Intuit QuickBooksin Workforcen palkanlaskennan tekoäly: ominaisuuksien perusteellinen katsaus ja toimintaperiaate

Palkanmaksu on huomenna, ja puolet tiimistä ei ole vieläkään ilmoittanut työtuntejaan. Muutamissa työaikaraporteissa näyttää olevan virheitä, joku unohti kirjata ylityöt, ja nyt palkanmaksun valmistelusta on tulossa jälleen viime hetken kiireinen urakka nopean tarkistusprosessin sijaan.

Intuit QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly on suunniteltu auttamaan suuren osan tästä manuaalisesta palkanmaksun valmistelutyöstä automatisoinnissa keräämällä työntekijöiden työtunnit, tunnistamalla ongelmat ennen palkanmaksun suorittamista ja valmistelemalla palkanmaksuluonnokset tarkistettaviksi. 

Tässä oppaassa käymme läpi, miten se toimii, mitä ominaisuuksia se tarjoaa ja miten se otetaan käyttöön QuickBooks Workforcessa.

Mikä on QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly?

QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly on tekoälypohjainen palkanmaksuavustaja, joka auttaa yrityksiä keräämään työntekijöiden työtunnit, tunnistamaan palkanmaksuun liittyvät ongelmat ja valmistelemaan palkanmaksun ennen palkkapäivää. 

Sen sijaan että työaikaraportteja pitäisi pyytää työntekijöiltä manuaalisesti ja lähetykset tarkistaa yksi kerrallaan, tekoäly auttaa automatisoimaan suuren osan palkanmaksua edeltävästä työnkulusta. Se toimii yhdessä QuickBooks Workforce, QuickBooks Time- ja QuickBooks Online-palvelujen kanssa, jotta työntekijöiden työtunnit, palkanmaksulaskelmat ja kirjanpitotiedot pysyvät yhdistettyinä yhteen järjestelmään.

Miten se toimii?

QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly auttaa automatisoimaan manuaalisen työn, joka yleensä tehdään ennen palkanmaksun käsittelyä.

1. Palkanmaksun tekoäly ottaa työntekijöihin yhteyttä tekstiviestillä tai QuickBooks Workforce -sovelluksen kautta kerätäkseen palkkajakson työtunnit, ylityöt ja palkanmaksutiedot.
2. Tekoäly tarkistaa lähetetyt palkanmaksutiedot poikkeavan toiminnan varalta, mukaan lukien puuttuvat työaikaraportit, odottamattomat ylityöt ja toisistaan poikkeavat tuntikirjaukset.
3. Kun palkanmaksutiedot on vahvistettu, tekoäly valmistelee palkanmaksuluonnoksen lähetettyjen työntekijätietojen ja palkanmaksuasetusten perusteella.
4. Palkanmaksusta vastaavat ylläpitäjät saavat ilmoituksen, jossa heitä pyydetään tarkistamaan merkityt ongelmat, vahvistamaan palkanmaksutiedot ja hyväksymään palkanmaksu ennen sen lähettämistä.

Tämä työnkulku auttaa vähentämään manuaalista palkanmaksun valmistelutyötä ja pitää samalla palkanmaksusta vastaavat ylläpitäjät päätösvallassa ennen palkanmaksun vahvistamista.

QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoälyn keskeiset ominaisuudet

QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly on suunniteltu vähentämään manuaalista työtä, jota yleensä tehdään ennen palkanmaksua. Sen keskeisiä ominaisuuksia ovat:

Työaikaraporttien ennakoiva kerääminen tekstiviestillä

Palkanmaksun tekoäly voi ottaa automaattisesti yhteyttä työntekijöihin tekstiviestillä tai QuickBooks Workforce -sovelluksen kautta kerätäkseen työtunnit, ylityöt, tipit ja palkanmaksutiedot määrittämäsi aikataulun mukaisesti.

Poikkeamien tunnistaminen ennen palkanmaksua

Tekoäly tarkistaa lähetetyt palkanmaksutiedot poikkeavan toiminnan varalta ennen palkanmaksun käsittelyä, mukaan lukien puuttuvat työaikaraportit, odottamattomat ylityöt tai normaalista palkanmaksukäytännöstä poikkeavat tuntikirjaukset.

Palkanmaksusta vastaavien ylläpitäjien päivitykset tekstiviestillä

Palkanmaksusta vastaavat ylläpitäjät voivat saada palkanmaksuyhteenvedot, palkanmaksun tilapäivitykset ja ilmoitukset merkityistä palkanmaksuun liittyvistä ongelmista tekstiviestillä palkanmaksun valmisteluprosessin aikana.

Integraatio QuickBooks Timen ja QuickBooks Onlinen kanssa

Työntekijöiden työaikatiedot voidaan synkronoida suoraan palkanmaksuun QuickBooks Time -integraation avulla, ja palkanmaksutiedot siirtyvät QuickBooks Onlineen kirjanpidon synkronointia varten.

Tekoälypohjainen palkanmaksun työnkulun automatisointi

Intuitin mukaan tekoälypohjaiset Workforce-automaatiot on suunniteltu auttamaan yrityksiä vähentämään toistuvaa palkanmaksuun ja henkilöstöhallintoon liittyvää hallinnollista työtä koko palkanmaksun valmisteluprosessin ajan.

Miten QuickBooksin palkanmaksun tekoäly vertautuu perinteisiin palkanmaksuohjelmistoihin?

Perinteiset palkanmaksuohjelmistot alkavat yleensä toimia vasta sen jälkeen, kun palkanmaksutiedot on jo kerätty. 

Tämä tarkoittaa, että palkanmaksusta vastaavien ylläpitäjien on edelleen pyydettävä työaikaraportteja työntekijöiltä manuaalisesti, tarkistettava työtunnit, korjattava puuttuvat kirjaukset ja tarkistettava palkanmaksutiedot ennen palkanmaksun käsittelyä.

QuickBooks Workforcen palkanmaksun tekoäly toimii aktiivisemmin jo ennen palkanmaksun alkamista. Sen sijaan että tekoäly perustuisi täysin manuaalisiin seurantatoimiin, se auttaa keräämään työntekijöiden työtunnit, tunnistamaan poikkeavat kirjaukset, selvittämään ristiriidat ja valmistelemaan palkanmaksuluonnoksen tarkistettavaksi.

Yksinkertaisesti sanottuna perinteinen palkkahallinto-ohjelmisto auttaa yrityksiä pääasiassa käsittelemään palkat, kun taas QuickBooks Workforcen Payroll AI on suunniteltu tehostamaan myös palkanmaksua edeltävää työtä.

QuickBooks Workforcen Payroll AI:n käyttöönotto

Näin otat QuickBooks Workforcen Payroll AI:n käyttöön ja määrität palkkatietojen keräysprosessin.

Vaihe 1: Luo Payroll AI -suunnitelma

Siirry QuickBooks Workforcessa Syöte-osioon, valitse Payroll AI ja aloita käyttöönotto. Järjestelmä tarkastelee palkkahistoriaasi, työntekijätietojasi ja yrityksesi asetuksia luodakseen ehdotuksen palkkahallinnon suunnitelmaksi.

Vaihe 2: Tarkista ja mukauta suunnitelmaasi

Tarkista ehdotettu palkkahallinnon suunnitelma ja mukauta sitä, miten Payroll AI on yhteydessä työntekijöihin ja palkkahallinnon ylläpitäjiin. Käyttöönoton aikana voit:

• tarkistaa mukaan otetut työntekijät
• lisätä puuttuvat työntekijätiedot
• valita, milloin työntekijät vastaanottavat palkkatietopyynnöt
• esikatsella työntekijöille lähetettäviä viestejä
• valita tekstiviestit tai QuickBooks Workforce -sovelluksen päivitykset

Vaihe 3: Pyydä työntekijöiden suostumus

Kun käyttöönotto on valmis, työntekijät saavat suostumuspyynnön ennen kuin tekoäly alkaa kerätä palkkatietoja automaattisesti.

Vaihe 4: Kerää ja tarkista palkkatiedot

Kun työntekijät ovat antaneet suostumuksensa, Payroll AI alkaa kerätä palkkatietoja määrittämäsi aikataulun mukaisesti. Työntekijät voivat tarvittaessa myös korjata ilmoittamansa työtunnit ennen palkanmaksun katkaisupäivää.

Vaihe 5: Tarkista ja hyväksy palkat

Kun palkkatiedot on kerätty, tekoäly valmistelee palkkaluonnoksen tarkistettavaksi ennen kuin palkat lähetetään hyväksyttäviksi.

Ketkä hyötyisivät QuickBooks Workforcen Payroll AI:sta?

Rakennusalan yritykset ja urakoitsijat

Rakennusalan tiimit työskentelevät usein useilla työmailla, joiden aikataulut ja työajat vaihtelevat. Payroll AI auttaa tehostamaan työaikakirjausten keräämistä, merkitsemään poikkeavat ilmoitukset ja vähentämään manuaalisia palkkahallinnon seurantatoimia ennen palkanmaksupäivää.

Huoltopalveluyritykset (LVI, viherrakennus, siivous ja toimitukset)

Kenttätyöntekijät liikkuvat jatkuvasti työtehtävien välillä ja saattavat unohtaa ilmoittaa työtuntinsa ajoissa. Tekstiviesteihin perustuva palkkatietojen keräys ja mobiilisovelluksen tuki helpottavat palkkatietojen keräämistä ilman työpöytätietokoneen käyttöä.

Ravintolat ja vähittäiskaupan yritykset, joissa on tuntipalkkaisia työntekijöitä

Ravintolat ja vähittäiskaupan yritykset joutuvat usein käsittelemään työvuorojen muutoksia, ylityötä ja työntekijöiden suurta vaihtuvuutta. Payroll AI auttaa yksinkertaistamaan palkkojen valmistelua tunnistamalla puuttuvat työaikakirjaukset, poikkeavat tunti-ilmoitukset ja palkkahallinnon ristiriidat ennen palkanmaksua.

Kasvavien pk-yritysten henkilöstöhallinnon tiimit

Yritysten kasvaessa palkkahallinto vie enemmän aikaa. Payroll AI auttaa vähentämään toistuvaa palkkojen valmistelutyötä automatisoimalla työntekijöiden työtuntien keräämisen, palkkatietojen tarkistamisen ja palkkaluonnoksen valmistelun.

Yksinyrittäjät, jotka hoitavat palkkahallinnon itse

Yksin palkkahallintoa hoitaville yrittäjille Payroll AI auttaa vähentämään aikaa, joka kuluu työntekijöiden työtuntien perään kysymiseen, ilmoitusten tarkistamiseen ja palkkojen manuaaliseen valmisteluun jokaisella palkanmaksukaudella.

Useissa osavaltioissa toimivat yritykset

Yritykset, joiden työntekijät työskentelevät useissa osavaltioissa, joutuvat usein käsittelemään monimutkaisempia palkkahallinnon prosesseja ja verovaatimuksia. Payroll AI auttaa keskittämään palkkatietojen keräämisen ja tarkistamisen ennen palkkojen käsittelyä.

Yritykset, jotka hallinnoivat sekä työntekijöitä että sopimustyöntekijöitä

QuickBooks Workforce tukee sekä W-2-työntekijöitä että 1099-sopimustyöntekijöitä samassa palkanlaskennan työnkulussa. Payroll AI auttaa yrityksiä keräämään palkkatiedot samojen viestintäkanavien kautta, mikä pitää palkanlaskennan valmistelun järjestelmällisempänä yhdessä järjestelmässä.

Johtopäätös

QuickBooks Workforcen Payroll AI on suunniteltu auttamaan yrityksiä vähentämään manuaalista työtä ennen palkanlaskennan suorittamista tuomalla palkkatietojen keräämisen, palkanlaskennan valmistelun ja työntekijäviestinnän yhteen työnkulkuun.

Jos haluat tutustua alustaan tarkemmin, voit tutustua lähemmin heidän verkkosivustollaan olevaan QuickBooks Workforce -sovellus.

Onnea tuleviin palkanlaskentoihin ja työnkulun määritykseen.