Comment utiliser efficacement un logiciel ERP : guide complet

Qu'est-ce qu'un logiciel ERP ?

L'objectif central d'un ERP est de fournir un système d'applications intégrées et centralisées qui couvrent les besoins essentiels de l'ensemble de vos services les plus importants. Par exemple, en tant que directeur financier, vous pouvez tirer le meilleur parti des modules de comptabilité, d'analyse et de finance générale proposés par une solution donnée.

Mais vous ne serez pas le seul à en être satisfait ; les autres services tireront également grandement profit de la mise en œuvre d'un ERP. Par exemple, la plupart des logiciels ERP proposent des fonctionnalités essentielles pour les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et d'autres besoins des services.

Les logiciels ERP appartiennent généralement à l'un des trois niveaux en fonction de leur robustesse et de leurs cas d'utilisation idéaux.  

• Niveau 1 : ces ERP conviennent particulièrement aux grandes organisations multinationales complexes. En général, les utilisateurs d'ERP de niveau 1 comptent plus de 1 000 employés et réalisent un chiffre d'affaires annuel de 500 millions de dollars ou plus. Les systèmes de niveau 1 affichent des prix élevés, mais ils offrent également des solutions et des configurations extrêmement robustes pour s'adapter à la plupart des situations commerciales. Les ERP de niveau 1 les plus connus incluent SAP et Microsoft Dynamics 365.
• Niveau 2 : pour les entreprises de taille intermédiaire et en pleine croissance, les ERP de niveau 2 peuvent constituer une bonne solution. Non seulement ils peuvent être mis en œuvre plus rapidement que les solutions de niveau 1, mais leur prix est également plus accessible. Oracle NetSuite et Sage Intacct sont des solutions de niveau 2 qui peuvent convenir aux entreprises comptant moins de 1 000 employés et ayant une présence géographique limitée.
• Niveau 3 : par rapport aux niveaux d'ERP précédents, les solutions de niveau 3 sont conçues pour résoudre les problèmes de secteurs très spécialisés, comme la production alimentaire ou la fabrication pharmaceutique. Ces solutions tendent à être moins complètes pour certaines fonctionnalités, comme la gestion de projet, tout en se concentrant sur les besoins les plus importants de ces entreprises. Leur licence est généralement moins coûteuse que celle des niveaux supérieurs. QuickBooks est par exemple une solution de niveau 3.

L'histoire des ERP

Les systèmes ERP sont, franchement, de véritables moteurs pour les entreprises. Mais \u003ca href=\u0022https://thecfoclub.com/operational-finance/history-of-erp/\u0022\u003eils n’ont pas commencé ainsi\u003c/a\u003e—à l’origine, les systèmes ERP étaient simplement destinés à organiser les processus de fabrication et de production. Quel chemin parcouru !

À quoi doit servir un système ERP ?

Les systèmes ERP offrent de nombreux cas d'utilisation concrets, vous permettant notamment de :

• Automatiser les tâches routinières fastidieuses afin de gagner du temps.
• Améliorer les performances de votre entreprise en optimisant les politiques et les outils organisationnels.
• Fluidifier les flux de travail en favorisant une meilleure communication et collaboration, tout en veillant à ce que chacun dispose des outils nécessaires pour effectuer efficacement son travail.
• Accroître la rentabilité grâce au gain de temps et à de meilleures fonctionnalités de logiciel de comptabilité.
• Obtenir des données plus approfondies pour faciliter les achats, les prévisions, la planification des besoins en matières, etc.
• Accroître l'évolutivité de l'entreprise afin de faciliter sa croissance (en particulier pour les petites entreprises).
• Gérer efficacement les stocks et fluidifier les fonctions de l'entreprise.
• Améliorer la prise de décision, la collecte de prospects et leur conversion dans les domaines des ventes et du marketing.
• Améliorer la gestion des ressources humaines en connectant votre base de données des employés à d'autres fonctionnalités de reporting et d'action.
• Utiliser la veille stratégique pour prendre des décisions fondées sur les données concernant des sujets essentiels.

Cependant, il est important de noter qu’un système de planification des ressources de l’entreprise ne constitue pas une solution à tous les problèmes de votre entreprise. Un ERP ne sortira pas rapidement une entreprise en difficulté du déficit. En fait, il peut avoir l’effet inverse. Les coûts de licence peuvent dépasser 20,000 $ par an (dans le bas de l’échelle) et la plupart des déploiements nécessitent l’aide de cabinets spécialisés et coûteux.

Quels types de systèmes ERP vais-je rencontrer ?

Vous pourrez choisir parmi trois types potentiels d’hébergement de systèmes ERP, chacun présentant ses propres avantages et inconvénients. Il s’agit des ERP sur site, infonuagiques et hybrides.

ERP sur site

Un ERP sur site implique des frais de licence initiaux élevés ainsi que des coûts de maintenance récurrents. De plus, vous aurez besoin du matériel nécessaire, car ces ERP sont hébergés sur vos ordinateurs et serveurs, dans vos locaux. L’avantage de ces systèmes de planification des ressources de l’entreprise réside dans leur personnalisation maximale et leur sécurité des données inégalée. Cependant, ils ne sont pas abordables pour toutes les entreprises et nécessitent des ressources techniques internes hautement qualifiées.

ERP infonuagique

Les ERP infonuagiques reposent entièrement sur un modèle de logiciel en tant que service (SaaS), dans lequel vous payez des frais d’abonnement pour une utilisation sur une période donnée (mensuelle, trimestrielle ou annuelle). Le logiciel est hébergé sur les ordinateurs du fournisseur et votre entreprise y accède en ligne.

Bien que les systèmes ERP infonuagiques présentent de nombreux avantages — leur prix initial plus bas en étant un — leurs coûts à long terme sont plus difficiles à calculer et la sécurité de leurs données peut être moins rigoureuse.

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ERP hybride

Un ERP hybride combine des éléments des solutions ERP infonuagiques et sur site. Les avantages et les inconvénients varient selon les aspects de chaque type d’hébergement utilisés.

Comment utiliser un logiciel ERP

Quel que soit le type choisi, l’achat d’un logiciel ERP représente un investissement important pour votre entreprise, tant en temps qu’en capital — des investissements que vous ne pouvez pas vous permettre de gaspiller. Pour tirer le meilleur parti des avantages d’un logiciel ERP, vous devrez savoir pourquoi vous en avez besoin et comment l’utiliser efficacement.

Suivez les étapes ci-dessous pour tirer les plus grands bénéfices de votre nouveau système ERP.

Examiner les processus opérationnels

Lorsque vous élaborez une stratégie ERP, c’est le premier élément à prendre en compte. Quels processus opérationnels doivent être le plus améliorés ? Quels problèmes essayez-vous de résoudre en introduisant une plateforme ERP dans votre entreprise ? Ce sont des questions cruciales à vous poser lorsque vous choisissez l’ERP adapté à votre entreprise.

Vous pouvez répondre à ces questions en réalisant une vue d’ensemble complète de la gestion actuelle de votre entreprise, de ses processus et de ses indicateurs (à l’échelle de l’entreprise et propres à chaque service). Une fois que vous avez identifié les points faibles susceptibles d’être améliorés, créez un rapport auquel vous pourrez vous référer ultérieurement pour évaluer la viabilité du nouvel ERP que vous aurez choisi.

Mettre l’accent sur la qualité des données

Votre nouveau système logiciel ERP fournira de nombreuses données précieuses qui pourront vous aider à prendre des décisions commerciales plus éclairées. Mais pour qu’elles soient parfaitement exactes, vous devrez consacrer du temps à affiner les types de données générées par votre nouveau système. Vous devrez accorder une attention particulière à la section consacrée aux rapports financiers.

Vous devez également veiller à ce que les autres services de votre entreprise définissent correctement leurs préférences en matière de données. Il est conseillé d’organiser une réunion de l’équipe dirigeante afin de discuter de ce à quoi doivent ressembler des paramètres de données exacts avant de commencer. La définition des paramètres de données est bien plus simple que leur correction après une erreur.

Personnaliser votre logiciel ERP

À moins que vous n’ayez décidé d’ouvrir les coffres pour faire construire un ERP entièrement personnalisé, vous devrez choisir entre une solution prête à l’emploi et un processus d’intégration proposant un grand nombre de modules différents.

Vous devrez analyser les modules inclus, décider de ceux que vous allez utiliser, puis personnaliser leurs options afin de répondre aux besoins uniques de votre entreprise. En tant que directeur financier, vous devrez vous concentrer spécifiquement sur les modules de facturation, de comptabilité, de gestion des stocks et d’achats. J’ai créé ci-dessous une liste de contrôle regroupant certains des aspects les plus importants à prendre en charge avant votre première utilisation de l’ERP.

Facturation

• Configurez vos options de facturation (et n’oubliez pas de personnaliser les factures de votre entreprise pour qu’elles correspondent à votre image de marque).
• Si vous exercez dans le commerce électronique, assurez-vous que le site web de votre entreprise est connecté à votre système de facturation.
• Assurez-vous que tous les employés concernés des services administratifs ont accès aux informations de facturation et de paiement.
• Automatisez les tâches courantes, comme les e-mails de relance de facturation ou les prélèvements récurrents.

Comptabilité

• Personnalisez votre section des comptes fournisseurs si nécessaire.
• Affinez vos données financières et vos rapports d’analyse.
• Vérifiez les états financiers de votre entreprise pour vous assurer qu’ils contiennent toutes les informations nécessaires à leur conformité aux normes GAAP ou IFRS.

Stocks

• Déterminez si vous souhaitez utiliser une intégration ERP pour vous connecter à un logiciel de gestion des stocks existant ou si vous voulez que l’ERP remplace ce logiciel.
• Personnalisez votre tableau de bord de gestion des commandes.
• Personnalisez la manière dont les feuilles de calcul seront produites lorsqu’elles seront extraites pour examen.
• Si vous exploitez une entreprise de commerce électronique, assurez-vous que les stocks actuels sont liés à vos ventes en direct.

Achats

• Assurez-vous que le suivi des fournisseurs est configuré et personnalisez les champs si nécessaire.
• Assurez-vous que les achats sont intégrés aux rapports sur les coûts d’exploitation.
• Si vous commercialisez un produit physique, reliez les stocks et les achats afin de savoir exactement quand les achats nécessaires doivent être effectués.

Utilisation d’un ERP : bonnes pratiques

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, vous allez créer un système ERP complet qui sera bénéfique pour votre équipe ; toutefois, vous devez également vous assurer que la mise en œuvre, l’adoption et la pérennité du système sont prises en compte.

Voici quelques-uns des principaux éléments à suivre si vous souhaitez garantir la réussite à long terme de votre ERP.

Pérennisez votre logiciel ERP

L’ERP dont votre entreprise a besoin aujourd’hui ne sera peut-être pas le même que celui dont elle aura besoin dans 5 ans. Cela signifie que vous devez rechercher un système de planification des ressources de l’entreprise qui évoluera et changera avec votre entreprise, plutôt que de rester stagnant et de devenir obsolète.

Le moyen le plus simple de déterminer si votre logiciel ERP a été conçu pour durer consiste à poser des questions avant votre achat initial. Échangez avec un représentant du fournisseur et posez les questions suivantes :

• Quelles nouvelles fonctionnalités sont prévues ou en cours de développement ? Quand puis-je m’attendre à ce que ces nouvelles fonctionnalités soient lancées ?
• À quoi ressemble la feuille de route du fournisseur à court terme ? À long terme ?
• À quelle fréquence le logiciel est-il mis à jour ?
• Le fournisseur prévoit-il d’ajouter d’autres intégrations ou options de personnalisation à l’avenir ?

Un bon fournisseur d’ERP doit être en mesure de répondre à ces questions en détail. Vous voudrez savoir que le fournisseur a prévu de nombreuses améliorations pour l’avenir. Vous voudrez également utiliser un ERP bénéficiant de mises à jour régulières du logiciel en matière de conformité et de sécurité des données.

Intégrez vos systèmes existants

Si vous disposez de systèmes que vous prévoyez de continuer à utiliser après la mise en œuvre de votre ERP, assurez-vous qu’ils peuvent être intégrés. Par exemple, si vous ne les remplacez pas entièrement par votre ERP, vous pouvez souhaiter intégrer votre système de gestion de la relation client (CRM), votre système de gestion de la chaîne d’approvisionnement ou votre logiciel marketing existants.

Facilitez son utilisation

L’un des meilleurs moyens de rendre votre système ERP facile à utiliser consiste à tirer parti des applications mobiles. Aujourd’hui, les gens aiment avoir tout à portée de main, pour leur usage professionnel comme personnel. En vous assurant que votre logiciel ERP peut être utilisé sur des appareils mobiles, vous simplifiez son utilisation pour toutes les parties prenantes concernées.

Identifiez les autres parties prenantes

La formation est un aspect que vous ne pouvez pas vous permettre de négliger (mais de nombreuses entreprises le font). Abordez la formation de manière hiérarchique, en identifiant les principales parties prenantes au sein de services spécifiques et en les formant afin de leur permettre de former tous les autres employés.

Suivez les économies de coûts et le ROI

En tant que directeur financier, vous allez vouloir analyser systématiquement les économies financières réalisées grâce à la mise en œuvre de nouvelles technologies, et les données extraites de votre nouvel ERP peuvent vous y aider. À l’aide des données recueillies avant la mise en œuvre, déterminez combien d’heures de travail et de ressources ont été nécessaires pour accomplir des tâches précises. Comparez-les au temps consacré depuis la mise en œuvre de votre ERP afin d’identifier le temps économisé et, par conséquent, le bénéfice marginal récurrent dont votre entreprise peut profiter.

Faites fonctionner le logiciel ERP pour vous

Une mise en œuvre appropriée d’un logiciel ERP peut propulser votre entreprise vers l’avenir, où une croissance constante et une augmentation des bénéfices deviennent une réalité. Votre entreprise peut tirer parti des économies réalisées, de l’augmentation des bénéfices, de la rationalisation des processus, d’une meilleure communication, d’une collaboration améliorée et de bien plus encore.