Come Utilizzare con Successo il Software ERP: Una Guida Completa

Che cos’è un software ERP?

L’obiettivo principale di ERP è fornire un sistema di applicazioni integrate e centralizzate che coprano le esigenze aziendali essenziali di tutti i dipartimenti più cruciali. Ad esempio, come CFO, potresti trarre maggior beneficio dai moduli di contabilità, analisi e finanza generale presenti in una determinata soluzione.

Ma non sarai l’unico a essere soddisfatto; anche altri dipartimenti trarranno grandi vantaggi dall’implementazione di un ERP. Ad esempio, la maggior parte dei software ERP presenta funzionalità fondamentali richieste per le risorse umane, la gestione della catena di fornitura e altre esigenze dipartimentali.

I software ERP sono generalmente suddivisi in tre livelli in base alla loro robustezza e ai casi d’uso ideali.  

• Livello 1: Questi ERP sono ideali per le organizzazioni multinazionali grandi e complesse. Generalmente, gli utenti ERP di Livello 1 hanno più di 1.000 dipendenti e un fatturato annuo di almeno $500 milioni. I sistemi di Livello 1 hanno un costo elevato, ma offrono anche soluzioni estremamente robuste e configurazioni adatte alla maggior parte degli scenari aziendali. I ERP di Livello 1 più noti includono SAP e Microsoft Dynamics 365.
• Livello 2: Per aziende di medie dimensioni e in crescita, gli ERP di Livello 2 possono essere una buona soluzione. Non solo possono essere implementati più rapidamente rispetto alle soluzioni di Livello 1, ma anche a costi inferiori. Oracle NetSuite e Sage Intacct sono soluzioni di Livello 2 che possono essere adatte a realtà con meno di 1.000 dipendenti e una presenza geografica limitata.
• Livello 3: Rispetto ai livelli precedenti, le soluzioni ERP di Livello 3 esistono per risolvere problematiche di settori molto specifici, come produzione alimentare o industria farmaceutica. Queste soluzioni tendono a essere meno complete su certe funzionalità, come la gestione dei progetti, e si concentrano invece sugli aspetti maggiormente richiesti da queste aziende. Solitamente hanno un costo di licenza inferiore rispetto ai livelli più alti. Ad esempio, Quickbooks è una soluzione di Livello 3.

La storia dell’ERP

I sistemi ERP sono, in effetti, delle vere potenze per il business. Ma non sono sempre stati così—all’inizio, i sistemi ERP erano semplicemente pensati per organizzare i processi di produzione e manifattura. Quanta strada abbiamo fatto da allora.

A cosa dovrebbe servire un sistema ERP?

Esistono molti casi d’uso pratici per i sistemi ERP, che ti permettono di svolgere attività quali:

• Automatizzare attività ripetitive e noiose per risparmiare tempo.
• Migliorare le prestazioni dell’azienda perfezionando politiche e strumenti organizzativi.
• Semplificare i flussi di lavoro favorendo una migliore comunicazione e collaborazione, garantendo che tutti abbiano gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
• Aumentare la redditività grazie al risparmio di tempo e a funzioni più avanzate dei software di contabilità.
• Ricevere dati più dettagliati per facilitare approvvigionamento, previsioni, pianificazione dei fabbisogni di materiali, ecc.
• Aumentare la scalabilità aziendale per facilitare la crescita (specialmente per le piccole imprese).
• Gestire efficacemente l’inventario e ottimizzare le funzioni aziendali.
• Migliorare il processo decisionale, l’acquisizione di lead e la conversione di lead in ambito vendite e marketing.
• Ottimizzare la gestione delle risorse umane collegando il database dei dipendenti ad altre funzionalità di reportistica e azione.
• Sfruttare la business intelligence per prendere decisioni basate sui dati su temi cruciali.

Tuttavia, è importante notare che un sistema di pianificazione delle risorse aziendali non risolve tutti i problemi della tua azienda. Un ERP non salverà rapidamente un’azienda in difficoltà finanziaria. In effetti, può anche avere l’effetto opposto. I costi di licenza possono superare i $20.000 all’anno (nella fascia più economica) e la maggior parte delle implementazioni richiede l’assistenza di aziende specializzate, spesso molto costose.

Quali tipi di sistemi ERP posso incontrare?

Esistono tre potenziali tipi di hosting di sistemi ERP tra cui puoi scegliere, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi. Questi includono ERP on-premises, ERP basati su cloud e soluzioni ERP ibride.

ERP On-Premises

Un ERP on-premises comporta un grande costo iniziale di licenza e costi di manutenzione continui. Inoltre, è necessario disporre dell’hardware necessario perché questi ERP vengono ospitati sui tuoi computer e server, all’interno della tua struttura. Il vantaggio di questi sistemi di pianificazione delle risorse aziendali è la massima personalizzazione e una sicurezza dei dati senza pari. Tuttavia, non sono accessibili a tutte le aziende e richiedono risorse tecniche interne altamente qualificate.

ERP Basati su Cloud

Gli ERP basati su cloud sono esclusivamente un modello software-as-a-service (SaaS), in cui si paga una quota di abbonamento per l’utilizzo su un determinato periodo (mensile, trimestrale o annuale). Il software è ospitato sui computer del fornitore e la tua azienda vi accede online.

Sebbene i sistemi ERP basati su cloud offrano molti vantaggi — tra cui il prezzo iniziale inferiore — i loro costi a lungo termine sono più difficili da calcolare e la sicurezza dei dati potrebbe non essere così rigorosa.

Join our Community

Join North America’s most innovative collective of Tech CFOs.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Name

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

ERP Ibrido

Un ERP ibrido combina elementi sia delle soluzioni ERP basate su cloud che di quelle on-premises. I vantaggi e gli svantaggi variano in base a quali aspetti di ciascun tipo di hosting vengono utilizzati.

Come utilizzare un software ERP

Indipendentemente dal tipo scelto, acquistare un software ERP è un investimento significativo per la tua azienda sia in termini di tempo che di capitale — investimenti che non puoi permetterti di sprecare. Per trarre il massimo vantaggio dal software ERP, è fondamentale sapere perché ne hai bisogno e come utilizzarlo in modo efficace.

Segui i passaggi qui sotto per ottenere i maggiori vantaggi dal tuo nuovo sistema ERP.

Rivedi i processi aziendali

Quando definisci una strategia ERP, questa è la prima cosa da considerare. Quali processi aziendali necessitano del maggior miglioramento? Quali problemi stai cercando di risolvere introducendo una piattaforma ERP nella tua azienda? Queste sono domande cruciali da porsi quando scegli l’ERP più adatto alla tua azienda.

Puoi rispondere a queste domande conducendo una panoramica completa dell’attuale gestione aziendale, dei processi e delle metriche della tua società (sia a livello globale che di reparto). Una volta individuati eventuali punti deboli che necessitano di miglioramento, crea un report da utilizzare come riferimento più avanti per valutare l’efficacia del nuovo ERP scelto.

Concentrati sulla qualità dei dati

Il tuo nuovo sistema software ERP fornirà molti dati preziosi che possono aiutarti a prendere decisioni aziendali più informate. Ma per essere pienamente accurati, dovrai dedicare del tempo a perfezionare le tipologie di dati che il nuovo sistema genera. Dovrai prestare particolare attenzione alla sezione di rendicontazione finanziaria.

Dovresti anche assicurarti che gli altri reparti della tua azienda impostino correttamente le proprie preferenze sui dati. È consigliabile tenere una riunione del team esecutivo per discutere quali siano i parametri corretti dei dati prima di iniziare. Impostare i parametri dei dati è molto più facile che correggerli dopo aver commesso un errore.

Personalizza il tuo software ERP

A meno che tu non abbia deciso di investire in un sistema ERP completamente su misura, ti troverai di fronte a una soluzione "pronta all’uso" oppure a un processo di implementazione con la possibilità di scegliere tra vari moduli.

Dovrai analizzare i moduli inclusi, decidere quali utilizzare e personalizzare le opzioni dei moduli in base alle esigenze specifiche della tua azienda. Come CFO, dovrai concentrarti in particolare sui moduli di fatturazione, contabilità, gestione dell’inventario e acquisti. Ho preparato una checklist qui sotto con alcuni degli aspetti più importanti da verificare prima del primo utilizzo dell’ERP.

Fatturazione

• Imposta le opzioni di fatturazione (e ricorda di personalizzare le fatture della tua azienda per adattarle al tuo branding).
• Se operi nell’e-commerce, assicurati che il sito web della tua azienda sia collegato al sistema di fatturazione.
• Accertati che tutti i dipendenti di back-office appropriati abbiano accesso alle informazioni di fatturazione e pagamento.
• Automatizza le attività di routine, come l’invio di email di sollecito per la fatturazione o gli addebiti ricorrenti.

Contabilità

• Personalizza la sezione dei conti da pagare secondo le necessità.
• Ottimizza il reporting dei dati finanziari e delle analisi.
• Controlla i bilanci della tua azienda per assicurarti che contengano tutte le informazioni necessarie per essere conformi a GAAP o IFRS.

Magazzino

• Decidi se utilizzare un’integrazione ERP per collegarti al software gestionale di magazzino esistente o se desideri che l’ERP lo sostituisca.
• Personalizza la dashboard di gestione degli ordini.
• Personalizza le modalità di produzione dei fogli di calcolo per la revisione.
• Se sei un’azienda e-commerce, assicurati che il magazzino attuale sia connesso alle vendite in tempo reale.

Acquisti

• Verifica che il monitoraggio dei fornitori sia configurato e personalizza i campi secondo necessità.
• Assicurati che gli acquisti siano inclusi nei report dei costi operativi.
• Se hai un prodotto fisico, collega magazzino e acquisti così da sapere esattamente quando effettuare gli acquisti rilevanti.

Utilizzo ERP - Migliori Pratiche

Se hai seguito i passaggi sopra, creerai un sistema ERP completo che porterà benefici alla tua squadra; tuttavia, devi assicurarti che anche implementazione, adozione e longevità del sistema siano considerate.

Ecco alcune delle cose più importanti da monitorare se vuoi garantire il successo a lungo termine del tuo ERP.

Rendi il tuo ERP a Prova di Futuro

L’ERP di cui la tua azienda ha bisogno oggi potrebbe non essere lo stesso di cui avrai bisogno tra 5 anni. Questo significa che dovresti cercare un sistema di pianificazione delle risorse d’impresa che possa crescere e cambiare con la tua azienda — e non rimanere statico e obsoleto.

È più facile verificare se il tuo software ERP è a prova di futuro facendo alcune domande prima dell’acquisto. Parla con un rappresentante del fornitore e chiedi le seguenti cose:

• Quali nuove funzionalità sono pianificate o in produzione? Quando posso aspettarmi che vengano rilasciate?
• Qual è la roadmap del fornitore per il prossimo futuro? E per il lungo termine?
• Con quale frequenza viene aggiornato il software?
• Il fornitore prevede di aggiungere in futuro ulteriori integrazioni o opzioni di personalizzazione?

Un buon fornitore ERP dovrebbe essere in grado di rispondere in dettaglio a queste domande. Vuoi sapere che il fornitore ha pianificato molte migliorie future. È inoltre consigliabile utilizzare un ERP che venga aggiornato regolarmente per la conformità e la sicurezza dei dati.

Integra con i Sistemi Esistenti

Se hai sistemi che prevedi di continuare a utilizzare dopo l’implementazione dell’ERP, assicurati che siano integrabili. Ad esempio, se non li sostituisci direttamente con l’ERP, potresti voler integrare il tuo attuale sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), sistema di gestione della catena di fornitura o software di marketing.

Rendi Facile l’Uso

Un ottimo modo per rendere facile l’uso del tuo sistema ERP è utilizzare le applicazioni mobile. Oggi le persone vogliono avere tutto a portata di mano — sia per lavoro che per uso personale. Garantire che il tuo software ERP sia utilizzabile anche su dispositivi mobili lo rende più accessibile a tutti gli stakeholder coinvolti.

Definisci gli Altri Stakeholder

La formazione è qualcosa che non puoi permetterti di trascurare (anche se molte aziende lo fanno). Affronta la formazione in modo gerarchico, identifica gli stakeholder chiave all’interno dei reparti specifici e forma loro affinché possano a loro volta formare tutti gli altri dipendenti.

Monitora Risparmi e ROI

Come CFO, vorrai analizzare sistematicamente i risparmi finanziari derivanti dall’implementazione di nuove tecnologie, e i dati ottenuti dal tuo nuovo ERP possono aiutare. Utilizzando i dati precedenti all’implementazione, verifica quante ore di lavoro e risorse venivano necessarie per completare determinati compiti. Confronta questi dati con quelli post-implementazione per identificare quanto tempo è stato risparmiato e, quindi, il beneficio marginale continuo di cui la tua azienda può beneficiare.

Fai lavorare il Software ERP per Te

Un'adeguata implementazione del software ERP ha il potere di spingere la tua azienda verso il futuro, rendendo la crescita costante e l'aumento dei profitti una realtà. La tua azienda può godere dei vantaggi di risparmi sui costi, aumento dei profitti, processi ottimizzati, migliore comunicazione, collaborazione rafforzata e molto altro ancora.