Com’è Composto un Team di Successo per l’Implementazione di un ERP?
Prendersi il tempo per strutturare un team di implementazione di sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) perfetto può essere determinante per garantire che il nuovo sistema venga pianificato ed eseguito senza intoppi.
In questo articolo, evidenzierò i ruoli chiave e le responsabilità necessarie per l'efficacia dell'ERP (e dell'organizzazione) e discuterò alcune delle principali sfide che le aziende affrontano durante le implementazioni ERP.
Cos’è un team di implementazione ERP?
Un team di implementazione ERP è un gruppo di persone responsabili della pianificazione, del coordinamento e dell'esecuzione della implementazione di un sistema ERP all'interno di un'organizzazione.
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Il tuo team di implementazione ERP dovrebbe essere composto da membri chiave con competenze e conoscenze diversificate. Ma non è tutto—si tratta anche di avere i giusti tipi di personalità, utili per coordinare l’implementazione e ottenere risultati ottimali.
Importanza di scegliere il giusto team di implementazione ERP
Ho trascorso 20 anni ricoprendo diversi ruoli nel mondo degli affari e ho visto vari tipi di personalità coinvolte nel processo di implementazione ERP, così come l’impatto che queste personalità hanno avuto sui risultati dell’implementazione.
Ecco cosa ho imparato sulla strutturazione di un team di implementazione ERP di successo:
- Avere le giuste competenze tecniche e conoscenze è solo l'inizio.
- I team con i giusti tratti performano meglio, con meno disfunzioni e conflitti.
- I team coesi e focalizzati sui risultati hanno maggiori probabilità di rispettare l’ambito del progetto.
I 6 ruoli fondamentali dei team di implementazione ERP
Avere un team di implementazione ERP ben strutturato è fondamentale per l’implementazione di qualsiasi tipo di sistema ERP. Il tuo team deve avere il miglior mix possibile di competenze, conoscenze, esperienza e caratteristiche personali, così che ogni aspetto del processo di implementazione sia gestito in modo efficace ed efficiente.
Si stima che quasi il 30% dei ruoli critici non sia ricoperto dalle persone più adatte. Se la tua azienda sta pianificando una implementazione ERP, dai uno sguardo ad alcuni dei ruoli chiave, delle caratteristiche e delle responsabilità dei team di implementazione di successo.
1. Sponsor Esecutivo
Si tratta di un dirigente interno di alto livello che promuove il progetto di implementazione ERP all'interno dell'organizzazione.
Responsabilità
- Assicurarsi che siano disponibili le risorse necessarie
- Fornire una guida strategica
- Garantire che il progetto sia allineato agli obiettivi aziendali
- Guidare il progresso del progetto, ottenendo l'impegno delle figure chiave
- Facilitare la comunicazione tra il team di implementazione e il resto dell’organizzazione
Caratteristiche Fondamentali
- Strategico
- Inclusivo
- Collaborativo
- Influente
- Supportivo
- Visionario
2. Partner di Implementazione
Un’organizzazione esterna o un consulente che si specializza nelle implementazioni ERP.
Responsabilità
- Demo del sistema, guida al processo di implementazione e configurazione dell’ERP
- Consulenza sulle migliori pratiche di utilizzo del sistema
- Lavorare a stretto contatto con il team interno
- Aiutare a orientarsi tra le complessità della soluzione ERP
- Garantire una corretta implementazione e migrazione dei dati prima delle date di Go-Live
Caratteristiche Fondamentali
- Esperto
- Collaborativo
- Affidabile
- Curioso
- Degno di fiducia
- Capace
3. Responsabile di Progetto
Un responsabile di progetto interno o esterno che supervisiona l'intero progetto di implementazione ERP.
Responsabilità
- Il piano di progetto ERP
- Coordinare il lavoro del team di progetto
- Assicurarsi che le attività siano completate nei tempi previsti, che le risorse siano allocate in modo efficace e che i rischi siano gestiti
- Punto di riferimento centrale per il team di implementazione, lo sponsor esecutivo e il partner di implementazione
- Svolgere un ruolo fondamentale nel mantenere il progetto in linea, risolvere i problemi e comunicare i progressi agli stakeholder
- Coordinare la gestione del cambiamento
Caratteristiche Chiave
- Orientato ai risultati
- Facilitatore
- Con competenze tecnologiche
- Supportivo
- Responsabile
- Comunicativo
4. Utente Finale, ovvero Super User
Gli utenti finali, chiamati anche super user, sono individui all'interno dell'organizzazione che utilizzeranno attivamente il sistema ERP quotidianamente.
Responsabilità
- Avere una conoscenza approfondita dei processi, dei flussi di lavoro e delle esigenze dell'organizzazione
- Fungere da ponte tra il team di implementazione e il resto dell'organizzazione
- Fornire feedback affinché il sistema ERP soddisfi le esigenze dell'organizzazione
- Formare e supportare altri dipendenti durante e dopo il processo di implementazione
Caratteristiche Chiave
- Esperto
- Operativo
- Comunicativo
- Collaborativo
- Estremamente onesto
- Iterativo
5. Membri del Team Interfunzionale
Componenti interni del team provenienti da diversi dipartimenti e funzioni aziendali.
Responsabilità
- Portare competenze, conoscenze e prospettive uniche al tavolo
- Assicurare che il processo di implementazione prenda in considerazione e soddisfi le esigenze dell'intera organizzazione
- Contribuire a identificare in modo proattivo e risolvere potenziali problemi
Caratteristiche Chiave
- Coinvolto
- Collaborativo
- Comunicativo
- Rappresentativo
- Orientato ai risultati
- Supportivo
6. Addetto ai Report
L'addetto ai report è una persona interna o esterna responsabile dello sviluppo di report personalizzati all'interno del sistema ERP.
Responsabilità
- Lavorare a stretto contatto con gli utenti finali e altri stakeholder per comprendere le loro esigenze di reportistica
- Creare report che soddisfino i bisogni e forniscano all'organizzazione informazioni basate sui dati
- Assicurarsi che l'organizzazione possa sfruttare appieno il potenziale delle funzionalità di reportistica del sistema ERP
Caratteristiche Chiave
- Meticoloso
- Organizzato
- Analitico
- Supportivo
- Esperto
Come Assicurare il Successo del Tuo Team
Prendersi il tempo per leggere questo articolo è un ottimo primo passo; tuttavia, ci sono altre azioni concrete che puoi mettere in atto per aumentare le probabilità che la tua implementazione vada a buon fine, tra cui:
Tratti Sovrapposti
Che provengano dalle risorse umane, dal tuo team IT o dai membri del team di progetto, il tuo team di implementazione deve possedere alcuni tratti in comune, che diventeranno la base del vostro codice di condotta.
Come probabilmente avrai notato nelle descrizioni dei ruoli sopra, i tratti più comuni sono:
- Inclusivo
- Responsabile
- Di supporto
- Collaborativo
Un altro tratto che non è stato menzionato molto prima, ma che dovrebbe essere presente nel maggior numero possibile di questi ruoli, è la dimestichezza tecnologica. È indispensabile per i project manager e i partner di implementazione, in quanto sono esperti nella selezione e implementazione dei migliori software ERP.
Codice di Condotta
Ho partecipato a molte implementazioni ERP e ho scoperto che quelle di maggior successo disponevano di un codice di condotta che delineava almeno questi elementi:
- Missione e visione dell’implementazione
- Responsabilità dei membri del team
- Valori del team
- Standard etici e di integrità del team
- Comportamenti inaccettabili
- Modalità e ruoli nella risoluzione dei conflitti
Comunicazione Chiara e Frequente
Stabilire canali di comunicazione chiari e creare un ambiente collaborativo in cui i membri del team possano condividere liberamente idee, preoccupazioni e aggiornamenti sullo stato di avanzamento è fondamentale. Forti capacità comunicative sono necessarie durante le riunioni periodiche del team, gli aggiornamenti di stato e le sessioni di feedback per mantenere tutti allineati e informati durante l’intero processo di implementazione.
Formazione e Supporto Continuativi
Un aspetto che ritengo spesso trascurato è la formazione e il supporto, specialmente dopo l’implementazione, quando gli utenti devono sapere come usare i sistemi ERP. È proprio lì che utenti finali e altri stakeholder faticano e, di conseguenza, finiscono spesso per disimpegnarsi.
Fornire una formazione e un supporto adeguati al team è fondamentale. Investire in programmi di formazione e workshop completi può dotare i membri del team delle conoscenze e competenze necessarie per sfruttare appieno il sistema ERP in modo efficace—e ottenere i benefici.
Definizione degli Obiettivi
Stabilire obiettivi e aspettative realistici è vitale per il successo del tuo team. Suddividere il processo di implementazione in fasi e traguardi gestibili può aiutare a monitorare i progressi e offrire occasioni di celebrare i risultati raggiunti lungo il percorso.
Sistema di Riconoscimento e Premio
Riconoscere e premiare i membri del team per il loro contributo può aumentare il morale e la motivazione, spingendo il gruppo verso il successo.
I Tipi di Personalità Più Comuni in un Team di Implementazione
So che può sembrare strano, ma scegliere i membri del team in base ai tipi di personalità aiuta realmente i progetti a riuscire. Proprio come Michael Jordan aveva bisogno di Scottie Pippen, anche tu devi costruire un team equilibrato per aiutare il tuo progetto a vincere.
Parlando per esperienza, ecco alcuni dei tipi di personalità più comuni che incontrerai in un team di implementazione:
Thomas il Decisivo
Sebbene Thomas sia fondamentale per indicare la direzione e motivare gli altri, alcuni potrebbero trovarlo esagerato e, a volte, persino stancante da avere intorno.
Ingrid la Puntigliosa
Ingrid sa che il diavolo si nasconde nei dettagli e sa cosa deve essere fatto per ridurre i rischi. Sta controllando logicamente e metodicamente tutte le caselle ed è eccellente nell'analizzare problemi complessi per creare soluzioni pratiche.
Nonostante il suo valore, a volte Ingrid può rallentare troppo le cose, frustrando i membri della squadra più impazienti che vogliono solo arrivare al traguardo.
Isaac l'Innovatore
Ogni azienda vorrebbe avere Isaac, l’innovatore. È creativo, orientato al futuro e sempre alla ricerca di nuovi modi per migliorare i processi e massimizzare i benefici del sistema ERP.
Isaac è fantastico, ma abbiamo notato che ha un po' la sindrome di Steve Jobs e tende a voler essere sempre al centro dell’attenzione—ok, quasi sempre, il che può irritare molto il resto del team.
Christine la Consigliera
Un'altra componente molto apprezzata del gruppo, la consigliera Christine, è abile nel costruire relazioni, promuovere il lavoro di squadra e facilitare la comunicazione efficace tra i membri del team e gli stakeholder. Talvolta, dedica troppo tempo a far sentire tutti inclusi e valorizzati, trascurando l’avanzamento operativo del lavoro.
Il lato sempre premuroso di Christine rischia di farla finire nella lista dei "non-performanti" di Thomas il Decisivo.
Frank il Risolutore
Frank il Risolutore adora essere coinvolto in ogni questione e trovare modi per "salvare la situazione". Ha buone intenzioni, ma—come puoi immaginare—non tutti apprezzano sempre i suoi consigli. Tuttavia, svolge un ruolo importante nel risolvere conflitti, gestire le aspettative e garantire che tutte le opinioni e preoccupazioni vengano ascoltate e affrontate.
Per essere efficace ed essere davvero apprezzato, Frank deve capire quando intervenire e quando lasciare che siano gli altri a sistemare le cose.
Seth il Coordinatore
Seth è motivato a ottenere risultati ed è sempre pronto sulla tabella di marcia dell’implementazione. È estremamente organizzato, efficiente e focalizzato sull'esecuzione, garantendo che le attività vengano completate puntualmente e che le consegne siano rispettate.
Il problema è che si concentra così tanto sul successo che i colleghi del team, soprattutto Christine la Consigliera, lo vedono come un insopportabile "capo dei compiti". Sì, prestazione e risultati sono vitali nelle implementazioni ERP, ma anche costruire relazioni e promuovere il lavoro di gruppo sono fondamentali.
La chiave per abbinare con successo i tipi di personalità ai progetti è assicurarsi che tutti siano coinvolti nel successo del team nel suo insieme, non soltanto dove brillano individualmente.
Strutturare una squadra di implementazione ERP di successo è cruciale per il buon esito dell’intero progetto. Riconoscere e valorizzare i punti di forza di ciascun membro crea un team completo e altamente performante, pronto a gestire ogni aspetto e sfida della tua implementazione ERP.
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