Comment choisir un logiciel de comptabilité
Vous recherchez un logiciel de comptabilité ?
Vous ne savez même pas si ce type de logiciel est adapté à vos besoins ? Nous pouvons vous aider à le déterminer.
Choisir le bon logiciel de comptabilité peut s’avérer difficile. En fin de compte, il s’agit d’une décision stratégique qui peut favoriser la réussite de votre équipe.
Avec la solution idéale, vous pouvez augmenter votre ROI, garantir l’exactitude des données et rester conforme. Mais si vous faites le mauvais choix, vous risquez des inefficacités et des erreurs qui freineront la productivité et la santé financière de votre entreprise.
Si vous recherchez un logiciel de comptabilité mais ne savez pas exactement par où commencer, ce guide est fait pour vous. Il est conçu pour les directeurs financiers (CFO) et les responsables financiers souhaitant sélectionner un logiciel aligné sur leurs objectifs et capable de relever leurs défis. Voici comment réussir cela.
9 éléments à vérifier lors du choix d’un logiciel de comptabilité
Lorsque vous cherchez un nouveau logiciel de comptabilité, il est important d’évaluer chaque option en vous concentrant sur les critères clés adaptés à vos besoins et objectifs professionnels. Tenez compte de ces aspects pour choisir le bon outil pour votre équipe :
1. Souplesse des abonnements
La flexibilité des forfaits vous permet d’ajuster votre abonnement logiciel selon l’évolution ou la croissance de votre entreprise. C’est extrêmement précieux pour toutes les tailles d’entreprise, tout particulièrement les startups ou petites structures.
Le meilleur logiciel de comptabilité vous permet de passer à une version supérieure ou inférieure sans pénalités sur votre trésorerie. Pensez également à demander aux fournisseurs les modalités contractuelles et la gestion des changements de souscription.
2. Accès aux données et reporting
L’accès aux données et la production de rapports sont essentiels pour prendre des décisions éclairées. En tant que CFO, vous avez besoin d’un système de comptabilité offrant des données en temps réel et des rapports personnalisables pour vos obligations financières.
Vérifiez si le logiciel permet d’exporter les données sous différents formats. Veillez aussi à demander s’il prend en charge les tableaux de bord et quels types de rapports sont disponibles. Cela facilitera non seulement les tâches de FP&A, mais aussi la comptabilité standard et la gestion de projets.
3. Intégration à votre écosystème technologique
L’intégration à votre écosystème technologique existant assure des opérations sans rupture. Votre logiciel de comptabilité doit pouvoir se connecter à d’autres outils comme votre CRM, les systèmes de comptes fournisseurs et clients ou encore les solutions de paie. Cela permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Vérifiez toujours si le logiciel possède des APIs ou des intégrations préétablies. Si vous testez le logiciel via une démo, assurez-vous qu’il peut se connecter efficacement à vos outils actuels afin d’éviter toute complication par la suite.
4. Mise en place et support
La mise en route et le support client peuvent complètement changer votre expérience avec un nouveau logiciel. Lorsque le fournisseur propose une assistance à l’intégration, votre équipe devient rapidement opérationnelle.
Privilégiez les prestataires qui offrent des ressources pédagogiques et un support réactif, et renseignez-vous sur les plages horaires ainsi que les modes de contact disponibles via leur page de contact.
5. Permissions basées sur les rôles
Les permissions par rôle déterminent qui peut accéder à quoi au sein du logiciel. C’est indispensable pour garantir la sécurité et la confidentialité, notamment concernant les données financières ou les comptes bancaires personnels.
Assurez-vous que le logiciel permet d’attribuer facilement des rôles et de définir des autorisations. Lors de vos discussions avec un représentant, demandez à quel point ces contrôles sont fins et comment les adapter à vos besoins spécifiques.
6. Conformité réglementaire sectorielle
La conformité sectorielle garantit que votre logiciel respecte les normes légales et réglementaires. C’est crucial pour éviter les amendes et maintenir la confiance de vos partenaires. Vérifiez que le logiciel prend en charge les normes de conformité liées à votre secteur, notamment si vous êtes dans un domaine très réglementé comme la santé ou la finance.
7. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel à vos besoins. Cela accroît l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, si vous êtes dans le commerce de détail, vous aurez probablement besoin d’un logiciel intégrant la gestion et le suivi des stocks.
Recherchez des logiciels permettant de personnaliser les champs, processus et interfaces. Gardez à l’esprit que la personnalisation peut engendrer des coûts additionnels. Renseignez-vous toujours sur les possibilités et coûts liés à la personnalisation ainsi qu’au nombre d’utilisateurs dès le premier rendez-vous avec le fournisseur.
8. Fonctionnalités d’automatisation
Les fonctions d’automatisation peuvent faire gagner un temps précieux à votre équipe en limitant les tâches comptables manuelles. Optez pour un logiciel qui automatise les processus répétitifs comme la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie de données. Cela libère votre équipe pour se concentrer sur des missions stratégiques qui amélioreront le fonctionnement global de l’entreprise.
9. Support mobile ou multi-sites
Le support mobile ou multi-sites est primordial si votre équipe travaille à distance ou sur plusieurs sites. Vérifiez que le logiciel propose une application mobile ou une connexion internet fonctionnant sur différents appareils, afin de maintenir votre équipe connectée et productive.
Pensez aussi à tester les limitations et les fonctionnalités d’accessibilité du logiciel retenu lors de votre phase d’essai.
Faites une pause dans vos recherches.
Nous simplifions votre démarche :
- Partagez vos besoins
- Échangez avec un conseiller
- Recevez une présélection adaptée
- Obtenez un accompagnement à l’achat
Comment choisir un logiciel de comptabilité : un cadre en 5 étapes
Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise ne se résume pas à comparer les fonctionnalités standards—vous devez également aligner la solution sur vos objectifs commerciaux et les besoins de votre équipe.
Suivez ce guide étape par étape lorsque vous sélectionnez votre prochain logiciel de comptabilité pour trouver la solution idéale qui répond à tous vos critères :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
Impossible de choisir une solution sans savoir ce que vous attendez d’elle. Qu’il s’agisse de préparation fiscale, de gestion des informations financières ou simplement de facilité d’utilisation, commencez par définir les besoins de votre équipe pour guider votre recherche de logiciel de comptabilité :
Recueillir les avis des parties prenantes
Faites intervenir dès le début les acteurs clés comme la finance, les RH, l’informatique et la direction générale, car chaque service a des attentes et des besoins comptables différents.
Pensez à organiser des réunions ou à envoyer des questionnaires pour recueillir leur avis, en les interrogeant sur les difficultés rencontrées et les améliorations attendues. Ainsi, vous êtes certain que le futur logiciel répondra aux attentes spécifiques de chacun.
Lister et hiérarchiser les points de blocage
Recensez ensuite les problèmes de fonctionnement de votre système actuel. Notez les difficultés ou blocages rencontrés (tenue des livres de comptes, conformité fiscale, suivi du temps, etc.) puis établissez leur priorité en fonction de l’impact sur l’organisation et les finances de votre entreprise.
Prenez d’abord un logiciel capable de résoudre les principaux points de blocage afin d’améliorer l’efficacité et la satisfaction générale.
Alignement avec vos règles et vos objectifs
Il est tout aussi important de s’assurer que le logiciel s’inscrit dans vos politiques internes et vos objectifs d’entreprise. Prenez en compte les préférences fournisseurs, les protocoles de sécurité et les obligations réglementaires, notamment la sécurité des données et la conformité avec les normes du secteur dans vos états financiers.
Différencier les fonctionnalités indispensables et les options complémentaires
Lorsque vous examinez les logiciels de comptabilité, identifiez toujours les fonctionnalités essentielles et celles qui sont simplement appréciables.
Les « must-have » sont des fonctionnalités qui répondent à vos principaux points de douleur et besoins de conformité, tandis que les « nice-to-have » ajoutent de la valeur mais ne sont pas essentielles. Cela vous aide à vous concentrer d'abord sur les logiciels qui répondent aux besoins fondamentaux, tout en évitant le dérapage de périmètre.
Posez-vous ces questions :
- Quelles plaintes ou obstacles reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd'hui ?
- Quelles fonctionnalités résoudraient vos 3 principaux points de douleur ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
- Dans quelle mesure le logiciel est-il aligné sur nos protocoles de sécurité ?
Étape 2 : Recherchez des éditeurs de logiciels comptables
Après avoir recueilli les retours de l'équipe, vous voudrez rechercher et comparer les éditeurs de logiciels comptables afin de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.
Sachez qu’il existe plusieurs types de logiciels comptables. C’est ainsi que vous pourrez réduire vos choix, tout en respectant votre budget :
Effectuer une présélection des éditeurs
Commencez par des recherches généralistes en utilisant des sites d'avis, des classements et des études de cas. Ces ressources fournissent des informations sur la réputation des éditeurs et les retours d'expérience des utilisateurs. Recherchez des tendances récurrentes dans les avis pour identifier les points forts ou les plaintes communes et ainsi établir une première short-list des éditeurs à explorer plus en détail.
Comparer les outils
Comparez les outils en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, tels que la taille, l'évolutivité et les capacités d'intégration. Il est également pertinent de savoir si vous avez besoin d'une solution externalisée ou interne, surtout si vous recherchez un logiciel de comptabilité pour petites entreprises.
Cherchez ensuite un logiciel adapté à votre stack technique existante et qui soit facile à utiliser. Cela garantit une intégration fluide et un minimum de perturbations.
Identifier les différenciateurs clés
Repérez ce qui différencie chaque éditeur. Concentrez-vous sur des aspects tels que l’accompagnement à la mise en place, l’expérience utilisateur et la flexibilité pour des cas d’usage spécifiques. Par exemple, certains éditeurs, comme QuickBooks Online et FreshBooks, offrent un accompagnement personnalisé ou des fonctionnalités uniques. Connaitre ces différenciateurs vous aide à prendre une décision plus intuitive et éclairée.
Documenter vos conclusions
Consignez vos résultats de recherche pour faciliter la comparaison. Créez un tableau pour suivre les fonctionnalités, les tarifs et les avantages/inconvénients de chaque éditeur. Cette approche structurée simplifie votre prise de décision et facilite la présentation de vos conclusions aux parties prenantes.
Posez-vous ces questions :
- Dans quoi chaque outil excelle-t-il ?
- S'adapte-t-il à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre stack ?
- Quel support et quelle documentation sont proposés ?
- Le logiciel est-il flexible pour des usages de niche ?
- Quels sont les retours les plus fréquents des utilisateurs ?
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Étape 3 : Établir une short-list de logiciels comptables et contacter les éditeurs
Ensuite, vous voudrez restreindre vos options d’éditeurs et entamer les discussions avec les partenaires potentiels. Voici comment :
Sélection des éditeurs
Sélectionnez 2 à 4 éditeurs selon vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et priorités. Tenez compte des fonctionnalités, tarifs et avis utilisateurs dans votre analyse. Cela vous permet d’axer vos efforts sur les options les plus prometteuses.
Envoyer un RFI ou un RFP
Envoyez une demande d'informations (RFI) ou un appel d'offres (RFP) pour recueillir des renseignements détaillés. Ce processus formel vous permet de comprendre l’offre de chaque éditeur, leur approche, et s’avère particulièrement utile pour des besoins complexes ou de grandes équipes. Profitez-en pour lever tous vos points d’interrogation.
Planification de démonstrations
Programmez des démos avec les éditeurs de votre short-list. Posez des questions précises sur les intégrations, modules complémentaires, sécurité, etc. C’est aussi l’occasion de voir le logiciel en action et d’évaluer sa convivialité.
Prenez le temps de préparer des questions sur des fonctionnalités ou scénarios spécifiques à votre équipe. Cela vous aidera à évaluer dans quelle mesure le logiciel répond à vos attentes.
Utiliser des critères d'évaluation cohérents
Appliquez des critères d’évaluation cohérents à chaque éditeur. Créez une checklist ou une grille d’analyse, pour noter chaque option sur des points clés. Gardez les priorités de votre équipe à l’esprit durant toute la démarche.
Posez-vous ces questions :
- Pouvez-vous me présenter un cas client similaire au nôtre ?
- Quels supports ou ressources d’onboarding proposez-vous ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent un passage à une offre supérieure ?
- Comment la migration des données est-elle gérée ?
- Quel est le délai habituel de mise en œuvre ?
Étape 4 : Construisez le business case
Désormais, il est temps de transformer vos recherches éditeur en business case, compréhensible et convaincant pour la direction :
Synthétiser les points de douleur
Faites la synthèse des problèmes rencontrés par votre équipe et des résultats attendus avec le nouveau logiciel. Mettez en avant comment la solution permettra de régler des problèmes spécifiques et d’améliorer vos opérations. Utilisez des puces pour énumérer les points de douleur et les bénéfices attendus. Cela permet de démontrer clairement la valeur de l'investissement.
Présenter les estimations de coûts
Rassemblez et présentez des estimations de coûts de base et des délais d’implémentation. Appuyez-vous sur les devis des éditeurs et vos recherches pour des chiffres précis. Pensez aux coûts initiaux comme aux charges récurrentes, et consultez les prix des logiciels comptables pour un aperçu détaillé. Présentez ces données de façon claire, via des tableaux ou graphiques.
Exprimer le ROI et les risques
Exposez le ROI, les gains d’efficacité, ainsi que les risques de statu quo. Précisez en quoi le logiciel permet de gagner du temps, simplifier les processus, réduire les erreurs ou augmenter la productivité.
Pensez aussi à mettre en avant les avantages financiers et opérationnels, tout comme les risques encourus en cas de non mise en place, comme la persistance d’inefficacités ou des risques de conformité.
Posez-vous ces questions :
- Quel problème métier ce projet résout-il ?
- Quels sont les risques à ne rien faire ?
- Quels sont les gains financiers et opérationnels ?
- Dans quel délai peut-on attendre un ROI ?
- Quels sont les coûts et délais totaux estimés ?
Étape 5 : Déployez le logiciel de comptabilité et onboardez les utilisateurs
Une fois l’approbation obtenue, vous pourrez planifier un onboarding fluide. Voici quelques conseils pour maximiser le succès :
Communiquer le plan de déploiement
Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les échéances, jalons clés et ce que chaque membre de l’équipe doit faire, via e-mails, réunions ou intranet. Maintenez le dialogue ouvert pour que chacun comprenne le processus et les attentes.
Désigner des référents internes
Désignez des référents internes pour le déploiement, qui seront les interlocuteurs privilégiés avec l’éditeur. Choisissez des personnes connaissant le logiciel et capables de résoudre des problèmes, pour assurer la fluidité de la transition et un accompagnement des utilisateurs.
Assurer la formation et l’adoption
Veillez à ce que votre équipe suive bien la formation et adopte l’outil de manière homogène. Programmez des sessions et fournissez des ressources comme des webinaires ou guides.
Encouragez aussi des points réguliers pour répondre aux questions et suivre l’avancement. L’adoption régulière améliore l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.
Créer des boucles de feedback
Mettez en place des boucles de retours utilisateurs dès le déploiement, y compris avec les ressources de l’éditeur. Tout nouveau logiciel demande un temps d’apprentissage. Sollicitez les retours et points bloquants, puis ajustez le dispositif en conséquence pour améliorer le processus.
Collaborez également avec l’éditeur pour résoudre les problèmes ou optimiser les fonctionnalités pour de meilleurs cas d’usage.
Posez-vous ces questions :
- Quel est le plan de gestion du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment mesurer le succès au démarrage ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment allez-vous recueillir les retours des utilisateurs ?
Et ensuite :
Si vous êtes en train de rechercher un logiciel de comptabilité, contactez un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations gratuites.
Il vous suffit de remplir un formulaire et d’avoir une brève conversation pendant laquelle ils examineront vos besoins spécifiques. Ensuite, vous recevrez une liste restreinte de logiciels à examiner. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations de prix.