Vuoi sapere qualcosa di pazzesco?
Le aziende perdono in media il 5% dei loro ricavi annuali a causa delle frodi. Considerando quanto tempo dedichiamo tutti a cercare di ottenere le condizioni migliori nei nostri contratti, una riduzione generalizzata del 5% sui ricavi della propria azienda in cambio di assolutamente nulla è assurda.
Uno degli obiettivi più facili per i truffatori è il processo di gestione dei debiti verso i fornitori.
In questo articolo spiegherò cos'è il matching a tre vie delle fatture, cosa comporta e come implementarlo in modo efficiente ed efficace.
Che cos'è il matching a tre vie?
Il matching a tre vie è il processo di confronto della fattura con l'ordine di acquisto e il documento di ricezione della merce (GRN) per verificare i dati della fattura.
Questo approccio confronta diversi aspetti, tra cui l'importo della fattura, il numero della fattura e le quantità ordinate, con il relativo ordine di acquisto (PO) e GRN.
Il confronto dei dati presenti in tre documenti aiuta a identificare errori e fatture fraudolente. Naturalmente, le fatture presentano spesso piccoli errori dovuti ad arrotondamenti o ad altri motivi legittimi. Finché gli errori della fattura rientrano in un livello di tolleranza accettabile, è possibile approvarla.
Perché il matching a tre vie è importante?
Il matching a tre vie aiuta a raggiungere tre obiettivi fondamentali:
- Ridurre al minimo le frodi: le frodi possono rappresentare una preoccupazione importante che, se non controllata, può avere un enorme impatto sui profitti. Il controllo a tre vie aiuta a ridurre al minimo il rischio di fatture fraudolente verificando ogni fattura due volte: una volta con il PO e nuovamente con il GRN.
- Gestire il flusso di cassa: il pagamento puntuale delle fatture è essenziale per una gestione efficace del flusso di cassa. Elaborando i pagamenti entro o prima della scadenza, è possibile usufruire degli sconti per pagamento anticipato.
- Soddisfare i requisiti dei controlli interni: sebbene il matching a tre vie non sia un obbligo di legge, aiuta a rispettare le pertinenti normative finanziarie e fiscali e a mantenere registrazioni finanziarie accurate. La sezione 404 del Sarbanes-Oxley Act richiede di valutare e riferire sull'efficacia dei controlli interni dell'azienda sull'informativa finanziaria (ICFR). Questi controlli interni devono garantire l'accuratezza delle transazioni finanziarie, inclusa la verifica delle fatture. Pertanto, sebbene il matching delle fatture non sia un requisito diretto, contribuisce comunque al rispetto delle normative.
I sistemi manuali stanno sopraffacendo il tuo team? Valuta la possibilità di lasciare che i ‘borg diano una mano. I software per la gestione dei debiti verso i fornitori esistono per aiutarti a implementare il matching a tre vie, pagare meglio le fatture e altro ancora, senza richiedere ulteriore attenzione da parte dei dipendenti.
Questi sono i migliori strumenti per la gestione dei debiti verso i fornitori che abbiamo trovato:
Che cosa sono il matching a due vie e a quattro vie nella gestione dei debiti verso i fornitori?
Il matching a due vie confronta le voci dell'ordine di acquisto e della fattura, ma non il GRN. L'addetto alla gestione dei debiti verso i fornitori esamina la quantità e il prezzo indicati nel PO e verifica che la fattura del fornitore riporti la stessa quantità e lo stesso prezzo. In sostanza, il matching a due vie non verifica che il prodotto sia stato effettivamente consegnato.
Il matching a quattro vie fa un passo in più rispetto al matching a tre vie, confrontando le fatture con i verbali di ispezione. Un verbale di ispezione mostra la quantità di merci accettate dopo l'ispezione. Sarà necessario informare il fornitore dei prodotti consegnati in condizioni inaccettabili, affinché possa effettuare una nuova consegna o modificare l'importo totale della fattura.
Ecco un riepilogo delle differenze tra i tre processi di matching:
| Documento | Ordine di acquisto | GRN | Fattura del fornitore | Verbale di ispezione |
| Matching a 2 vie | ✓ | - | ✓ | - |
| Matching a 3 vie | ✓ | ✓ | ✓ | - |
| Matching a 4 vie | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Qual è la differenza tra matching e riconciliazione?
Il matching consiste nel confrontare due documenti per trovare corrispondenze nei dati. Ad esempio, il matching a tre vie consiste nel confrontare la fattura con il PO e il GRN per garantire che tutti i dati siano allineati.
D'altra parte, la riconciliazione è il processo di verifica di due set di dati per controllare se corrispondono. Un rendiconto finanziario redatto utilizzando il metodo indiretto è un ottimo esempio di riconciliazione tra l'utile netto e il flusso di cassa.
I tre componenti del confronto a tre vie
Il confronto a tre vie si basa su tre componenti fondamentali: l'ordine di acquisto, il documento di ricezione della merce e la fattura. Esaminare tutti e tre i documenti aiuta a verificare se l'ordine è stato evaso come previsto e se i dettagli della fattura sono corretti.
Ecco qualche informazione in più su ciascuno dei tre documenti da esaminare:
Ordine di acquisto (PO)
I tuoi colleghi del reparto acquisti o approvvigionamento emettono il PO.
Il PO autorizza l'acquisto degli articoli elencati e include dettagli specifici come la quantità e il prezzo (concordato con il fornitore) degli articoli. Ogni PO ha un numero univoco che puoi utilizzare per farvi riferimento e monitorarlo.
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Documento di ricezione della merce (GRN)
Chiamato anche rapporto di ricezione o ricevuta di consegna, il GRN conferma che il reparto ricezione ha ricevuto la consegna. Contiene informazioni sugli articoli consegnati e indica se la consegna è stata completa o parziale.
Fattura
In genere, il fornitore invia una fattura una volta ricevuta la consegna, ma ciò può variare a seconda del rapporto con il fornitore. La fattura include dettagli quali i recapiti del fornitore, un numero di fattura univoco, eventuali crediti o sconti applicabili, l'importo totale dovuto e i metodi di pagamento disponibili.
Processo di confronto a tre vie
Il confronto a tre vie è un processo semplice (sebbene leggermente dispendioso in termini di tempo) in cui l'addetto alla contabilità fornitori confronta tre documenti — PO, GRN e fattura — per individuare discrepanze e fatture fraudolente o duplicate.
La verifica delle fatture dei fornitori comprende tre fasi:
1. Verifica del PO
Verifica che il PO contenga tutti i dettagli dell'ordine richiesti al momento dell'inserimento dell'ordine, inclusi il nome e l'indirizzo del fornitore, gli articoli da ordinare e la quantità e il prezzo di tali articoli.
2. Verifica della consegna
All'arrivo della spedizione, il reparto ricezione verifica le condizioni della merce e confronta la quantità ricevuta con quella indicata nel PO. Se tutto è corretto, emette un GRN che conferma la consegna della merce e lo inserisce nel software di gestione dell'inventario.
3. Confronto della fattura
Confronta i dettagli della fattura con il PO e il GRN.
- L'importo totale della fattura corrisponde a quello del PO?
- La quantità fatturata corrisponde alla quantità ricevuta secondo il GRN?
- Se il GRN indica che alcuni articoli della spedizione sono danneggiati, la fattura del fornitore viene adeguata di conseguenza?
Facile, no? Ebbene, questo semplice processo può diventare rapidamente impegnativo quando ricevi migliaia di consegne ogni mese.
Potresti sempre assumere più addetti, ma esiste un modo più intelligente ed economico per rendere scalabile il confronto a tre vie: il software di automazione della contabilità fornitori. L'automazione della contabilità fornitori aiuta a rendere scalabile il confronto a tre vie e riduce al minimo le possibilità di errore umano.
I team coinvolti nel processo di confronto a tre vie
Tre reparti sono coinvolti nel processo di confronto a tre vie:
- Reparto acquisti: il reparto acquisti emette il PO e si assicura che contenga tutti i dettagli necessari, come il numero del PO, il prezzo e le quantità degli articoli.
- Reparto ricezione: il reparto ricezione riceve le consegne, registra i nuovi articoli nel registro dell'inventario ed emette un GRN.
- Reparto finanziario o contabile: il team della contabilità fornitori riceve le fatture dei fornitori e le confronta con il PO e il GRN. Se tutto è corretto, approva la fattura.
Esempio di confronto a tre vie
Esaminiamo un esempio di come funziona il confronto a tre vie. Supponiamo che la tua azienda di software abbia bisogno di 10 nuovi monitor. Il reparto acquisti ha deciso di effettuare un ordine presso l'azienda A.
Il PO indica un valore totale di $15,000 e include dettagli come la quantità e il prezzo dei monitor ordinati, la data di consegna prevista e i codici contabili interni.
Quando l'azienda A consegna i monitor e invia una fattura, l'addetto alla contabilità fornitori avvia il processo di verifica. L'addetto controlla se l'acquisto è stato autorizzato tramite un PO, verificando il prezzo, la quantità e il nome dell'azienda per assicurarsi che non si tratti di una fattura falsa.
Successivamente, l'addetto alla contabilità fornitori confronta il GRN per verificare che siano stati effettivamente consegnati 10 monitor. Una volta soddisfatto, autorizza il pagamento.
Vantaggi del confronto a tre vie
Il confronto a tre vie offre i seguenti vantaggi:
Prevenire frodi e pagamenti eccessivi
Ne ho già parlato diverse volte, quindi il concetto è chiaro. Verificare i dettagli in tre documenti distinti aiuta a individuare discrepanze che potrebbero portare a pagamenti eccessivi e a identificare le fatture fraudolente. Il controllo dei risultati a tre vie rende più efficiente il processo di contabilità fornitori, proteggendo i profitti e il flusso di cassa.
Pagamenti più rapidi
Il confronto a tre vie aiuta a semplificare i pagamenti legittimi ai fornitori, soprattutto quando si utilizza uno strumento di automazione della contabilità fornitori. I pagamenti più rapidi aiutano a costruire rapporti più solidi con i fornitori: l'81% dei pagatori ritiene che i pagamenti istantanei = rapporti migliori con i fornitori.
I pagamenti più rapidi possono inoltre portare a condizioni di credito migliori, priorità negli ordini e sconti per il pagamento anticipato.
Creare una traccia di audit
Il confronto a tre vie richiede di archiviare i documenti aziendali (e di poterli trovare senza avere voglia di strapparsi i capelli). Disporre di questo sistema facilita la ricerca dei documenti durante un audit interno e velocizza l'intero processo.
Svantaggi del confronto a tre vie
Ogni cosa positiva ha un prezzo; ecco gli svantaggi del confronto a tre vie:
Richiede molto lavoro
Il confronto a tre vie può essere un processo lungo e tedioso quando lo si configura per la prima volta. Tempi di elaborazione più lunghi all'inizio potrebbero tradursi in pagamenti ritardati e ostacolare la costruzione di un buon rapporto con il fornitore.
L'automazione della contabilità fornitori è una soluzione semplice per gestire il lungo processo di confronto manuale. Il sistema automatizzato si occupa di tutto, dal confronto dei dettagli con il PO e il GRN corrispondenti fino all'esecuzione del pagamento. Nel caso non fosse ancora chiaro, ritengo che qui l'automazione sia la strada giusta da seguire; non c'è motivo di passare il tempo a costruire un puzzle con le informazioni aziendali quando non è necessario.
Non ideale per i servizi
Non è possibile emettere un GRN per i servizi, poiché vengono erogati su base continuativa. Sarà necessario che un membro del team verifichi manualmente la qualità del servizio e informi il team della contabilità fornitori, affinché possa disporre il pagamento. Una vera seccatura.
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Non gestisce tutti gli errori
Il confronto a tre vie gestisce gli errori nella fattura. Non tiene conto di altri errori, come documenti archiviati nel posto sbagliato o termini dell'accordo interpretati erroneamente.
Inoltre, quando tu o il sistema automatizzato rilevate degli errori, dovrete discuterne con il reparto acquisti e il reparto ricevimento. Questo può rallentare ulteriormente il processo, soprattutto se i team lavorano in sedi diverse.
Detto questo, c'è anche un vantaggio parziale: individuare tempestivamente questi errori aiuta a evitare incomprensioni più gravi in futuro, che altrimenti potrebbero non essere rilevate.
Come implementare il confronto a tre vie
Il confronto manuale a tre vie richiede molto lavoro; se lo si affronta senza un piano, può aumentare i tempi di elaborazione delle fatture e creare un notevole collo di bottiglia nel flusso di lavoro della contabilità fornitori. Ecco come implementare il confronto a tre vie senza lasciare che rallenti il processo di pagamento:
- Assegna un responsabile: Individua una persona che supervisioni il processo di riconciliazione a tre vie. Dovrebbe essere qualcuno del team AP, preferibilmente una persona in grado di configurare il sistema AP per abbinare le fatture e risolvere gli errori segnalati dal sistema.
- Definisci un valore minimo della fattura per la riconciliazione a tre vie: È meglio non preoccuparsi della riconciliazione a tre vie per una fattura da 50 dollari. Riserva la riconciliazione a tre vie alle fatture superiori a un determinato importo, poiché le fatture di importo elevato comportano generalmente un rischio maggiore di frode.
- Automatizza la riconciliazione a tre vie: Un sistema automatizzato elimina la necessità che un addetto AP verifichi manualmente le fatture dei fornitori, grazie a strumenti come i software per la gestione delle fatture e degli ordini di acquisto che confrontano i tre documenti senza alcun intervento manuale. In caso di discrepanze, il sistema avvisa l'addetto AP.
- Definisci un livello di tolleranza per le discrepanze: Se utilizzi un software, ti consiglio di definire un livello di tolleranza per le discrepanze, in modo da consentire al sistema di approvare i pagamenti con discrepanze minori, purché rientrino in un intervallo accettabile. In questo modo si elimina la necessità di esaminare le discrepanze minori nelle fatture di importo elevato. Ad esempio, l'addetto AP non dovrebbe dover dedicare tempo a indagare su una differenza di 10 dollari in una fattura da 10.000 dollari.
- Procedi gradualmente con il cambiamento: Procedi gradualmente nell'implementazione della riconciliazione a tre vie, spiegando al team AP l'importanza della riconciliazione a tre vie, i suoi vantaggi e il suo ruolo nel più ampio processo contabile.
Il futuro della riconciliazione a tre vie
Se sulla tua scheda del bingo c'era scritto “AI”, preparati a spuntarlo!
Attualmente, il software è il modo migliore per completare la riconciliazione a tre vie; tuttavia, le tecnologie AI guideranno il futuro. L'AI sta rendendo le soluzioni software più potenti in tutti i settori e, man mano che diventano più intelligenti, consentiranno alle aziende di risparmiare molto denaro grazie a un'efficienza ancora maggiore, alla riduzione delle frodi e alle decisioni automatizzate.
Ad esempio, nel 2019, un dipendente di Honda ha frodato l'azienda per 750.000 dollari creando diversi ordini di acquisto. Honda avrebbe potuto prevenirlo con un sistema AP basato sull'AI e risparmiare 750.000 dollari.
Un sistema AP basato sull'AI può fare molto più che identificare le fatture fraudolente. Ad esempio, il rilevamento delle anomalie basato sul ML può monitorare il coinvolgimento dei dipendenti nel processo AP. Il sistema segnala i comportamenti dannosi, così puoi intervenire prima che sia troppo tardi.
Puoi anche utilizzare tecnologie come il confronto approssimativo per rilevare le fatture provenienti da aziende fittizie.
“Il confronto approssimativo comprende un insieme di tecniche statistiche che confrontano e abbinano stringhe approssimativamente uguali. Queste tecniche utilizzano regole statistiche per arrivare a un grado relativo di veridicità sulla somiglianza tra due stringhe, a differenza di un approccio booleano, che utilizza un formato separato e codificato per ogni attività per fornire una risposta Sì/No.”
Un sistema può utilizzare il confronto approssimativo per analizzare più archivi, consultare il database dei fornitori esistente e confrontare vari documenti per identificare quelli falsi.
Il risultato? Rilevare le frodi anche nei casi in cui un essere umano avrebbe potuto non accorgersene.
Preparati oggi al futuro
Il controllo manuale a tre vie è un fenomeno degli anni '90. Le aziende moderne utilizzano software per rilevare errori e frodi. L'AI sta per trasformare il processo AP, ma nel frattempo risparmia tempo e migliora la sicurezza implementando oggi il controllo a tre vie.
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