Comment rapprocher rapidement un relevé bancaire (4 étapes faciles)

2. Faire correspondre les dépôts et retraits avec les débits et crédits du compte de trésorerie

Les dépôts et recettes figurent au crédit du compte bancaire dans votre grand livre, tandis que les retraits et paiements apparaissent au débit. Faites correspondre chaque opération sur le relevé bancaire avec celles du compte bancaire dans votre grand livre.

Author's Tip

Mettez une coche devant les opérations correctement enregistrées à la fois dans le grand livre et sur le relevé bancaire. Cela vous aidera à rester organisé et vous motivera en visualisant l’avancement de votre tâche.

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3. Relever les différences

Les opérations manquantes, que ce soit sur votre relevé bancaire ou dans votre grand livre, constituent les différences qu’il vous faudra justifier. Pour reprendre l’exemple d’un chèque envoyé mais non encore encaissé, vous devez saisir cette opération dans l’état de rapprochement bancaire.

Les différences peuvent être des types suivants :

• Temporaire : Les différences temporaires se régularisent d’elles-mêmes au fil du temps et ne nécessitent pas de saisie d’écritures comptables. Par exemple, les chèques non encaissés seront compensés à terme.
• Erreurs et omissions : Les différences permanentes résultent d’opérations omises ou d’erreurs d’enregistrement. Pour corriger une différence permanente, il faut passer une écriture comptable. Par exemple, si vous n’avez pas enregistré des frais bancaires, il faut passer une écriture parce que ces frais ne seront pas annulés.

4. Passer les écritures d’ajustement

Passez une écriture comptable pour les erreurs et omissions identifiées à l’étape précédente. Cela garantit l’exactitude de vos enregistrements comptables. Les différences temporaires disparaîtront d’elles-mêmes.

Exemple de rapprochement bancaire

Supposons qu’au 31 décembre vous disposez de 15 250 $ sur votre compte bancaire. Le solde comptable de votre compte à cette même date est de 15 425 $. La comparaison entre le relevé bancaire et le compte bancaire de votre grand livre met en évidence les différences suivantes :

• Chèques reçus mais non déposés (aussi appelé en cours d’encaissement) : 925 $
• Chèques émis mais non encore débités : 1 050 $
• Frais de service bancaire : 200 $
• Produits d’intérêts : 500 $
• Frais de découvert : 100 $
• Chèques sans provision (NSF) : 500 $

Voici à quoi ressemblerait l’état de rapprochement bancaire basé sur ces informations :

XYZ Société

État de rapprochement bancaire

Trimestre clos le 31 décembre 2023

Si les soldes ajustés correspondent, vous avez préparé l’état de rapprochement bancaire correctement dans la plupart des cas — mais il arrive rarement que les soldes correspondent en raison d’erreurs arithmétiques ou autres, même si l’état n’a pas été correctement établi. Et n’oubliez pas de passer les écritures pour corriger les erreurs et omissions.

Ce dont vous avez besoin pour rapprocher un relevé bancaire

Avant de commencer, voici ce dont vous avez besoin pour rapprocher un relevé bancaire :

• Relevé bancaire (bien sûr)
• Le compte bancaire dans votre grand livre où figurent des transactions comme les dépôts, retraits et chèques compensés

Je dirais également qu'une solution logicielle de comptabilité est pratiquement indispensable pour automatiser le processus de rapprochement bancaire.

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Qui participe au rapprochement bancaire ?

Les principaux intervenants dans un rapprochement bancaire sont :

• Comptable ou teneur de livres : Le comptable ou la personne en charge de la tenue de livres de votre entreprise prépare l’état de rapprochement bancaire.
• Banque : Vous avez besoin des relevés mensuels de votre banque pour réaliser le rapprochement. Vous pouvez demander à la banque d'envoyer automatiquement un relevé chaque mois, ou bien le demander ponctuellement selon les besoins.
• Trésorier ou responsable financier : Si vous lisez ceci, il se peut que cette personne soit vous. C'est un professionnel qualifié de votre entreprise, qui examine l’état de rapprochement pour s'assurer que tous les écarts sont traités.

D’autres intervenants peuvent être :

• Auditeur interne : L’auditeur interne peut contrôler le processus de rapprochement afin de vérifier que les contrôles efficaces sont en place et respectés.
• Auditeur externe : Un auditeur externe peut vérifier l’état de rapprochement lors de l’examen des états financiers de l’entreprise.

Qu'est-ce qu'un relevé bancaire ?

Un relevé bancaire est un récapitulatif mensuel fourni par votre banque qui présente tous les mouvements d’argent sur votre compte — tels que les dépôts, retraits et éventuels frais. Il indique également votre solde initial et final pour la période concernée.

Considérez-le comme un instantané financier qui vous aide à suivre vos dépenses, repérer des erreurs ou détecter toute anomalie. Que vous souhaitiez demander un prêt ou simplement contrôler efficacement votre budget, consulter régulièrement votre relevé bancaire vous aide à mieux gérer vos finances.

À quelle fréquence faut-il rapprocher les relevés bancaires ?

Les banques envoient généralement les relevés chaque mois, ce qui fait du rapprochement mensuel la fréquence habituelle. Cela permet aussi d’éviter de laisser traîner trop longtemps des écarts, erreurs ou transactions frauduleuses.

Le rapprochement mensuel n’est pas une règle absolue. Selon le volume de transactions et vos préférences, vous pouvez produire des rapprochements bancaires au quotidien, chaque semaine ou de manière trimestrielle.

Bonnes pratiques pour le rapprochement bancaire

Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors du rapprochement d’un relevé bancaire :

1. Maintenez une documentation détaillée

Organisez et conservez les reçus de transaction, factures, bordereaux de dépôt et autres documents pertinents nécessaires au rapprochement, de préférence sur une plateforme numérique sécurisée. Voici les avantages :

• Piste d’audit : L’accès à la documentation facilite la tâche des auditeurs internes et externes pour tracer et vérifier les transactions.
• Correction rapide des erreurs : Lorsque vous détectez une erreur, vous pouvez consulter le document concerné pour saisir les bons montants et détails. Par exemple, si vous payez par carte de débit ou carte de crédit, le relevé bancaire indique un paiement de 100 $ à la société XYZ, mais vous pourriez ne pas vous souvenir de la raison sans la facture.

2. Séparez les responsabilités

Confiez l’enregistrement des transactions et le rapprochement bancaire à des personnes distinctes — d’ailleurs, envisagez de séparer les responsabilités à toutes les étapes du cycle comptable. La séparation des fonctions constitue un contrôle interne essentiel pour limiter les risques de fraude et d’erreurs. Voici comment cette séparation aide :

• Prévention de la fraude : Il est plus difficile de manipuler les registres financiers de l'entreprise lorsque plusieurs personnes interviennent dans le processus.
• Responsabilisation : Cela instaure également un climat de responsabilité, car il devient clair qui est en charge de chaque étape.

3. Enquêter sur les écarts

Si vous remarquez des transactions suspectes, vérifiez-les. Le montant est-il correct ? Le bon compte est-il crédité pour les recettes ? Un chèque aurait-il déjà dû être encaissé, mais ne l'est pas encore ? Examinez ces écarts pour vous assurer qu'il ne s'agit pas de fraude ou de détournement de fonds. 

Fermer les yeux trop longtemps sur des transactions suspectes et supposer qu'elles sont normales simplement parce que les chiffres concordent est une grosse erreur.

Voici pourquoi vous devez enquêter rapidement :

• Prévenir les problèmes majeurs : Identifier et résoudre rapidement les écarts vous permet de traiter les problèmes avant qu'ils ne deviennent plus importants.
• Maintenir l'intégrité des états financiers : Enquêter sur les transactions suspectes permet de garder vos registres financiers précis et fiables, ce qui contribue à maintenir l'intégrité de vos états financiers.

4. Automatisez votre processus de rapprochement

Rapprocher manuellement les relevés bancaires peut prendre des heures, voire des jours. Au lieu de passer des heures à faire correspondre les transactions, confiez à votre équipe la surveillance des opérations inhabituelles et l'amélioration de l'efficacité de la fonction comptable en automatisant le processus de rapprochement bancaire.

Les solutions logicielles peuvent faire correspondre automatiquement les transactions, signaler les écarts à vérifier et générer l'état de rapprochement avec peu ou pas d'intervention. Voici comment l'automatisation peut vous aider :

• Rapprochement efficace : Les solutions logicielles peuvent rapprocher les relevés bancaires en temps réel — plus besoin de passer des heures à comparer les transactions dans votre grand livre et vos comptes bancaires.
• Erreurs minimales : Les systèmes comptables automatisés sont moins sujets aux erreurs. Moins d'erreurs signifie moins de temps passé à les corriger.

Le rapprochement bancaire démystifié

Les états de rapprochement bancaire ne sont pas aussi souvent évoqués que le compte de résultat et le bilan. Pourtant, il s'agit d'outils essentiels pour la détection de fraude et la précision des comptes. 

Ils vous aident à repérer des transactions que vous auriez pu manquer, à détecter des activités frauduleuses et à comprendre pourquoi il y a une différence entre votre compte bancaire et le livre de caisse.

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