Intuit QuickBooks Workforce sin lønnings-AI: Grundig gjennomgang av funksjoner og hvordan den fungerer

Lønnen skal utbetales i morgen, og halvparten av teamet har fortsatt ikke sendt inn timene sine. Noen få timelister ser feil ut, noen har glemt å registrere overtid, og nå holder lønnsforberedelsene på å bli enda en siste-liten-prosess i stedet for en rask gjennomgang.

QuickBooks Workforce sin lønns-AI er utviklet for å automatisere mye av det manuelle arbeidet med lønnsforberedelser ved å samle inn de ansattes timer, identifisere problemer før lønnskjøringen og klargjøre lønnsutkast for gjennomgang. 

I denne veiledningen forklarer vi hvordan det fungerer, hvilke funksjoner det tilbyr, og hvordan du konfigurerer det i QuickBooks Workforce.

Hva er QuickBooks Workforce sin lønns-AI?

QuickBooks Workforce sin lønns-AI er en lønnsassistent drevet av kunstig intelligens som hjelper bedrifter med å samle inn de ansattes timer, identifisere lønnsproblemer og klargjøre lønnen før lønningsdagen. 

I stedet for å følge opp timelister manuelt og gjennomgå innsendinger én etter én, hjelper AI-en med å automatisere mye av arbeidsflyten før lønnskjøringen. Den fungerer sammen med QuickBooks Workforce, QuickBooks Time og QuickBooks Online for å holde de ansattes timer, lønnsberegninger og regnskapsoppføringer sammenkoblet i ett system.

Slik fungerer det

QuickBooks Workforce sin lønns-AI hjelper med å automatisere det manuelle arbeidet som vanligvis utføres før lønnen behandles.

1. Lønns-AI-en kontakter de ansatte via SMS eller QuickBooks Workforce-appen for å samle inn timer, overtid og lønnsinformasjon for lønnsperioden.
2. AI-en gjennomgår innsendte lønnsdata for uvanlig aktivitet, inkludert manglende timelister, uventet overtid og inkonsekvente timeinnleveringer.
3. Når lønnsinformasjonen er validert, klargjør AI-en et lønnsutkast ved hjelp av innsendte opplysninger om de ansatte og lønnsinnstillingene.
4. Lønnsadministratorer mottar et varsel om å gjennomgå flaggede problemer, kontrollere lønnsdetaljene og godkjenne lønnen før innsending.

Denne arbeidsflyten bidrar til å redusere det manuelle arbeidet med lønnsforberedelser, samtidig som lønnsadministratorene beholder kontrollen før lønnen ferdigstilles.

Fremtredende aspekter ved QuickBooks Workforce sin lønns-AI

QuickBooks Workforce sin lønns-AI er utviklet for å redusere det manuelle arbeidet som vanligvis utføres før lønnskjøringen. Noen av funksjonene som skiller den ut, er:

Proaktiv innsamling av timelister via SMS

Lønns-AI-en kan automatisk kontakte de ansatte via SMS eller QuickBooks Workforce-appen for å samle inn timer, overtid, tips og lønnsinformasjon basert på den konfigurerte tidsplanen din.

Avviksoppdagelse før lønnskjøringen

AI-en gjennomgår innsendt lønnsinformasjon for uvanlig aktivitet, inkludert manglende timelister, uventet overtid eller timeinnleveringer som avviker fra vanlige lønnsmønstre, før lønnen behandles.

Oppdateringer til lønnsadministratorer via SMS

Lønnsadministratorer kan motta lønnssammendrag, statusoppdateringer for lønnskjøringen og varsler om flaggede lønnsproblemer via SMS under lønnsforberedelsene.

Integrasjon med QuickBooks Time og QuickBooks Online

De ansattes tidsdata kan synkroniseres direkte med lønnen gjennom integrasjonen med QuickBooks Time, mens lønnsinformasjonen overføres til QuickBooks Online for synkronisering med regnskapet.

AI-drevet automatisering av lønnsarbeidsflyten

Ifølge Intuit er AI-drevne Workforce-automatiseringer utviklet for å hjelpe bedrifter med å redusere gjentakende administrativt arbeid innen lønn og HR gjennom hele lønnsforberedelsesprosessen.

Hvordan kan QuickBooks sin lønns-AI sammenlignes med tradisjonell lønnsprogramvare?

Tradisjonell lønnsprogramvare begynner vanligvis å fungere etter at lønnsdataene allerede er samlet inn. 

Det betyr at lønnsadministratorene fortsatt må følge opp de ansatte manuelt for å få inn timelister, gjennomgå timer, rette manglende registreringer og dobbeltsjekke lønnsinformasjonen før lønnen behandles.

QuickBooks Workforce sin lønns-AI har en mer aktiv tilnærming før lønnsarbeidet i det hele tatt begynner. I stedet for å være helt avhengig av manuell oppfølging hjelper AI-en med å samle inn de ansattes timer, identifisere uvanlige innleveringer, følge opp avvik og klargjøre et lønnsutkast for gjennomgang.

Enkelt sagt hjelper tradisjonell lønnsprogramvare hovedsakelig bedrifter med å behandle lønn, mens Payroll AI i QuickBooks Workforce også er utviklet for å effektivisere arbeidet frem mot lønnskjøringen.

Slik konfigurerer du Payroll AI i QuickBooks Workforce

Slik konfigurerer du Payroll AI i QuickBooks Workforce og setter opp arbeidsflyten for innsamling av lønnsinformasjon.

Trinn 1: Opprett en plan for Payroll AI

Gå til Feed i QuickBooks Workforce, velg Payroll AI og start konfigurasjonen. Systemet gjennomgår lønnshistorikken, medarbeideropplysningene og bedriftsoppsettet for å generere et foreslått lønnsoppsett.

Trinn 2: Gå gjennom og tilpass planen

Gå gjennom det foreslåtte lønnsoppsettet og tilpass hvordan Payroll AI samhandler med medarbeidere og lønnsadministratorer. Under konfigurasjonen kan du:

• gå gjennom registrerte medarbeidere
• legge til manglende medarbeideropplysninger
• velge når medarbeidere skal motta lønnsforespørsler
• forhåndsvise meldinger til medarbeidere
• velge SMS-varsler eller oppdateringer i QuickBooks Workforce-appen

Trinn 3: Be om samtykke fra medarbeiderne

Når konfigurasjonen er fullført, mottar medarbeiderne en samtykkeforespørsel før AI-en begynner å samle inn lønnsinformasjon automatisk.

Trinn 4: Samle inn og gå gjennom lønnsinformasjonen

Etter at medarbeiderne har gitt sitt samtykke, begynner Payroll AI å samle inn lønnsinformasjon basert på tidsplanen du har konfigurert. Medarbeiderne kan også korrigere innsendte timer ved behov før fristen for lønnskjøringen.

Trinn 5: Gå gjennom og godkjenn lønnskjøringen

Når lønnsinformasjonen er samlet inn, klargjør AI-en et lønnsutkast som skal gjennomgås før lønnskjøringen sendes inn for godkjenning.

Hvem kan ha nytte av Payroll AI i QuickBooks Workforce?

Bygg- og anleggsbedrifter samt entreprenører

Bygg- og anleggsteam arbeider ofte på flere byggeplasser med skiftende timeplaner og varierende arbeidstid. Payroll AI bidrar til å effektivisere innsamlingen av timelister, flagge uvanlige innsendelser og redusere manuell oppfølging av lønn før lønningsdagen.

Bedrifter innen feltbaserte tjenester (VVS, landskapsarbeid, renhold og levering)

Medarbeidere som arbeider ute på oppdrag, beveger seg hele tiden mellom ulike jobber og kan glemme å sende inn timer i tide. Lønnsinnsamling via SMS og støtte for mobilapper gjør det enklere å samle inn lønnsinformasjon uten å være avhengig av tilgang til en datamaskin.

Restauranter og detaljhandelsbedrifter med timelønnede medarbeidere

Restauranter og detaljhandelsbedrifter må ofte håndtere endringer i vakter, overtid og stor utskifting av medarbeidere. Payroll AI bidrar til å forenkle lønnsforberedelsene ved å identifisere manglende timelister, uvanlige timeinnsendelser og avvik i lønnsgrunnlaget før lønnskjøringen.

HR-team i SMB-er i vekst

Etter hvert som bedrifter vokser, blir lønnsadministrasjonen mer tidkrevende. Payroll AI bidrar til å redusere det repetitive arbeidet med lønnsforberedelser ved å automatisere innsamling av medarbeidernes timer, lønnskontroll og klargjøring av lønnsutkast.

Enkeltpersonforetak og bedriftseiere som kjører lønn selv

For bedriftseiere som håndterer lønn på egen hånd, bidrar Payroll AI til å redusere tiden som brukes på å etterspørre medarbeidernes timer, gå gjennom innsendelser og klargjøre lønn manuelt i hver lønnsperiode.

Bedrifter med virksomhet i flere delstater

Bedrifter med medarbeidere som arbeider i flere delstater, må ofte håndtere mer komplekse lønnsprosesser og skattekrav. Payroll AI bidrar til å sentralisere innsamling og kontroll av lønnsinformasjon før lønnen behandles.

Virksomheter som administrerer både ansatte og oppdragstakere

QuickBooks Workforce støtter både W-2-ansatte og 1099-oppdragstakere i samme lønnsarbeidsflyt. Lønnings-AI hjelper virksomheter med å samle inn lønnsinformasjon gjennom de samme kommunikasjonskanalene, slik at lønnsforberedelsene blir mer organiserte i ett system.

Konklusjon

QuickBooks Workforce’ lønnings-AI er utviklet for å hjelpe virksomheter med å redusere det manuelle arbeidet som må gjøres før lønnskjøringer, ved å samle inn lønnsinformasjon, forberede lønn og kommunisere med ansatte i én arbeidsflyt.

Hvis du vil utforske plattformen nærmere, kan du se nærmere på QuickBooks Workforce-appen på nettstedet deres.

Lykke til med fremtidige lønnskjøringer og oppsett av arbeidsflyten.