Come Utilizzare con Successo un Software ERP: Guida Completa
Purtroppo hai letto bene: secondo Gartner, "il 55-75% dei progetti ERP fallisce o non raggiunge gli obiettivi prefissati."
Considerando il tempo e il capitale investiti nell'implementazione di un ERP, oltre ai benefici che il software ERP offre alle aziende, questa è una statistica enorme (e deludente).
Per questo motivo, imparare a utilizzare un software ERP è fondamentale per i professionisti e i leader della finanza. Come CFO, un sistema di pianificazione delle risorse aziendali è uno dei tuoi strumenti più potenti. Una combinazione di reinserimento automatico delle transazioni, dati in tempo reale e dashboard personalizzabili ti permette di sfruttare una comprensione approfondita della salute finanziaria della tua azienda e dei suoi bisogni.
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Cos'è un software ERP?
L'obiettivo centrale dell'ERP è fornire un sistema di applicazioni integrate e centralizzate che copra i bisogni essenziali di tutte le aree aziendali più importanti. Ad esempio, come CFO, potresti trarre particolare vantaggio dai moduli di contabilità, analisi e finanza generale che puoi trovare in una determinata soluzione.
Ma non sarai l'unico a beneficiarne; anche gli altri reparti riceveranno vantaggi significativi dall'implementazione dell’ERP. Ad esempio, la maggior parte dei software ERP include funzionalità chiave richieste per le risorse umane, la gestione della catena di approvvigionamento e altri bisogni dipartimentali.
I software ERP sono comunemente suddivisi in tre livelli a seconda della loro robustezza e degli scenari di utilizzo ideali.
- Livello 1: Questi ERP sono ideali per organizzazioni multinazionali grandi e complesse. In generale, gli utenti ERP di Livello 1 hanno più di 1.000 dipendenti e un fatturato annuo di almeno $500 milioni. I sistemi di Livello 1 hanno prezzi elevati, ma offrono anche soluzioni estremamente robuste e configurazioni adatte alla maggior parte degli scenari aziendali. I Livello 1 più noti includono SAP e Microsoft Dynamics 365.
- Livello 2: Per le aziende in crescita e di medie dimensioni, gli ERP di Livello 2 possono essere una buona soluzione. Non solo possono essere implementati più velocemente rispetto a quelli di Livello 1, ma presentano anche costi inferiori. Oracle NetSuite e Sage Intacct sono soluzioni di Livello 2 adatte ad aziende con meno di 1.000 dipendenti e una presenza geografica limitata.
- Livello 3: Rispetto ai precedenti livelli ERP, le soluzioni di Livello 3 sono pensate per risolvere problematiche di settori molto di nicchia, come la produzione alimentare o la manifattura farmaceutica. Queste soluzioni tendono a essere più leggere su alcune funzionalità, come la gestione dei progetti, mentre si concentrano su ciò di cui queste aziende hanno maggiormente bisogno. In genere la licenza è meno costosa rispetto ai livelli superiori. Ad esempio, Quickbooks è una soluzione di Livello 3.
Per cosa dovrebbe essere utilizzato un sistema ERP?
Esistono molti casi d'uso reali per i sistemi ERP, che ti consentono di fare cose come:
- Automatizzare noiose attività di routine per risparmiare tempo.
- Migliorare le performance aziendali della tua impresa attraverso l’ottimizzazione delle politiche organizzative e degli strumenti.
- Snellire i flussi di lavoro favorendo una migliore comunicazione e collaborazione, garantendo nel contempo che tutti abbiano gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
- Aumentare la redditività attraverso il risparmio di tempo e migliori capacità offerte dal software di contabilità.
- Ricevere dati più approfonditi per aiutare negli acquisti, nelle previsioni, nella pianificazione dei fabbisogni di materiali, ecc.
- Incrementare la scalabilità aziendale per favorire la crescita (specialmente per le piccole imprese).
- Gestire efficacemente l'inventario e snellire le funzioni aziendali.
- Migliorare il processo decisionale, l’acquisizione di contatti e la conversione dei lead nelle vendite e nel marketing.
- Migliorare la gestione delle risorse umane collegando il database dei dipendenti con altre funzionalità di reportistica e azione.
- Utilizzare la business intelligence per prendere decisioni basate sui dati su tematiche cruciali.
Tuttavia, è importante sottolineare che un sistema di pianificazione delle risorse aziendali non rappresenta una soluzione a tutti i problemi della tua azienda. Un ERP non farà uscire rapidamente un’azienda in difficoltà da una situazione di deficit. Anzi, potrebbe avere l’effetto opposto. I costi di licenza possono superare i 20.000 $ all’anno (sulla fascia più economica) e la maggior parte delle implementazioni richiedono l’assistenza di società specializzate, e costose.
Quali Tipi di Sistemi ERP Incontrerò?
Esistono tre possibili tipologie di hosting per i sistemi ERP tra cui potrai scegliere, ognuna con i suoi vantaggi e svantaggi distinti. Queste includono ERP on-premises (in locale), ERP basati su cloud ed ERP ibridi.
ERP On-Premises (In Locale)
Un ERP on-premises comporta un elevato costo iniziale di licenza e costi di manutenzione ricorrenti. Inoltre, avrai bisogno dell’hardware necessario perché questi ERP sono ospitati sui tuoi computer e server, all’interno della tua struttura. Il vantaggio di questi sistemi di pianificazione delle risorse aziendali è la massima personalizzazione e una sicurezza dei dati senza rivali. Tuttavia, non sono accessibili per tutte le aziende e richiedono risorse tecniche interne altamente qualificate.
ERP Basati su Cloud
Gli ERP basati su cloud fanno parte esclusivamente di un modello software-as-a-service (SaaS), dove paghi una tariffa di abbonamento per l’utilizzo in un determinato periodo (mensile, trimestrale o annuale). Il software è ospitato sui computer del fornitore, e la tua azienda vi accede online.
Sebbene i sistemi ERP basati su cloud offrano numerosi vantaggi — tra cui un prezzo iniziale più basso — i costi a lungo termine sono più difficili da calcolare e la sicurezza dei dati potrebbe non essere altrettanto rigorosa.
ERP Ibridi
Un ERP ibrido combina elementi sia delle soluzioni ERP cloud sia di quelle on-premises. I vantaggi e gli svantaggi variano in base a quali aspetti di ciascun tipo di hosting vengono utilizzati.
Come Usare un Software ERP
Indipendentemente dal tipo scelto, l’acquisto di un software ERP rappresenta un investimento significativo per la tua azienda sia in termini di tempo sia di capitale — investimenti che non puoi permetterti di sprecare. Per ottenere i massimi vantaggi dal software ERP, dovrai sapere perché ne hai bisogno e come utilizzarlo in modo efficace.
Segui i passaggi qui sotto per ottenere i benefici più significativi dal tuo nuovo sistema ERP.
Rivedi i Processi Aziendali
Quando costruisci una strategia ERP, questa è la prima cosa da considerare. Quali processi aziendali necessitano del maggior miglioramento? Quali problemi stai cercando di risolvere introducendo una piattaforma ERP nella tua azienda? Queste sono domande fondamentali da porsi quando scegli l’ERP giusto per la tua azienda.
Puoi rispondere a queste domande effettuando una panoramica completa della gestione aziendale attuale, dei processi e delle metriche della tua azienda (sia a livello aziendale che dipartimentale). Una volta individuati i punti deboli su cui intervenire, crea un report da usare come riferimento successivamente per valutare la validità del nuovo ERP scelto.
Concentrati sulla Qualità dei Dati
Il nuovo sistema software ERP fornirà una grande quantità di dati preziosi che ti aiuteranno a prendere decisioni aziendali più informate. Ma affinché siano pienamente accurati, sarà necessario dedicare tempo alla regolazione dei tipi di dati generati dal nuovo sistema. Dovrai prestare particolare attenzione alla sezione relativa alla reportistica finanziaria.
Dovresti anche assicurarti che gli altri dipartimenti della tua azienda impostino in modo appropriato le proprie preferenze sui dati. È una buona idea organizzare una riunione del team dirigente per discutere quali siano i parametri dati corretti prima di iniziare. Impostare correttamente i parametri dati è molto più semplice che correggerli dopo un errore.
Personalizza il Tuo Software ERP
A meno che tu non abbia deciso di investire in un ERP sviluppato su misura, probabilmente opterai per una soluzione "pronta all’uso" oppure per un processo di onboarding che ti offre la scelta tra vari moduli.
Dovrai analizzare i moduli disponibili, decidere quali utilizzare e successivamente personalizzare le opzioni dei moduli in base alle esigenze specifiche della tua azienda. In qualità di CFO, dovrai prestare particolare attenzione ai moduli di fatturazione, contabilità, magazzino e acquisti. Ho creato una checklist qui di seguito con alcuni degli aspetti più importanti di cui occuparsi prima del primo utilizzo dell’ERP.
Fatturazione
- Configura le opzioni di fatturazione (e ricorda di personalizzare le fatture della tua azienda in modo che rispecchino il tuo brand).
- Se operi nell’e-commerce, assicurati che il sito web della tua azienda sia collegato al sistema di fatturazione.
- Assicurati che tutti i dipendenti back-office appropriati abbiano accesso alle informazioni di fatturazione e pagamento.
- Automatizza le attività di routine, come email di sollecito per i pagamenti o addebiti ricorrenti.
Contabilità
- Personalizza la sezione dei conti da pagare secondo necessità.
- Affina i tuoi dati finanziari e la reportistica analitica.
- Controlla i bilanci della tua azienda per assicurarti che contengano tutte le informazioni necessarie per essere conformi a GAAP o IFRS.
Magazzino
- Decidi se vuoi utilizzare un’integrazione ERP per connetterti al software di gestione del magazzino esistente oppure se desideri che l’ERP sostituisca tale software.
- Personalizza la dashboard di gestione degli ordini.
- Personalizza le modalità di produzione dei fogli di calcolo quando vengono estratti per la revisione.
- Se hai un’azienda e-commerce, assicurati che l’inventario attuale sia collegato alle tue vendite live.
Acquisti
- Assicurati che il monitoraggio dei fornitori sia configurato e personalizza i campi secondo necessità.
- Assicurati che il processo di acquisto sia incluso nei report sui costi operativi.
- Se hai un prodotto fisico, collega magazzino e acquisti così saprai esattamente quando effettuare gli acquisti necessari.
Utilizzo dell’ERP - Best Practice
Se hai seguito i passaggi sopra elencati, creerai un sistema ERP completo che porterà beneficio al tuo team; tuttavia, devi assicurarti che anche implementazione, adozione e longevità del sistema siano considerate.
Ecco alcuni dei fattori più importanti da monitorare se vuoi garantire il successo a lungo termine dell’ERP.
Rendi il Tuo ERP a Prova di Futuro
L’ERP di cui la tua azienda ha bisogno oggi potrebbe non essere quello di cui avrà bisogno tra 5 anni. Questo significa che dovresti cercare un sistema di pianificazione delle risorse d’impresa che cresca e si adatti insieme alla tua azienda — senza restare fermo e diventare obsoleto.
È più semplice verificare se il tuo software ERP è a prova di futuro ponendo alcune domande prima dell’acquisto iniziale. Parla con un rappresentante del fornitore e chiedi:
- Quali nuove funzionalità sono in programma o in produzione? Quando posso aspettarmi il lancio di queste nuove funzionalità?
- Qual è la roadmap del fornitore a breve e a lungo termine?
- Quanto spesso viene aggiornato il software?
- Il fornitore prevede di aggiungere ulteriori integrazioni o opzioni di personalizzazione in futuro?
Un buon fornitore ERP dovrebbe essere in grado di rispondere in modo dettagliato a queste domande. Vorrai sentire che sono previsti molti miglioramenti futuri. Dovrai anche utilizzare un ERP con aggiornamenti regolari per conformità e sicurezza dei dati.
Integra con i Sistemi Esistenti
Se hai sistemi che desideri continuare a utilizzare dopo l’implementazione dell’ERP, assicurati che possano essere integrati. Ad esempio, se non li sostituisci direttamente con l’ERP, potresti voler integrare il tuo attuale sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), sistema di gestione della supply chain o software di marketing.
Rendilo Facile da Usare
Un modo eccellente per rendere il tuo sistema ERP facile da usare è sfruttare le app mobili. Oggi le persone vogliono avere tutto a portata di mano — sia per lavoro, sia per uso personale. Garantendo che il tuo software ERP sia utilizzabile su dispositivi mobili, rendi tutto più semplice per tutte le parti interessate.
Definisci Gli Altri Stakeholder
La formazione è un aspetto che non puoi permetterti di trascurare (ma molte aziende lo fanno). Affronta la formazione in modo gerarchico, identificando i principali stakeholder all’interno dei dipartimenti e formandoli per poi renderli in grado di istruire tutti gli altri dipendenti.
Monitora Risparmi e ROI
In qualità di CFO, vorrai analizzare sistematicamente i risparmi finanziari derivanti dall’implementazione di nuove tecnologie e i dati estrapolati dal nuovo ERP possono aiutarti. Usando i dati precedenti all’implementazione, valuta quante ore di lavoro e risorse sono state utilizzate per eseguire attività specifiche. Confronta questi dati con quelli successivi all’implementazione dell’ERP per identificare quanto tempo è stato risparmiato e quindi il beneficio marginale continuo che la tua azienda potrà godere.
Fai Lavorare il Software ERP Per Te
Una corretta implementazione del software ERP ha il potere di spingere la tua azienda verso il futuro, dove la crescita costante e l’aumento dei profitti diventano realtà. La tua impresa può beneficiare del risparmio sui costi, dell’incremento dei profitti, di processi ottimizzati, una comunicazione migliore, una collaborazione rafforzata e molto altro ancora.
