan ja automaatiotyökaluihin ennen käyttöönottoa. Yritysten tulisi myös tunnistaa sisäiset pääkäyttäjät, jotka voivat auttaa käyttöönotossa eri osastoilla järjestelmän käyttöönoton jälkeen. 

Vaikka QuickBooks Onlinesta siirtymistä tuetaan automaatiolla, operatiiviset muutokset edellyttävät edelleen perehdytystä, testausta ja prosessien omaksumista, jotta siirtyminen uuteen järjestelmään sujuisi mahdollisimman vaivattomasti.

Siirtyminen QuickBooks Desktopista

Vaihe 1: Tarkastele nykyisiä työpöytäprosessejasi

Ennen kuin siirryt QuickBooks Desktopista, tarkastele, miten nykyistä ympäristöäsi hallinnoidaan tällä hetkellä. 

Monet kasvavat yritykset kohtaavat ajan mittaan rajoituksia, jotka liittyvät vain työpöytäkäyttöön, tiedostokokorajoituksiin, manuaalisiin isännöintiasetuksiin tai yhden käyttäjän prosessien pullonkauloihin. 

Näiden operatiivisten rajoitusten tunnistaminen varhaisessa vaiheessa auttaa määrittämään, mitä on parannettava siirryttäessä Intuit Enterprise Suiteen. 

Vaihe 2: Siivoa talousrakenteesi ja käyttäjien käyttöoikeudet

Ennen siirtymistä tarkista tilikarttasi, yhteisörakenteesi, käyttäjäroolisi ja raportointiasetuksesi Desktop-ympäristössäsi. 

Vanhentuneiden tilien, päällekkäisten tietueiden ja epäjohdonmukaisten talousluokkien siivoaminen auttaa luomaan sujuvamman siirtymisen keskitettyyn usean yhteisön rakenteeseen Intuit Enterprise Suitessa.

Vaihe 3: Määritä usean yhteisön ympäristö ja hyväksyntätyönkulut

Kun talousrakenteesi on tarkistettu, määritä usean yhteisön ympäristösi, työntekijöiden käyttöoikeudet ja mukautetut käyttäjäroolit Intuit Enterprise Suitessa. 

Desktopista siirtyvät yritykset käyttävät usein erillisiä tiedostoja tai rajoitettujen käyttäjäoikeuksien työnkulkuja, joten keskitettyjen käyttöoikeuksien ja yhteisöjen näkyvyyden määrittäminen varhaisessa vaiheessa voi parantaa tiimien välistä yhteistyötä ja toiminnan hallintaa. 

Vaihe 4: Yhdistä pankkisyötteet ja automatisoi prosessit

Siirtymisen jälkeen yhdistä pankkisyötteesi, automaatiotyönkulkusi, hyväksyntäprosessisi ja tehtäväilmoituksesi Intuit Enterprise Suitessa. 

Tämä auttaa vähentämään manuaalista tapahtumien kirjaamista, laskentataulukoihin perustuvia täsmäytyksiä ja hyväksyntöjen pullonkauloja, jotka liittyvät yleisesti Desktop-pohjaisiin työnkulkuihin. Yritykset voivat myös määrittää automaattiset hyväksyntätyönkulut laskuille, budjeteille, arvioille ja hankintaprosesseille.

Vaihe 5: Vahvista raportit ja valmistele tiimit käyttöönottoa varten

Ennen toiminnan täydellistä siirtämistä vahvista yhdistetyt raporttisi, talouden koontinäyttösi ja automaattiset raportointityönkulkusi Intuit Enterprise Suitessa. 

Desktopista siirtyvien yritysten tulee tarkistaa, miten raportit, KPI-mittarit ja tekoälypohjaiset talousnäkemykset muodostetaan eri yhteisöissä, jotta raportoinnin tarkkuus ja toiminnan näkyvyys voidaan varmistaa ennen käyttöönottoa. 

Vaihe 6: Kouluta tiimit ja siirry pilvipohjaiseen toimintaan

Kun työnkulut ja raportointirakenteet on vahvistettu, valmistele tiimisi siirtymään Desktop-pohjaisesta toiminnasta pilvipohjaiseen ympäristöön. 

Koska Intuit Enterprise Suite tukee reaaliaikaista yhteistyötä, etäkäyttöä ja keskitettyjä työnkulkuja, talous- ja operatiiviset tiimit tulee kouluttaa päivitettyihin raportointi-, automaatio-, hyväksyntä- ja usean yhteisön hallintaprosesseihin ennen käyttöönottoa.

Siirtyminen vanhoista ERP-järjestelmistä, laskentataulukkopohjaisista järjestelmistä ja muista kuin Intuitin ratkaisuista

Vaihe 1: Tarkasta nykyiset taloushallinnon työnkulkusi

Laskentataulukoista tai vanhoista ERP-järjestelmistä siirtyvien yritysten tulee ensin tarkistaa, miten taloustietoja, raportointia, hyväksyntöjä ja yritysten välisiä prosesseja tällä hetkellä hallitaan. Monet kasvavat yritykset luottavat toisiinsa yhdistämättömiin järjestelmiin, manuaalisiin täsmäytyksiin ja laskentataulukkopohjaisiin raportointityönkulkuihin, joiden ylläpito vaikeutuu toiminnan laajentuessa.

Vaihe 2: Yhtenäistä tilikarttasi ja yhteisörakenteesi

Ennen siirtymistä tarkista tilikarttasi, yhteisöhierarkiasi ja raportointiluokkasi kaikissa järjestelmissä. Päällekkäisten tilien, epäjohdonmukaisten nimeämiskäytäntöjen ja vanhentuneiden talousrakenteiden siivoaminen auttaa luomaan tarkemman yhdistetyn raportoinnin Intuit Enterprise Suitessa.

Vaihe 3: Määritä ulottuvuudet, raportointi ja yritysten väliset työnkulut

Määritä raportointiulottuvuutesi, yritysten väliset kohdistukset, hyväksyntätyönkulut ja yhdistetty raportointirakenne ennen käyttöönottoa. 

Toisiinsa yhdistämättömistä järjestelmistä siirtyvien yritysten tulee määrittää, miten taloustietoja seurataan yhteisöjen, osastojen, projektien tai toimipaikkojen mukaan toiminnan näkyvyyden ja raportoinnin yhdenmukaisuuden parantamiseksi.

Vaihe 4: Vahvista integraatiot ja historiatiedot

Ennen käyttöönottoa validoi historialliset taloustietosi, integraatiot ja raportointityönkulut yhdistetyissä järjestelmissä. Tähän kuuluu tuotujen tietojen testaaminen, täsmäytysten tarkistaminen ja sen varmistaminen, että palkanlaskenta-, CRM-, HR- ja operatiiviset järjestelmät synkronoituvat oikein Intuit Enterprise Suitessa.

Vaihe 5: Kouluta tiimit ja valmistaudu operatiiviseen siirtymään

Kun työnkulut ja raportointirakenteet on validoitu, valmistele talous- ja operatiiviset tiimit siirtymään Intuit Enterprise Suiteen. 

Taulukkolaskennasta tai vanhoista järjestelmistä siirtyvät yritykset tarvitsevat usein perehdytystä uusiin hyväksyntätyönkulkuihin, yhdistettyyn raportointiin, automaatiotyökaluihin ja usean yksikön taloushallintoprosesseihin.

Miltä onnistunut siirtyminen Intuit Enterprise Suiteen näyttää

Onnistuneen Intuit Enterprise Suiteen siirtymisen jälkeen yrityksillä pitäisi olla keskitetympi ja paremmin skaalautuva taloushallintoympäristö eri yksiköissä, osastoilla ja operatiivisissa työnkuluissa. 

Taloushallinnon tiimien pitäisi pystyä vähentämään manuaalisia täsmäytyksiä, sujuvoittamaan yksiköiden välistä raportointia, parantamaan hyväksyntätyönkulkuja ja tuottamaan yhdistettyjä talousraportteja paremman näkyvyyden ja tarkkuuden avulla. 

Ajan mittaan QuickBooksista, vanhoista toiminnanohjausjärjestelmistä, taulukkolaskentatiedostoista tai muista erillisistä järjestelmistä siirtyvien yritysten pitäisi myös kohdata vähemmän operatiivisia pullonkauloja, selkeämmät talousraportointirakenteet ja parempi yhteistyö taloushallinnon ja operatiivisten tiimien välillä.

Onnistuneen Intuit Enterprise Suite -käyttöönoton parhaat käytännöt ja keskeiset haasteet

Kun valmistaudut ottamaan Intuit Enterprise Suiten käyttöön, yleisten parhaiden käytäntöjen ja siirtymisen haasteiden ymmärtäminen voi auttaa tekemään alustalle siirtymisestä sujuvampaa.

Parhaat käytännöt

Yhtenäistä talousrakenteesi ennen siirtymistä

Ennen Intuit Enterprise Suiten käyttöönottoa tarkista tilikarttasi, yksikköhierarkiasi, raportointikategoriasi ja yksiköiden väliset rakenteesi kaikissa järjestelmissä. 

Moninkertaisten tilien, vanhentuneiden tietueiden ja epäjohdonmukaisten nimeämiskäytäntöjen siivoaminen ennen siirtymistä auttaa vähentämään raportointiongelmia ja parantaa yhdistettyjen taloustietojen näkyvyyttä käyttöönoton jälkeen.

Määritä työnkulut todellisten raportointitarpeiden ympärille

Kun määrität ulottuvuuksia, hyväksyntöjä ja raportointirakenteita, keskity siihen, miten taloushallinnon tiimisi tosiasiassa johtaa liiketoimintaa operatiivisesti. 

Ulottuvuuksien liiallinen monimutkaistaminen tai jokaisen vanhan työnkulun jäljentämisen yrittäminen voi vaikeuttaa raportoinnin ja tapahtumien hallinnan ylläpitoa pitkällä aikavälillä. Rakenna työnkulut niiden raporttien, hyväksyntöjen ja taloudellisen näkyvyyden ympärille, joita tiimisi käyttävät useimmin.

Validoi raportit ja työnkulut ennen täydellistä siirtymää

Ennen kuin siirrät toiminnot kokonaan Intuit Enterprise Suiteen, testaa yhdistetyt raporttisi, yksiköiden väliset työnkulut, palkanlaskentaprosessit, integraatiot ja automaatiosäännöt todellisten operatiivisten tietojen avulla. 

Monet yritykset ylläpitävät myös tilapäisesti rinnakkaisia raportointijaksoja verratakseen tuloksia aiempiin järjestelmiinsä ennen uuteen ympäristöön sitoutumista.

Keskeiset haasteet

Epäjohdonmukaiset talousrakenteet eri yksiköissä

Yksi yleisimmistä käyttöönoton haasteista on siirtyminen erillisistä talousrakenteista, joita on useissa yksiköissä, osastoilla tai järjestelmissä. 

Epäjohdonmukaiset tilikartat, raportointikategoriat ja yksikkörakenteet voivat aiheuttaa raportoinnin epätarkkuuksia ja yhdistämisongelmia, jos niitä ei yhtenäistetä ennen siirtymisen aloittamista.

Yksiköiden välisten toimintojen ja raportoinnin määritysvirheet

Väärin määritetyt yksiköiden väliset kohdistukset, ulottuvuudet tai hyväksyntätyönkulut voivat johtaa täsmäytysongelmiin ja epätarkkaan yhdistettyyn raportointiin käyttöönoton jälkeen. 

Intuit Enterprise Suitea käyttöön ottavien yritysten tulee validoida, miten tapahtumat, eliminoinnit ja taloustiedot kulkevat yksiköiden välillä ennen toimintojen täydellistä siirtämistä.

Käyttäjien omaksumisen ja työnkulkujen siirtymän haasteet

Onnistuneen siirtymän jälkeenkin talous- ja operatiiviset tiimit saattavat kohdata haasteita sopeutuessaan uusiin hyväksyntätyönkulkuihin, raportointirakenteisiin ja usean yksikön hallintaprosesseihin Intuit Enterprise Suitessa. 

Roolikohtaisen perehdytyksen tarjoaminen ja organisaation sisäisten tehokäyttäjien tunnistaminen varhaisessa vaiheessa voivat parantaa käyttöönottoa ja vähentää toiminnallisia kitkoja siirtymävaiheen aikana.

Yhteenveto

Intuit Enterprise Suiten käyttöönotto on usein vasta keskitetymmän ja skaalautuvamman talousympäristön rakentamisen alku koko yrityksessä. 

Kun työnkulkusi, raportointirakenteesi ja usean yksikön toimintasi kehittyvät edelleen, suosittelemme myös tutustumaan tarkemmin tuotteeseen Intuit Enterprise Suite ja perehtymään siihen, kuinka kirjanpitäjät ja talousalan ammattilaiset voivat tukea käyttöönottoa ja raportointityönkulkuja Intuit Enterprisen kirjanpitäjille suunnattujen resurssien avulla.

Onnea käyttöönoton ja siirtymän suunnitteluun. Toivon, että tämä opas auttoi sinua valmistautumaan paremmin operatiiviseen siirtymään Intuit Enterprise Suiteen.