Comment choisir un logiciel de comptabilité

9 éléments à rechercher lors du choix d'un logiciel de comptabilité

Lorsque vous recherchez un nouveau logiciel de comptabilité, il est important de commencer par évaluer chaque option en vous concentrant sur les facteurs clés qui correspondent aux besoins et aux objectifs de votre entreprise. Tenez compte des aspects suivants pour vous assurer de choisir l'outil adapté à votre équipe :

1. Flexibilité de l'offre

La flexibilité de l'offre vous permet d'adapter votre abonnement logiciel à mesure que votre entreprise se développe ou évolue. Cela est utile pour les entreprises de toutes tailles, mais en particulier pour les start-ups, les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs indépendants (découvrez ici les avantages des logiciels de comptabilité pour les travailleurs indépendants).

Les meilleurs logiciels de comptabilité vous permettent de passer facilement à une offre supérieure ou inférieure, sans pénalités sur votre trésorerie. N'oubliez pas non plus de demander aux fournisseurs quelles sont les conditions de leur contrat et comment ils gèrent les modifications de votre abonnement. 

2. Accès aux données et rapports

L'accès aux données et les rapports sont essentiels pour prendre des décisions éclairées. En tant que directeur financier, vous avez besoin d'un système comptable qui fournit des données en temps réel et des rapports personnalisables pour le reporting financier. 

Vérifiez si le logiciel vous permet d'exporter les données dans différents formats. Demandez également s'il prend en charge les tableaux de bord et quelles fonctionnalités de reporting sont disponibles. Cela facilitera non seulement les tâches de FP&A, mais aussi la tenue de la comptabilité courante et la gestion de projets.

3. Intégration à votre environnement technologique

L'intégration à votre environnement technologique existant garantit des opérations fluides. Votre logiciel de comptabilité doit se connecter à d'autres outils tels que les CRM, les systèmes de comptabilité fournisseurs et clients ou les solutions de paie. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.

Vérifiez toujours si le logiciel dispose d'API ou d'intégrations prédéfinies. Si vous testez le logiciel dans le cadre d'une démonstration, vérifiez comment il pourrait se connecter aux outils que vous utilisez déjà afin d'éviter des complications par la suite.

4. Mise en route et assistance

La mise en route et l'assistance client peuvent faire la différence dans votre expérience avec un nouveau logiciel. Lorsqu'un fournisseur propose une bonne assistance à la mise en route, il aide votre équipe à devenir rapidement opérationnelle. 

Recherchez des fournisseurs qui proposent des ressources de formation et une assistance réactive, et renseignez-vous sur leurs horaires et leurs canaux d'assistance via leur page de contact. 

5. Autorisations basées sur les rôles

Les autorisations basées sur les rôles contrôlent qui peut accéder à quoi au sein de la solution logicielle. Cela est important pour garantir la sécurité et la confidentialité, notamment lorsqu’il s’agit de données financières et de comptes bancaires personnels. 

Assurez-vous que le logiciel vous permet d’attribuer facilement des rôles et de définir des autorisations. Lorsque vous échangez avec un représentant, demandez-lui quel est le niveau de granularité de ces contrôles et comment ils peuvent être modifiés pour mieux répondre aux besoins de votre entreprise.

6. Conformité propre au secteur

La conformité propre au secteur garantit que votre logiciel respecte les normes légales et réglementaires. Elle est essentielle pour éviter les amendes et préserver la confiance. Vérifiez si le logiciel prend en charge les normes de conformité applicables à votre secteur, en particulier si vous évoluez dans un domaine davantage réglementé, comme la santé ou la finance. 

7. Options de personnalisation

Les options de personnalisation vous permettent d’adapter le logiciel aux besoins de votre entreprise. Cela peut améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs. Par exemple, si vous travaillez dans le commerce de détail, vous pourriez avoir besoin d’un logiciel de comptabilité qui propose également des fonctions de gestion et de suivi des stocks. 

Recherchez un logiciel qui vous permet de personnaliser les champs, les flux de travail et les interfaces. N’oubliez pas que la personnalisation peut entraîner des coûts supplémentaires. Demandez toujours dès le départ des informations sur les options de personnalisation et les frais liés au nombre d’utilisateurs lors de votre première consultation avec un fournisseur.

8. Fonctionnalités d’automatisation

Les fonctionnalités d’automatisation peuvent faire gagner du temps à votre équipe en réduisant les tâches comptables manuelles. Recherchez un logiciel qui automatise les processus répétitifs comme la facturation, le suivi des dépenses ou la saisie manuelle des données. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques afin d’améliorer les opérations de l’entreprise. 

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9. Compatibilité mobile ou multi-sites

La compatibilité mobile ou multi-sites est importante si votre équipe travaille à distance ou sur différents sites. Assurez-vous que le logiciel dispose d’une application mobile ou d’une connexion Internet qui fonctionne correctement sur différents appareils afin de maintenir la connexion et la productivité de votre équipe. 

En outre, pensez à examiner les limitations et les fonctionnalités d’accessibilité lors du test de la solution comptable que vous avez choisie. 

Comment choisir un logiciel de comptabilité : une méthode en 5 étapes

Choisir le bon logiciel de comptabilité d’entreprise ne se résume pas à comparer les fonctionnalités comptables de base : vous devez également adapter le logiciel aux objectifs de votre entreprise et aux besoins de votre équipe. 

Suivez ce guide étape par étape pour choisir votre prochain logiciel de comptabilité et trouver la solution idéale qui répond à tous vos besoins :

Étape 1 : Identifiez vos besoins

Vous ne pouvez pas choisir une solution sans savoir ce qu’elle doit vous permettre de faire. Qu’il s’agisse de préparer les déclarations fiscales, de gérer les informations financières ou simplement de bénéficier d’une utilisation facile, commencez par définir les besoins de votre équipe afin d’orienter votre recherche d’un logiciel de comptabilité :

Recueillir l’avis des parties prenantes

Impliquez rapidement les principales parties prenantes, comme les services financier et RH, l’informatique et la direction, car chaque service aura des points de vue et des besoins comptables différents. 

Envisagez d’organiser des réunions ou d’envoyer des sondages pour recueillir leurs avis, en les interrogeant sur les difficultés actuelles et les améliorations souhaitées. Vous pourrez ainsi vous assurer que le logiciel répond aux besoins spécifiques de chacun.

Liste et hiérarchisation des points de friction

Ensuite, identifiez les éventuels problèmes de fonctionnalité de votre système actuel. Dressez une liste des points de friction ou des obstacles auxquels votre équipe est confrontée, comme la tenue des registres financiers, la conformité fiscale et le suivi du temps. Hiérarchisez-les ensuite en fonction de leur impact sur vos opérations et vos finances. 

Concentrez-vous d'abord sur la recherche d'une solution capable de résoudre les principaux points de friction afin d'améliorer l'efficacité et la satisfaction.

Alignement sur les politiques et les objectifs

Il est tout aussi important de vous assurer que le logiciel est conforme à vos politiques et objectifs internes. Tenez compte des préférences concernant les fournisseurs, des protocoles de sécurité et des exigences réglementaires. Cela implique notamment de garantir la sécurité des données et la conformité aux normes du secteur dans vos états financiers. 

Différencier les fonctionnalités indispensables des fonctionnalités souhaitables

Lorsque vous évaluez un logiciel de comptabilité, séparez toujours les fonctionnalités comptables essentielles des fonctionnalités facultatives. 

Les fonctionnalités indispensables répondent à vos principaux points de friction et à vos besoins en matière de conformité, tandis que les fonctionnalités souhaitables ajoutent de la valeur sans être essentielles. Cela vous aide à vous concentrer d'abord sur les logiciels qui répondent à vos besoins fondamentaux, tout en vous permettant d'éviter l'élargissement progressif du périmètre.

Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles plaintes ou quels obstacles reviennent le plus souvent ?
• Quels besoins ne sont pas satisfaits aujourd'hui ?
• Quelles fonctionnalités permettraient de résoudre vos trois principaux points de friction ?
• Quel ROI attendez-vous de cet investissement ?
• Dans quelle mesure le logiciel est-il conforme à nos protocoles de sécurité ?

Étape 2 : Rechercher des fournisseurs de logiciels de comptabilité

Après avoir recueilli les avis de votre équipe, vous devrez rechercher et comparer les fournisseurs de logiciels de comptabilité afin de trouver celui qui répond le mieux à vos besoins. 

Gardez à l'esprit qu'il existe plusieurs types de logiciels de comptabilité. Voici comment réduire vos choix tout en respectant votre budget :

Analyser les fournisseurs

Commencez par une analyse générale à l'aide de sites d'avis, de classements et d'études de cas. Ces ressources fournissent des informations sur la réputation des fournisseurs et l'expérience des utilisateurs. Recherchez des tendances dans les avis afin d'identifier les éloges ou les plaintes récurrents et de présélectionner les fournisseurs qui méritent d'être examinés plus attentivement.

Comparer les outils

Comparez les outils en fonction des besoins de votre entreprise, notamment sa taille, sa capacité d'évolution et ses possibilités d'intégration. Il convient également de déterminer si vous avez besoin d'une solution d'externalisation ou si vous préférez un modèle internalisé, en particulier si vous recherchez un logiciel de comptabilité pour petites entreprises (découvrez ici les avantages des logiciels de comptabilité pour les start-ups). 

Recherchez ensuite un logiciel compatible avec votre environnement technologique existant et facile à utiliser. Cela garantit une intégration fluide et une interruption minimale.

Identifier les principaux facteurs distinctifs

Identifiez ce qui distingue chaque fournisseur. Concentrez-vous sur des aspects tels que l'assistance à la mise en œuvre, l'expérience utilisateur et la flexibilité pour les cas d'utilisation spécifiques. Par exemple, certains fournisseurs, comme QuickBooks Online et FreshBooks, proposent une assistance personnalisée ou des fonctionnalités uniques. Connaître ces facteurs distinctifs vous aide à prendre une décision plus intuitive et éclairée.

Consigner les résultats

Consignez les résultats de vos recherches afin de faciliter les comparaisons. Créez une feuille de calcul pour suivre les fonctionnalités, les tarifs, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque fournisseur. Grâce à cette approche organisée, vous pouvez simplifier votre processus de prise de décision. Cela vous aide également à présenter vos résultats aux parties prenantes.

Posez-vous les questions suivantes :

• Que fait le mieux chaque outil ?
• Est-il adapté à la taille de votre équipe, à votre budget et à votre environnement technologique ?
• Quelle assistance et quelle documentation sont disponibles ?
• Dans quelle mesure le logiciel est-il flexible pour les cas d'utilisation spécifiques ?
• Quels sont les éloges ou les plaintes les plus fréquents des utilisateurs ?

Les meilleurs logiciels de comptabilité à envisager

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2. 2. Dext — Idéal pour l'extraction des données pré-comptables
3. 3. QuickBooks Online — Idéal pour les petites entreprises
4. 4. Striven — Idéal pour la gestion d'entreprise tout-en-un
5. 5. Ramp — Idéal pour la gestion automatisée des dépenses
6. 6. Patriot Accounting — Idéal pour des méthodes comptables flexibles
7. 7. InvoiceBerry — Idéal pour la création rapide de factures
8. 8. Reckon One
9. 9. BlackLine — Idéal pour les entreprises de taille moyenne
10. 10. ZipBooks — Idéal pour les associations à but non lucratif

Étape 3 : Établir une sélection de logiciels de comptabilité et prendre contact

Ensuite, vous devrez réduire le nombre de fournisseurs envisagés et commencer à échanger avec des partenaires potentiels. Voici comment procéder :

Présélectionner les fournisseurs

Sélectionnez 2 à 4 fournisseurs en fonction de vos recherches précédentes. Concentrez-vous sur ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos priorités. Tenez compte de facteurs tels que les fonctionnalités, les tarifs et les retours des utilisateurs lors de votre évaluation. Cela vous aidera à concentrer vos efforts sur les options les plus prometteuses.

Envoyer une demande d’informations ou une demande de propositions

Envoyez une demande d’informations (RFI) ou une demande de propositions (RFP) concernant un logiciel de comptabilité afin de recueillir des informations détaillées. Ce processus formel vous aide à comprendre l’offre et l’approche de chaque fournisseur. Il est particulièrement utile lorsque vos besoins sont complexes ou que vos équipes sont nombreuses. Utilisez-le pour clarifier vos questions ou vos préoccupations. 

Planifier des démonstrations

Planifiez des démonstrations avec les fournisseurs de logiciels de comptabilité présélectionnés. Posez des questions ciblées concernant les intégrations, les options complémentaires, la sécurité et bien plus encore. Vous pouvez également profiter de cette occasion pour voir le logiciel en action et évaluer sa facilité d’utilisation. 

Veillez à préparer des questions sur des fonctionnalités ou des scénarios précis qui concernent votre équipe. Cela vous aidera à évaluer dans quelle mesure le logiciel répond à vos besoins.

Utiliser des critères d’évaluation cohérents

Appliquez des critères d’évaluation cohérents à tous les fournisseurs. Créez une liste de contrôle ou une grille d’évaluation pour noter chaque option en fonction de facteurs clés et garantir une comparaison équitable. Gardez les priorités de votre équipe à l’esprit tout au long du processus.

Posez-vous ces questions :

• Pouvez-vous me présenter un cas client réel similaire au nôtre ?
• Quelles ressources d’assistance ou d’intégration proposez-vous ?
• Quelles fonctionnalités nécessitent une mise à niveau ?
• Comment votre logiciel gère-t-il la migration des données ?
• Quel est le délai habituel de mise en œuvre ?

Étape 4 : Élaborer l’argumentaire commercial

Il est maintenant temps de transformer vos recherches sur les fournisseurs en un argumentaire commercial que votre équipe dirigeante pourra comprendre et soutenir :

Résumer les points sensibles

Résumez les difficultés rencontrées par votre équipe et les résultats attendus d’un nouveau logiciel. Mettez en évidence la manière dont le logiciel répondra à des problèmes précis et améliorera les opérations. Utilisez des puces pour répertorier les difficultés et les avantages attendus. Cela contribue à démontrer clairement la valeur de l’investissement.

Présenter les estimations de coûts

Trouvez et présentez des estimations de coûts de base ainsi que les délais de mise en œuvre. Appuyez-vous sur les devis des fournisseurs et vos recherches pour fournir des chiffres précis. Tenez compte à la fois des coûts initiaux et des dépenses récurrentes, et consultez les tarifs des logiciels de comptabilité pour obtenir une vue plus détaillée. Présentez ensuite ces données de manière claire, par exemple sous forme de tableau ou de graphique, afin d’en faciliter la consultation.

Présenter le ROI et les risques

Présentez le ROI, les gains d’efficacité et les risques liés à l’inaction afin de renforcer vos arguments. Expliquez comment le logiciel permettra de gagner du temps, de rationaliser les processus, de réduire les erreurs ou d’accroître la productivité. 

N’oubliez pas non plus de mettre en évidence les avantages financiers et opérationnels, ainsi que les inconvénients potentiels liés à la non-mise en œuvre du logiciel, tels que la persistance des inefficacités ou les risques de non-conformité.

Posez-vous ces questions :

• À quel problème commercial cela répondra-t-il ?
• Quels sont les risques si nous ne faisons rien ?
• Quels sont les avantages financiers et opérationnels ?
• Dans combien de temps pouvons-nous espérer constater un retour sur investissement ?
• Quels sont les coûts totaux et les délais estimés ?

Étape 5 : mettre en œuvre votre logiciel de comptabilité et intégrer vos utilisateurs

Une fois l’approbation obtenue, vous pouvez commencer à planifier un processus d’intégration fluide. Voici quelques conseils pour contribuer à sa réussite :

Communiquer le plan de déploiement

Communiquez clairement le plan de déploiement à tous les utilisateurs. Partagez les échéances, les étapes clés et les actions à effectuer par chaque membre de l’équipe au moyen d’e-mails, de réunions ou de plateformes internes. Il est également important de maintenir des échanges ouverts afin de veiller à ce que chacun comprenne le processus ainsi que les autres attentes.

Désigner les responsables internes

Désignez des responsables internes et des interlocuteurs pour la mise en œuvre. Ces personnes traiteront les questions et assureront la coordination avec le fournisseur. Choisissez des personnes qui connaissent bien le logiciel et qui peuvent résoudre les problèmes afin de garantir une transition plus fluide et de fournir une assistance aux utilisateurs.

Garantir la formation et l’adoption

Veillez à ce que votre équipe termine la formation et adopte l’outil de manière cohérente. Planifiez des sessions de formation et donnez accès à des ressources telles que des webinaires ou des guides. 

Vous devriez également encourager des points de suivi réguliers afin de répondre aux questions et de suivre les progrès. N’oubliez pas qu’une utilisation cohérente de l’outil contribue à améliorer l’efficacité et la satisfaction des utilisateurs finaux.

Créer des boucles de rétroaction

Créez des boucles de rétroaction pendant le déploiement, notamment avec les ressources du fournisseur. La plupart des nouveaux logiciels nécessitent une période d’apprentissage. Encouragez les utilisateurs à partager leur expérience et les problèmes rencontrés, puis utilisez ces retours pour effectuer des ajustements et améliorer le processus. 

Collaborez également avec le fournisseur afin de résoudre les problèmes techniques ou d’optimiser les fonctionnalités pour mieux répondre aux cas d’utilisation.

Posez-vous ces questions :

• Quel est le plan de gestion du changement ?
• Qui est responsable du déploiement ?
• Comment suivrez-vous les premiers résultats ?
• Quelles ressources de formation sont disponibles ?
• Comment recueillerez-vous les retours des utilisateurs ?

La suite :

Si vous êtes en train d’étudier des logiciels de comptabilité, contactez gratuitement un conseiller SoftwareSelect pour obtenir des recommandations.

Vous remplissez un formulaire et avez un bref échange au cours duquel vos besoins spécifiques sont examinés. Vous recevrez ensuite une liste restreinte de logiciels à évaluer. Ils vous accompagneront même tout au long du processus d’achat, y compris lors des négociations tarifaires.