Comment choisir un logiciel de comptabilité
Choisir le bon logiciel comptable peut s’avérer complexe. Il s’agit avant tout d’une décision stratégique qui peut porter le succès de votre équipe.
Avec la solution idéale, vous pouvez augmenter le retour sur investissement (ROI), garantir la précision et rester conforme à la réglementation. Mais si vous faites un mauvais choix, vous risquez de souffrir d’inefficacités et d’erreurs nuisant à la productivité et à la santé financière de votre entreprise.
Si vous cherchez un logiciel de comptabilité mais ne savez pas vraiment par où commencer, ce guide est fait pour vous. Il s’adresse aux DAF et responsables financiers désireux de sélectionner un logiciel qui réponde à leurs objectifs et surmonte leurs difficultés. Voici comment y parvenir.
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9 critères à considérer pour choisir un logiciel comptable
Lorsque vous recherchez un nouveau logiciel comptable, il convient d’évaluer chaque option en vous concentrant d’abord sur les facteurs clés correspondant à vos besoins et objectifs. Gardez ces aspects à l’esprit pour être sûr(e) de choisir l’outil adapté à votre équipe :
1. Flexibilité des formules
La flexibilité des formules vous permet d’adapter votre abonnement logiciel au fur et à mesure que votre activité évolue. C’est un vrai atout pour toutes les tailles d’entreprise, en particulier pour les startups, les petits entrepreneurs et les indépendants (plus d’informations sur les avantages des logiciels comptables pour les indépendants ici).
Les meilleurs logiciels comptables permettent de passer facilement d’une offre à l’autre, sans pénalité de trésorerie. Pensez également à demander aux fournisseurs leurs conditions contractuelles et comment ils traitent les modifications d’abonnement.
2. Accès aux données et reporting
L’accès aux données et au reporting est essentiel pour prendre des décisions éclairées. En tant que DAF, il vous faut un système comptable délivrant des données en temps réel et des rapports personnalisables.
Vérifiez si le logiciel propose l’export de données sous différents formats. Demandez également s’il intègre des tableaux de bord et les fonctionnalités de reporting proposées. Cela facilitera non seulement les tâches de FP&A, mais aussi la comptabilité courante et la gestion de projets.
3. Intégration à votre environnement technologique
L’intégration avec votre environnement technologique existant permet d’assurer une continuité opérationnelle. Votre logiciel comptable doit pouvoir se connecter à d’autres outils : CRM, systèmes de gestion des comptes clients et fournisseurs, ou paie. Cela vous fera gagner du temps et réduit les erreurs.
Vérifiez toujours si le logiciel propose des API ou des intégrations prêtes à l’emploi. Si vous testez l’outil via une démo, évaluez comment il s’interface avec vos outils déjà en place, pour anticiper d’éventuelles complications.
4. Accompagnement et support
L’onboarding et le service client peuvent transformer votre expérience avec un nouveau logiciel. Un fournisseur qui propose un accompagnement initial aide votre équipe à être rapidement opérationnelle.
Recherchez des prestataires qui offrent des ressources de formation et un support réactif, et renseignez-vous sur leurs plages horaires et moyens de contact via leur page de contact.
5. Permissions selon les rôles
Les autorisations basées sur les rôles contrôlent qui peut accéder à quoi au sein de la solution logicielle. Ceci est essentiel pour garantir la sécurité et la confidentialité, notamment lorsqu’il s’agit de données financières et de comptes bancaires personnels.
Assurez-vous que le logiciel vous permette d’attribuer facilement des rôles et de définir des autorisations. Lors de vos échanges avec un représentant, demandez à quel point ces contrôles sont granulaires et dans quelle mesure ils peuvent être modifiés pour s’adapter à vos besoins professionnels.
6. Conformité spécifique au secteur
La conformité spécifique au secteur garantit que votre logiciel respecte les normes légales et réglementaires. Il est essentiel d’y veiller pour éviter les amendes et préserver la confiance. Vérifiez si le logiciel répond aux normes de conformité propres à votre secteur, notamment si vous évoluez dans des domaines très réglementés comme la santé ou la finance.
7. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel aux besoins de votre entreprise. Cela peut améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, si vous êtes dans le commerce de détail, il vous faudra peut-être un logiciel de comptabilité qui offre aussi des options de gestion et suivi des stocks.
Recherchez un logiciel qui vous permette de personnaliser les champs, les processus de travail et les interfaces. Gardez à l’esprit que la personnalisation peut entraîner des coûts supplémentaires. N’hésitez pas à poser des questions sur les options de personnalisation et les frais par utilisateur lors de votre premier rendez-vous avec un fournisseur.
8. Fonctionnalités d’automatisation
Les fonctionnalités d’automatisation peuvent faire gagner un temps précieux à votre équipe en réduisant les tâches comptables manuelles. Optez pour un logiciel qui automatise des processus répétitifs comme la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie manuelle de données. Cela libère votre équipe pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques afin d’améliorer les opérations de l’entreprise.
9. Prise en charge mobile ou multi-sites
La prise en charge mobile ou multi-sites est indispensable si votre équipe travaille à distance ou sur différents sites. Assurez-vous que le logiciel dispose d’une application mobile ou d’une connexion Internet efficace sur différents appareils pour permettre à votre équipe de rester connectée et productive.
Pensez aussi à examiner les limitations et les fonctions d’accessibilité lors de vos tests du logiciel de comptabilité choisi.
Comment choisir un logiciel de comptabilité : une méthode en 5 étapes
Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise va bien au-delà de la comparaison des fonctionnalités de base : il faut aussi que le logiciel soit aligné avec vos objectifs et les besoins de votre équipe.
Suivez ce guide étape par étape pour sélectionner votre prochain logiciel de comptabilité et trouver la solution idéale qui répond à tous vos critères :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
Vous ne pouvez pas choisir une solution sans savoir ce que vous attendez d’elle. Qu’il s’agisse de la préparation fiscale, de la gestion des informations financières, ou tout simplement de la facilité d’utilisation, commencez par définir les besoins de votre équipe pour guider votre recherche de logiciel de comptabilité :
Collecte des avis des parties prenantes
Impliquez dès le départ les parties prenantes clés comme la finance, les RH, l’informatique et la direction, car chaque service aura des points de vue et des besoins comptables différents.
Pensez à organiser des réunions ou à envoyer des sondages pour recueillir leurs avis, en posant des questions sur les difficultés actuelles et les améliorations souhaitées. Vous pourrez ainsi vous assurer que le logiciel couvre les besoins spécifiques de chacun.
Recenser et prioriser les points de friction
Ensuite, identifiez les problèmes de fonctionnalité de votre système actuel. Faites une liste des points de douleur ou des obstacles rencontrés par votre équipe, tels que la gestion des registres financiers, la conformité fiscale et le suivi du temps. Ensuite, hiérarchisez-les en fonction de leur impact sur vos opérations et la santé financière de votre entreprise.
Concentrez-vous sur la recherche d'une solution qui peut d'abord résoudre les principaux points de douleur afin d'accroître l'efficacité et la satisfaction.
Alignement avec les politiques et objectifs
Il est tout aussi important de s'assurer que le logiciel soit en accord avec vos politiques et objectifs internes. Tenez compte des préférences des fournisseurs, des protocoles de sécurité et des exigences réglementaires. Cela inclut la garantie de la sécurité des données et le respect des normes du secteur au sein de vos états financiers.
Distinguer les fonctionnalités essentielles et optionnelles
Lorsque vous examinez des logiciels comptables, séparez toujours les fonctionnalités comptables nécessaires de celles qui sont facultatives.
Les "incontournables" sont les fonctionnalités qui répondent à vos principaux points de douleur et besoins de conformité, tandis que les "agréables à avoir" apportent une valeur ajoutée mais ne sont pas essentielles. Cela vous aide à vous concentrer sur les logiciels qui couvrent avant tout les besoins de base et à éviter l'élargissement incontrôlé du périmètre.
Posez-vous ces questions :
- Quelles plaintes ou obstacles reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd’hui ?
- Quelles fonctionnalités résoudraient vos 3 principaux points de douleur ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet achat ?
- Dans quelle mesure le logiciel est-il aligné avec nos protocoles de sécurité ?
Étape 2 : Rechercher les fournisseurs de logiciels comptables
Après avoir récolté les contributions de l’équipe, vous voudrez rechercher et comparer les fournisseurs de logiciels comptables afin de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.
N'oubliez pas, il existe plusieurs types de logiciels comptables. Voici comment réduire vos choix et respecter votre budget :
Effectuer un premier tri des fournisseurs
Commencez par des recherches générales à l’aide de sites d’avis, de classements et d’études de cas. Ces ressources vous donnent un aperçu de la réputation des fournisseurs et du vécu utilisateur. Repérez les tendances dans les avis pour identifier les points forts ou points faibles communs afin de dresser une liste restreinte des fournisseurs à explorer.
Comparer les outils
Comparez les outils en fonction des besoins de votre entreprise, comme la taille, la capacité d'évolution et les possibilités d’intégration. Il est aussi pertinent de savoir si vous souhaitez une solution externalisée ou privilégiant la gestion interne, surtout si vous recherchez un logiciel de comptabilité pour petites entreprises.
À partir de là, cherchez un logiciel compatible avec votre environnement technologique existant et facile à utiliser. Cela assurera une intégration en douceur et limitera les perturbations.
Identifier les éléments différenciateurs essentiels
Relevez ce qui distingue chaque fournisseur. Concentrez-vous sur l’accompagnement à la mise en place, l’expérience utilisateur et la flexibilité pour les usages de niche. Par exemple, certains fournisseurs comme QuickBooks Online et FreshBooks proposent un accompagnement personnalisé ou des fonctionnalités uniques. Connaître ces différences vous permet de prendre une décision plus intuitive et éclairée.
Documenter vos recherches
Consignez vos découvertes dans un document afin de faciliter la comparaison. Créez un tableau pour suivre les fonctionnalités, les prix, les avantages et inconvénients de chaque fournisseur. Cette méthode vous aidera à structurer votre prise de décision. Elle facilite également la présentation de vos conclusions aux parties prenantes.
Posez-vous ces questions :
- En quoi chaque outil se distingue-t-il ?
- Est-il adapté à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre environnement technologique ?
- Quel accompagnement et quelle documentation sont disponibles ?
- Le logiciel est-il flexible pour les usages de niche ?
- Quels sont les compliments ou reproches les plus courants des utilisateurs ?
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Étape 3 : Dressez une liste restreinte de logiciels de comptabilité et contactez-les
Ensuite, vous allez vouloir réduire vos options de fournisseurs et commencer à dialoguer avec des partenaires potentiels. Voici comment faire :
Établir une liste restreinte de fournisseurs
Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs sur la base de vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et priorités. Tenez compte de facteurs tels que les fonctionnalités, le tarif et les retours des utilisateurs lors de votre processus de sélection. Cela vous permettra de concentrer vos efforts sur les options les plus prometteuses.
Envoyer une demande d’informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP)
Envoyez une demande d’informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP) pour recueillir des informations détaillées. Ce processus formel vous aidera à comprendre les offres et l’approche de chaque fournisseur, et il est particulièrement utile en cas de besoins complexes ou pour de grandes équipes. Utilisez ceci pour clarifier toutes questions ou préoccupations que vous avez.
Réserver des démonstrations
Réservez des démonstrations auprès des fournisseurs de logiciels de comptabilité listés. Posez des questions ciblées sur les intégrations, les options complémentaires, la sécurité et plus encore. Profitez de cette occasion pour voir le logiciel en action et évaluer sa facilité d’utilisation.
N’oubliez pas de préparer des questions sur les fonctionnalités spécifiques ou des situations propres à votre équipe. Cela vous permettra d’évaluer dans quelle mesure le logiciel répond à vos besoins.
Utiliser des critères d’évaluation cohérents
Utilisez des critères d’évaluation identiques pour tous les fournisseurs. Créez une liste de contrôle ou une grille de notation pour comparer chaque option sur des critères clés, afin de garantir une comparaison équitable. Gardez à l’esprit les priorités de votre équipe durant tout ce processus.
Posez ces questions :
- Pouvez-vous me présenter un cas client similaire au nôtre ?
- Quels sont les supports ou ressources d’accompagnement que vous proposez ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
- Comment votre logiciel gère-t-il la migration des données ?
- Quels sont les délais moyens de mise en œuvre ?
Étape 4 : Construire un dossier pour l’entreprise
Il est maintenant temps de transformer vos recherches fournisseurs en un dossier solide que votre direction pourra comprendre et soutenir :
Résumer les points de douleur
Résumez les difficultés rencontrées par votre équipe et les résultats attendus du nouveau logiciel. Soulignez comment le logiciel répondra à des problématiques spécifiques et optimisera les opérations. Utilisez des points pour lister les difficultés et les bénéfices attendus. Cela vous aide à démontrer clairement la valeur de l’investissement.
Présenter les estimations de coûts
Recherchez et présentez des estimations de coût de base et des délais de mise en œuvre. Utilisez les devis des fournisseurs et vos propres recherches pour fournir des chiffres précis. Tenez compte des coûts initiaux et récurrents et consultez les tarifs des logiciels de comptabilité pour une vision détaillée. Présentez ensuite ces données simplement, sous forme de tableau ou de graphique, pour une lecture facile.
Exprimer le ROI et les risques
Formulez le retour sur investissement, les gains d’efficacité et les risques d’inaction pour renforcer votre argumentaire. Expliquez comment le logiciel permet de gagner du temps, de rationaliser les processus, de réduire les erreurs ou d’augmenter la productivité.
Pensez aussi à mettre en avant les avantages financiers et opérationnels ainsi que les inconvénients potentiels d’un non-déploiement du logiciel, comme la persistance des inefficacités ou des risques de conformité.
Posez ces questions :
- Quel problème métier cela résoudra-t-il ?
- Quels sont les risques à ne rien faire ?
- Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
- Dans combien de temps peut-on s’attendre à voir un retour sur investissement ?
- Quels sont les coûts totaux et les délais estimés ?
Étape 5 : Mettez en œuvre votre logiciel comptable et intégrez vos utilisateurs
Une fois que vous avez obtenu l’approbation, vous pouvez commencer à planifier un processus d’intégration fluide. Voici quelques conseils pour vous aider à assurer le succès :
Communiquer le plan de déploiement
Communiquez le plan de déploiement de manière claire à tous les utilisateurs. Partagez le calendrier, les étapes clés et ce que chaque membre de l’équipe doit faire, que ce soit par e-mails, réunions ou sur vos plateformes internes. Il est également important de maintenir une communication ouverte pour que chacun comprenne le processus et les attentes.
Désigner des référents internes
Désignez des référents internes et points de contact pour la mise en œuvre. Ces personnes répondront aux questions et feront le lien avec le fournisseur. Choisissez des collaborateurs qui connaissent le logiciel et peuvent résoudre les problèmes afin d’assurer une transition plus facile et de fournir un support aux utilisateurs.
Assurer la formation et l’adoption
Assurez-vous que votre équipe suit la formation et adopte l’outil de façon cohérente. Planifiez des sessions de formation et mettez à disposition des ressources telles que des webinaires ou des guides.
Vous devez également encourager des points réguliers pour répondre aux questions et suivre l’avancement. Gardez à l’esprit qu’une utilisation régulière de l’outil permet d’améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.
Créer des boucles de retour d’information
Mettez en place des boucles de retour d’information pendant le déploiement, en incluant les ressources du fournisseur. La plupart des nouveaux logiciels nécessitent une phase d’apprentissage. Encouragez les utilisateurs à partager leurs expériences et les éventuels problèmes rencontrés, puis utilisez ces retours pour ajuster et améliorer le processus.
En complément, collaborez avec le fournisseur pour résoudre les problèmes techniques ou optimiser les fonctionnalités pour de meilleurs cas d’usage.
Posez-vous ces questions :
- Quel est le plan de gestion du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment allez-vous suivre les premiers succès ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment allez-vous recueillir l’avis des utilisateurs ?
Et maintenant :
Si vous êtes en pleine recherche d’un logiciel de comptabilité, contactez un conseiller SoftwareSelect pour des recommandations gratuites.
Vous remplissez un formulaire puis avez un court échange pour préciser vos besoins spécifiques. Vous recevrez ensuite une liste restreinte de logiciels à examiner. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.