Prioriser l’automatisation : Un cadre pour l’intégration de l’IA dans les processus FP&A
En tant que professionnels de la finance, nous devons apporter de la valeur à nos entreprises grâce à nos connaissances en comptabilité et en finance. De nos jours, le paysage de notre profession évolue rapidement avec les avancées technologiques, notamment dans le domaine de l'intelligence artificielle (IA).
Si nous ne visons pas à créer l’intégration d’IA la plus efficace en FP&A, nous serons remplacés par quelqu’un qui l’a fait.
Nous devons nous adapter et comprendre comment l’IA et d’autres technologies peuvent nous aider à renforcer notre capacité à analyser l’entreprise et à la mener vers un avenir meilleur.
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L’une des façons d’y parvenir est l’automatisation.
Le paysage de l’automatisation financière est complexe, je vais donc vous donner 3 étapes pour analyser efficacement les processus financiers et déterminer lesquels peuvent être automatisés grâce à l’IA.
Commençons par examiner ce cadre à travers une histoire.
Une histoire d’automatisation FP&A
Angela est responsable FP&A et Comptabilité au siège d’une nouvelle entreprise Agri-Tech appelée BeetrootVitality AgriTech. Elle souhaite automatiser leurs processus afin d’apporter de la valeur à l’entreprise.
Étape 1 - Identification
Elle organise une série de 5 ateliers avec son équipe dans lesquels ils utilisent des techniques de cartographie de processus pour examiner leurs procédures de clôture mensuelle, de prévisions mensuelles et de budgétisation annuelle.
Voici les 3 grands domaines de leur périmètre FP&A et Comptabilité, mais à l’intérieur, ils comptabilisent plus de 35 processus et routines !
Étape 2 - Analyse de l’impact
Ils quantifient l’impact et la valeur que l’automatisation peut apporter à l’entreprise. Ils utilisent Excel pour créer un tableau simple avec : Domaine, Processus, Impact sur l’EBITDA (Heures économisées x Taux horaire FTE moyen) et Effort (Complexité sur une échelle de 1 à 5 x Incertitude sur une échelle de 1 à 5).
Ils collaborent avec les responsables IT, ingénierie des données, analytics et automatisation de leur entreprise pour ce projet.
Étape 3 – Priorisation & Mise en œuvre
Ils visualisent leurs résultats dans cette matrice et priorisent les éléments dans le quadrant en haut à droite – faible effort et fort impact.
Ils lanceront leur premier pilote dans l’une de leurs unités business, en travaillant avec une équipe “agile” de 5 personnes (1 expert métier, 1 product owner finance et 3 développeurs). Puisqu’ils utiliseront l’agilité, ils présenteront leurs avancements à chaque revue de sprint, toutes les deux semaines, en incluant leur progression avec un prototype fonctionnel, afin que les utilisateurs puissent le tester immédiatement et donner leur retour.
Si cela est bien fait, ils auront rapidement des réponses claires sur les processus qui peuvent et doivent être automatisés.
DIY : Un guide à suivre
Je vais maintenant décrire les 3 étapes de ce cadre et détailler chacune, afin que vous puissiez les appliquer dans votre propre entreprise.
Étape 1 : Cartographie des processus financiers
Pour entamer l’analyse, les professionnels FP&A devraient cartographier leurs processus financiers par des ateliers et des techniques de cartographie de processus.
Pensez à qui ajoutera de la valeur à ces ateliers : cela peut être des experts métier, des business partners (de votre service ou d’autres départements) ou des collaborateurs transverses.
Si ce concept vous est inconnu, la cartographie de processus consiste à visualiser l’enchaînement des activités, les points de décision et les interactions au sein d’un processus financier. Cette étape aide les parties prenantes à bien comprendre les processus en place, leurs interdépendances et à identifier les points à améliorer.
En consignant les processus, les professionnels FP&A peuvent repérer les doublons, les goulets d’étranglement et les tâches manuelles qui peuvent être automatisées grâce à des programmes IA.
Étape 2 : Quantifier l’impact et la valeur ajoutée
Après la cartographie des processus financiers, l’étape suivante consiste à quantifier l’impact et la valeur que l’automatisation peut apporter à l’entreprise.
Cela implique de mesurer les avantages que l’automatisation peut permettre, tels que le temps économisé, l’augmentation de la rentabilité et une meilleure efficacité opérationnelle. Les indicateurs clés à considérer incluent :
- Temps économisé grâce à l'automatisation
- Valeur ajoutée à l'EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement)
- Valeur nette des ventes (NSV)
- Marge de contribution (CMA) résultant de l'automatisation
- Nombre de personnes qui bénéficieront du processus automatisé
Parallèlement, il est crucial de quantifier l'effort requis pour l'automatisation. Cela peut se faire en évaluant la complexité et l'incertitude associées au processus. Les facteurs de complexité peuvent inclure le nombre d'étapes, de sources de données, de points de décision et le niveau d'intervention humaine requis. Les facteurs d'incertitude peuvent couvrir la stabilité des données d'entrée, les considérations de conformité réglementaire et la nécessité de prises de décision basées sur le jugement.
Tout comme Angela l'a fait dans notre exemple, vous devriez établir des partenariats avec les départements IT, Ingénierie des Données, Analyse et Automatisation de votre entreprise pour cette seconde partie.
Étape 3 : Créer une matrice Impact-Effort
Pour prioriser les initiatives d'automatisation, les professionnels FP&A peuvent créer une matrice Impact-Effort.
Cette matrice leur permet de positionner chaque processus financier en fonction de son impact et de l'effort nécessaire à l'automatisation.
L'impact peut être représenté sur l'axe vertical, tandis que l'effort requis pour l'automatisation peut être illustré sur l'axe horizontal. Les processus à fort impact et faible effort sont considérés comme des opportunités faciles à saisir et doivent constituer la première cible des efforts d'automatisation. Une fois ces processus automatisés, les professionnels FP&A peuvent progressivement s'attaquer à des processus demandant plus d'efforts et ayant un impact élevé.
La vue d'ensemble
L'intégration de l'IA dans les processus financiers peut révolutionner la façon dont les professionnels FP&A opèrent, conduisant à une efficacité, une précision et une valeur stratégique accrues. En fait, une large majorité des investissements en 2025 sera orientée vers les entreprises qui utilisent efficacement ou développent l'IA.
En suivant une approche structurée de cartographie des processus, de quantification de l'impact et de l'effort, puis de création d'une matrice Impact-Effort, les professionnels FP&A peuvent identifier les processus les plus adaptés à l'automatisation.
Alors que le domaine de l'IA continue de progresser, les professionnels FP&A qui adoptent l'automatisation seront bien placés pour stimuler l'innovation et contribuer de manière significative au succès de leur organisation dans un monde de plus en plus axé sur les données.
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