Jälleen yksi työntekijä lähetti sähköpostia ja pyysi palkkalaskelmaa, joku toinen tarvitsee W-2-lomakkeensa veroilmoitusta varten, ja nyt henkilöstöhallinto käy jälleen palkkahallinnon tietoja läpi lähettääkseen asiakirjat uudelleen manuaalisesti.
Tiimien kasvaessa palkkahallinnon asiakirjapyyntöjen käsittely yksitellen muuttuu nopeasti toistuvaksi ja aikaa vieväksi. Intuit QuickBooks Workforce auttaa yksinkertaistamaan tätä tarjoamalla työntekijöille turvallisen pääsyn omiin palkkalaskelmiinsa, W-2-lomakkeisiinsa ja palkkahallinnon tietoihinsa itsepalveluportaalin kautta.
Tässä oppaassa käydään läpi, miten työntekijöiden pääsy QuickBooks Workforceen määritetään, jotta tiimisi voi käyttää palkkahallinnon asiakirjoja itsenäisesti ja manuaalinen edestakainen viestittely vähenee.
Voivatko työntekijät käyttää palkkalaskelmia ja verolomakkeita QuickBooks Workforcessa?
Kyllä. Työntekijät voivat käyttää palkkalaskelmiaan ja verolomakkeitaan, mukaan lukien W-2-lomakkeet, QuickBooks Workforcen kautta sen jälkeen, kun heidät on kutsuttu ja he ovat viimeistelleet Workforce-tilinsä määrityksen.
Työntekijät voivat tämän jälkeen tarkastella palkkahallinnon asiakirjoja sekä Workforcen verkkoportaalissa että mobiilisovelluksessa.
Työntekijöiden kutsuminen QuickBooks Workforceen palkkalaskelmien ja verolomakkeiden (W-2-lomakkeiden) tarkastelemista varten
Näin voit kutsua työntekijöitä Workforceen ja määrittää työntekijöiden käyttöoikeudet QuickBooks Payrollissa.
Want to learn more about QuickBooks Workforce?
Vaihe 1: Varmista, että työntekijän tiedot ovat täydelliset
Varmista ennen Workforce-kutsujen lähettämistä, että jokaisessa työntekijäprofiilissa on:
- Etu- ja sukunimi
- Sähköpostiosoite
- Työsuhteen alkamispäivä
- Palkkahallinnon profiilitiedot
Työntekijöiden sähköpostiosoitteiden on oltava oikein, sillä Workforce-kutsut lähetetään sähköpostitse.
Vaihe 2: Suorita palkanmaksu ennen työntekijöiden kutsumista
Työntekijät voivat tarkastella vain niitä palkkalaskelmia ja palkkahallinnon tietoja, jotka on jo käsitelty QuickBooks Payrollissa. Palkanmaksun suorittaminen ensin varmistaa, että työntekijät voivat käyttää palkkahallinnon tietoja heti Workforcen määrityksen jälkeen.
Vaihe 3: Lähetä Workforce-kutsut
Siirry kohtaan Palkkahallinto → Työntekijät ja valitse sitten työntekijä, jonka haluat kutsua. Valitse työntekijäprofiilissa Kutsu Workforceen, jotta kutsusähköposti lähetetään.
Työntekijät saavat ohjeet Intuit-tilin luomiseen tai siihen kirjautumiseen, jotta he voivat käyttää Workforcea ja tarkastella palkkalaskelmiaan, W-2-lomakkeitaan ja palkkahallinnon asiakirjoja verkossa. Jos haluat kutsua useita työntekijöitä kerralla, QuickBooks mahdollistaa myös joukkokutsut.
Vaihe 4: Määritä työntekijöiden itsepalveluoikeudet
Siirry kohtaan Asetukset → Palkkahallinnon asetukset → Workforce-asetukset hallitaksesi, mitä itsepalveluominaisuuksia työntekijät voivat käyttää Workforcessa.
Järjestelmänvalvojat voivat sallia työntekijöille pääsyn palkkalaskelmiin, W-2-lomakkeisiin ja vuoden alusta kertyneisiin palkkahallinnon tietoihin sekä päättää, voivatko työntekijät itse päivittää suoratalletustietoja, W-4-pidätystietoja ja henkilökohtaisia yhteystietoja.
Vaihe 5: Ota käyttöön paperiton W-2-pääsy
Digitaalisen W-2-toimituksen haluavien työntekijöiden on annettava suostumuksensa sähköiseen toimitukseen Workforce-tilin määrityksen aikana.
Käyttöönoton jälkeen työntekijät voivat käyttää seuraavia:
- W-2-lomakkeet
- W-2c-lomakkeet
- Veroasiakirjat
Workforce-portaalin kautta verokauden aikana.
Työntekijät, jotka eivät anna suostumustaan, saavat edelleen paperiset W-2-lomakkeet postitse.
Vaihe 6: Auta työntekijöitä viimeistelemään Workforcen määritys
Työntekijät saavat sähköpostikutsun, joka sisältää ohjeet seuraaviin toimiin:
- Intuit-tilin luominen tai siihen kirjautuminen
- Workforcen käyttäminen verkossa tai mobiilisovelluksessa
- Palkkalaskelmien ja W-2-lomakkeiden tarkasteleminen
Työntekijöiden, joilla on jo Intuit-tili, tulee käyttää oikeaa sähköpostiosoitetta, joka on yhdistetty heidän Workforce-kutsuunsa.
Vaihe 7: Lähetä kutsut uudelleen tarvittaessa
Jos työntekijä ei saa kutsuaan tai hyväksy sitä, ylläpitäjät voivat lähettää Workforce-kutsun uudelleen suoraan QuickBooks Payrollin työntekijöiden hallintaosiosta.
Voit myös päivittää työntekijän sähköpostiosoitteen ennen kutsun lähettämistä uudelleen tarvittaessa.
Vaihe 8: Tarkista työntekijän käyttöoikeuden tila
Kun kutsut on lähetetty, seuraa työntekijöiden kutsujen ja käyttöoikeuksien tilaa kohdassa Palkkahallinto → Työntekijät. Näin ylläpitäjät voivat varmistaa, ketkä työntekijöistä ovat hyväksyneet kutsunsa, ja tunnistaa työntekijät, jotka saattavat edelleen tarvita apua.
Huomioitavaa, kun työntekijät käyttävät palkkalaskelmiaan ja W-2-lomakkeitaan QuickBooks Workforcessa
Seuraavassa on muutamia yleisiä käyttöönotto-ongelmia, parhaita käytäntöjä ja huomioitavia asioita, kun työntekijät käyttävät palkkalaskelmia ja W-2-lomakkeita QuickBooks Workforcen kautta.
Yleiset käyttöönotto-ongelmat
Työntekijät eivät välttämättä saa Workforce-kutsuja, jos järjestelmään tallennettu sähköpostiosoite on virheellinen tai vanhentunut. Jotkut työntekijät saattavat myös vahingossa kirjautua sisään eri Intuit-tilillä kuin sillä, joka on yhdistetty heidän Workforce-kutsuunsa.
Parhaat käytännöt
Suorita palkanmaksu ennen Workforce-kutsujen lähettämistä, jotta työntekijät voivat käyttää palkkalaskelmiaan heti käyttöönoton jälkeen. Työntekijöitä kannattaa myös muistuttaa paperittoman W-2-toimituksen valitsemisesta tilin käyttöönoton aikana.
Miltä onnistuminen näyttää
Kun Workforce on otettu kokonaan käyttöön, työntekijöiden pitäisi pystyä käyttämään palkkalaskelmiaan ja W-2-lomakkeitaan itsenäisesti ilman, että heidän tarvitsee toistuvasti pyytää palkkahallinnon asiakirjoja henkilöstöhallinnolta tai palkanmaksun ylläpitäjiltä.
Lopuksi
Työntekijöiden pääsyn määrittäminen palkkalaskelmiin ja W-2-lomakkeisiin QuickBooks Workforcessa voi vähentää toistuvia palkkahallintoon liittyviä pyyntöjä ja helpottaa palkkahallinnon asiakirjojen käyttöä ympäri vuoden.
Jos haluat työntekijöiden käyttävän palkkahallinnon asiakirjoja mobiililaitteilla, voit tutustua myös QuickBooks Workforce -sovellukseen. Jos tarvitset lisää palkkahallinnon ja liiketoiminnan hallinnan resursseja, tutustu vapaasti QuickBooksiin ja heidän liiketoiminnan resurssikeskukseensa. Onnea Workforcen käyttöönottoon ja työntekijöiden palkanmaksun käynnistämiseen.
