Comment Réconcilier Rapidement un Relevé Bancaire (4 Étapes Simples)

1. Rassembler les ressources

Vous aurez besoin des relevés bancaires pour la période du rapprochement, ainsi que des comptes internes tenus de la banque de l'entreprise.

2. Faire correspondre les dépôts et retraits avec les débits et crédits du compte de trésorerie

Les dépôts et encaissements apparaissent au crédit du compte bancaire dans votre livre de comptes, tandis que les retraits et paiements apparaissent au débit. Faites correspondre chaque transaction du relevé bancaire avec celles du compte bancaire dans votre livre de comptes.

Author's Tip

Cochez les transactions enregistrées avec exactitude dans le compte du registre ainsi que dans le relevé bancaire. Cela vous aidera à rester organisé et vous motivera en visualisant votre progression dans la tâche.

3. Trouver les différences

Les transactions manquantes, soit dans votre relevé bancaire, soit dans votre livre de comptes, sont les différences à expliquer. Pour reprendre l'exemple d'un chèque envoyé mais non encaissé, vous devez enregistrer la transaction sur l'état de rapprochement bancaire.

Les différences peuvent être des types suivants :

• Temporaire : Les écarts temporaires se corrigent d'eux-mêmes avec le temps et ne nécessitent pas la saisie d'une écriture comptable. Par exemple, les chèques non encaissés seront traités ultérieurement.
• Erreurs et omissions : Les différences permanentes résultent d'omissions ou d'erreurs lors de l'enregistrement des transactions. Pour corriger une différence permanente, il faut saisir une écriture comptable. Par exemple, si vous n'avez pas comptabilisé les frais bancaires, vous devez effectuer une écriture car ces frais ne seront pas annulés.

4. Passer les écritures d'ajustement

Enregistrez une écriture comptable pour les erreurs et omissions relevées à l'étape précédente. Cela garantira que vos registres comptables sont exacts. Les différences temporaires se résorberont avec le temps.

Exemple de rapprochement bancaire

Supposons que votre compte bancaire affiche 15 250 $ au 31 décembre. Le solde comptable du même compte à la même date est de 15 425 $. La comparaison entre le relevé bancaire et le compte bancaire dans le grand livre fait apparaître les différences suivantes :

• Chèques reçus mais non déposés (également appelés dépôts en transit) : 925 $
• Chèques émis mais non encaissés : 1 050 $
• Frais de service bancaire : 200 $
• Revenus d’intérêts : 500 $
• Frais de découvert : 100 $
• Chèques sans provision (NSF) : 500 $

Voici à quoi ressemblerait l’état de rapprochement bancaire sur la base de ces informations :

XYZ Société

État de rapprochement bancaire

Trimestre clos le 31 décembre 2023

Si les soldes ajustés correspondent, cela signifie que vous avez, dans la plupart des cas, correctement préparé le rapprochement bancaire — il arrive rarement que les soldes correspondent à cause d’erreurs arithmétiques ou autres, même si l’état n’a pas été préparé correctement. N’oubliez pas non plus de passer les écritures comptables pour corriger les erreurs et omissions.

Ce dont vous avez besoin pour rapprocher un relevé bancaire

Avant de commencer, voici de quoi vous avez besoin pour rapprocher un relevé bancaire :

• Le relevé bancaire (bien entendu)
• Le compte bancaire dans votre grand livre, qui inclut les transactions comme les dépôts, retraits et chèques compensés

J’ajouterais qu’une solution logicielle de comptabilité est quasiment incontournable pour automatiser le processus de rapprochement bancaire.

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Qui participe au rapprochement bancaire ?

Les principaux acteurs du rapprochement bancaire incluent :

• Comptable ou teneur de livres : Le comptable ou teneur de livres de votre entreprise prépare l’état de rapprochement bancaire.
• Banque : Vous avez besoin des relevés bancaires mensuels de votre banque pour effectuer le rapprochement. Vous pouvez donner des instructions permanentes à la banque pour envoyer automatiquement le relevé chaque mois, ou le demander au besoin.
• Trésorier ou responsable financier : Si vous lisez ceci, il se peut que ce soit vous. Il s’agit d’un professionnel qualifié de votre entreprise, qui examine l’état de rapprochement pour s’assurer que toutes les anomalies sont traitées.

Parmi les autres intervenants figurent :

• Auditeur interne : L’auditeur interne peut examiner le processus de rapprochement pour vérifier que les contrôles efficaces sont bien en place et appliqués.
• Auditeur externe : Un auditeur externe peut examiner l’état de rapprochement lors de l’analyse des états financiers de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un relevé bancaire ?

Un relevé bancaire est un récapitulatif mensuel fourni par votre banque, qui présente tous les mouvements d’argent sur votre compte : dépôts, retraits, frais éventuels, etc. Il mentionne également votre solde de départ et de clôture pour la période couverte.

Considérez-le comme un instantané financier qui vous aide à suivre vos dépenses, repérer des erreurs ou détecter tout élément inhabituel. Que vous demandiez un prêt ou cherchiez simplement à tenir un budget, consulter régulièrement votre relevé bancaire vous aidera vraiment à garder le contrôle sur vos finances.

À quelle fréquence faut-il rapprocher les relevés bancaires ?

Les banques émettent généralement des relevés tous les mois, ce qui fait du rapprochement mensuel la fréquence standard. Cela évite également de laisser traîner trop longtemps des anomalies, des erreurs ou des opérations frauduleuses.

Le rapprochement mensuel n’est pas une règle absolue. Selon le volume d’opérations et vos préférences, vous pouvez effectuer des rapprochements bancaires quotidiennement, chaque semaine ou chaque trimestre.

Les bonnes pratiques pour rapprocher un relevé bancaire

Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors du rapprochement d’un relevé bancaire :

1. Maintenez une documentation détaillée

Organisez et archivez les reçus de transactions, factures, bordereaux de dépôt et autres documents utiles au rapprochement, de préférence sur une plateforme numérique sécurisée. Voici ce que cela vous apporte :

• Piste d’audit : L’accès à la documentation facilite la tâche des auditeurs internes et externes pour tracer et vérifier les transactions.
• Correction rapide des erreurs : Lorsque vous trouvez des erreurs, vous pouvez consulter le document concerné pour enregistrer les chiffres et détails corrects. Par exemple, lorsque vous payez avec une carte de débit ou une carte de crédit, le relevé bancaire indique que vous avez payé 100 $ à la société XYZ, mais vous ne vous souviendrez peut-être pas pourquoi sauf si vous avez la facture.

2. Séparer les tâches

Confiez à différentes personnes la responsabilité d’enregistrer les transactions et de rapprocher les relevés bancaires – en fait, envisagez de séparer les tâches à chaque étape impliquée dans le cycle comptable. La séparation des tâches est un contrôle interne important pour minimiser les risques de fraude et d’erreurs. Voici comment la séparation des tâches aide :

• Prévention de la fraude : Il est plus difficile de manipuler les registres d’entreprise lorsqu’il y a plus d’une personne impliquée dans le processus.
• Responsabilisation : Cela établit également une responsabilisation car il est clair qui est responsable de chaque étape du processus.

3. Enquêter sur les anomalies

Si vous remarquez des transactions suspectes, vérifiez-les. Le montant est-il correct ? Le bon compte a-t-il été crédité pour les recettes ? Un chèque aurait-il dû être encaissé mais ne l’est pas encore ? Enquêtez sur ces écarts pour vous assurer de ne pas être confronté à une fraude ou à une mauvaise utilisation des fonds. 

Ignorer trop longtemps les transactions suspectes et supposer qu’elles sont normales simplement parce que les chiffres correspondent est une grosse erreur.

Voici pourquoi vous devez enquêter rapidement :

• Prévenir les problèmes majeurs : Identifier et résoudre rapidement les écarts vous aide à traiter les problèmes avant qu’ils ne deviennent plus graves.
• Maintient l’intégrité des états financiers : Enquêter sur les transactions suspectes permet de garder vos registres financiers précis et fiables, ce qui aide à préserver l’intégrité des états financiers.

4. Automatisez votre processus de rapprochement

Le rapprochement manuel des relevés bancaires peut prendre des heures, voire des jours. Au lieu de perdre du temps à faire correspondre les transactions, confiez à votre équipe la surveillance des transactions inhabituelles et l’amélioration de l’efficacité de la fonction comptable en automatisant le processus de rapprochement bancaire.

Des solutions logicielles peuvent faire correspondre les transactions automatiquement, signaler les écarts à examiner et générer l’état de rapprochement avec peu ou pas d’intervention. Voici comment l’automatisation peut vous aider :

• Rapprochement efficace : Les solutions logicielles peuvent rapprocher les relevés bancaires en temps réel — plus besoin de passer des heures à comparer les transactions dans votre grand livre et vos comptes bancaires.
• Erreurs minimales : Les systèmes comptables automatisés sont moins sujets aux erreurs. Moins d’erreurs signifie moins de temps à les corriger.

Rapprochement bancaire démystifié

On parle moins souvent des états de rapprochement bancaire que de l’état des résultats ou du bilan. Pourtant, ils sont essentiels pour déceler les fraudes et garantir l’exactitude. 

Ils vous aident à repérer des transactions oubliées, détecter une activité frauduleuse et comprendre pourquoi il y a une différence entre votre compte bancaire et le livre de caisse.

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