La contabilità per competenza significa registrare i ricavi e le spese quando vengono maturati o sostenuti, non quando il denaro viene effettivamente movimentato.
Questo offre un quadro chiaro e aggiornato della salute finanziaria della tua azienda, permettendoti di vedere profitti e obblighi nel momento in cui si verificano, non solo quando il denaro arriva sul tuo conto bancario. Se vuoi un modo più accurato per monitorare le tue finanze, la contabilità per competenza è il metodo ideale.
Che cos'è la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza è un metodo contabile che stabilisce che i ricavi e le spese vengano registrati quando si verificano; non quando il denaro viene scambiato.
Quindi, se guadagni del denaro a marzo ma vieni pagato ad aprile, il ricavo viene comunque conteggiato a marzo. Lo stesso vale per le spese: se le merci arrivano oggi ma il pagamento è dovuto tra 30 giorni, il costo viene registrato subito.
Questo offre una visione più realistica delle prestazioni della tua azienda e del suo flusso di cassa complessivo. Per i professionisti della finanza, significa report più chiari, una pianificazione migliore e conformità a standard come i GAAP, particolarmente utile quando si ha a che fare con investitori o finanziatori.
Come funziona la contabilità per competenza?
La contabilità per competenza si applica ai crediti verso clienti e ai debiti verso fornitori e prevede un sistema di contabilità a partita doppia. Ciò significa che ogni transazione comporta più registrazioni nel libro mastro o nel giornale, per garantire che i libri contabili rimangano bilanciati e che sia possibile ottenere un quadro finanziario chiaro nei bilanci e negli altri report finanziari.
Per capire come funziona il metodo per competenza, consideriamo due esempi. Innanzitutto, vedremo come vengono registrati i ricavi nella contabilità per competenza. Poi vedremo come questo metodo gestisce le spese, ad esempio quando un'azienda acquista beni o servizi.
Se non conosci le registrazioni contabili o la contabilità a partita doppia, potresti voler consultare il nostro articolo sulla contabilità a partita doppia prima di proseguire. Per approfondire i principi contabili, valuta la possibilità di esplorare i libri di contabilità essenziali che trattano questi fondamenti.
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Contabilità per competenza dei ricavi
Pete’s Tire World acquisisce come cliente Truckers, un'azienda che dispone di una flotta di veicoli. Le due aziende concordano il seguente accordo: Pete’s Tire World fornirà pneumatici a Truckers su richiesta. Emetterà la fattura a Truckers il primo giorno del mese per tutti gli pneumatici forniti nel mese precedente, e Truckers ha condizioni di pagamento a 15 giorni.
Truckers ordina pneumatici per un valore di $2,000 il 19 marzo. Pete’s Tire World invia una fattura di $2,000 il 1° aprile. L'azienda paga la fattura il 10 aprile.
Il 19 marzo, quando Truckers ordina gli pneumatici, il ricavo viene rilevato. Il reparto contabilità effettua le seguenti registrazioni contabili:
- Un addebito di $2,000 ai crediti verso clienti, nello specifico al conto di Truckers
- Un accredito di $2,000 ai ricavi
Il 1° aprile non viene effettuata alcuna registrazione contabile. Sebbene la fattura sia stata inviata solo in quel momento, il ricavo è stato rilevato il 19 marzo, quando è avvenuta la vendita.
Il 10 aprile, quando l'azienda paga la fattura, il reparto contabilità effettua nuove registrazioni contabili per aggiornare i rendiconti finanziari:
- Un accredito di $2,000 ai crediti verso clienti (il conto di Truckers), poiché il denaro è stato ricevuto e non è più classificato come AR
- Un addebito di $2,000 alla cassa
Se Pete’s Tire World adottasse la contabilità per cassa, rileverebbe il ricavo derivante da questa vendita nel Q2 (supponendo che l'anno fiscale coincida con l'anno solare), poiché il pagamento è arrivato ad aprile.
Adottando la contabilità per competenza, questo ricavo rientra nel Q1, poiché la vendita è stata effettuata a marzo. Questa distinzione aiuta un'azienda a differenziare il momento in cui guadagna denaro da quello in cui lo incassa.
Contabilità per competenza delle spese
Il metodo è simile quando il denaro scorre nella direzione opposta. Consideriamo un esempio in cui Pete’s Tire World è l'azienda che sostiene la spesa. In questo caso, uno dei suoi camion per la consegna degli pneumatici si guasta e il costo per ripararlo è di $1,500.
L'officina ripara il camion ed emette la fattura a Pete’s Tire World il 20 maggio. Pete’s paga la fattura il 2 giugno.
Il team contabile di Pete’s Tire World deve effettuare le seguenti registrazioni contabili secondo il principio della competenza il 20 maggio:
- Un addebito di $1,500 a un conto per le spese di riparazione e manutenzione
- Un accredito di $1,500 ai debiti verso fornitori
Il 2 giugno, quando la fattura viene saldata, vengono registrate le seguenti operazioni contabili:
- Un addebito di $1,500 ai debiti verso fornitori, poiché i $1,500 non sono più dovuti
- Un accredito di $1,500 alla cassa che compensa il precedente addebito
Contabilità per cassa vs. metodo di contabilità per competenza
Naturalmente, dobbiamo discutere dell'altro metodo contabile principale: il metodo per cassa. Sebbene non offra lo stesso livello di trasparenza e una visione finanziaria complessiva altrettanto accurata della contabilità per competenza, la contabilità per cassa può essere più semplice. Pertanto, è spesso la scelta di imprenditori individuali, liberi professionisti e piccolissime imprese con un numero limitato di operatori, investitori e debitori.
Che cos'è la contabilità per cassa e come funziona?
Nonostante il nome, la contabilità per cassa non ha nulla a che vedere con il fatto che un'azienda accetti o preferisca pagamenti in contanti. Si riferisce al momento in cui le entrate e le spese vengono registrate e al modo in cui vengono effettuate le scritture contabili relative a tali voci.
La differenza fondamentale tra la contabilità per competenza e quella per cassa è che, con la contabilità per cassa, le transazioni non vengono registrate finché il denaro non viene effettivamente trasferito. Per questo motivo, la contabilità per cassa non utilizza lo stesso metodo della partita doppia adottato dalla contabilità per competenza.
Torniamo a Pete's Tire World e supponiamo che Pete's abbia venduto pneumatici per $3,000 il 15 marzo. Il cliente non ha pagato gli pneumatici fino al 10 aprile. Se utilizzasse la contabilità per cassa, Pete's non rileverebbe alcun ricavo fino al 10 aprile.
Le scritture contabili includerebbero invece:
- Un addebito di $3,000 indicante che Pete's vantava un credito il 15 marzo
- Un accredito di $3,000 indicante che la fattura è stata pagata il 10 aprile
A differenza del metodo per competenza, il ricavo verrebbe rilevato nel secondo trimestre.
Principali differenze tra contabilità per cassa e contabilità per competenza
| Contabilità per competenza | Contabilità per cassa |
|---|---|
| Contabilità per competenzaRicavi rilevati quando avviene lo scambio dei beni | Contabilità per cassaRicavi rilevati quando avviene lo scambio di denaro/pagamento |
| Contabilità per competenzaUtilizza un sistema contabile a partita doppia | Contabilità per cassaNon utilizza un sistema contabile a partita doppia |
| Contabilità per competenzaPreferita dai Principi contabili generalmente accettati (GAAP) | Contabilità per cassaNon preferita dai GAAP |
| Contabilità per competenzaDeve essere utilizzata dalla maggior parte delle società e dalle imprese di medie o grandi dimensioni | Contabilità per cassaPuò essere utilizzata da appaltatori, imprenditori individuali e piccole imprese con meno di $25 milioni di entrate lorde annuali nei 3 anni precedenti. |
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Vantaggi della contabilità per competenza
Potresti pensare che la contabilità per cassa renda più semplici da gestire i rendiconti finanziari, ma ci sono numerosi motivi per scegliere invece la contabilità per competenza. Abbiamo raccolto un elenco dei vantaggi di questo metodo:
- La contabilità per competenza è consentita dai Principi contabili generalmente accettati, o GAAP. La contabilità per cassa non lo è. Questi standard contabili possono essere importanti per investitori, finanziatori e altri soggetti. Se prevedi di far crescere la tua attività in modo significativo, di puntare eventualmente a un'IPO o di collaborare in altro modo con investitori in futuro, la contabilità per competenza è più adatta alle tue esigenze rispetto alla contabilità per cassa.
- Potrebbe esserti richiesto dall'IRS di utilizzare la contabilità per competenza. Come indicato nella tabella precedente, solo i contribuenti appartenenti a piccole imprese che rientrano in determinate soglie di ricavi possono optare per la contabilità per cassa.
- La contabilità per competenza contribuisce a supportare rendiconti finanziari più accurati. Registrare i ricavi e le spese nel momento in cui si verificano consente ai responsabili aziendali e ai decisori finanziari di comprendere meglio il reddito previsto e la situazione debitoria di un'azienda.
- Una maggiore accuratezza facilita la pianificazione strategica. Quando puoi vedere il flusso di cassa futuro previsto e comprendere, in tempo reale, la situazione della tua azienda rispetto a debiti e ricavi, puoi elaborare piani di crescita più realistici.
Naturalmente, il metodo contabile per competenza presenta anche alcuni svantaggi. Innanzitutto, richiede un po' più di tempo ed è più impegnativo rispetto al più semplice metodo contabile per cassa. Per questo motivo, è importante collaborare con commercialisti o altri professionisti e investire nel giusto software di contabilità, che può automatizzare gran parte del lavoro relativo alle registrazioni contabili e agli storni.
È inoltre necessario assicurarsi di comprendere la propria contabilità quando la si esamina. Sebbene la contabilità per competenza sia una pratica consigliata dei GAAP e contribuisca certamente a mettere correttamente in ordine i pezzi del puzzle, una supervisione inadeguata e la mancanza di controlli possono esporre qualsiasi azienda al rischio di frodi o di errori costosi.
La contabilità per competenza è adatta alla tua azienda?
Se sei un imprenditore, indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, e desideri avere un quadro più accurato della salute finanziaria della tua impresa, il metodo contabile per competenza potrebbe essere quello giusto per te. Se gestisci una grande organizzazione o un'azienda emergente in crescita che intende cercare finanziamenti esterni, la contabilità per competenza potrebbe essere indispensabile per motivi fiscali o per assicurarti di accedere alle opportunità finanziarie che desideri. Inoltre, se negli ultimi tre anni hai registrato ricavi lordi superiori a 25 milioni di dollari, potresti non avere scelta.
Hai domande o commenti sul metodo contabile più adatto alla tua azienda? Esprimi la tua opinione nei commenti qui sotto oppure visita i nostri profili sui social media per interagire con la nostra comunità e ricevere qualche riscontro.
