Key Takeaways
Määritelmä ja tarkoitus: Laskutusohjelmisto automatisoi laskujen luomisen, lähettämisen ja seurannan, vähentää manuaalista työtä ja minimoi laskutusvirheet.
Tärkeimmät hyödyt: Laskutusohjelmiston käyttö sujuvoittaa laskutuksen työnkulkuja, lyhentää maksuaikoja ja tarjoaa tiimeille paremman talouden seurannan.
Keskeiset ominaisuudet: Tärkeimpiä ominaisuuksia ovat muokattavat mallipohjat, toistuva laskutus, automaattiset muistutukset, tuki useille valuutoille ja integraatiot kirjanpitojärjestelmiin.
Käyttäjätyypit: Pienyritykset, urakoitsijat, asiantuntijapalveluyritykset, tilauspalveluyritykset ja taloustiimit hyötyvät kaikki laskutusohjelmiston käyttöönotosta.
Oikean työkalun valinta: Ymmärrä, mikä on laskutusohjelmisto, vertaile erilaisia työkalutyyppejä ja arvioi omat tarpeesi ennen ratkaisun valitsemista.
laskutusohjelmisto ratkaisee, toimiiko laskutusprosessi sujuvasti vai kuluttaako se huomaamatta aikaasi, kassavirtaasi ja asiakkaiden luottamusta. Olen nähnyt tiimien käyttävän viikoittain tuntikausia erääntyneiden laskujen perintään, maksujen manuaaliseen täsmäytykseen ja sellaisten virheiden korjaamiseen, jotka ohjelmisto olisi havainnut välittömästi.
Panokset ovat korkeat: hidas laskutus viivästyttää tuloja, ja hajanaiset tiedot lisäävät auditointiriskiä. Tässä oppaassa käydään läpi keskeiset hyödyt, välttämättömät ominaisuudet ja oikeat kysymykset, jotka kannattaa esittää ennen työkaluun sitoutumista – jotta voit tehdä varman ja perustellun päätöksen.
Mikä on laskutusohjelmisto?
Laskutusohjelmisto luo, lähettää ja seuraa asiakkaiden laskuja digitaalisessa järjestelmässä. Se voi tallentaa asiakastietoja, laskea loppusummat, lisätä verot ja kirjata maksujen tilan, mikä vähentää manuaalista tiedonsyöttöä ja laskutusvirheitä.
Monet työkalut tukevat myös toistuvia laskuja, maksumuistutuksia ja verkkomaksuvaihtoehtoja. Taloustiimeille laskuhistoriat ja integraatiot kirjanpitoon auttavat yhdistämään asiakaslaskutuksen maksujen täsmäytykseen ja talousraportointiin.
Laskutusohjelmisto käsittelee ensisijaisesti myyntisaamisia (AR) ja auttaa yrityksiä laskuttamaan asiakkaita sekä keräämään maksuja. Ostovelkojen (AP) ohjelmisto hallitsee päinvastaista prosessia: toimittajien laskujen vastaanottamista, hyväksymistä ja maksamista.
Jotkin laskutusohjelmistoalustat tukevat molempia työnkulkuja, mutta erolla on merkitystä ratkaisua valittaessa.
Miten laskutusohjelmisto toimii?
Laskutusohjelmisto hallitsee laskutusprosessia laskun luomisesta asiakkaan maksun kirjaamiseen. Vaikka työnkulut vaihtelevat alustan mukaan, useimmat noudattavat viittä perusvaihetta:
- Luo lasku: Syötä asiakkaan tiedot, tuotteet tai palvelut, maksuehdot ja sovellettavat verot. Freelancerit ja palveluyritykset voivat myös käyttää työajanseurannan tietoja laskutettavien tuntien laskemiseen, jos ominaisuus on tuettu.
- Lähetä lasku: Toimita laskut sähköpostitse tai suojatun linkin kautta. Toistuville asiakkaille toistuvan laskutuksen ominaisuudet voivat luoda laskut automaattisesti määritetyn aikataulun mukaan.
- Seuraa laskun tilaa: Seuraa avoimia saldoja, eräpäiviä ja suoritettuja maksuja. Automaattiset muistutukset voivat ilmoittaa asiakkaille tulevista tai erääntyneistä maksuista, mikä vähentää manuaalisen seurannan tarvetta.
- Kerää maksut: Asiakkaat voivat maksaa tuetuilla vaihtoehdoilla, kuten luottokortilla tai pankkisiirrolla. Käytettävissä olevat maksutavat ja käsittelymaksut riippuvat ohjelmistosta ja maksupalveluntarjoajasta.
- Päivitä taloustiedot: Kun maksu on kirjattu, ohjelmisto päivittää laskun tilan ja voi synkronoida tapahtumatiedot yhdistettyjen kirjanpitojärjestelmien kanssa. Taloustiimit voivat sen jälkeen varmistaa maksut ja täsmäyttää avoimet saldot.
Tämä työnkulku auttaa yrityksiä ylläpitämään tarkkoja laskutustietoja ja antaa taloustiimeille paremman näkyvyyden saapuviin maksuihin ja myyntisaamisiin.
Esimerkkejä laskutusohjelmistoista
Nämä esimerkit osoittavat, miten laskutusohjelmisto esittää laskujen luomisen, maksujen tilan ja asiakkaiden laskutustiedot:
Have an account? Log In
Parhaat harkittavat laskutusohjelmistot
Tässä on lyhyt listani parhaista laskutusohjelmistoratkaisuista:
Kuka käyttää laskutusohjelmistoa?
Laskutusohjelmistoa käyttävät organisaatiot, jotka laskuttavat asiakkaita suoraan luodakseen, lähettääkseen ja seuratakseen laskuja:
- Pienyritykset ja yksityisyrittäjät: Pidä asiakkaiden tiedot, laskutustiedot ja maksutilanne yhdessä ilman erillistä laskutustiimiä.
- Asiantuntijapalveluyritykset: Laskuta tuntityöstä, retainer-sopimuksista, projektin virstanpylväistä ja korvattavista kuluista.
- Tilaus- ja jäsenyyspohjaiset yritykset: Aikatauluta toistuvat laskut ja seuraa, mitkä asiakkaat ovat maksaneet.
- Urakoitsijat ja kenttäpalveluyritykset: Laskuta ennakkomaksuista, valmistuneista töistä ja vaiheittain maksettavista projektimaksuista.
- Talous- ja myyntisaatavien tiimit: Hallitse laskumääriä, seuraa erääntyneitä saldoja ja täsmäytä maksut kirjanpitotietojen kanssa.
Laskutusohjelmiston keskeiset hyödyt ja mahdolliset liiketoimintavaikutukset
Automatisoimalla laskujen luonnin, toimituksen, muistutukset ja maksujen seurannan laskutusohjelmisto voi lyhentää laskutusjaksoja, vähentää tiedonsyöttövirheitä, parantaa kassatilanteen näkyvyyttä ja tukea tarkastusta varten valmiita tietoja.
Kustannukset vaihtelevat maksuttomista työkaluista tilausmaksuihin ja tapahtumamaksuihin; virheellinen määritys, heikot käyttöoikeuksien hallintakäytännöt tai puutteet integraatioissa voivat aiheuttaa virheitä tai paljastaa taloustietoja.
Arvioi nämä hyödyt ja riskit selvittääksesi, miten laskutusohjelmisto voisi vaikuttaa taloushallinnon toimintoihin:
| Hyödyt | Riskit |
|---|---|
| HyödytAutomaattinen laskujen luonti vähentää manuaalista syöttöä ja laskutusvirheitä | RiskitVirheelliset verosäännöt tai laskupohjat voivat tuottaa epätarkkoja laskuja |
| HyödytLaskujen tilan koontinäytöt tarjoavat taloustiimeille selkeämmän näkyvyyden myyntisaataviin | RiskitViivästyneet tai puutteelliset tiedot voivat vääristää kassavirtaennusteita |
| HyödytAjoitetut muistutukset tukevat johdonmukaisempaa erääntyneiden saldojen seurantaa | RiskitVäärin ajoitetut muistutukset voivat turhauttaa asiakkaita tai vahingoittaa asiakassuhteita |
| HyödytToistuvan laskutuksen ominaisuudet tukevat ennakoitavia laskutusaikatauluja | RiskitVirheelliset aikataulut voivat aiheuttaa päällekkäisiä tai puuttuvia veloituksia |
| HyödytKirjanpitointegraatiot yhdistävät laskutustiedot täsmäytykseen ja raportointiin | RiskitIntegraatioiden puutteet voivat aiheuttaa ristiriitaisia tietoja tai lisää täsmäytystyötä |
| HyödytLaskuhistoriat ja hyväksymislokit tukevat tarkastusjälkiä | RiskitHeikot käyttöoikeudet voivat paljastaa taloustietoja tai sallia luvattomat muutokset |
Laskutusohjelmiston tapaustutkimukset
Nämä tapaustutkimukset osoittavat, miten yritykset muuttivat laskutusprosessejaan otettuaan käyttöön laskutusohjelmiston. Jokaisessa verrataan käyttöönottamista edeltänyttä prosessia sen jälkeen tapahtuneisiin muutoksiin laskujen luonnista maksujen seurantaan ja muistutusten lähettämiseen.
Tapaustutkimus: Coastal Reprographic Servicesin Zoho Invoicen käyttöönotto
Coastal Reprographic Services (CRS) on kalifornialainen reprografiapalveluyritys, joka kasvoi yhdestä piirustuskopioliikkeestä kolmeen toimipisteeseen. Tiimi siirtyi Zoho Invoiceen vuonna 2015, kun käsin kirjoitetut hiilikopioihin perustuvat laskut ja PayPal-pohjainen prosessi eivät enää riittäneet kasvavan tilausmäärän käsittelyyn.
Seuraavassa ovat Coastal Reprographic Servicesin laskutusohjelmiston käyttöönoton tulokset:
- Yli 10 tuntia säästetty viikossa: CRS lyhensi tilausten käsittelyyn kuluvaa aikaa yli 10 tunnilla viikossa luovuttuaan manuaalisista laskutusprosesseista.
- Yhtenäinen laskutusprosessi: Tiimi otti käyttöön kolmivaiheisen laskutusprosessin, joka etenee tilausvahvistuksesta asiakkaan hyväksyntään ja lopulliseen toimitukseen ja korvasi tapauskohtaisen viestinnän.
- Asiakkaiden hyvitysten seuranta: Hyvityslaskuominaisuuden ansiosta CRS pystyi kirjaamaan asiakkaiden hyvitykset ja kohdistamaan ne tuleviin ostoihin, mikä korvasi manuaalisen seurantaprosessin.
- Alustan luotettavuus: CRS käytti Zoho Invoicea yli viiden vuoden ajan ilman ilmoitettuja järjestelmähäiriöitä, mikä tuki vakaata myyntisaatavien hallintaa kaikissa kolmessa toimipisteessä.
Tapaustutkimus: Tally Energy Servicesin Enverus SupplierLinkin käyttöönotto
Tally Energy Services on Houstonissa toimiva öljy- ja kaasualan palveluntarjoaja, joka otti Enverus SupplierLinkin käyttöön automatisoidakseen suurivolyymisen myyntisaatavien laskutusprosessin. Yritysostojen vauhdittama nopea kasvu oli nostanut kuukausittaisen laskumäärän yli 1 000:een, ja työntekijät syöttivät jokaisen laskun manuaalisesti kahdesti tietojen tarkistamiseksi ennen lähettämistä.
Seuraavassa ovat Tally Energy Servicesin laskutusohjelmiston käyttöönoton tulokset:
- Yli 40 tuntia säästetty viikossa: SupplierLink poisti tietojen kaksoissyötön ja säästi Tallyn myyntireskontran tiimiltä vähintään 40 tuntia viikossa – eli 160 tuntia kuukaudessa vapautunutta kapasiteettia.
- 58 % laskuista automatisoitu: Työkalu tuo kuukausittain yli 1 000 laskua ja tarkistaa ne, mikä kattaa 58 % Tallyn kaikista OpenInvoice-lähetyksistä.
- Henkilöstölisäyksen välttäminen: Ilman SupplierLinkiä Tally arvioi tarvitsevansa vähintään yhden uuden kokoaikaisen työntekijän käsittelemään 25 000 vuosittaista laskua manuaalisesti.
- Sijoitetun pääoman tuotto 90 päivässä: Asiakkaat alkoivat maksaa nopeammin käyttöönoton jälkeen, ja Tallyn taloushallinnon tiimi ilmoitti merkittävästä sijoitetun pääoman tuotosta 90 päivän kuluessa käyttöönotosta.
- DSO:n lyheneminen: Työmääräysten hyväksyntöjen ja maksutilanteen näkyvyys auttoi Tallya lyhentämään merkittävästi myyntisaamisten kiertoaikaa koko asiakaskannassaan.
Laskutusohjelmiston keskeiset ominaisuudet ja mahdollisuudet
Jos haluat hallita myyntisaamisia ja raportointia paremmin, etsi laskutusohjelmistosta seuraavat ominaisuudet:
- Laskujen luonti ja mallipohjat: Luo eriteltyjä laskuja, jotka sisältävät asiakkaan tiedot, maksuehdot, verot ja yhdenmukaisen brändi-ilmeen. Uudelleenkäytettävät mallipohjat vähentävät toistuvaa tietojen syöttämistä.
- Toistuvat laskut: Ajasta tilauksia, jatkuvia toimeksiantoja tai muuta toistuvaa laskutusta koskevat laskut. Tarkista aikataulut ja muutokset puuttuvien tai päällekkäisten veloitusten havaitsemiseksi.
- Verolaskelmat ja tarkistukset: Sovella määritettyjä verosääntöjä ja merkitse puutteelliset laskutiedot ennen lähettämistä. Varmista, että ohjelmisto tukee yrityksesi tarvitsemia lainkäyttöalueita ja veroprosesseja.
- Maksujen vastaanotto ja seuranta: Tarjoa maksutapoja ja seuraa laskun tilaa, osamaksuja sekä avoimia saldoja. Selkeät tilatiedot auttavat tiimejä arvioimaan odotettavissa olevia kassasuorituksia.
- Muistutukset ja ikäjakaumaraportit: Ajasta maksumuistutuksia ja tarkastele saldoja eräpäivän mukaan. Ikäjakaumaraportit auttavat priorisoimaan jatkotoimia ja tukevat myyntisaamisten tarkastelua.
- Kirjanpitointegraatiot: Siirrä lasku- ja maksutiedot kirjanpitojärjestelmääsi. Tarkista, miten integraatio käsittelee tietojen yhdistämisen, ajoituksen, muokkaukset ja täsmäytyksen, jotta tietueiden ristiriidoilta vältytään.
- Hyväksyntätyönkulut ja tarkastusketjut: Ohjaa laskut tarkistettaviksi ja tallenna muutokset, hyväksynnät sekä käyttäjien toiminta. Nämä kontrollit tukevat valvontaa ja helpottavat laskutuserojen selvittämistä.
- Monivaluuttatuki: Luo laskuja ja kirjaa maksuja tuetuissa valuutoissa. Tarkista, miten järjestelmä käsittelee valuuttakursseja ja raportointivaluuttaa, jotta taloushallinto voi täsmäyttää summat yhdenmukaisesti.
More Articles
Laskutusohjelmiston käyttötapaukset: tyypilliset prosessit ja työnkulut
Laskutusohjelmisto tukee laskujen luomiseen ja lähettämiseen, toistuvien laskujen ajastamiseen, erääntyneiden saldojen seurantaan ja maksujen kirjaamiseen liittyviä työnkulkuja. Mallipohjat, muistutukset, tilan seuranta ja kirjanpitointegraatiot vähentävät manuaalisia vaiheita ja antavat taloushallinnon tiimeille selkeämmät tiedot myyntisaamisista.
Tarkastele näitä talousjohtajan tason prosesseja nähdäksesi, missä laskutusohjelmisto voi tukea kassavirran näkyvyyttä, laskutuksen kontrolleja ja talousraportointia:
| Prosessi | Kuvaus | Miten ohjelmisto auttaa |
|---|---|---|
| ProsessiMyyntisaamisten ja perinnän hallinta | KuvausTarkastele avoimia saldoja, ikäjakaumaa ja perinnän prioriteetteja asiakasriskin ja myyntisaamisten kiertoajan hallitsemiseksi. | Miten ohjelmisto auttaaIkäjakaumaraportit, laskujen tilat ja ajastetut muistutukset osoittavat, mitkä tilit edellyttävät jatkotoimia. Näin taloushallinnon tiimit saavat yhteisen näkymän erääntyneisiin saldoihin ja perintätoimiin. |
| ProsessiAsiakkaiden kassasuoritusten ennustaminen | KuvausArvioi, milloin asiakkaat maksavat, ja sisällytä odotetut suoritukset kassaennusteisiin. | Miten ohjelmisto auttaaEräpäivät, avoimet saldot, maksuhistoriat ja ajastetut laskut tarjoavat laskutustietoja ennusteiden oletuksia varten. Tiimien on silti arvioitava maksujen ajoitus ja muut kassavirtaan vaikuttavat tekijät. |
| ProsessiLaskutuksen oikeellisuuden ja kontrollien valvonta | KuvausVarmista, että laskut vastaavat hyväksyttyjä ehtoja, sisältävät oikeat asiakastiedot ja sovellettavat verosäännöt. Määritä tarkistusvaiheet muutoksille ja poikkeuksille. | Miten ohjelmisto auttaaMääritettävät mallipohjat, veroasetukset, tarkistukset, hyväksyntätyönkulut ja toimintalokien tiedot auttavat dokumentoimaan, miten laskut laaditaan ja tarkistetaan. |
| ProsessiLaskujen ja maksujen täsmäytys | KuvausYhdistä laskutus- ja maksutiedot kirjanpitotietoihin, selvitä erot ja tue kauden lopun sulkemista. | Miten ohjelmisto auttaaKirjanpitointegraatiot siirtävät lasku- ja maksutietoja, kun taas maksutilat ja osamaksutiedot auttavat tiimejä tunnistamaan täsmäytettävät erät. Integraation tietojen yhdistäminen ja ajoitus on tarkistettava. |
| ProsessiToistuvan ja suurivolyymisen laskutuksen hallinta | KuvausValvo ajastettua asiakaslaskutusta ja varmista, että laskumäärät ja aikataulut pysyvät liiketoiminnan mukaisina. | Miten ohjelmisto auttaaToistuvat aikataulut, uudelleenkäytettävät mallipohjat ja laskuhistoriat auttavat tiimejä tarkistamaan tulevat laskut sekä tunnistamaan puuttuvat tai päällekkäiset veloitukset. |
Laskutusohjelmiston tyypit ja vastaavat työkalut
Laskutusohjelmistoilla on joitakin yhtäläisyyksiä muiden taloushallinnon työkalujen kanssa, eivätkä niiden väliset erot aina käy ilmi ensi silmäyksellä. Tässä on nopea katsaus siihen, miten kukin tyyppi eroaa muista:
| Tyyppi | Erottava tekijä |
|---|---|
| TyyppiErillinen laskutusohjelmisto | Erottava tekijäKeskittyy kokonaan laskujen luomiseen, lähettämiseen ja maksujen seurantaan ilman laajempia kirjanpidon ominaisuuksia |
| TyyppiToistuvan laskutuksen ohjelmisto | Erottava tekijäPerustuu tilaus- ja käyttöperusteisiin laskutusjaksoihin, joissa tuloutus ja tilausten elinkaaren hallinta ovat keskeisiä toimintoja |
| TyyppiMyyntireskontraohjelmisto (AR) | Erottava tekijäHallitsee koko myyntireskontraprosessia, mukaan lukien perinnän, riitojen ratkaisemisen ja asiakkaiden luottokelpoisuuden arvioinnin, eli asioita, joita laskutusohjelmistot eivät yleensä kata |
| TyyppiOstoreskontraohjelmisto (AP) | Erottava tekijäKeskittyy toimittajilta saapuviin laskuihin, mukaan lukien laskujen vastaanotto, hyväksyntätyönkulut ja maksujen seuranta. Toisin kuin myyntireskontraohjelmisto, se auttaa yrityksiä hallitsemaan omia velkojaan eikä asiakkaiden yritykselle olevia velkoja. |
| TyyppiKirjanpito-ohjelmisto | Erottava tekijäKattaa taloushallinnon kokonaisuuden; laskutus on yksi moduuli laajemmassa järjestelmässä, joka sisältää pääkirjan, palkanlaskennan ja raportoinnin |
Valmis löytämään sopivan ratkaisun?
Kun tiedät, mitä laskutusohjelmisto tekee, seuraava vaihe on selvittää, mikä työkalu sopii yrityksellesi parhaiten – oppaamme laskutusohjelmiston valintaan käy läpi viisivaiheisen ostoprosessin, joka kattaa kaiken tarpeiden tunnistamisesta toimittajien arviointiin ja käyttöönoton perustelujen laatimiseen.
