75 % des entreprises échouent : voici comment utiliser un logiciel ERP avec succès
Malheureusement, vous avez bien lu – selon Gartner, « 55 à 75 % des projets ERP échouent ou n’atteignent pas leurs objectifs initiaux. »
Étant donné le temps et le capital investis dans la mise en œuvre d’un ERP, ainsi que les avantages que les logiciels ERP offrent aux entreprises, il s’agit d’une statistique importante (et décevante).
C’est pourquoi apprendre à utiliser un logiciel ERP est essentiel pour les professionnels de la finance et les dirigeants. En tant que DAF, un système de planification des ressources de l’entreprise est l’un de vos outils les plus puissants. Une combinaison de ressaisie automatisée des transactions, de données en temps réel et de tableaux de bord personnalisables permet d’accéder à une compréhension globale de la santé financière et des besoins de votre entreprise.
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Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
L’objectif central de l’ERP est de fournir un système d’applications intégrées et centralisées couvrant les besoins essentiels de toutes vos principales fonctions métiers. Par exemple, en tant que DAF, vous profiterez surtout des modules de comptabilité, d’analytique et de gestion financière générale présents dans une solution donnée.
Mais vous ne serez pas le seul à en bénéficier ; les autres services tireront également de grands avantages de la mise en place de l’ERP. En effet, la plupart des logiciels ERP comportent des fonctionnalités essentielles pour la gestion des ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et d’autres besoins départementaux.
Les logiciels ERP se classent généralement dans l’un des trois niveaux selon leur robustesse et leurs cas d’utilisation idéaux.
- Niveau 1 : ces ERP sont destinés aux organisations multinationales larges et complexes. De façon générale, les utilisateurs d’ERP de niveau 1 comptent plus de 1 000 employés et un chiffre d’affaires annuel de 500 millions $ ou plus. Les systèmes de niveau 1 sont onéreux mais offrent des solutions et configurations extrêmement puissantes, adaptées à la majorité des scénarios métiers. Les ERP de niveau 1 les plus connus sont SAP et Microsoft Dynamics 365.
- Niveau 2 : pour les entreprises de taille intermédiaire et en croissance, les ERP de niveau 2 peuvent être une bonne solution. Non seulement leur mise en place est plus rapide que celles des solutions de niveau 1, mais leur prix est également inférieur. Oracle NetSuite et Sage Intacct sont des solutions de niveau 2 bien adaptées aux entreprises de moins de 1 000 employés et avec une implantation géographique limitée.
- Niveau 3 : par rapport aux niveaux précédents, les solutions ERP de niveau 3 visent à répondre à des problématiques propres à des secteurs très niches, comme la production alimentaire ou l’industrie pharmaceutique. Ces solutions sont parfois plus limitées sur certaines fonctionnalités, comme la gestion de projet, mais se concentrent sur les besoins spécifiques de ces entreprises. Leur licence est généralement moins coûteuse que pour les niveaux supérieurs. Par exemple, Quickbooks est une solution de niveau 3.
À quoi doit servir un système ERP ?
Il existe de nombreux cas d’application concrets pour les systèmes ERP, qui vous permettent notamment :
- Automatiser les tâches répétitives et fastidieuses pour gagner du temps.
- Améliorer la performance de votre entreprise en renforçant les politiques d’organisation et les outils.
- Simplifier les flux de travail en favorisant la communication et la collaboration tout en garantissant à chacun les outils nécessaires pour accomplir ses missions efficacement.
- Augmenter la rentabilité grâce aux économies de temps et à de meilleures fonctionnalités de logiciels comptables.
- Bénéficier de données plus détaillées pour faciliter les achats, les prévisions, la planification des besoins en matières, etc.
- Augmenter la scalabilité de l’entreprise afin de faciliter la croissance (particulièrement pour les petites entreprises).
- Gérer efficacement les stocks et rationaliser les fonctions de l’entreprise.
- Améliorer la prise de décision, la gestion des prospects et leur conversion en ventes et en marketing.
- Optimiser la gestion des ressources humaines en connectant votre base de données salariés à d’autres possibilités de reporting et d’action.
- Utiliser la business intelligence pour prendre des décisions stratégiques fondées sur les données.
Cependant, il est important de noter qu’un système de planification des ressources de l’entreprise n’est pas une solution à tous les problèmes de votre société. Un ERP ne sortira pas rapidement une entreprise en difficulté d’un déficit. En fait, il peut avoir l’effet inverse. Les coûts de licence peuvent atteindre 20 000 $ par an (pour les solutions les moins chères) et la plupart des implémentations nécessitent l’aide de cabinets spécialisés, et coûteux.
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Quels types de systèmes ERP vais-je rencontrer ?
Il existe trois types d’hébergement possibles pour un système ERP parmi lesquels vous pourrez choisir, chacun avec ses avantages et ses inconvénients distincts. Il s’agit notamment des solutions ERP sur site, dans le cloud et hybrides.
ERP sur site
Un ERP sur site implique un coût initial élevé en termes de licence ainsi qu’une maintenance continue. De plus, il vous faudra disposer du matériel adéquat car ces ERP sont hébergés sur vos propres ordinateurs et serveurs, dans vos locaux. Le principal avantage de ces systèmes de planification des ressources de l’entreprise réside dans la personnalisation maximale et une sécurité des données inégalée. Toutefois, ils ne sont pas abordables pour toutes les entreprises et requièrent des ressources techniques internes hautement compétentes.
ERP dans le cloud
Les ERP dans le cloud suivent exclusivement un modèle de logiciel en tant que service (SaaS), où vous payez un abonnement pour une période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Le logiciel est hébergé sur les serveurs du fournisseur et votre entreprise y accède en ligne.
Bien que les systèmes ERP dans le cloud présentent de nombreux avantages — notamment leur coût initial plus faible —, leurs coûts à long terme sont plus difficiles à évaluer et la sécurité des données peut y être moins rigoureuse.
ERP hybride
Un ERP hybride combine des éléments des solutions ERP sur site et dans le cloud. Les avantages et inconvénients varient en fonction des aspects de chaque type d’hébergement que vous choisissez d’exploiter.
Comment utiliser un logiciel ERP
Quel que soit le type choisi, l’achat d’un logiciel ERP représente un investissement significatif pour votre entreprise, tant en termes de temps que de capitaux — des investissements que vous ne pouvez pas vous permettre de gaspiller. Pour tirer le meilleur profit d’un logiciel ERP, il est essentiel de savoir pourquoi vous en avez besoin et comment l’utiliser efficacement.
Suivez les étapes ci-dessous pour profiter au mieux de votre nouveau système ERP.
Analysez les processus métier
Lorsque vous élaborez une stratégie ERP, il s’agit de la première chose à envisager. Quels processus métier nécessitent le plus d’amélioration ? Quels problèmes souhaitez-vous résoudre en introduisant une plateforme ERP dans votre entreprise ? Ce sont des questions cruciales à vous poser lors du choix d’un ERP adapté à votre société.
Vous pouvez répondre à ces questions en menant une revue complète de la gestion, des processus et des indicateurs de performance actuels de votre entreprise (à l’échelle globale ainsi que par département). Une fois les éventuels points faibles identifiés, élaborez un rapport auquel vous pourrez vous référer par la suite pour évaluer la pertinence du nouvel ERP choisi.
Concentrez-vous sur la qualité des données
Votre nouveau système logiciel ERP fournira de nombreuses données précieuses qui vous aideront à prendre des décisions métier plus éclairées. Mais pour qu’elles soient entièrement fiables, vous devrez consacrer un certain temps à affiner les types de données que votre nouveau système génère. Portez une attention particulière à la section des rapports financiers.
Vous devez également veiller à ce que les autres départements de votre société configurent correctement leurs préférences de données. Il est recommandé de réunir l’équipe de direction pour discuter des paramètres d’exactitude des données avant de vous lancer. La mise en place de bons paramétrages est bien plus simple que de réparer une erreur après coup.
Personnalisez votre logiciel ERP
À moins d’opter pour un ERP développé sur mesure, vous allez probablement choisir une solution prête à l’emploi ou un parcours d’intégration avec différents modules proposés.
Vous devrez analyser les modules proposés, choisir ceux à utiliser, puis personnaliser les options en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. En tant que CFO, vous souhaiterez vous concentrer tout particulièrement sur les modules de facturation, de comptabilité, de gestion des stocks et des achats. J’ai dressé ci-dessous une liste de vérification des aspects les plus importants à préparer avant votre première utilisation d’un ERP.
Facturation
- Configurez vos options de facturation (et n'oubliez pas de personnaliser les factures de votre entreprise afin qu'elles reflètent votre image de marque).
- Si vous travaillez dans le e-commerce, assurez-vous que le site web de votre entreprise est connecté à votre système de facturation.
- Veillez à ce que tous les employés concernés du back-office aient accès aux informations de facturation et de paiement.
- Automatisez les tâches de routine, telles que les emails de relance de facturation ou les paiements récurrents.
Comptabilité
- Personnalisez votre section des comptes fournisseurs selon les besoins.
- Ajustez vos rapports de données financières et d’analyses.
- Vérifiez les états financiers de votre entreprise afin de vous assurer qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires pour être conformes aux normes GAAP ou IFRS.
Stocks
- Déterminez si vous souhaitez utiliser une intégration ERP pour connecter un logiciel de gestion des stocks existant, ou si vous voulez que l’ERP remplace ce logiciel.
- Personnalisez votre tableau de bord de gestion des commandes.
- Personnalisez la façon dont les tableaux de données seront produits lorsqu’ils seront extraits pour vérification.
- Si vous avez une activité e-commerce, assurez-vous que le stock actuel est connecté à vos ventes en ligne.
Achats
- Assurez-vous que le suivi des fournisseurs est en place et personnalisez les champs si nécessaire.
- Veillez à ce que les achats soient intégrés dans les rapports des coûts d’exploitation.
- Si vous proposez un produit physique, reliez les stocks et les achats afin de savoir précisément quand effectuer les approvisionnements nécessaires.
Utilisation d’un ERP : bonnes pratiques
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous allez créer un système ERP complet qui profitera à votre équipe ; cependant, il ne faut pas négliger la mise en place, l’adoption et la pérennité du système.
Voici les éléments les plus importants à surveiller si vous souhaitez garantir le succès de votre ERP sur le long terme.
Anticipez l’avenir de votre logiciel ERP
L’ERP dont votre entreprise a besoin aujourd’hui ne sera peut-être plus adapté dans 5 ans. Cela signifie que vous devriez privilégier un système de planification des ressources d’entreprise capable d’évoluer et de s’adapter à votre organisation — et non de rester figé et devenir obsolète.
Il est plus simple de savoir si votre logiciel ERP est évolutif en posant des questions avant l’achat initial. Échangez avec un représentant du fournisseur et posez-lui les questions suivantes :
- Quelles nouvelles fonctionnalités sont prévues ou en cours de développement ? Quand puis-je espérer leur lancement ?
- À quoi ressemble la feuille de route du fournisseur à court terme ? À long terme ?
- À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour ?
- Le fournisseur prévoit-il d’ajouter à l’avenir de nouvelles intégrations ou options de personnalisation ?
Un bon fournisseur ERP doit être en mesure de répondre précisément à ces questions. Il est souhaitable que le fournisseur ait programmé de nombreuses améliorations futures. Vous aurez également intérêt à opter pour un ERP bénéficiant de mises à jour régulières, pour la conformité et la sécurité des données.
Intégrez l’ERP aux systèmes existants
Si vous souhaitez continuer à utiliser certains systèmes après la mise en place de votre ERP, assurez-vous qu’ils sont compatibles. Par exemple, si vous ne les remplacez pas par l’ERP, vous pouvez envisager d’intégrer votre logiciel de gestion de la relation client (CRM), votre outil de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou encore vos outils marketing existants.
Facilitez la prise en main
Une excellente façon de rendre votre système ERP facile d’utilisation est de miser sur les applications mobiles. Aujourd’hui, tout le monde souhaite avoir accès à tout à portée de main — dans la vie professionnelle comme privée. Veillez à ce que votre logiciel ERP puisse être utilisé sur les appareils mobiles afin de faciliter son adoption par l’ensemble des parties prenantes.
Identifiez les parties prenantes
La formation est un point à ne pas négliger (ce que de nombreuses entreprises font pourtant). Prévoyez une approche hiérarchique de la formation en identifiant des référents ou parties prenantes clés dans chaque service, puis formez-les pour qu’à leur tour, ils puissent former les autres employés.
Suivre les économies réalisées et le ROI
En tant que directeur financier, il vous faudra analyser de façon systématique les économies réalisées lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies ; les données extraites de votre nouvel ERP seront alors précieuses. À l’aide des données dont vous disposiez avant l’implémentation, évaluez le nombre d’heures de travail et de ressources nécessaires à l’accomplissement de certaines tâches. Comparez-les au temps passé depuis la mise en place de l’ERP et identifiez le temps gagné, donc l’avantage marginal dont votre entreprise profite désormais.
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Une mise en œuvre correcte d’un logiciel ERP a le pouvoir de propulser votre entreprise vers l’avenir, où la croissance régulière et l’augmentation des profits deviennent une réalité. Votre société peut profiter des économies de coûts, des hausses de bénéfices, de processus rationalisés, d’une meilleure communication, d’une collaboration améliorée, et bien plus encore.
