La comptabilité d’exercice signifie que vous enregistrez les revenus et les dépenses lorsqu’ils sont acquis ou engagés, et non lorsque les liquidités circulent réellement.
Vous obtenez ainsi une vision claire et actualisée de la santé financière de votre entreprise, ce qui vous permet de voir les bénéfices et les obligations au moment où ils se produisent, et pas seulement lorsque l’argent arrive sur votre compte bancaire. Si vous souhaitez suivre vos finances de manière plus précise, la comptabilité d’exercice est la méthode à privilégier.
Qu’est-ce que la comptabilité d’exercice ?
La comptabilité d’exercice est une méthode comptable qui exige que les revenus et les dépenses soient enregistrés lorsqu’ils se produisent ; pas lorsque l’argent est échangé.
Ainsi, si vous gagnez de l’argent en mars, mais êtes payé en avril, cela compte quand même pour le mois de mars. Il en va de même pour les dépenses : si les marchandises arrivent aujourd’hui, mais que le paiement est exigible dans 30 jours, le coût est enregistré dès maintenant.
Vous obtenez ainsi une vision plus fidèle des performances de votre entreprise et de sa trésorerie globale. Pour les professionnels de la finance, cela signifie des rapports plus propres, une meilleure planification et une conformité avec des normes comme les GAAP — particulièrement utile dans les relations avec les investisseurs ou les prêteurs.
Comment fonctionne la comptabilité d’exercice ?
La comptabilité d’exercice s’applique aux comptes clients et aux comptes fournisseurs et repose sur un système de comptabilité en partie double. Cela signifie que chaque transaction donne lieu à plusieurs écritures dans le grand livre ou le journal afin de maintenir l’équilibre des comptes et de présenter une situation financière claire dans les bilans et autres rapports financiers.
Pour comprendre le fonctionnement de la méthode d’exercice, examinons deux exemples. Nous verrons d’abord comment les revenus sont enregistrés en comptabilité d’exercice. Nous verrons ensuite comment cette méthode traite les dépenses, notamment lorsqu’une entreprise achète des biens ou des services.
Si vous ne maîtrisez pas les écritures de journal ou la comptabilité en partie double, vous pouvez consulter notre article sur la comptabilité en partie double avant de poursuivre. Pour approfondir les principes comptables, pensez à consulter les ouvrages essentiels de comptabilité qui couvrent ces fondamentaux.
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La comptabilité d’exercice appliquée aux revenus
Pete’s Tire World décroche un contrat avec Truckers, une entreprise qui possède une flotte de véhicules. Les deux entreprises négocient l’accord suivant : Pete’s Tire World fournira des pneus à Truckers sur demande. Elle facturera Truckers le premier jour du mois pour tous les pneus fournis le mois précédent, et Truckers dispose de conditions de paiement à 15 jours.
Truckers a commandé pour 2 000 $ de pneus le 19 mars. Pete’s Tire World envoie une facture de 2 000 $ le 1er avril. L’entreprise règle la facture le 10 avril.
Le 19 mars, lorsque Truckers commande les pneus, le revenu est constaté. Le service comptable passe les écritures de journal suivantes :
- Un débit de 2 000 $ des comptes clients, plus précisément du compte de Truckers
- Un crédit de 2 000 $ des revenus
Le 1er avril, aucune écriture de journal n’est passée. Bien que la facture n’ait été envoyée qu’à cette date, le revenu a été constaté le 19 mars, lorsque la vente a eu lieu.
Le 10 avril, lorsque l’entreprise règle sa facture, le service comptable passe de nouvelles écritures de journal pour mettre à jour les états financiers :
- Un crédit de 2 000 $ des comptes clients, c’est-à-dire du compte de Truckers, puisque l’argent a été reçu et ne figure plus dans les comptes clients
- Un débit de 2 000 $ de la trésorerie
Si Pete’s Tire World appliquait la comptabilité de caisse, elle comptabiliserait le revenu de cette vente au deuxième trimestre (en supposant que son exercice fiscal corresponde à l’année civile), puisque le paiement a été reçu en avril.
Avec la comptabilité d’exercice, ce revenu est rattaché au premier trimestre, puisque la vente a été réalisée en mars. Cette distinction aide une entreprise à différencier le moment où elle gagne de l’argent de celui où elle encaisse l’argent.
La comptabilité d’exercice appliquée aux dépenses
La méthode est similaire lorsque l’argent circule dans l’autre sens. Prenons l’exemple de Pete’s Tire World, qui engage la dépense. Dans ce cas, l’un de ses camions de livraison de pneus tombe en panne et le coût de sa réparation s’élève à 1 500 $.
Le garage répare le camion et facture Pete’s Tire World le 20 mai. Pete’s règle la facture le 2 juin.
L’équipe comptable de Pete’s Tire World doit passer les écritures de comptabilité d’exercice suivantes le 20 mai :
- Un débit de 1 500 $ d’un compte de charges de réparation et d’entretien
- Un crédit de 1 500 $ des comptes fournisseurs
Le 2 juin, lorsque la facture est réglée, les écritures de journal suivantes sont enregistrées :
- Un débit de 1 500 $ des comptes fournisseurs, puisque les 1 500 $ ne sont plus dus
- Un crédit de 1 500 $ en espèces qui compense le débit précédent
Comptabilité de caisse contre méthode de comptabilité d’exercice
Bien entendu, nous devons aborder l’autre principale méthode de tenue des livres : la méthode de comptabilité de caisse. Bien qu’elle n’offre pas le même niveau de transparence ni une image financière globale aussi précise que la comptabilité d’exercice, la comptabilité de caisse peut être plus simple. Elle est donc souvent privilégiée par les entreprises individuelles, les travailleurs indépendants et les très petites entreprises comptant un nombre limité de dirigeants, d’investisseurs et de débiteurs.
Qu’est-ce que la comptabilité de caisse et comment fonctionne-t-elle ?
Malgré son nom, la comptabilité de caisse n’a rien à voir avec le fait qu’une entreprise accepte ou préfère les paiements en espèces. Elle fait référence au moment où les produits et les charges sont enregistrés et à la manière dont les écritures comptables correspondantes sont effectuées.
La principale différence entre la comptabilité d’exercice et la comptabilité de caisse est qu’avec la comptabilité de caisse, les transactions ne sont enregistrées qu’au moment où l’argent est effectivement transféré. Pour cette raison, la comptabilité de caisse n’utilise pas la même méthode de comptabilité en partie double que la comptabilité d’exercice.
Revenons à Pete’s Tire World et supposons que Pete’s ait vendu des pneus pour 3 000 $ le 15 mars. Le client n’a payé les pneus que le 10 avril. Si l’entreprise utilisait la comptabilité de caisse, Pete’s ne constaterait aucun produit avant le 10 avril.
Les écritures comptables comprendraient plutôt :
- Un débit de 3 000 $ indiquant que Pete’s avait une créance à recevoir le 15 mars
- Un crédit de 3 000 $ indiquant que la facture a été payée le 10 avril
Contrairement à la méthode de comptabilité d’exercice, le produit serait constaté au T2.
Principales différences entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice
| Comptabilité d’exercice | Comptabilité de caisse |
|---|---|
| Comptabilité d’exerciceProduit constaté lorsque les biens changent de mains | Comptabilité de caisseProduit constaté lorsque les espèces ou le paiement changent de mains |
| Comptabilité d’exerciceUtilise un système de comptabilité en partie double | Comptabilité de caisseN’utilise pas de système de comptabilité en partie double |
| Comptabilité d’exercicePrivilégiée par les principes comptables généralement reconnus (GAAP) | Comptabilité de caisseNon privilégiée par les GAAP |
| Comptabilité d’exerciceDoit être utilisée par la plupart des sociétés et des entreprises de taille moyenne ou plus grande | Comptabilité de caissePeut être utilisée par les travailleurs indépendants, les entrepreneurs individuels et les petites entreprises dont les recettes brutes annuelles sont inférieures à 25 millions de dollars au cours des 3 années précédentes. |
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Avantages de la comptabilité d’exercice
Vous pourriez penser que la comptabilité de caisse facilite la gestion des états financiers, mais il existe de nombreuses raisons de choisir plutôt la comptabilité d’exercice. Nous avons rassemblé une liste des avantages de cette méthode :
- La comptabilité d’exercice est autorisée par les principes comptables généralement reconnus, ou GAAP. Ce n’est pas le cas de la comptabilité de caisse. Ces normes comptables peuvent avoir de l’importance pour les investisseurs, les prêteurs et d’autres parties prenantes. Si vous prévoyez de développer considérablement votre entreprise, de procéder ultérieurement à une introduction en bourse ou de vous associer à des investisseurs à l’avenir, la comptabilité d’exercice vous sera plus utile que la comptabilité de caisse.
- Vous pourriez être tenu d’utiliser la comptabilité d’exercice par l’IRS. Comme indiqué dans le tableau ci-dessus, seuls les contribuables qui dirigent une petite entreprise et qui se situent dans certains seuils de revenus peuvent opter pour la comptabilité de caisse.
- La comptabilité d’exercice contribue à produire des rapports financiers plus précis. Le fait d’enregistrer les produits et les charges au moment où ils surviennent permet aux dirigeants et aux décideurs financiers de mieux comprendre les revenus prévus et la situation d’endettement d’une entreprise.
- Une plus grande précision facilite la planification stratégique. Lorsque vous pouvez visualiser les flux de trésorerie futurs prévus et comprendre en temps réel où se situe votre entreprise en matière de dettes et de revenus, vous pouvez élaborer des plans de croissance plus réalistes.
Bien sûr, la méthode de comptabilité d’exercice présente aussi quelques inconvénients. Principalement, elle demande un peu plus de temps et est plus difficile que la comptabilité de caisse, plus simple. Pour cette raison, il est important de travailler avec des CPA ou d’autres professionnels et d’investir dans le bon logiciel de comptabilité, qui peut automatiser une grande partie du travail de saisie et d’extourne.
Vous devez également vous assurer de bien comprendre vos livres comptables lorsque vous les examinez. Bien que la comptabilité d’exercice soit une bonne pratique selon les GAAP et contribue certainement à remettre les pièces du puzzle dans le bon ordre, une supervision inadéquate et un manque de contrôles peuvent exposer toute entreprise à des risques de fraude ou d’erreurs coûteuses.
La comptabilité d’exercice convient-elle à votre entreprise ?
Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, quelle que soit sa taille, et que vous souhaitez obtenir une image plus précise de la santé financière de votre entreprise, la méthode de comptabilité d’exercice pourrait vous convenir. Si vous dirigez une grande organisation ou une jeune entreprise en pleine croissance qui prévoit de rechercher des financements externes, la comptabilité d’exercice peut être indispensable à des fins fiscales ou pour vous assurer d’accéder aux opportunités financières que vous recherchez. De plus, si vos recettes brutes ont dépassé 25 millions de dollars au cours des trois dernières années, vous n’aurez peut-être pas le choix.
Vous avez des questions ou des commentaires sur la méthode comptable adaptée à votre entreprise ? Exprimez-vous dans les commentaires ci-dessous ou consultez nos profils sur les réseaux sociaux pour échanger avec notre communauté et recueillir des avis.
