Comment choisir un logiciel de comptabilité
Choisir le bon logiciel de comptabilité peut s’avérer complexe. C’est une décision stratégique qui peut faire toute la différence pour la réussite de votre équipe.
Avec la solution idéale, vous pouvez améliorer votre ROI, garantir la précision et rester conforme. Mais si vous faites le mauvais choix, vous risquez des inefficacités et des erreurs qui nuisent à la productivité et à la santé financière de votre entreprise.
Si vous cherchez un logiciel de comptabilité mais ne savez pas par où commencer, ce guide est fait pour vous. Il a été conçu pour les CFO et dirigeants financiers qui souhaitent sélectionner un outil qui soutient leurs objectifs et répond à leurs défis. Voici comment réussir cette mission.
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9 critères à considérer lors du choix d’un logiciel de comptabilité
Lorsque vous évaluez un nouveau logiciel comptable, il est crucial de se concentrer d’abord sur les facteurs clés correspondant à vos besoins et objectifs. Prenez en compte ces éléments pour vous assurer de sélectionner l’outil idéal pour votre équipe :
1. Flexibilité des abonnements
La flexibilité des plans vous permet d’ajuster votre abonnement logiciel à mesure que votre entreprise évolue. C’est particulièrement important pour toutes les tailles d’entreprise, et encore plus pour les jeunes structures, les petites entreprises et les freelances (plus d’infos sur les avantages du logiciel de comptabilité pour les freelances ici).
Le meilleur logiciel de comptabilité vous laisse passer facilement à une formule inférieure ou supérieure, sans pénalité de trésorerie. N’oubliez pas non plus de questionner le fournisseur sur les modalités du contrat et la gestion des changements dans l’abonnement.
2. Accès aux données et génération de rapports
L’accès aux données et les fonctionnalités de reporting sont essentiels pour prendre des décisions éclairées. En tant que CFO, il vous faut un système comptable capable de fournir des données en temps réel et des rapports personnalisables pour la reporting financier.
Vérifiez si le logiciel permet l’exportation des données sous plusieurs formats. Assurez-vous également qu’il propose des tableaux de bord et examinez les fonctionnalités de reporting disponibles. Cela facilitera à la fois les tâches de FP&A mais aussi la comptabilité de base et la gestion de projet.
3. Intégration à votre environnement technologique
L’intégration avec votre infrastructure technologique existante garantit des opérations fluides. Votre logiciel de comptabilité doit pouvoir se connecter à d’autres outils comme la gestion de la relation client (CRM), les systèmes de comptes fournisseurs et clients, ou de paie. Cela permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.
Pensez à vérifier si le logiciel dispose d’API ou d’intégrations prêtes à l’emploi. Si vous testez le logiciel via une démo, évaluez sa compatibilité avec vos outils actuels pour éviter les mauvaises surprises plus tard.
4. Onboarding et support
L’accompagnement client et le support lors de la prise en main peuvent totalement changer votre expérience avec un nouveau logiciel. Si un fournisseur propose une aide efficace à l’onboarding, votre équipe gagnera rapidement en compétences.
Cherchez un prestataire proposant des ressources de formation ainsi qu’un support réactif. Renseignez-vous sur les horaires d’assistance et les canaux de contact mis à disposition.
5. Permissions basées sur les rôles
Les autorisations basées sur les rôles déterminent qui peut accéder à quoi au sein de la solution logicielle. Cela est crucial pour garantir la sécurité et la confidentialité, en particulier concernant les données financières et les comptes bancaires personnels.
Assurez-vous que le logiciel vous permette d’attribuer facilement des rôles et de définir des autorisations. Lorsque vous échangez avec un représentant, demandez jusqu’à quel niveau de détail ces contrôles vont et de quelle manière ils peuvent être ajustés pour mieux répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
6. Conformité propre au secteur
La conformité propre au secteur permet à votre logiciel de respecter les normes légales et réglementaires. Cela est essentiel pour éviter les amendes et maintenir la confiance. Vérifiez si le logiciel prend en charge les standards de conformité applicables à votre secteur, notamment si vous évoluez dans des domaines très réglementés comme la santé ou la finance.
7. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel à vos besoins spécifiques. Cela peut améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, en commerce de détail, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel comptable intégrant aussi des fonctions de gestion et de suivi des stocks.
Optez pour un logiciel vous permettant de personnaliser les champs, les flux de travail et les interfaces. Gardez à l’esprit que la personnalisation peut occasionner des coûts supplémentaires. Demandez toujours à l’avance les possibilités de personnalisation et le coût par utilisateur lors de votre premier échange avec un fournisseur.
8. Fonctionnalités d'automatisation
Les fonctionnalités d'automatisation peuvent faire gagner du temps à votre équipe en limitant les saisies comptables manuelles. Optez pour un logiciel qui automatise les tâches répétitives telles que la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie des données. Cela libère votre équipe pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques afin d’améliorer les activités de l’entreprise.
9. Prise en charge mobile ou multi-sites
La prise en charge mobile ou multi-sites est essentielle si votre équipe travaille à distance ou sur plusieurs implantations. Vérifiez que le logiciel dispose d’une application mobile ou d’une connexion internet fiable s’adaptant à différents appareils pour favoriser la connexion et la productivité de vos équipes.
Pensez également à étudier les limitations et les options d’accessibilité lors de la phase de test de votre solution comptable préférée.
Comment choisir un logiciel de comptabilité : une démarche en 5 étapes
Choisir le bon logiciel de comptabilité professionnelle va bien au-delà de la comparaison des fonctionnalités de base : il faut aussi que le logiciel soit aligné avec vos objectifs d’entreprise et les besoins de votre équipe.
Suivez ce guide pas à pas pour choisir votre prochain logiciel comptable et trouver la solution idéale répondant à tous vos critères :
Étape 1 : Identifier vos besoins
Vous ne pouvez pas choisir une solution sans avoir défini vos attentes. Que ce soit pour la préparation fiscale, la gestion des données financières ou simplement la facilité d’utilisation, commencez par lister les besoins de votre équipe pour orienter efficacement votre recherche de logiciel comptable :
Collecter les avis des parties prenantes
Impliquez dès le départ les intervenants clés, comme les équipes finances, RH, IT ou la direction, car chaque service aura une vision et des besoins comptables différents.
Pensez à organiser des réunions ou envoyer des questionnaires pour recueillir leurs retours, notamment sur les difficultés rencontrées et les points à améliorer. Vous vous assurez ainsi que le logiciel correspond vraiment aux besoins spécifiques de chacun.
Lister et hiérarchiser les points de douleur
Ensuite, identifiez les problèmes de fonctionnalité de votre système actuel. Faites la liste des points de douleur ou des obstacles rencontrés par votre équipe, comme la tenue des registres financiers, la conformité fiscale et le suivi du temps. Puis, priorisez-les en fonction de leur impact sur vos opérations et la santé financière de votre entreprise.
Concentrez-vous d’abord sur la recherche d’une solution capable de résoudre les principaux points de douleur pour améliorer l'efficacité et la satisfaction.
S’aligner sur les politiques et objectifs
Il est tout aussi important de s’assurer que le logiciel correspond à vos politiques internes et à vos objectifs. Tenez compte des préférences de fournisseurs, des protocoles de sécurité et des exigences réglementaires. Il s’agit notamment de garantir la sécurité des données et la conformité avec les normes du secteur dans vos états financiers.
Distinguer les fonctionnalités essentielles des fonctionnalités accessoires
Lorsque vous évaluez des logiciels comptables, faites toujours la distinction entre les fonctionnalités indispensables et celles qui sont optionnelles.
Les fonctionnalités essentielles répondent à vos principaux points de douleur et à vos besoins de conformité, tandis que les accessoires ajoutent de la valeur sans être indispensables. Cela vous aide à cibler un logiciel qui couvre vos besoins fondamentaux, tout en évitant l’envolée des fonctionnalités.
Posez-vous ces questions :
- Quelles plaintes ou obstacles reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits à ce jour ?
- Quelles fonctionnalités permettraient de résoudre vos trois principaux points de douleur ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
- Dans quelle mesure le logiciel s’aligne-t-il sur nos protocoles de sécurité ?
Étape 2 : Rechercher les fournisseurs de logiciels de comptabilité
Après avoir recueilli l’avis de votre équipe, vous devrez rechercher et comparer les fournisseurs de logiciels comptables pour trouver celui qui répond le mieux à vos besoins.
N’oubliez pas qu’il existe plusieurs types de logiciels comptables. Voici comment affiner vos choix et rester dans votre budget :
Effectuer une présélection des fournisseurs
Commencez par une analyse générale via des sites d’avis, des classements et des études de cas. Ces ressources livrent des renseignements sur la réputation des fournisseurs et l’expérience des utilisateurs. Repérez les tendances dans les avis pour identifier les éloges ou réclamations récurrents afin d’élaborer une liste restreinte des fournisseurs à étudier davantage.
Comparer les outils
Comparez les outils sur la base des besoins de votre entreprise, comme la taille, l’évolutivité et les capacités d’intégration. Il est également pertinent de déterminer si vous souhaitez externaliser la solution ou privilégier un modèle interne, surtout si vous ciblez un logiciel de comptabilité pour petite entreprise (lisez les avantages des logiciels de comptabilité pour les startups ici).
Ensuite, cherchez un logiciel compatible avec votre environnement technologique existant et facile à utiliser. Cela garantit une intégration fluide et limite les interruptions.
Identifier les éléments différenciateurs clés
Repérez ce qui distingue chaque fournisseur. Concentrez-vous sur le support à l’implémentation, l’expérience utilisateur et la flexibilité pour des cas d’utilisation spécifiques. Par exemple, certains fournisseurs comme QuickBooks Online et FreshBooks offrent un accompagnement personnalisé ou des fonctionnalités uniques. Connaître ces éléments différenciateurs vous aide à prendre une décision éclairée et adaptée.
Documenter les résultats
Consignez vos résultats de recherche pour faciliter la comparaison. Créez un tableau de suivi des fonctionnalités, des tarifs, ainsi que des avantages et inconvénients de chaque fournisseur. Cette méthode organisée simplifie la prise de décision et vous permet de présenter facilement vos conclusions aux parties prenantes.
Posez-vous ces questions :
- Quelle est la spécialité de chaque outil ?
- Convient-il à la taille de votre équipe, votre budget et votre environnement technologique ?
- Quels supports et documents sont disponibles ?
- Le logiciel est-il suffisamment flexible pour des besoins spécifiques ?
- Quels sont les éloges ou plaintes fréquemment formulés par les utilisateurs ?
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Étape 3 : Constituez une liste restreinte de logiciels de comptabilité et contactez-les
Ensuite, vous voudrez affiner vos options de fournisseurs et commencer à échanger avec des partenaires potentiels. Voici comment procéder :
Sélection des fournisseurs
Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en vous basant sur vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et priorités. Tenez compte de critères comme les fonctionnalités, le prix et les avis des utilisateurs lors de votre analyse. Vous pourrez ainsi vous focaliser sur les options les plus prometteuses.
Envoyer une RFI ou une RFP
Envoyez une demande d’informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP) pour recueillir des informations détaillées. Ce processus formel vous permet de comprendre les offres et l’approche de chaque fournisseur, et il est particulièrement utile pour les besoins complexes ou les grandes équipes. Profitez-en pour clarifier toutes vos questions ou préoccupations.
Réservez des démonstrations
Réservez des démonstrations avec les fournisseurs présélectionnés de logiciels de comptabilité. Posez des questions ciblées sur les intégrations, les options complémentaires, la sécurité, etc. Profitez-en également pour voir le logiciel en action et évaluer son ergonomie.
Pensez à préparer des questions concernant des fonctionnalités ou des scénarios spécifiques à votre équipe. Cela vous aidera à évaluer à quel point le logiciel répond à vos besoins.
Utiliser des critères d’évaluation cohérents
Utilisez des critères d’évaluation cohérents pour tous les fournisseurs. Créez une liste de contrôle ou une grille de notation selon les facteurs clés pour comparer objectivement chaque option. Gardez les priorités de votre équipe à l’esprit tout au long du processus.
Posez ces questions :
- Pouvez-vous me présenter le cas concret d’un client similaire au nôtre ?
- Quels sont vos supports ou ressources pour l’accompagnement et l’intégration ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
- Comment votre logiciel gère-t-il la migration de données ?
- Quels sont les délais habituels de mise en place ?
Étape 4 : Construisez votre dossier
Il est désormais temps de transformer vos recherches sur les fournisseurs en un dossier que votre direction pourra comprendre et soutenir :
Résumer les points de douleur
Résumez les difficultés rencontrées par votre équipe et les résultats attendus avec le nouveau logiciel. Mettez en valeur comment le logiciel résoudra des problèmes précis et améliorera les opérations. Utilisez des puces pour lister les points de douleur et les bénéfices attendus. Cela permet de démontrer clairement la valeur de l’investissement.
Présenter une estimation des coûts
Rassemblez et présentez les estimations de coûts ainsi que les délais d’implémentation. Basez-vous sur les devis des fournisseurs et vos recherches pour fournir des chiffres précis. Incluez les coûts d’installation et les frais récurrents, et consultez les prix des logiciels de comptabilité pour une vision plus détaillée. Enfin, présentez ces données de manière claire, par exemple dans un tableau ou un graphique.
Expliquer le ROI et les risques
Expliquez le retour sur investissement, les gains d’efficience, ainsi que les risques liés à l’inaction pour appuyer votre démarche. Précisez comment le logiciel fera gagner du temps, rationalisera les processus, réduira les erreurs ou augmentera la productivité.
Pensez également à mettre en avant les avantages financiers et opérationnels, ainsi que les risques potentiels à ne pas mettre en œuvre le logiciel, comme le maintien des inefficiences ou les risques de non-conformité.
Posez ces questions :
- Quel problème métier cela va-t-il résoudre ?
- Quels sont les risques à ne rien faire ?
- Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
- Dans combien de temps pouvons-nous espérer voir un retour sur investissement ?
- Quels sont les coûts totaux estimés et les délais ?
Étape 5 : Mettez en œuvre votre logiciel comptable et intégrez vos utilisateurs
Une fois l'approbation obtenue, vous pouvez commencer à préparer un processus d'intégration fluide. Voici quelques conseils pour assurer son succès :
Communiquer le plan de déploiement
Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les échéanciers, les étapes clés et le rôle de chaque membre de l'équipe par e-mails, réunions ou plateformes internes. Il est également important de maintenir une communication ouverte pour s'assurer que chacun comprenne le processus et les autres attentes.
Désignation des référents internes
Désignez des référents internes et des points de contact pour la mise en œuvre. Ces personnes répondront aux questions et coordonneront avec le fournisseur. Choisissez des personnes qui connaissent le logiciel et peuvent résoudre les problèmes afin d'assurer une transition plus fluide et d'offrir un support aux utilisateurs.
Assurer la formation et l'adoption
Assurez-vous que votre équipe suit la formation et adopte l'outil de manière cohérente. Planifiez des sessions de formation et donnez accès à des ressources telles que des webinaires ou des guides.
Vous devriez aussi encourager des réunions régulières pour répondre aux questions et suivre les progrès. Rappelez-vous, l'utilisation régulière de l'outil contribue à améliorer l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.
Créer des boucles de feedback
Mettez en place des boucles de retour d'information pendant le déploiement, en incluant les ressources du fournisseur. La plupart des nouveaux logiciels nécessitent un temps d'adaptation. Encouragez les utilisateurs à partager leur expérience et les problèmes rencontrés, puis utilisez ces retours pour ajuster et améliorer le processus.
En outre, collaborez avec le fournisseur pour résoudre les problèmes techniques ou optimiser les fonctionnalités pour de meilleurs cas d'usage.
Posez-vous ces questions :
- Quel est le plan de gestion du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment suivrez-vous les premiers succès ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment allez-vous recueillir les retours des utilisateurs ?
Et ensuite :
Si vous êtes en train de chercher un logiciel comptable, contactez un conseiller SoftwareSelect pour des recommandations gratuites.
Vous remplissez un formulaire et discutez rapidement afin qu'ils comprennent précisément vos besoins. Vous recevrez ensuite une liste de logiciels à étudier. Ils vous accompagneront même tout au long de l'achat, y compris dans la négociation des prix.