Comment choisir un logiciel de comptabilité
Choisir le bon logiciel de comptabilité peut s’avérer difficile. Dans l’ensemble, il s’agit d’une décision stratégique capable de stimuler la réussite de votre équipe.
Avec la solution idéale, vous pouvez améliorer votre retour sur investissement, garantir l’exactitude et rester en conformité. Mais un mauvais choix peut entraîner des inefficacités et des erreurs qui freinent la productivité et nuisent à la santé financière de l’entreprise.
Si vous cherchez un logiciel de comptabilité sans vraiment savoir par où commencer, ce guide est fait pour vous. Il est conçu pour les directeurs financiers et les responsables financiers qui souhaitent sélectionner un outil en phase avec leurs objectifs tout en relevant leurs défis. Voici comment y parvenir.
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9 éléments à rechercher lors du choix d’un logiciel de comptabilité
Lorsque vous cherchez un nouveau logiciel de comptabilité, il est essentiel d’évaluer chaque solution en vous concentrant sur les facteurs clés alignés avec vos besoins et vos objectifs. Considérez les aspects ci-dessous pour choisir l’outil le plus adapté à votre équipe :
1. Flexibilité des abonnements
La flexibilité des abonnements vous permet d’ajuster votre souscription logicielle au fur et à mesure que votre entreprise évolue ou change. Cela est précieux, quelle que soit la taille de l’entreprise, et particulièrement pour les start-ups, les petites entreprises et les travailleurs indépendants (plus d’informations sur les bénéfices des logiciels de comptabilité pour les freelances ici).
Le meilleur logiciel de comptabilité offre la possibilité de passer facilement à une formule supérieure ou inférieure, sans pénalités sur la trésorerie. N’oubliez pas non plus d’interroger les prestataires sur la durée des contrats et sur la gestion des changements d’abonnement.
2. Accès aux données et reporting
L’accès aux données et le reporting sont essentiels pour prendre des décisions éclairées. En tant que CFO, vous avez besoin d’un système comptable fournissant des données en temps réel et des rapports personnalisables pour le reporting financier.
Vérifiez si le logiciel permet d’exporter les données dans différents formats. Demandez également s’il propose des tableaux de bord et quels types de fonctionnalités de reporting sont disponibles. Cela facilitera la gestion FP&A, mais aussi la comptabilité classique et la gestion de projet.
3. Intégration à votre environnement technologique
L’intégration à votre pile technologique actuelle garantit une gestion fluide. Votre logiciel de comptabilité doit pouvoir se connecter à d’autres outils comme votre CRM, vos systèmes de comptes clients et fournisseurs, ou vos solutions de paie. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
Vérifiez systématiquement si le logiciel propose des API ou des intégrations prêtes à l’emploi. Si vous testez le logiciel lors d’une démo, examinez comment il peut se connecter aux outils déjà utilisés afin d’éviter des complications par la suite.
4. Formation et support
L’accompagnement au démarrage et le service client sont déterminants dans l’expérience avec votre nouveau logiciel. Si un prestataire propose une bonne formation initiale, cela permet à votre équipe d’être rapidement opérationnelle.
Recherchez des solutions offrant des ressources de formation et une assistance réactive, et renseignez-vous sur leurs horaires et canaux de support via leur page de contact.
5. Droits d’accès selon les rôles
Les permissions basées sur les rôles déterminent qui peut accéder à quoi au sein de la solution logicielle. Ceci est essentiel pour maintenir la sécurité et la confidentialité, surtout lorsqu'il s'agit de données financières et de comptes bancaires personnels.
Assurez-vous que le logiciel vous permette d'attribuer facilement des rôles et de définir des permissions. Lorsque vous discutez avec un représentant, demandez à quel point ces contrôles sont détaillés et comment ils peuvent être ajustés pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.
6. Conformité spécifique au secteur
La conformité spécifique au secteur garantit que votre logiciel respecte les normes légales et réglementaires. Cela est indispensable pour éviter les amendes et conserver la confiance de vos clients. Vérifiez si le logiciel prend en charge les standards de conformité propres à votre secteur, en particulier si vous évoluez dans des secteurs fortement réglementés, comme la santé ou la finance.
7. Options de personnalisation
Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel aux besoins de votre entreprise. Cela peut accroître l'efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, si vous travaillez dans le commerce de détail, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel comptable offrant également des fonctionnalités de gestion et de suivi des stocks.
Recherchez un logiciel permettant de personnaliser les champs, les flux de travail et les interfaces. Gardez à l’esprit que la personnalisation peut entraîner des coûts supplémentaires. Demandez toujours à l’avance quelles sont les options de personnalisation et le mode de facturation du nombre d’utilisateurs lors de la première consultation avec un fournisseur.
8. Fonctionnalités d’automatisation
Les fonctionnalités d’automatisation peuvent faire gagner du temps à votre équipe en réduisant les tâches comptables manuelles. Recherchez un logiciel qui automatise les processus répétitifs comme la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie manuelle de données. Cela libère votre équipe afin qu’elle puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour améliorer les opérations de l’entreprise.
9. Compatibilité mobile ou multi-sites
La compatibilité mobile ou multi-sites est essentielle si votre équipe travaille à distance ou sur différents sites. Assurez-vous que le logiciel possède une application mobile ou une connexion internet efficace, qui fonctionne sur divers appareils pour maintenir votre équipe connectée et productive.
En outre, veillez à examiner les limites et les fonctionnalités d’accessibilité lors des tests de la solution comptable retenue.
Comment choisir un logiciel comptable : une méthode en 5 étapes
Choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise ne se résume pas à comparer les fonctionnalités de base : il faut aussi que le logiciel s’aligne sur vos objectifs d’affaires et réponde aux besoins de votre équipe.
Suivez ce guide étape par étape pour choisir votre prochain logiciel comptable afin de trouver la solution idéale qui coche toutes vos cases :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
Vous ne pouvez pas choisir une solution sans savoir à quoi elle doit servir. Que ce soit pour la préparation fiscale, la gestion des informations financières ou simplement pour sa facilité d’utilisation, commencez par définir les besoins de votre équipe afin de guider votre recherche :
Collecte de l’avis des parties prenantes
Impliquez dès le départ les parties prenantes clés telles que la comptabilité, les ressources humaines, l’informatique et la direction, car chaque service aura ses propres perspectives et besoins comptables.
Envisagez d'organiser des réunions ou d’envoyer des sondages pour recueillir leur avis, en leur demandant quels sont les problèmes actuels et les améliorations souhaitées. Vous aurez ainsi l’assurance que le logiciel répond aux besoins spécifiques de chacun.
Lister et prioriser les problèmes majeurs
Ensuite, identifiez les éventuels problèmes fonctionnels de votre système actuel. Dressez une liste des points de friction ou des obstacles rencontrés par votre équipe, tels que la gestion des dossiers financiers, la conformité fiscale et le suivi du temps. Priorisez ensuite ces éléments en fonction de leur impact sur vos opérations et les finances de votre entreprise.
Concentrez-vous sur la recherche d'une solution capable de résoudre d'abord les principaux points de douleur afin d'améliorer l'efficacité et la satisfaction.
Aligner avec les politiques et les objectifs
Il est tout aussi important de s'assurer que le logiciel soit en phase avec vos politiques internes et vos objectifs. Pensez aux préférences des fournisseurs, aux protocoles de sécurité et aux exigences réglementaires. Cela inclut la garantie de la sécurité des données et la conformité aux normes du secteur dans vos états financiers.
Distinguer les fonctionnalités essentielles et optionnelles
Lorsque vous examinez des logiciels comptables, veillez toujours à séparer les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités accessoires.
Les indispensables sont celles qui répondent à vos principaux points de douleur et à vos besoins de conformité, tandis que les options apportent de la valeur ajoutée sans être essentielles. Cela vous aide à vous concentrer sur les logiciels qui répondent d'abord à vos besoins fondamentaux, tout en évitant d'élargir le périmètre inutilement.
Posez-vous ces questions :
- Quelles plaintes ou quels obstacles reviennent le plus souvent ?
- Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd'hui ?
- Quelles fonctionnalités permettraient de résoudre vos trois principaux points de douleur ?
- Quel retour sur investissement attendez-vous de cet investissement ?
- Dans quelle mesure le logiciel est-il aligné avec nos protocoles de sécurité ?
Étape 2 : Recherchez les fournisseurs de logiciels comptables
Après avoir recueilli les avis de l'équipe, vous voudrez rechercher et comparer les fournisseurs de logiciels comptables afin de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.
Gardez à l'esprit qu'il existe plusieurs types de logiciels comptables. Voici comment réduire vos choix et respecter votre budget :
Effectuer des analyses de fournisseurs
Commencez par une analyse globale à l'aide de sites d'avis, de classements et d'études de cas. Ces ressources offrent des informations sur la réputation des fournisseurs et l'expérience des utilisateurs. Repérez les tendances dans les avis pour identifier les points forts ou les points faibles courants, afin de présélectionner les fournisseurs à explorer davantage.
Comparer les outils
Comparez les outils en fonction des besoins de votre entreprise, comme la taille, l'évolutivité et les capacités d'intégration. Il est aussi utile de déterminer si vous avez besoin d'une solution externalisée ou si vous préférez un modèle géré en interne, en particulier si vous cherchez un logiciel de comptabilité pour petites entreprises (lisez ici les avantages des logiciels comptables pour les startups).
Ensuite, recherchez un logiciel compatible avec votre infrastructure technologique existante et facile à prendre en main. Cela garantit une intégration fluide et un minimum de perturbations.
Identifier les éléments différenciateurs clés
Identifiez ce qui distingue chaque fournisseur. Portez une attention particulière au support à l’implémentation, à l’expérience utilisateur et à la flexibilité pour des besoins spécifiques. Par exemple, certains fournisseurs comme QuickBooks Online et FreshBooks proposent un accompagnement personnalisé ou des fonctionnalités uniques. Connaître ces différences vous aidera à prendre une décision plus intuitive et éclairée.
Documenter les résultats
Consignez les résultats de vos recherches pour faciliter la comparaison. Créez un tableau de suivi pour répertorier les fonctionnalités, les prix, ainsi que les avantages et inconvénients de chaque fournisseur. Cette approche structurée simplifie votre processus de décision et vous aide aussi à présenter vos résultats aux parties prenantes.
Posez-vous ces questions :
- Dans quoi chaque outil excelle-t-il ?
- Est-il adapté à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre infrastructure ?
- Quels supports et documentations sont disponibles ?
- Le logiciel est-il flexible pour des cas d’utilisation spécifiques ?
- Quels sont les points forts ou les plaintes fréquemment évoqués par les utilisateurs ?
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Étape 3 : Élaborez une présélection de logiciels de comptabilité et contactez-les
Ensuite, vous voudrez réduire vos choix de fournisseurs et commencer à entrer en contact avec des partenaires potentiels. Voici comment procéder :
Établir une présélection de fournisseurs
Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en vous basant sur vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et priorités. Tenez compte de critères comme les fonctionnalités, les tarifs et les retours des utilisateurs lors de votre analyse. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur les solutions les plus prometteuses.
Envoyer un RFI ou un RFP
Envoyez une demande d'information (RFI) ou un cahier des charges (RFP) pour recueillir des informations détaillées. Ce processus formel vous permet de comprendre les offres et l'approche de chaque fournisseur, et s'avère particulièrement utile pour des besoins complexes ou des équipes importantes. Profitez-en pour lever tout doute ou questionnement.
Planifier des démonstrations
Réservez des démonstrations avec les fournisseurs de logiciels de comptabilité présélectionnés. Posez des questions ciblées sur les intégrations, les options supplémentaires, la sécurité, etc. C'est aussi le moment idéal pour voir le logiciel en action et évaluer son ergonomie.
Pensez à préparer des questions portant sur des fonctionnalités ou des scénarios spécifiques à votre équipe. Cela vous permettra de juger dans quelle mesure le logiciel répond à vos attentes.
Utiliser des critères d'évaluation cohérents
Appliquez les mêmes critères d'évaluation à tous les fournisseurs. Créez une liste de contrôle ou une grille d’évaluation pour noter chaque option selon des facteurs clés et garantir une comparaison équitable. Gardez à l’esprit les priorités de votre équipe pendant toute la démarche.
Posez ces questions :
- Pouvez-vous me présenter un cas client similaire au nôtre ?
- Quels supports ou ressources d'intégration proposez-vous ?
- Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
- Comment votre logiciel gère-t-il la migration des données ?
- Quel est le délai moyen de mise en œuvre ?
Étape 4 : Construire l’argumentaire d’affaires
Il est maintenant temps de transformer vos recherches sur les fournisseurs en un argumentaire que votre direction pourra comprendre et soutenir :
Résumer les points de douleur
Faites le point sur les difficultés rencontrées par votre équipe et sur les résultats attendus avec un nouveau logiciel. Soulignez comment le logiciel permettra de résoudre des problèmes précis et d’améliorer la gestion quotidienne. Utilisez une liste de points pour détailler les enjeux et les avantages attendus. Cela permet de montrer clairement la valeur de l’investissement.
Présenter des estimations de coûts
Recueillez et présentez des estimations de coûts ainsi que les délais d’implémentation. Appuyez-vous sur les devis des fournisseurs et sur vos recherches pour fournir des données précises. Pensez aussi bien aux coûts initiaux qu’aux frais récurrents, et consultez la tarification des logiciels de comptabilité pour une vue plus détaillée. Présentez ces informations simplement, dans un tableau ou un graphique par exemple, pour faciliter la lecture.
Exprimer le ROI et les risques
Exprimez le retour sur investissement, les gains d’efficacité et les risques liés à l’inaction pour appuyer votre présentation. Expliquez comment le logiciel permet de gagner du temps, d'optimiser les processus, de réduire les erreurs ou d’augmenter la productivité.
Pensez aussi à mettre en avant les bénéfices financiers et opérationnels, ainsi que les risques potentiels en cas de non-implémentation du logiciel, comme le maintien des inefficacités ou les risques de non-conformité.
Posez ces questions :
- Quel problème métier cela va-t-il résoudre ?
- Quels sont les risques de ne rien faire ?
- Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
- Combien de temps avant de voir un retour sur investissement ?
- Quels sont les coûts et délais totaux estimés ?
Étape 5 : Mettez en place votre logiciel de comptabilité et intégrez vos utilisateurs
Une fois l'approbation obtenue, vous pouvez commencer à planifier un processus d'intégration fluide. Voici quelques conseils pour assurer son succès :
Communiquez le plan de déploiement
Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les délais, les étapes clés et ce que chaque membre de l'équipe doit faire par e-mail, en réunion ou via les plateformes internes. Il est également important de maintenir une communication ouverte afin que chacun comprenne bien le processus et les autres attentes.
Désignation des référents internes
Désignez des référents et des points de contact internes pour la mise en œuvre. Ces personnes répondront aux questions et feront le lien avec le fournisseur. Choisissez des personnes qui connaissent le logiciel et peuvent résoudre les problèmes, afin d'assurer une transition plus fluide et un soutien aux utilisateurs.
Assurer la formation et l’adoption
Assurez-vous que votre équipe suive la formation et adopte l’outil de manière cohérente. Planifiez des sessions de formation et donnez accès à des ressources telles que des webinaires ou des guides.
Vous devriez également encourager des points réguliers pour répondre aux questions et suivre les progrès. Rappelez-vous, l'utilisation régulière de l'outil contribue à améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.
Créer des boucles de retour d’information
Mettez en place des boucles de retour d’expérience lors du déploiement, en incluant les ressources du fournisseur. La plupart des nouveaux logiciels nécessitent une phase d’apprentissage. Incitez les utilisateurs à partager leurs retours et les problèmes rencontrés, puis utilisez ces retours afin d’ajuster et d’améliorer le processus.
Collaborez également avec le fournisseur afin de résoudre les problèmes techniques ou pour optimiser les fonctionnalités selon les usages.
Posez-vous ces questions :
- Quel est le plan d’accompagnement du changement ?
- Qui est responsable du déploiement ?
- Comment allez-vous mesurer les premiers succès ?
- Quelles ressources de formation sont disponibles ?
- Comment allez-vous recueillir les retours des utilisateurs ?
Prochaine étape :
Si vous êtes en train de rechercher un logiciel comptable, contactez un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations gratuites.
Vous remplissez un formulaire et discutez rapidement pour préciser vos besoins. Ensuite, vous recevrez une liste restreinte de logiciels à étudier. Ils peuvent même vous accompagner tout au long du processus d’achat, y compris dans les négociations tarifaires.