Comment utiliser un logiciel ERP avec succès : Guide complet
Malheureusement, vous avez bien lu – selon Gartner, « 55 à 75 % des projets ERP échouent ou n’atteignent pas leurs objectifs initiaux ».
Compte tenu du temps et du capital investis dans la mise en œuvre ERP, ainsi que des avantages que les logiciels ERP offrent aux entreprises, il s'agit d'une statistique énorme (et décevante).
C’est pourquoi apprendre à utiliser un logiciel ERP est essentiel pour les professionnels de la finance et les dirigeants. En tant que directeur financier, un système de planification des ressources d’entreprise est l’un de vos outils les plus puissants. Une combinaison de ressaisie automatisée des transactions, de données en temps réel et de tableaux de bord personnalisables vous permet d’obtenir une compréhension globale de la santé financière de votre entreprise et de ses besoins.
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Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
L'objectif central de l’ERP est de fournir un système d’applications intégrées et centralisées couvrant les besoins essentiels de l’entreprise pour tous vos départements clés. Par exemple, en tant que directeur financier, vous tirerez probablement le plus d’avantages des modules de comptabilité, d’analyse et de finances générales proposés dans une solution donnée.
Mais vous ne serez pas le/la seul·e à être satisfait·e ; d’autres départements profiteront également grandement de la mise en œuvre d’un ERP. Par exemple, la plupart des logiciels ERP proposent les principales fonctionnalités requises pour les ressources humaines, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et les autres besoins des différents départements.
Les logiciels ERP sont généralement classés dans l’un des trois niveaux selon leur robustesse et leurs cas d’utilisation idéaux.
- Niveau 1 : Ces ERP conviennent le mieux aux grandes organisations multinationales et complexes. En général, les utilisateurs d’un ERP de niveau 1 ont plus de 1 000 employés et un chiffre d’affaires annuel supérieur à 500 millions de dollars. Les solutions de niveau 1 sont coûteuses mais offrent des solutions et des configurations extrêmement robustes pour s’adapter aux différents scénarios métier. Les ERP de niveau 1 les plus connus sont SAP et Microsoft Dynamics 365.
- Niveau 2 : Pour les entreprises de taille moyenne et en croissance, les ERP de niveau 2 peuvent être une bonne solution. Leur mise en place est en général plus rapide que celle des solutions de niveau 1, et leur coût d’acquisition est inférieur. Oracle NetSuite et Sage Intacct sont des solutions de niveau 2 adaptées aux entreprises de moins de 1 000 employés et à la présence géographique limitée.
- Niveau 3 : Comparés aux précédents, les ERP de niveau 3 visent à répondre aux besoins de secteurs très spécifiques, tels que la production alimentaire ou l’industrie pharmaceutique. Ces solutions sont généralement plus légères sur certains aspects, comme la gestion de projet, mais se concentrent sur les fonctionnalités essentielles pour ces secteurs. Elles sont en général moins chères à la licence que les niveaux supérieurs. Par exemple, Quickbooks est un exemple de solution de niveau 3.
À quoi doit servir un système ERP ?
Les systèmes ERP possèdent de nombreux cas d’usage concrets, vous permettant notamment de :
- Automatiser les tâches répétitives afin de gagner du temps.
- Améliorer la performance de votre entreprise grâce à l’optimisation des politiques et outils organisationnels.
- Simplifier les processus opérationnels en facilitant la communication et la collaboration, tout en s’assurant que chaque personne dispose des outils nécessaires pour être efficace.
- Augmenter la rentabilité grâce à des gains de temps et à de meilleures fonctionnalités de logiciel de comptabilité.
- Obtenir des données plus approfondies pour la gestion des achats, la prévision, la planification des besoins en matières, etc.
- Accroître l’évolutivité de l’entreprise pour faciliter la croissance (notamment pour les petites entreprises).
- Gérer les stocks efficacement et rationaliser les fonctions de l’entreprise.
- Améliorer la prise de décision, la capture et la conversion des prospects dans les ventes et le marketing.
- Optimiser la gestion des ressources humaines en connectant la base de données des employés avec d’autres fonctionnalités de suivi et d’action.
- Utiliser l’intelligence d’affaires pour prendre des décisions critiques sur une base analytique.
Cependant, il est important de noter qu’un système de planification des ressources d’entreprise n’est pas une solution à tous les problèmes de votre société. Un ERP ne permettra pas à une entreprise en difficulté de sortir d’un déficit rapidement. En réalité, cela peut produire l’effet inverse. Les coûts de licence peuvent dépasser 20 000 $ par an (pour les versions les moins chères) et la plupart des implémentations exigent l’aide de cabinets spécialisés, souvent coûteux.
Quels types de systèmes ERP vais-je rencontrer ?
Il existe trois types d’hébergement de systèmes ERP parmi lesquels vous pourrez choisir, chacun présentant ses propres avantages et inconvénients. Ces options comprennent les ERP sur site, les ERP basés sur le cloud, et les ERP hybrides.
ERP sur site
Un ERP sur site nécessite le paiement d’une licence initiale élevée, ainsi que des frais de maintenance réguliers. De plus, il vous faut le matériel approprié puisque ces ERP sont hébergés sur vos propres ordinateurs et serveurs, dans vos locaux. L’avantage de ces systèmes de planification des ressources d’entreprise est leur niveau maximal de personnalisation et une sécurité des données inégalée. Cependant, ils ne sont pas accessibles à toutes les entreprises et requièrent des ressources techniques internes hautement qualifiées.
ERP basé sur le cloud
Les ERP basés sur le cloud adoptent un modèle purement logiciel-service (SaaS), où vous payez un abonnement pour une période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Le logiciel est hébergé sur les serveurs du fournisseur et votre entreprise y accède via internet.
Bien que les systèmes ERP sur le cloud présentent de nombreux avantages — notamment leur coût initial plus bas — leurs coûts à long terme sont plus difficiles à calculer et leur sécurité des données peut se révéler moins rigoureuse.
ERP hybride
Un ERP hybride combine des éléments à la fois des solutions ERP sur site et sur le cloud. Les avantages et inconvénients varient selon les aspects de chaque type d’hébergement retenus.
Comment utiliser un logiciel ERP
Quel que soit le type choisi, l’achat d’un logiciel ERP représente un investissement significatif pour votre entreprise, tant en temps qu’en capital — des investissements à ne pas gaspiller. Pour tirer le meilleur parti des bénéfices d’un ERP, il est essentiel de savoir pourquoi vous en avez besoin et comment l’utiliser efficacement.
Suivez les étapes ci-dessous pour profiter au maximum de votre nouveau système ERP.
Passez en revue vos processus métier
Lors de l’élaboration d’une stratégie ERP, voici la première chose à prendre en compte. Quels processus métiers nécessitent le plus d’améliorations ? Quels problèmes souhaitez-vous résoudre en intégrant une plateforme ERP à votre entreprise ? Ce sont des questions cruciales à vous poser pour bien choisir votre ERP.
Vous pouvez répondre à ces questions en passant en revue la gestion actuelle de votre entreprise, ses processus et ses indicateurs (aussi bien généraux que spécifiques à chaque département). Une fois les points faibles identifiés, rédigez un rapport qui servira de référence pour évaluer la pertinence du nouvel ERP choisi.
Misez sur la qualité des données
Votre nouveau logiciel ERP va générer beaucoup de données précieuses pour optimiser les décisions de gestion. Mais pour garantir leur exactitude, il vous faudra consacrer du temps à affiner les types de données produits par votre nouveau système. Portez une attention particulière à la section consacrée à la production de rapports financiers.
Assurez-vous également que les autres départements de votre entreprise définissent correctement leurs préférences d’utilisation des données. Il est judicieux de réunir l’équipe de direction pour discuter des paramètres de données appropriés avant de commencer. Il est bien plus facile de paramétrer les données dès le départ que de corriger une fois l’erreur commise.
Personnalisez votre logiciel ERP
À moins que vous n’ayez opté pour un ERP entièrement développé sur mesure, vous aurez accès à une solution clé en main ou à un processus d’intégration avec le choix de différents modules.
Analysez les modules fournis, sélectionnez ceux que vous utiliserez et personnalisez les options en fonction des besoins propres à votre entreprise. En tant que directeur financier, concentrez-vous particulièrement sur les modules de facturation, comptabilité, gestion des stocks et achats. Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle des aspects clés à régler avant la première utilisation de votre ERP.
Facturation
- Configurez vos options de facturation (et n'oubliez pas de personnaliser les factures de votre entreprise pour refléter votre image de marque).
- Si vous travaillez dans le e-commerce, assurez-vous que le site web de votre entreprise est connecté à votre système de facturation.
- Vérifiez que tous les employés concernés du back-office ont accès aux informations de facturation et de paiement.
- Automatisez les tâches routinières, comme les emails de relance ou les paiements récurrents.
Comptabilité
- Personnalisez la section comptes fournisseurs selon vos besoins.
- Affinez le reporting de vos données financières et analyses.
- Vérifiez les états financiers de votre entreprise afin qu'ils contiennent toutes les informations nécessaires à la conformité GAAP ou IFRS.
Stock
- Déterminez si vous souhaitez utiliser une intégration ERP pour connecter votre logiciel de gestion des stocks existant ou si vous souhaitez que l’ERP remplace ce logiciel.
- Personnalisez votre tableau de bord de gestion des commandes.
- Personnalisez la façon dont les feuilles de calcul seront générées pour examen.
- Si vous êtes une entreprise de e-commerce, veillez à ce que l’inventaire actuel soit lié à vos ventes en ligne en temps réel.
Achats
- Assurez-vous que le suivi des fournisseurs est en place et personnalisez les champs si nécessaire.
- Veillez à ce que les achats soient intégrés aux rapports de coûts opérationnels.
- Si vous vendez un produit physique, reliez la gestion des stocks et des achats afin de savoir exactement quand effectuer les achats nécessaires.
Utilisation de l’ERP – Bonnes pratiques
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous allez mettre en place un système ERP complet qui profitera à votre équipe ; cependant, vous devez également veiller à la bonne mise en œuvre, adoption et pérennité du système.
Voici quelques-uns des aspects les plus importants à suivre pour garantir le succès de votre ERP sur le long terme.
Anticipez l’évolution de votre logiciel ERP
L’ERP dont votre entreprise a besoin aujourd’hui ne sera peut-être plus adapté dans 5 ans. Cela signifie que vous devez rechercher un système de planification des ressources d’entreprise capable d’évoluer et de s’adapter à la croissance de votre société — et non de rester figé et devenir obsolète.
Le moyen le plus simple de vérifier si votre logiciel ERP est conçu pour durer est de poser des questions avant l’achat initial. Parlez avec un représentant du fournisseur et posez les questions suivantes :
- Quelles nouvelles fonctionnalités sont prévues ou en développement ? Quand puis-je prévoir leur mise à disposition ?
- À quoi ressemble la feuille de route du fournisseur à court terme ? Et à long terme ?
- À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour ?
- Le fournisseur prévoit-il d’ajouter à l’avenir davantage d’intégrations ou d’options de personnalisation ?
Un bon fournisseur ERP doit pouvoir répondre en détail à ces questions. Il est préférable de choisir un fournisseur qui prévoit de nombreuses améliorations à venir. Il est également conseillé d’opter pour un ERP bénéficiant de mises à jour régulières pour garantir conformité et sécurité des données.
Intégrer avec les systèmes existants
Si vous prévoyez de continuer à utiliser certains systèmes après la mise en place de votre ERP, vérifiez qu’ils peuvent être intégrés. Par exemple, si vous ne les remplacez pas entièrement par votre ERP, vous pourriez vouloir intégrer votre système actuel de gestion de la relation client (CRM), de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou votre logiciel marketing.
Rendez-le facile à utiliser
Un excellent moyen de rendre l’utilisation de votre ERP plus simple consiste à exploiter les applications mobiles. Aujourd'hui, les gens aiment tout avoir à portée de main — aussi bien professionnellement que personnellement. S’assurer que votre logiciel ERP fonctionne sur les appareils mobiles le rend plus accessible à tous les intervenants.
Définissez les autres parties prenantes
La formation est un point à ne pas négliger (même si beaucoup d’entreprises commettent cette erreur). Adoptez une approche hiérarchique en identifiant les parties prenantes clés dans chaque service, puis formez-les afin qu’elles puissent à leur tour former tous les autres employés.
Suivez les économies réalisées et le ROI
En tant que directeur financier, vous voudrez systématiquement analyser les économies financières générées par la mise en place de nouvelles technologies, et les données issues de votre nouvel ERP peuvent vous y aider. À partir des données précédant la mise en place du système, examinez combien d’heures de travail et de ressources étaient nécessaires pour accomplir certaines tâches. Comparez ensuite au temps requis depuis l’implémentation de votre ERP afin d’identifier les gains de temps et, de ce fait, le bénéfice marginal continu dont votre entreprise peut profiter.
Faites en sorte que le logiciel ERP travaille pour vous
Une mise en œuvre appropriée d'un logiciel ERP a le pouvoir de propulser votre entreprise vers l'avant, vers un avenir où la croissance régulière et l'augmentation des bénéfices deviennent une réalité. Votre société peut récolter les fruits d'économies de coûts, d'augmentations de profits, de processus rationalisés, d'une meilleure communication, d'une collaboration améliorée, et bien plus encore.
